Aktenvernichtung: Outsourcen oder selber machen?
Aktenvernichtung: Ein Thema, das immer wichtiger wird und es im Unternehmensbereich auch schon eine ganze Weile ist. Denn Datenschutzverstöße können hohe Geldstrafen nach sich ziehen. Auch der unbefugte Zugang zu vertraulichen Daten stellt eine ernsthafte Bedrohung für die geschäftliche Integrität eines jeden Unternehmens dar. Daher ist die Informationsentsorgung eines der größten Bedenken für Verbraucher und Unternehmen. Auch in Ihrem Unternehmen müssen Sie sich über die Aktenvernichtung Gedanken machen – vor allem über die Frage: Sollten Sie die Aktenvernichtung outsourcen oder selbst übernehmen? Diese Entscheidung kann Ihnen zwar niemand abnehmen, aber mit diesem Artikel möchten wir sie Ihnen zumindest erleichtern.
Was gibt es bei der Aktenvernichtung allgemein zu beachten?
Da Datenschutz ein sehr sensibles und wichtiges Thema ist, gibt es bei der Aktenvernichtung einiges zu beachten. Zum einen müssen die Akten natürlich datenschutzkonform nach DSGVO vernichtet werden. Das gilt sowohl für die Vernichtung in Eigenverantwortung als auch für einen externen Dienstleister. Schreddern Sie grundsätzlich alle sensiblen und vertraulichen Dokumente. Darunter fallen zum Beispiel persönliche Angaben, da diese ganz einfach zweckentfremdet werden können.
Doch Achtung!
Für einige Dokumente gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die Sie einhalten müssen. Außerdem sollten Sie abklären, ob die zu vernichtenden Akten personenbezogene Daten beinhalten. Denn in diesem Fall müssen zuerst auch noch die Nutzungsrechte und Löschfristen geklärt werden.
Generell sollten Sie Ihre Akten regelmäßig und zeitnah vernichten oder vernichten lassen. Achten Sie außerdem darauf, dass keine unvernichteten Akten in der Recyclingtonne landen! Anderenfalls droht die Gefahr von Sicherheitsverstößen seitens Ihres Unternehmens. Ob sie sich letztendlich für einen externen Dienstleister oder die Vernichtung in Eigenregie entscheiden – Es gilt immer: Je vertraulicher die Daten, desto höher die Sicherheitsstufe.
- Aktenvernichtung selber machen
Falls Sie sich dazu entscheiden Ihre Akten selbst zu vernichten, sollten Sie im Blick haben, dass es verschiedene Arten von Aktenvernichtern gibt. Diese unterscheiden sich durch unterschiedliche Blattkapazität und Laufzeit. Aber am Wichtigsten ist es auf den Papierschnitt zu achten. Denn dieser bestimmt die Schutzklasse.
- Aktenvernichtung outsourcen
Sollten Sie sich für einen Dienstleister entscheiden, ist es wichtig, sich im Vorfeld genau zu informieren. Denn je nach Dienstleister werden nur Dokumente bestimmter Schutzklassen angenommen und vernichtet. Außerdem sollten Sie darauf achten nur auf einen zertifizierten Entsorgungsfachbetrieb, der nach §11 BDSG und DIN 66399 arbeitet, zurückgreifen.
Im Folgenden sehen wir uns die Möglichkeiten der Aktenvernichtung im Einzelnen an und stellen sie anschließend im direkten Vergleich gegenüber. Das soll Ihnen die Entscheidung erleichtern, ob es sich für Sie eher lohnt, die Aktenvernichtung auszulagern oder doch selbst zu erledigen.
Wie funktioniert die professionelle Aktenvernichtung?
Es gibt verschiedene Wege, Akten professionell vernichten zu lassen. Bevor Sie sich jedoch auf eine Variante festlegen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Schritt: Ermitteln Sie Ihre schutzbedürftigen Daten.
- Schritt: Ermitteln Sie die nötige gesetzliche Aufbewahrungsfrist und legen Sie den Aktenvernichtungstermin fest.
- Schritt: Ermitteln Sie die Sicherheitsstufe, die für die Vernichtung Ihrer Akten nötig ist.
- Schritt: Sammeln Sie die zu vernichtenden Dokumente.
Haben Sie diese notwendigen Vorüberlegungen ausgeführt? Dann können Sie sich darauf festlegen, welche Dienstleistung Sie zur Vernichtung Ihrer Dokumente nutzen wollen. Die Prozesse weisen dabei gewisse Ähnlichkeiten auf, jedoch zeigen sich auch Unterschiede.
Stationäre Aktenvernichtung mit Abholung
Sollten Sie sich für eine stationäre Aktenvernichtung mit Abholung entscheiden, wird Ihnen in der Regel eine Datenschutztonne zur Verfügung gestellt. In dieser können Sie Ihre zu vernichtenden Akten sammeln. Der Dienstleister holt diese Tonne dann in einem festgelegten Turnus ab und transportiert sie in den Entsorgungsfachbetrieb. Dort werden die Akten gemäß DSGVO und mitsamt Protokollierung und Zertifikat vernichtet.
Stationäre Aktenvernichtung mit Selbstanlieferung
Sie wollen nur eine kleine Menge an Akten vernichten, dies aber dennoch an einen professionellen Dienstleister outsourcen? Dann ist es möglicherweise sinnvoller für Sie, Ihre Akten selbst anzuliefern. Dies setzt natürlich voraus, dass sie die betreffenden Unterlagen auch eigenständig zusammensuchen. Dafür ist das Ganze bei einer geringen Aktenmenge aber auch kostengünstiger. Wenn Sie außerdem noch Wartezeiten vermeiden wollen, melden Sie sich vorher online an. Auch bei dieser Art der Aktenvernichtung erhalten Sie ein Vernichtungsprotokoll.
Aktenvernichtung beim Dienstleister zur Aktenaufbewahrung
Sie bewahren Ihre Akten nicht in eigenen Lagern, sondern bei externen Dienstleistern auf? Dann vereinbaren Sie mit diesem eine fristgerechte Vernichtung in ihrem Auftrag. Um alles andere kümmert sich in diesem Fall der Dienstleister. So müssen Sie sich auch nicht selbst die Mühe machen, fällige Unterlagen für die Aktenvernichtung herauszusuchen.
Mobile Aktenvernichtung
Auch bei der mobilen Aktenvernichtung werden Ihre Akten bis zur Abholung in gesicherten Containern aufbewahrt. Die Dokumente werden zum vereinbarten Termin vom Dienstleistungsunternehmen in ein Fahrzeug geladen, wobei diese eine sichere und lückenlose Protokollierung durchführen. Dann werden sämtliche Akten direkt an Ihrem Unternehmensstandort im Fahrzeug des Dienstleisters geschreddert. Übrig bleiben nur noch kleine Papierfetzen, die nicht mehr zusammengesetzt werden können. Im Anschluss erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat als Nachweis für die Vernichtung Ihrer Akten. Ein klarer Vorteil dieser Möglichkeit der professionellen Aktenvernichtung ist die Tatsache, dass sie den gesamten Prozess selbst überwachen können und kein Dokument in lesbarer Form das Unternehmensgelände verlässt.
Aktenvernichtung outsourcen
Aktenvernichtung selber machen
Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Aktenvernichtung eigenständig und unternehmensintern zu erledigen, brauchen Sie dafür einen geeigneten Aktenvernichter. Hierbei sollten Sie auf die Laufzeit und die unterschiedliche Blattkapazität achten, sowie auf die Partikelformen. All das sollten sie natürlich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Je nach Modell, Schutzklasse und Sicherheitsstufe schreddern die Geräte in Streifenschnitt, Partikelschnitt oder Mikroschnitt. Je nach Bedarf gibt es auch Modelle, die ganze Ordner, Datenträger oder Festplatten vernichten.
Geeigneten Aktenvernichter kaufen
Was kostet es, Akten zu vernichten?
Wie viel eine Aktenvernichtung kostet, ist schwer zu sagen und hängt von mehreren Faktoren ab. Wenn Sie die Aktenvernichtung outsourcen, variiert der Preis je nach Region, Leistung, Sicherheitsstufe und der Menge an Papier. Eine mobile Aktenvernichtung ist hierbei gewiss die teuerste Option, da der Dienstleister zusätzlich Mitarbeiter für diese Arbeit aufbringen muss. Details dazu finden Sie in unserem Kosten-Check zu Aktenvernichtung als Dienstleistung.
Wollen Sie die Aktenvernichtung eigenständig übernehmen, entstehen Personalkosten sowie Anschaffungs- oder Mietkosten für den Aktenvernichter. Informieren Sie sich dazu hier auf unserem Portal: Was kostet ein professioneller Aktenvernichter?
Aktenvernichtung outsourcen oder selber machen? Ihre Möglichkeiten im Vergleich
Insgesamt haben alle Möglichkeiten zur Aktenvernichtung ihre Vor- und Nachteile. Relevant für die Entscheidung ist, was für Sie Priorität bei der Aktenvernichtung hat.
Egal welche Wahl sie treffen, in jedem Fall müssen Sie sicherstellen, dass diese Aktenvernichtung für Ihre Sicherheitsstufe passend ist. Denn nicht jeder Aktenvernichter schreddert in der nötigen Partikelform und nicht jeder Dienstleister nimmt jede Sicherheitsstufe an. Außerdem hängt bei Ihrer Entscheidung auch viel von Ihrer Datenmenge ab, denn je größer die Datenmenge, desto preiswerter werden zuvor vielleicht sehr teure Optionen. Hier noch einmal alle Vor- und Nachteile im Überblick:
Denn geringsten Aufwand haben Sie, wenn Ihre Aktenvernichtung direkt beim Dienstleister zur Aktenaufbewahrung stattfindet. Denn dieser kümmert sich um alles, einschließlich des Heraussuchens fälliger Akten. Im Vergleich dazu bietet die Aktenvernichtung in Eigenregie den größten Aufwand, hat aber auch das geringste Risiko. Denn hier werden keine vertraulichen Daten an Dritte weitergegeben und verlassen auch nicht in unvernichteter Form das Unternehmensgelände. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Ihr Personal entsprechend geschult und eingewiesen ist.
In der Regel garantiert eine Auslagerung der Aktenvernichtung allerdings eine zertifizierte Vernichtung nach DSGVO und BDSG mitsamt Zertifikaten und Vernichtungsprotokollen, was Sie in der Eigenregie vermutlich nur bedingt leisten können. Eine Kompromisslösung für hohe Sicherheit und geringen Aufwand wäre hier die mobile Aktenvernichtung. Bei dieser Option ist außerdem die nötige Ausrüstung, Sachkenntnis und Erfahrung vorhanden. Jedoch ist die mobile Aktenvernichtung auch die teuerste Option, denn wie in der Aktenvernichtung in Eigenregie zahlen Sie hier die zusätzlichen Personalkosten mit.
Wenn Sie allerdings komplette Transparenz und Überwachung des Vorgangs sowie eine sofortige Vernichtung ohne Lagerung priorisieren, sollten Sie die Aktenvernichtung selber machen oder die mobile Aktenvernichtung nutzen.
Fazit
Ob Sie die Aktenvernichtung outsourcen oder selber machen sollten, hängt von vielen Faktoren und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. In jedem Fall müssen die Vorgaben die DSGVO eingehalten werden. Außerdem sollte man sich sehr genau anschauen, für welchen Dienstleister man sich entscheidet, wenn man die Vernichtung outsourcen möchte. Wenn Sie die Aktenvernichtung lieber intern im Unternehmen erledigen möchten, sollten Sie sich sicher sein welche Bedürfnisse Ihr Aktenvernichter erfüllen muss, bevor sie sich einen solchen anschaffen. In jedem Fall dürfen Sie die Sicherheitsstufen, Schutzklassen und Aufbewahrungsfristen der unterschiedlichen Akten nicht aus den Augen lassen. Unsere Partner informieren Sie gerne genauer über Ihre Möglichkeiten.