Wie entwickelt sich die Bonpflicht? Rechtslage & digitale Lösungen
Die Bonpflicht ist ein Bestandteil der seit 2020 geltenden Kassenversicherungsordnung (kurz KassenSichV). Dieses Gesetz verpflichtet Sie als Einzelhändler, Gastronom oder Dienstleister dazu, Ihrer Kundschaft für jeden Einkauf einen entsprechenden Beleg auszustellen. Auch jetzt noch üben Medien Kritik an der Verordnung. Der größte Aufreger ist dabei der Papiermüll. Nichtsdestotrotz bleibt die Vorschrift weiterhin bestehen. Deswegen fragen sich vor allem Inhaber neu eröffneter Betriebe bestimmt, für wen die Bonpflicht eigentlich gilt. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick zur Rechtslage sowie zum verpflichtenden Inhalt eines Kassenzettels. Außerdem stellen wir Ihnen passende Bondrucker und digitale Alternativen vor.
Was bedeutet Bonpflicht?
Die Bonpflicht von 2020 gehört genauso wie die TSE-Kasse zu den neuen gesetzlichen Anforderungen für Kassensysteme. Das Gesetz zur Bonpflicht schreibt vor, dass das entsprechende Kassensystem jede Transaktion aufzeichnet und automatisch einen Kaufbeleg ausdruckt. Doch warum gibt es die Bonpflicht überhaupt?
Das Ziel dieser Vorschrift liegt darin, Steuerbetrug mithilfe der Kassenbons einzudämmen. Denn ohne die Bonpflicht könnte die steuerpflichtige Person den Umsatz an der Kasse vorbei tätigen. Außerdem gibt es noch immer einen Markt mit manipulierbaren Kassensystemen. Daher gib es nun für jeden Bon eine Prüfnummer, die das digitale Kassenbuch als Signatur speichert. Das dient dem Finanzprüfer zur schnellen und lückenlosen Sichtung aller Einnahmen eines Unternehmens.
Bonpflicht in anderen europäischen Ländern
Italien und Österreich verpflichten Verbraucherinnen und Verbraucher dazu, die Belege anzunehmen. Bei Bedarf kontrolliert die Finanzbehörde die Quittungen sogar unmittelbar nach dem Einkauf. Andere Staaten wie Frankreich, England oder Dänemark verzichten hingegen bei kleineren Beträgen auf die Bonpflicht. Dort drucken die Geschäfte Kassenzettel nur auf Wunsch aus.
Für wen gilt die Bonpflicht?
Jeder Betrieb, der mit einer elektronischen Kasse arbeitet, steht in der Pflicht, das Gesetz zu erfüllen. Dabei spielt die größte des Unternehmens keine Rolle: Die Bonpflicht gilt demnach auch für das Kleingewerbe oder für Gastronomien. Einige Institutionen nutzen jedoch immer noch eine offene Ladenkasse oder Geldkassette. Letztere findet man vor allem in kleinen Vereinen oder bei Marktständen. Für diese Kassenführung gilt keine Bonpflicht, da in Deutschland grundsätzlich kein Zwang besteht, ein elektronisches Kassensystem zu nutzen.
Achtung: Auch wenn Sie mit einem Kassenbuch arbeiten, hält das Finanzamt Sie dazu an, Ihre Einnahmen ordnungsgemäß zu verbuchen!
Gibt es für die Bonpflicht Ausnahmen?
Das Finanzamt verzichtet nur im individuellen Ausnahmefall auf die Bonpflicht. Dieser liegt dann vor, wenn es sich in Ihrem Fall um einen unzumutbaren Zustand handelt. Das heißt: Sie weisen durch Ihren Antrag nach, dass die Bonpflicht Ihre Zahlungsabwicklungen immens stört. So besteht zum Beispiel eine Ausnahme, wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen an eine große Menge unbekannter Kunden verkaufen. Vor allem Clubs, Imbiss- oder Marktstände haben also eine größere Chance, dass das Finanzamt den Antrag bewilligt. Die benötigten Unterlagen finden Sie auf der Internetseite der zuständigen Finanzbehörde Ihres Bundeslandes. Wie das Finanzamt letztendlich entscheidet, hängt vom Einzelfall ab.
Gibt es eine Strafe bei Nichtbeachtung der Bonpflicht?
Einige Institutionen und Unternehmen ignorieren die Bonpflicht wie etwa das Studentenwerk Göttingen. In einem Artikel des Deutschlandfunks gaben sie 2020 an, Bons nur noch auf Wunsch der Kundschaft auszugeben. Allerdings stellen auch sie einen Antrag beim Finanzamt wegen unbilliger Härte, um sich von der Bonpflicht befreien zu lassen.
Warum? Derzeit verhängt das Finanzamt keine Bußgelder, wenn Sie auf Kassenbelege verzichten. Allerdings kontrollieren die Prüfenden den jeweiligen Betrieb gründlicher und häufiger. Bei großen Unklarheiten droht Ihnen gegebenenfalls eine Steuernachzahlung.
Muss ein Betrieb jeden Bon ausdrucken? Alternativen zum Papierbon
Wenn Sie alternativ einen digitalen Kassenbon anbieten, brauchen Sie nicht jeden Bon auszudrucken. Die Regel schreibt nämlich nur vor, dass Sie einen Bon erstellen und der Kundin oder dem Kunden anbieten müssen. Ob auf Papier oder mobilem Endgerät spielt dabei keine Rolle. Wichtig ist nur, dass die einkaufende Person den Bon auf wirklich empfangen könnte.
Somit ist neben bargeldlosem Zahlen auch der papierlose Kassenbon ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung in Gastronomie und Einzelhandel. Sie profitieren von vielen Vorteilen, wenn Sie Ihren Kassenbon digitalisieren:
- Förderung der Nachhaltigkeit im Einzelhandel, Gastro und Co. (weniger Papiermüll)
- Zeitsparende Zahlvorgänge
- Ressourcensparend (weniger Kassenrollen nötig)
- Erleichterung der digitalen Buchhaltung (schnellere Übermittlung der digitalen Kassenzettel an Steuerberater)
Für den digitalen Kassenbon gibt es diverse Anbieter wie etwa Grüner Bon oder Epap. Im Prinzip funktionieren die Anwendungen aber gleich: Die Kasse wandelt den Kassenbon in einen QR- oder Barcode um, den die Kundschaft scannt. Daraufhin speichert das jeweilige mobile Endgerät den Kassenzettel ab. Dieser Prozess ist entweder über ein Kundenkonto einer App möglich, aber auch als Anwendung ohne persönliche Daten zu hinterlassen. Die erste Option bringt den Vorteil, dass Betriebe hier auch Angebote einspeisen oder darüber werben können. Doch nicht alle Konsumentinnen und Konsument erklären sich bereit, für jedes Geschäft eine eigene App runterzuladen. Daher gibt es auch die Alternative, den Bon per E-Mail oder SMS in Form eine PDF-Datei zu erhalten.
Egal ob elektronisch oder in Papierform: Seitens der Kundinnen und Kunden gibt es in Deutschland keine Pflicht, den Beleg an- beziehungsweise mitzunehmen.
Leider gibt es derzeit aber noch sehr viele verschiedene Anwendungen, Apps und Softwares für den elektronischen Kassenzettel. Ein einheitliches System würde die Benutzung deutlich erleichtern. Der Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik (DFKA), Zentralverband des deutschen Handwerks (ZHD) und der deutsche Hotel- und Gaststättenverband (DEHOGA) haben sich daher auf einen „Elektronischen Kassen-Beleg-Standard“ (kurz EKaBS) geeinigt. Die darin erfassten Voraussetzungen stehen allen Softwareentwicklern auf der Seite der DFKA kostenfrei zur Verfügung.
Der rechtskonforme Kassenbon
Ein Kassenbon gibt Auskunft über einen Geschäftsvorfall zwischen Betrieb und Kundschaft. Da der Kassenzettel unter bestimmten Umständen auch als Kleinbetragsrechnung gilt, spielt er auch eine Rolle bei der jährlichen Steuererklärung. Denn dabei verlangt der Fiskus eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation aller Geschäftsvorfälle. Die Angaben auf dem Bon müssen also den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, damit das Finanzamt den Kassenzettel anerkennt.
Was ist ein „sprechender Kassenbon“?
In Folge der Einführung der Mehrwertsteuer 1968 stieg auch der Anspruch an den Inhalt eines Kassenbelegs. Um die reformierte Umsatzsteuer nachzuvollziehen, reichte es nämlich nicht aus, einfach alle Preise aufzulisten und zu einem Gesamtbetrag zu addieren. Stattdessen braucht es einen ausführlicheren Zettel, der die Produkte konkret bezeichnet. Ein solcher Beleg, der jedes Produkt einzeln ausweist, wird als sprechender Kassenbon bezeichnet. Heutzutage finden Sie sogar bei größeren Betrieben zusätzlich die Artikelnummern der Produkte. Damit verrät der Kassenbon explizit, was der Konsument oder die Konsumentin gekauft hat.
Ist ein Kassenbon eine Quittung?
Unter bestimmten Bedingungen kann ein Kassenbon als Quittung gelten. Denn auch die Quittung belegt, dass eine Rechnung beglichen wurde. Somit stellt sie ein wichtiges Dokument dar, um Betriebsaufgaben steuerlich geltend zu machen. Sogar eine handschriftliche Quittung ist legitim, solange sie die formalen Angaben einer Rechnung erfüllt. Zu den Pflichtangaben einer Rechnung gehören unter anderem die Adressdaten der rechnungsstellenden und -empfangenden Person.
Allerdings erfüllt der Kassenbon nicht die Anforderungen des Schriftformgebots. Das liegt auch daran, dass der Kassenbon keine Rechnungsnummer enthält. Nichtsdestotrotz wird ein Bon bis zu einem Nettobetrag von 250 als Kleinbetragsrechnung anerkannt. Die Obergrenze für einen Kassenzettel, den Sie steuerlich geltend machen können, liegt bei 150 Euro. Sobald der Betrag diese Grenze überschreitet, brauchen Sie zusätzlich zur Rechnung eine Quittung oder ein Kontoauszug, der die Zahlung belegt.
Welche Steuernummer muss auf den Kassenbon?
Ein Kassenbon ist dann als Zahlungsbeleg gültig, wenn er neben den oben genannten Angaben die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt. ID-Nr.) enthält. Dies ist heute der Standard, um den Geschäftsalltag für Kunden und Betrieb zu vereinfachen.
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Bei einem Geschäftsessen im Restaurant braucht der Gast oft einen zusätzlichen Bewirtungsbeleg. Denn damit kann der Betrieb 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe absetzen. Bei einer Rechnung von 150 Euro reicht der Kassenbon und ein handschriftlicher Bewirtungsbeleg aus. Übersteigt der Betrag diese Grenze, benötigen Sie außerdem eine Rechnung samt Zahlungs- und Bewirtungsbeleg. Generell gehören auf den Bewirtungsbeleg die Namen der Gäste, der Grund des Geschäftsessens sowie Ort, Datum und Unterschrift des Wirts.
Was muss alles auf einem Kassenbon stehen?
Die Pflichtangaben für einen Kassenbon schreibt das Gesetz vor. Im Zuge der KassenSichV kommen einige Angaben hinzu. Was genau muss also auf einem TSE-Beleg stehen? Die folgenden Informationen sollte der Kassenbon einer TSE-Kasse enthalten:
- Name und Anschrift des leistenden Betriebes
- Steuernummer des Unternehmens
- Menge und Art der gekauften oder gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
- Entgelt und Steuerbetrag (Steuersatz)
- Betrag je Zahlungsart
- Datum des Umsatzes
- Belegnummer
- Zeitpunkt, zu dem die Abrechnung beginnt und endet
- Transaktionsnummer
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls
- Signaturzähler
- Prüfwert
Sie arbeiten derzeit noch mit einer GoBD-konformen aber nicht aufrüstbaren Kasse (entsprechend der Übergangsfrist noch bis Ende 2022)? In diesem Fall müssen nur die ersten sechs Punkte auf den Bons stehen, die Ihr Kassensystem ausdruckt.
Kassenbon als Werbemittel einsetzen
Der Kassenbon eignet sich auch als Werbefläche für Rabattaktionen und Gewinnspiele. Sie können zum Beispiel eine Losnummer oder einen Rabatt-Code auf den Bon drucken. Damit bleiben Sie Ihrer Kundschaft im Gedächtnis und fördern die Kundenbindung sowie -akquise.
Was gilt für die Aufbewahrungspflicht bei Kassenbelegen?
Als Betrieb stehen Sie in der Pflicht, jeden ausgestellten Beleg für mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Allerdings drucken die meisten Kassen die Angaben auf Thermopapier. Darauf verblasst die Tinte nach zwei bis drei Jahren. Doch seit 2015 dürfen Sie Originalbelege entsorgen, wenn die Kassenbelege digital vorliegen. Wichtig ist dabei, dass die Daten für den gesetzlichen Zeitraum unveränderbar und vollständig bleiben.
Einen Kassenbon dürfen Sie nach Ablauf der Fristen oder nach der Digitalisierung nicht einfach über den Müll entsorgen. Für Kassenbelege gilt die dritte Schutzklasse. Das heißt: Der Bon muss mindestens mit der vierten Sicherheitsstufe geschreddert werden. Je nach Bedarf erledigen Sie das selbstständig über einen professionellen Aktenvernichter oder Sie beauftragen eine Aktenvernichtung als Service.
Der passende Bondrucker
Um die Belegausgabepflicht zu erfüllen, brauchen Sie einen zuverlässigen Bondrucker. Moderne Modelle erleichtern Ihnen den Geschäftsalltag, indem Sie schnell und einfach Belege ausstellen. Die meisten Lokale und Geschäfte nutzen den Thermodrucker. Dieser erreicht fast lautlos eine hohe Druckgeschwindigkeit und sorgt somit für eine reibungslose Abwicklung der Zahlung.
Egal ob Einzelhandel, Gastronomie oder Gewerbe: Jede Branche stellt unterschiedliche Anforderungen an den Bondrucker. Aus diesem Grund finden Sie auf dem Markt diverse Modelle und Papiersorten. Bevor Sie sich also für einen Bondrucker entscheiden, analysieren zu zuerst Ihren Bedarf und die benötigten Funktionen.
Gibt es Kassendrucker mit Nadel- oder Tintendruck?
Neben dem Thermodrucker gibt es auch Quittungsdrucker als Nadel- oder Tintenstrahldrucker. Der Nadeldrucker stempelt die gewünschten Ziffern auf das Papier, während das Tinten-Modell kleine Farbtropfen auf das Papier gibt. Besonders bei der letzteren Option besteht die Gefahr, dass das Druckbild verschmiert. Für diese beiden Druckverfahren benötigen Sie außerdem teures Normalpapier. Ein weiterer Nachteil vor allem beim Nadeldrucker liegt darin, dass der Druck hier sehr laut ist. Deswegen ist er zum Beispiel für Dienstleister wie Friseursalons oder Kosmetikstudios ungeeignet. Einige Unternehmen verwenden ihn eher als Lager- oder Messwertdrucker.
Da die Verbrauchsmaterialien des Tintenstrahldruckers teuer sind, finden Sie diesen eher in gehobenen Gastronomien. Diese drucken damit dann große Kassenzettel oder umfangreiche Bewirtungsbelege.
Was kostet ein Bondrucker?
Wenn Sie einen Bondrucker zusätzlich bestellen, liegt der Anfangspreis für einfache Geräte bei 25 bis 50 Euro. Modelle mit mehr Funktionen und Fassungsvermögen kosten zwischen 100 und 300 Euro. Beachten Sie beim Kauf eines Bondrucker, dass er mit Ihrer Kasse kompatibel und den Richtlinien der KassenSichV entspricht. Idealerweise ziehen Sie alle Komponente wie Kassenschublade, Kartenlesegerät und auch Bondrucker beim Anbieter Ihres Kassensystems. So stellen Sie sicher, dass die gesamte POS-Hardware effizient und zuverlässig zusammen arbeitet.
Kassensystem inkl. Bondrucker mieten
Welches Papier gehört in den Bondrucker?
Üblicherweise druckt der Bondrucker die Angaben auf spezielles Thermopapier. Die dafür benötigten Thermorollen sind besonders günstig. So liegt zum Beispiel eine Bonrolle mit 80 Metern preislich bei 0,90 bis 1,20 Euro. Doch nicht jedes Papier eignet sich auch für jeden Drucker. Achten Sie daher vor allem bei der Auswahl der Maße und Papierqualität auf die Angaben Ihres Bondrucker. Diese entnehmen Sie entweder der Bedienungsanleitung oder dem Aufdruck auf der Unterseite des Gerätes.
Des Weiteren spielt mittlerweile auch der Umweltschutz eine große Rolle. Informieren Sie sich, inwiefern die Anbieter bei der Herstellung auf die Umwelt achten und ob sie Schadstoffe einsetzen. Ein Anzeichen dafür ist zum Beispiel, dass der Anbieter das Papier Phenol-arm oder sogar -frei herstellt. Außerdem bietet ein FSC-Siegel einen guten Hinweis, dass die Firma nur Holz aus nachhaltiger und umweltgerechter Forstwirtschaft nutzt.
Seit 2020 verbietet ein von der EU verabschiedetes Gesetz Thermopapier mit einem Bisphenol-A-Gehalt über 0,02 %. Denn das Phenol ist ein hormoneller Schadstoff und bei Hautkontakt gesundheitsschädlich.
Eine noch umweltfreundlichere Alternative stellt der sogenannte Öko-Bon dar. Dieses Papier ist zu 100 Prozent frei von Phenolen. Bei dieser Variante findet trotz Thermodruck gar keine chemische Reaktion statt. Somit können Sie beziehungsweise Ihre Kunden und Kundinnen den ökologischen Bon im Gegensatz zum Thermopapier bedenkenlos über den Altpapiermüll entsorgen.
Achtung: Entsorgen Sie einen Kassenbon aus Thermopapier nur über den Rest- oder Sondermüll. Denn im Altpapier gelangen die Schadstoffe des Thermobons in den Recyclingkreislauf und schaden so der Umwelt und letztendlich auch dem Menschen selbst.
Wie wird der Bondrucker mit der Kasse verbunden?
Es gibt vielfach preiswerte Angebote für Kassensysteme, die auch einen Bondrucker inkludieren. Denn am effizientesten arbeitet dieser in Verbindung mit einer kompatiblen Kassensoftware. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Bondrucker mit der Kasse zu verbinden. Ein USB-Kabel ist die einfachste Option. Dies setzt allerdings voraus, dass Ihre Kasse über einen derartigen Anschluss verfügt. Außerdem sind Sie bei dieser Methode eher unflexibel. Sie eignet sich nur, wenn Sie die Bons ausschließlich an der Verkaufsstelle ausdrucken.
Nutzen Sie allerdings ein iPad als Kasse, binden Sie den dazugehörigen Bondrucker über Bluetooth oder WLAN an die Software. Dabei sparen Sie sich den Kabelsalat und profitieren vom Funkbonieren.
Welchen Nutzen hat die Funkbonierung und ein mobiler Bondrucker?
Gerade in der Gastronomie erleichtert das Funkbonieren Ihren Servicekräften die tägliche Arbeit. Die Kellnerin oder der Kellner sparen sich nämlich den Gang in die Küche, um die Bestellung des Gastes dort aufzugeben. Stattdessen funkt das mobile Kassensystem, zum Beispiel eine iPad-Kasse, diese direkt an den Bondrucker in der Küche. Darüber hinaus können Sie mit einem weiteren mobilen Bondrucker den Beleg direkt am Tisch ausdrucken. Dadurch bleibt mehr Zeit am Gast, was die Zufriedenheit Ihrer Kundschaft erhöht.
Kartenterminal mit Bondrucker
Unser Fazit
Trotz der immer noch vorherrschenden Diskussionen kommen Sie als Betrieb nicht um die Bonpflicht herum. Doch mittlerweile gibt es auf der einen Seite viele Alternativen zum Papierbon. Dadurch vermeiden zwar nicht alle Kassenzettel, verringern aber die Anzahl der Papierbelege. Denn immer mehr Konsumentinnen und Konsumenten erklären sich bereit, den Bon auch in elektronischer Form anzunehmen.
Falls Ihr Gast trotzdem einen Papierbon verlangt, helfen Ihnen auf der anderen Seite moderne Bondrucker-Modell dabei, die Bonpflicht einzuhalten. Sie arbeiten bereits mit einer elektronischen Kasse, sind aber beim Bondrucker immer noch stationär und nur in Papierform unterwegs? Informieren Sie sich bei Ihrem Anbieter über die möglichen Optionen und Modelle. Allen Neugründungen empfehlen wir, verschiedene Komplettangebote für ein Kassensystem einzuholen.
Glossarbegriffe
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Was ist ein Schriftformgebot?
Das Schriftformgebot legt fest, welche Angaben für Verträge, Urkunden und Belege gelten, damit diese gesetzlich anerkannt werden. So verlangt das Schriftformgebot von einer Quittung den Namen der Person, die die Quittung empfängt und eine Unterschrift der Person, die die Quittung ausstellt.
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Was beinhaltet die POS-Hardware?
Die Hardware des Point-of-Sale (also der Verkaufsstelle in Ihrem Betrieb) beinhaltet verschiedene Komponenten eines Kassensystems. Dazu zählen zum Beispiel Kassenschublade, Bondrucker, Kundendisplay und Kartenlesegerät.