Brief oder E-Mail: Womit klappt die beste Unternehmenskommunikation?
Wie klappt die geschäftliche Kommunikation in Unternehmen am besten: Lieber einen Brief oder eine E-Mail schreiben? Das gute alte Fax schicken oder doch schnell zum Telefon greifen? Alle diese Kommunikationsformen haben ihre Daseinsberechtigung. Doch die Nutzung jeder einzelnen ist je nach Anforderung einer bestimmten Situation mehr oder weniger empfehlenswert. Im Zeitalter fortschreitender Digitalisierung stellt sich für Unternehmen besonders eine Frage: Kann und soll elektronische Post die klassische analoge Post für formelle Korrespondenzen ersetzen? Die Vor- und Nachteile der E-Mail gegenüber dem Brief haben wir im Folgenden für Sie zusammengestellt.
Vorteile des Briefs gegenüber der E-Mail
Welches Kommunikationsmittel wird häufiger genutzt: Brief oder E-Mail? Und welchem vertrauen die Deutschen mehr? Eine Studie im Auftrag des Deutschen Instituts für Vertrauen und Sicherheit im Internet (DIVSI) hat sich im Jahr 2017 mit diesen Fragestellungen beschäftigt. Ein Ergebnis: Je vertraulicher und formeller eine Korrespondenz, desto mehr wird der analoge Brief wertgeschätzt. Dies gilt insbesondere in der förmlichen Kommunikation mit Behörden und Unternehmen. Hier ist für 70 Prozent der Befragten der Brief die erste Wahl. Ergänzend gaben 71 Prozent der Studienteilnehmer an, dass sie wichtige Dokumente lieber gedruckt als digital empfangen. Dem zugrunde liegt ein grundsätzliches Misstrauen gegenüber der Sicherheit von E-Mails. 65 Prozent der Befragten der DIVSI-Studie befürchten, dass E-Mails womöglich mitgelesen und manipuliert werden.
Erhöhte Aufmerksamkeit für physische Post
Ein großer Vorteil des Briefes gegenüber der E-Mail: Letztere gehen in der Flut von aktuellen Nachrichten und Newslettern im elektronischen Postfach schnell unter. Im Vergleich dazu wird ein Brief eher wahrgenommen. Zugleich bleibt er dem Adressaten länger im Gedächtnis als eine schnell überflogene E-Mail. Denn mit der physischen Post beschäftigen sich viele Menschen intensiver. Hier können Unternehmen sogar noch nachhelfen: Ihr Firmenlogo auf dem Briefumschlag erregt schon beim Sortieren der Post die Aufmerksamkeit des Empfängers. Gleichzeitig erhöhen Sie damit den Wiedererkennungswert der Sendung. Die verstärkte Wahrnehmung ist insbesondere bei wichtigen Schreiben wie Rechnungen oder Zahlungserinnungen von großem Vorteil.
Für Verträge oder Kündigungen gilt häufig, dass sie im Original unterschrieben und übersendet werden müssen. Hier sprechen rechtliche Vorgaben ganz klar für den Brief.
Ein anderes Beispiel für die Vorzüge analoger Post: Die physische Weihnachtskarte an Ihre Kundschaft oder Geschäftspartner und -partnerinnen wirkt persönlicher. Der Aufwand des Schreibens und Versendens ist deutlicher erkennbar. Daher wird die Weihnachtskarte per Post eher wertgeschätzt als ein Gruß per E-Mail. Doch auch die alltägliche Korrespondenz ist personalisierbar – schon die Unterschrift per Hand lässt ein gedrucktes Schreiben persönlicher wirken.
Ihr Firmenlogo auf dem Briefumschlag – Das geht auch mit einer modernen Frankiermaschine. Sie legen einfach das gewünschte Design fest. Das Gerät druckt dieses dann während des Frankiervorgangs automatisch auf die Briefe. Abgesehen davon hilft Ihnen eine Frankiermaschine, Ihre Ausgangspost schneller und effizienter zu bearbeiten. Übrigens: Im B2B-Magazin finden Sie zusätzlich Tipps zur Optimierung der Postbearbeitung in Ihrem Unternehmen.
Die Vorteile des Briefs gegenüber E-Mails im Überblick:
- wirkt formeller und gleichzeitig persönlicher
- wird (insbesondere von Älteren) als besonders vertrautes Kommunikationsmittel geschätzt
- erhält höhere Aufmerksamkeit, bleibt länger im Gedächtnis
- Verträge, Rechnungen und Ähnliches gehen nicht so schnell unter
Vorteile der E-Mail gegenüber dem Brief
Allgemein betrachtet ist die E-Mail nach dem Telefon das am häufigsten genutzte Kommunikationsmittel im privat-geschäftlichen Bereich (also zwischen Unternehmen und Kundschaft). 71 Prozent der Befragten der DIVSI-Studie schreiben demnach E-Mails, wenn sie mit Unternehmen kommunizieren. Nur 38 Prozent gaben an, dafür Briefe zu versenden.
Schon gewusst?
Der Versand der ersten tatsächlichen E-Mail erfolgte 1971. Dieser Meilenstein der Technologie-Geschichte hat sogar einen Eintrag im Guinness-Buch der Rekorde erhalten. Der Begriff „E-Mail“ für die elektronische Post wurde aber erst einige Jahre später geprägt. Briefe dagegen haben die Menschen bereits im Altertum überbracht: Schon im alten Babylon wurden zum Zwecke der Kommunikation Nachrichten in Tontafeln geritzt. Später nutzte man Metallplatten, mit Wachs überzogene Holztafeln, Tierhäute, Papyrus und schließlich Papier.
Insbesondere wenn es schnell gehen muss, schreiben viele eher eine E-Mail statt einen Brief. Das gilt vor allem auch für die firmeninterne Kommunikation. Wer nicht zum Telefon greift, um mit seinen Kollegen zu sprechen, nutzt in der Regel die E-Mail.
Die elektronische Post spart Zeit sowie Ressourcen und damit bares Geld für Ihr Unternehmen. Zugegeben, der Versand einer E-Mail ist nicht komplett kostenfrei. Denn natürlich wird auch hierfür Arbeitszeit genutzt. Zudem verbrauchen Computer und Server Strom für den Datentransfer. Und auch das Hosting kostet Geld. Doch vor allem beim Versand von Massen-Mailings ist die E-Mail dem Brief gegenüber klar im Vorteil. Papier für Briefe und Umschläge, Druckkosten, Portokosten und zeitlicher Mehraufwand sind hier die deutlich größeren Nachteile der analogen Post.
Achtung:
Der Empfang von E-Mails kann unnötig Zeit kosten, wenn Mitarbeiter sich davon ablenken und aus Arbeitsvorgängen rausreißen lassen. Schulen Sie daher Ihr Personal in Sachen E-Mail-Management.
E-Mails sind zuletzt vor allem bei digitalen Transaktionen die logische Konsequenz. Ein analoger Brief als Bestätigung für eine Bestellung im Online-Shop wäre absurd, egal ob im B2C- oder B2B-Bereich.
Die Vorteile der E-Mail gegenüber Briefen im Überblick:
- spart Ressourcen und Kosten
- Kommunikation nahezu ohne zeitliche Verzögerung
- Ansprache mehrerer Empfänger ohne Mehraufwand möglich
- bringt die Digitalisierung voran
Fazit: Professionelle Korrespondenz mit E-Mail und Brief
Vor- und Nachteile bieten beide Kommunikationswege. Wie die Unterschiede zwischen Brief und E-Mail gewichtet werden, ergibt sich aus der Nutzung. Je nach Dringlichkeit, Grad der Formalität und Vertraulichkeit, Zielgruppe sowie Zweck der Ansprache ist das eine oder das andere Medium vorzuziehen. Letztlich gilt daher wie so häufig: der Mix macht’s.
