Buchhaltung outsourcen oder selber machen – Was rechnet sich für wen?
Belege, Abrechnungen und Mahnwesen – Die Buchhaltung ist in jedem Unternehmen eine wichtige Abteilung. Doch oft lohnt sich eine externe Buchhaltung kaum. Hierfür gibt es als Alternative eine Vielzahl an Buchführungsprogrammen an. Ob sich die interne oder externe Buchhaltung für Ihr Unternehmen rentiert, erfahren Sie im Folgenden.
Buchhaltung outsourcen: Wann lohnt sich das?
Das Auslagern der Buchhaltung rechnet sich vor allem für große Unternehmen. Denn das Outsourcen spart wertvolle Zeit, welche Sie in wichtige Geschäftsbereiche investieren können. Wenn Sie die Aufgaben an einen externen Dienstleister abgeben, fallen zudem notwendige Schulungen weg. Auch dies spart Ihnen und Ihrer Belegschaft Zeit und Kosten. Auffallend ist hier zudem das minimierte Risiko von Fehlern. Denn externe Dienstleister sind stets im Bild bezüglich der aktuellen Rechtslage. Zudem geht das Wissen der Fachleute über die vermittelten Informationen einer regulären Schulung hinaus. So werden vor allem Sonderfälle schneller und fehlerfrei behandelt.
Wer macht die Buchhaltung für Unternehmen?
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Buchhaltung bei einem Steuerberater beziehungsweise einer Steuerberaterin oder einem externen Buchhaltungsbüro einzureichen. Erstere sind zwar kostenintensiver, bieten aber zusätzliche Arbeitsersparnis. Denn sie können gleichzeitig Ihren Jahresabschluss sowie Ihre Steuererklärung erstellen. Ihr Vorteil dabei: Die Dienstleister sind bereits mit Ihrer Buchhaltung vertraut. Das spart nicht nur Ihnen Arbeitszeit und Geld, sondern erleichtert auch Ihrem Steuerberater und Ihrer Steuerberaterin die Arbeit. Oft finden sich so auch Steuerrückzahlungen schneller.
Die Kosten eines Buchhaltungsservice sind abhängig vom geforderten Leistungsumfang. So wählen Sie zwischen fünf verschiedenen Diensten: Komplette Buchführung, Kontieren von Belegen, Buchführung nach bereits kontierten Belegen, Buchführung gemäß erstellter Unternehmensbuchführung, Überwachung der Buchführung.
Ihr professioneller Buchhaltungsservice
Buchhaltung selber machen: Was spricht dafür?
Interne Buchhaltung ist besonders profitabel für Kleinunternehmen. Diese haben weniger Belege und Unterlagen als ein Großkonzern. Das minimiert den Aufwand der Buchhaltung und macht es einfacher, diese selber zu erledigen. Bei der internen Buchhaltung ist der detaillierte Finanzüberblick einer der größten Vorteile. Dank Buchhaltungssoftware ist es auch für ungeschultes Personal möglich, eine rechtskonforme Buchhaltung anzufertigen und Belege ordnungsgemäß zu verwalten.
Nichtsdestotrotz sind Fortbildungen empfehlenswert. Dort werden nämlich umfangreichere Themen wie Rechtslage und auch das Verfahren bei Sonderfällen besprochen. Das hat auch den Vorteil, dass Sie internes Fachwissen in Ihrem Unternehmen aufbauen. Zudem schaffen Sie sich so ein positives Image bei zukünftigen Arbeitnehmern. Denn Fortbildungen in neue Themenbereiche sind immer ein interessantes Attribut.
Nutzen Sie ein Buchhaltungsprogramm, so haben Sie außerdem 24 Stunden, 7 Tage die Woche Zugriff auf Ihre Daten. Einen Überblick über sämtliche Finanzen und Belege schaffen Sie sich dank einfacher Bedienoberfläche in sekundenschnelle. Durch die verschiedenen Zugänge können auch Ihre Mitarbeiter wichtige Daten einsehen. Das spart wertvolle Zeit. Auch die Gehaltsabrechnung lässt sich so individuell und online abrufen.
Mit dem Administratorzugang haben Sie als Arbeitgeber aber die volle Kontrolle über die Aufgabenverteilung. Das sorgt dafür, dass die Buchhaltung geregelt abläuft und jeder Ihrer Angestellten sorgfältig ihre Aufgaben erledigen.
Das Outsourcing Ihrer Buchhaltung ist außerdem dank der Digitalisierung nachhaltig. In unserem Magazin finden alles zu diesem Thema sowie weitere Tipps für mehr Nachhaltigkeit im Büro. Um einen besseren Einblick in das Thema Digitalisierung zu bekommen, empfehlen wir Ihnen auch den Artikel „Chancen der digitalen Buchhaltung“.
Wie kann ich meine Buchhaltung selber machen?
Die interne Buchhaltung lässt sich ganz bequem vom Büro aus erledigen. Sie benötigen lediglich eine Buchhaltungssoftware für den PC. Auch hier orientieren sich die Preise an den von Ihnen gewünschten Leistung sowie Finanzierungsmöglichkeit. Buchhaltungssoftware können Sie mieten, leasen oder kaufen. Der Kaufpreis beträgt je nach Leistungspaket 300 bis 700 Euro. Mieten Sie eine Software, so zahlen Sie lediglich eine monatliche Pauschale von 50 bis 90 Euro.
Die Softwares haben eine besonders benutzerfreundliche Bedienoberfläche. So gibt es für sämtliche Arbeitsschritte Erklärungen. Auch vorgefertigte Masken erleichtern den Arbeitsprozess. Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können so auch ohne Schulung ordentliche und vor allem rechtskonforme Buchhaltungen erstellen. Belege lassen sich direkt digital verwalten und in einem einfachen Prozess an den Steuerberater senden. Es ist zudem möglich, dass Sie einen Sonderzugang für Ihr Steuerbüro freischalten. So hat dieses freien Zugriff auf Ihre sortierte Buchhaltung. Dank praktischem Register können einzelne Belege herausgesucht und verarbeitet werden. Dies erleichtert den sonst so lästigen Papierkram.
Interne Buchhaltung – Was muss man können?
Die Frage, was man für die Buchhaltung können muss, ist berechtigt. Denn gerade unausgebildete Kräfte stehen hier mit großem Fragezeichen vor der neuen Herausforderung. Aber was genau sind eigentlich typische Aufgaben in der Buchhaltung? Dazu zählen folgende Punkte:
- Bearbeitung der laufenden Finanzbuchhaltung
- Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Mitwirkung bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen
- Überwachung sowie Durchführung des Zahlungsverkehr
- Eventuell Kommunikation mit Steuerberatern
Um diese Aufgaben ordentlich zu erledigen, benötigen die betreffenden Angestellten eine hohe Zahlenaffinität. Zudem sollten sie organisatorisch talentiert sein, um strukturiert alle Aufgaben bearbeiten zu können.
Fazit
Das selbstständige Erledigen der Buchhaltung ist dank simpler Software problemlos durchzuführen. Bei größeren Firmen empfiehlt sich jedoch das Outsourcen der Buchhaltung. Denn der Arbeitsaufwand für einen Großkonzern ist zu hoch, um diesen neben dem Kerngeschäft zusätzlich zu tätigen.
| Interne Buchhaltung | Externe Buchhaltung |
|---|---|
| + Geringe Kosten | + minimaler internen Aufwand, zeitsparend |
| + Voller Finanzüberblick | + Geringes Risiko für Fehler |
| + Volle Kontrolle über Aufgaben | + Steuerberate fertigen Jahresabschluss und Steuererklärung an |
| + 24 h Zugriff auf Daten | + Schnell verfügbare Dienstleistung |
| + Aufbau internem Fachwissens | + Keine Schulungen notwendig |