Business-Knigge: Angemessen durch die Arbeitswelt
Trotz der Modernisierung von Arbeitsverhältnissen gelten auch heutzutage noch gewisse Benimmregeln im Büro. Wie weitreichend und streng diese sich darstellen, ist jedoch sehr unterschiedlich und hängt vor allem von der Branche und dem Unternehmen selbst ab. Ein dynamischer Berufsalltag ist Standard. Trotzdem lauern heute immer noch Fettnäpfchen im Berufsalltag. Mithilfe des Business-Knigge gelingt es Ihnen aber, diesen auszuweichen. Denn angemessenes Verhalten hat einen großen Einfluss auf die Bewertung Ihrer Person.
Was ist der Business-Knigge?
Der Business-Knigge ist ein Sammelsurium an Benimmregeln im Geschäftsalltag. Den ursprünglichen Knigge verfasste sein Namensgeber Adolph Knigge im Jahr 1788. Die Kernidee beinhaltet ein konfliktfreies und zivilisiertes Miteinander. Der Business-Knigge versammelt einfache Tipps und Tricks, um auch sozial im Berufsalltag zu glänzen. Diese Benimmregeln sind fest in der heutigen Geschäftswelt etabliert. Neben Repräsentation- und Umgangsformen spielt dabei auch Fachkompetenz eine wichtige Rolle. Beim Business-Knigge geht es also um mehr als nur Höflichkeiten. Wir haben für Sie die 11 wichtigsten Business-Knigge-Regeln zusammengefasst.
Die 11 wichtigsten Business-Knigge-Regeln
Die wichtigsten Regeln des Business-Knigge im Überblick:
- Knigge-Regeln zur Business-Kleidung
- Verhalten bei Verspätungen
- Empfangen von Gästen
- Begrüßung nach dem Business-Knigge
- Distanzzone
- Visitenkarte
- Duzen ist erlaubt
- Kritikäußerungen
- Komplimente und Lob
- Raum für private Entwicklung
- Spielen am Arbeitsplatz
Während sich der Arbeitsmarkt wandelt, bleiben auch die Business-Knigge-Regeln in ständiger Bewegung. Je nachdem, ob in Ihrer Branche besonderer Wert auf Etiquette gelegt wird, kann es daher ratsam sein, sich mit durch den Besuch von Seminaren oder zumindest die Lektüre von Ratgebern auf dem neuesten Stand zu halten. Einige grundlegende Regeln gelten jedoch für nahezu alle Bereiche und sollen im Folgenden genauer vorgestellt werden.
1. Knigge-Regeln zur Business-Kleidung
Die traditionelle Kleiderordnung mit Anzug und Krawatte oder dunkelblauem Kostüm gilt nicht mehr als Pflicht. Denn die Geschäftsetage weiß, dass Kleidung ein großer Ausdruck der Persönlichkeit ist. Nur für Events, bei denen „angemessene Kleidung“ verpflichtend ist, ist ein Anzug bei Männern und eine Strumpfhose bei Frauen ratsam. Hier gilt die Faustregel: Je später der Abend, desto dunkler der Anzug. Oberteile sind in Grau-, Blau- oder Weißtönen zu halten. Achten Sie darauf, dass Sie nicht mehr als fünf Accessoires tragen.
Der Business-Knigge spezifiziert Kleidung im Sommer nicht. Hier gilt es, sich an die Vorgaben Ihres Arbeitgebers zu halten. Sollte dieser in diesem Bereich keine Regelungen bekannt geben, ist es stets hilfreich, sich an seinen Arbeitskollegen zu orientieren. Behalten Sie auch Kopf, dass Sie ein Repräsentant Ihrer Firma sind. Kleiden Sie sich entsprechend. Das ist vor allem im Kundenkontakt wichtig und notwendig: Eine unpassende Kleidung kann Kunden abschrecken und Ihre Professionalität minimieren. Aus diesem Grund ist es ratsam, sich vor allem in Bereichen mit Kundenkontakt anständig und repräsentativ zu kleiden.
Der Dresscode orientiert sich aber selbstverständlich auch an den verschiedenen Branchen. So sind Krawatten in beispielsweise Banken oder Anwaltskanzleien gerne gesehen, aber beim Friseur oder in Start-ups nicht notwendig.
2. Verhalten bei Verspätungen
Versuchen Sie in jedem Fall, Verspätungen zu vermeiden. Kommt es doch einmal vor, ist es aber kein Weltuntergang. Wichtig ist nur, dass Sie bei Verspätungen das Meeting so wenig wie möglich stören. Lange Erklärungen sind hier unerwünscht. Setzen Sie sich möglichst unauffällig dazu und vermeiden Sie laute und störende Geräusche. Anschließend wird eine kurze Erklärung unter vier Augen von Arbeitgebern erwartet.
Kommen Sie zu spät zu einem Kundentermin, gilt es schnellstmöglich einen Kollegen zu kontaktieren. Dieser kann Sie vorzeitig entschuldigen und Ihre Kunden betreuen, bis Sie da sind. Aber auch hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. Halten Sie Entschuldigung und Erklärung kurz. Ihre Kunden und Kollegen müssen nicht wissen, dass Sie zweimal den Wecker ausgeschaltet haben und sich dann noch versehentlich Kaffee auf die Bluse gekleckert haben.
3. Empfangen von Gästen
Beim Empfangen von Gästen ist es wichtig, dass Sie diese nicht alleine durch das Gebäude irren lassen. Empfangen Sie Ihren Besuch an der Tür und geleiten Sie diese nach dem Termin auch wieder hinaus. Hier gilt es ebenfalls, zu beachten, dass Sie diese sowohl für Männer als auch für Frauen aufhalten. Geben Sie Ihren Gästen die Möglichkeit, Jacken und Mäntel sowie Gepäck abzulegen und zu verstauen. Außerdem sollten Sie ihnen relativ zügig etwas zu trinken anbieten – im Idealfall stehen kalte Getränke und Kaffee bereits im Meeting-Raum bereit.
4. Begrüßung nach dem Business-Knigge
Den klassischen Handschlag nutzen heute noch Viele, auch wenn er mit Aufkommen der Corona-Pandemie oft durch alternative Begrüßungsformen ersetzt wurde. Bleiben Sie im Zweifelsfall bei einem kurzen Heben der Hand und achten Sie auf genügend Abstand – auch um die Intimsphäre Ihres Gegenübers nicht zu verletzen! Mehr dazu lesen Sie in Tipp Nummer fünf.
Wählen Sie trotzdem den Handschlag, so gilt: Dieser sollte weder zu locker noch zu fest sein. Außerdem gibt es bei der Begrüßung eine Reihenfolge zu wahren: Die ranghöchste Person zuerst, Ältere vor Jüngeren und Damen vor Herren. Zu beachten ist auch der Business-Knigge zum Thema Small Talk: Hier gilt es, oberflächliche und unpersönliche Themen zu bedienen, etwa das Wetter, die Anreise oder Ähnliches.
5. Distanzzone
Im Geschäftsalltag ist es wichtig, während Gesprächen eine gewisse Distanz zum Gesprächspartner zu wahren. Viele Menschen empfinden es als unangenehm, wenn ihnen Personen, welche sie nicht gut kennen, zu nahe kommen.
Die verschiedenen Zonen dienen der Orientierung, welche Distanzen im Umgang mit anderen passend sind. So lässt sich zwischen vier Zonen differenzieren. Der genaue Umfang wird je nach Kontext und Umgebung nicht ganz einheitlich definiert. Jedoch kann man sich an ungefähren Werten orientieren:
- Die erste Zone ist die intime Zone. Diese Zone sollten Sie ohne Ausnahme in der Geschäftswelt meiden. Sie umfasst ungefähr einen Bereich von 60 cm um eine Person herum.
- Darauf folgen die persönliche und die soziale Zone. Diese zwei sind die Zonen, welche im Arbeitsalltag passend sind. So ist die persönliche Zone vor allem für Kollegen angemessen. Sie bezeichnet etwa den Bereich einer Armlänge Abstand, von ungefähr 60 cm bis 1,20. Die soziale Zone ist dagegen eher für Geschäftskunden passend. Hierfür wird etwa ein Bereich von 1,20 bis 3,60 m vorgesehen.
- Alles darüber hinaus ist die öffentliche Zone, welche den Abstand zu Fremden repräsentiert
6. Visitenkarte
Bei Geschäftstreffen ist es üblich, Visitenkarten auszutauschen. Dabei ist es unhöflich, diese einzustecken, ohne sie vorher anzuschauen. Nehmen Sie also die Visitenkarte und studieren Sie diese, bevor Sie sie in Ihren Unterlagen unterbringen. Außerdem ist es wichtig, dass Sie Ihre eigene Visitenkarte stets griffbereit haben. Denn ohne Visitenkarte signalisieren Sie Ihrem Gegenüber, dass kein Interesse an einem zukünftigen Austausch besteht.
7. Duzen ist erlaubt
Das steife „Sie“ ist heutzutage in kaum noch einem Büro zu finden. Aber auch hier gilt es zwischen den Branchen zu differenzieren. So gelten diese Regeln oft nicht in Start-ups, können aber in größeren Konzernen oder Banken noch der Standard sein. Auch wenn dies beim Erstkontakt sicherlich ein Fehler ist, spricht nichts dagegen, zügig zum „Du“ überzugehen. Hier gilt es jedoch die Rangfolge zu beachten. Denn das „Du“ geht immer vom Ranghöheren aus!
8. Kritikäußerungen
Konstruktive Kritik ist sehr wertvoll im Arbeitsalltag. Der Business-Knigge gibt jedoch den Tipp, Kritik lieber unter vier Augen zu äußern. Stellen Sie Ihre Mitarbeiter nicht in der gesamten Runde bloß. Sprechen Sie dabei konkrete Situationen an und vermeiden Sie Worte wie „immer“ oder „nie“. Themen, die das gesamte Büro betreffen und fern von spezifischer Kritik an einzelnen Kollegen und Kolleginnen sind, sind aber durchaus im Team ansprechbar. Bleiben Sie auch dabei konstruktiv und respektvoll und achten Sie zudem unbedingt darauf, dass Sie kein Thema ansprechen, bei dem sich offensichtlich auf ein Fehler eines Kollegen oder eine Kollegin schließen lässt.
9. Komplimente und Lob
Komplimente und Lob sind nur im Bezug auf Leistungen und Fähigkeiten auszusprechen. Nach dem Business-Knigge sollten besonders Männer vorsichtig mit Komplimenten über Äußerlichkeiten ihrer weiblichen Kollegen sein. Denn dies hat definitiv keinen Platz im Arbeitsumfeld und sagt nichts über die Kompetenz aus. Das Gleiche gilt im Übrigen für den Umgang mit Ihren männlichen Mitarbeiter. Und: Auch in entspannter After-Work-Runde sind Komplimente dieser Art unter Kollegen unangebracht.
10. Raum für private Entwicklung
In der heutigen Geschäftswelt sind Gespräche über private Projekte am Arbeitsplatz schon lange nicht mehr unerwünscht. Durch den Raum für eigene Projekte steigt die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Zusätzlich eignen sich Ihre Mitarbeiter im privaten Raum Soft Skills an, welche auch im Berufsalltag von Nutzen sind.
11. Spielen am Arbeitsplatz
Junge Unternehmen verzichten heutzutage auf den strengen Acht-Stunden-Arbeitstag am Schreibtisch. Stattdessen integrieren Start-ups Tischkicker oder Tischtennisplatten sowie regelmäßige „Spielpausen“ fest in den Alltag. Denn ein gemeinsames Spiel und kollektiver Spaß stärken das Gemeinschaftsgefühl und sorgen für die Aktivierung und Auflockerung der Angestellten. Anschließend lassen sich Aufgaben effizienter bearbeiten.
Sonderfälle für den Business-Knigge
Nicht nur im regulären Arbeitsalltag sind bestimmte Formalitäten zu beachten. Auch bei auch Geschäftsessen lauern Stolperfallen. Besonders heikel können jedoch firmeninterne Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern oder private Anlässe sein, die im Unternehmen begangen werden.
Geschäftsessen
Egal ob Sie mit Kollegen und Kolleginnen, mit der Unternehmensführung, mit Geschäftspartnern und -partnerinnen oder mit Kundschaft zum Essen verabredet sind – Hier sind vor allem Tischmanieren gefragt. Achten Sie möglichst darauf, ihre Ellenbogen von der Tischplatte fernzuhalten. Denn der hat hier nichts zu suchen.
Zudem gilt es zumindest in einem gehobeneren Rahmen, Besteck und Serviette richtig zu verwenden und zu platzieren. Die Serviette gehört daher ausgefaltet auf Ihren Schoß. Das Besteck wird klassisch in der Rheinfolge des Menüs links und rechts neben dem Teller platziert. Für Sie als Gast gilt also die Faustregel, das Besteck von außen nach innen zu verwenden. Aber auch die Platzierung des Besteckes auf dem Teller ist wichtig. Denn wie Sie das Besteck ablegen, signalisiert, ob Sie mit dem Essen fertig sind oder nur pausieren:
- Gabel auf acht und Messer auf vier Uhr: Sie machen Pause.
- Gabel und Messer auf vier Uhr: Sie sind fertig mit dem Essen.
- Messer und Gabel überkreuzt: Sie sind bereit für einen Nachschlag (oder den nächsten Gang).
Geschäftsreisen
Auf Geschäftsreisen gelten grundsätzlich dieselben Richtlinien wie innerhalb der Firma. Reisen Sie ins Ausland, können je nach Destination unterschiedliche Benimmregeln gelten. Informieren Sie sich also im Voraus, auf welche Regeln Sie bei den essenziellen Dingen wie Pünktlichkeit (höflich oder unhöflich), Tischmanieren oder Begrüßungen achten müssen. Zudem sollten Sie sich auch stets darüber bewusst sein, dass Sie auf der gesamten Geschäftsreise Ihre Firma repräsentieren. Verhalten Sie sich dementsprechend auch in Ihrer Unterkunft.
Knigge für Business-Veranstaltungen
Die Weihnachtsfeier gibt es in den meisten Unternehmen. Oft senden Feiern das Signal, dass dies der richtige Ort sei, sich richtig kennenzulernen. Lassen Sie sich davon aber nicht allzu sehr verleiten. Denn trotz lässiger Stimmung, gutem Essen und dem obligatorischem Glas Sekt, ist die Feier immer noch eine Arbeitsveranstaltung. Es ist also ratsam, nicht allzu viel Privates preiszugeben. Bleiben Sie auf einem oberflächlichen Level. So sind Themen wie finanzielle oder Familienprobleme ein No-Go. Hobbys, Haustiere, Lieblingsgerichte oder der letzte Urlaub sind dagegen unverfängliche Themen, die etwas über Sie verraten, ohne eine Grenze zu überschreiten. Achten Sie außerdem unbedingt darauf, dass Alkohol in moderaten Mengen konsumiert wird. Schließlich sind Sie umgeben von Kollegen und Kolleginnen, die trotz ausgelassener Stimmung ihr Umfeld beobachten.
Geburtstage in der Belegschaft
Für Geburtstage gibt es zwar keine feste Knigge-Regel, einige Aspekte sollten Sie aber trotzdem beachten: So sind Glückwünsche immer angebracht. Ob Sie diese persönlich oder per Karte übermitteln, bleibt Ihnen überlassen. Oft sind aber Gemeinschaftsgeschenke samt Karte in Unternehmen üblich. Sollte dies auch bei Ihnen der Fall sein, ist eine zusätzliche eigenständige Karte überflüssig. Legen Sie für Präsente ein Budget fest und beachten Sie bei der Auswahl Rang und Dienstalter des oder der Beschenkten.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Kummer
Es kann immer mal vorkommen, dass einer Ihrer Mitarbeiterinnen oder Kollegen Kummer hat. Zwar sind Gefühlsausbrüche am Arbeitsplatz nicht unbedingt angebracht, doch sind wir alle nur Menschen und nicht immer in der Lage, starke Gefühle wie Trauer zu verstecken. In einer solchen Situation gilt es vor allem, behutsam zu sein: Achten Sie zunächst darauf, dass sich keine große Gruppe bildet. Fragen Sie nach, ob der oder die Betroffene alleine sein möchte. Ist das der Fall, belassen Sie es dabei. Ansonsten gilt es, nicht allzu nachzubohren und den Kollegen beziehungsweise die Kollegin nicht zu bedrängen. Bieten Sie gerne ein Taschentuch an und versuchen Sie, die Situation zu beruhigen. Neugierde ist unangebracht.
Persönlichkeit und der Business-Knigge
Fühlen Sie sich in Ihrer Persönlichkeit durch diese Benimmregeln eingeschränkt, gibt es Wege, diese an Ihren Charakter anzupassen. Dafür gilt es folgende Richtlinien zu beachten:
- Seien Sie sich der Konventionen bewusst.
- Kennen Sie sich selbst, um Unsicherheiten zu vermeiden.
- Sprechen sie konventionelle Regelbrüche an.
Wenn Sie diese drei Richtlinien beachten, wirken persönliche Änderung der Konventionen authentisch. Durch das Kommunizieren des Regelbruchs versichern Sie zusätzlich, dass Sie die Regeln kennen, hinter Ihrem Handeln aber eine Intention steckt.