Chancen der digitalen Buchhaltung und Tipps für das Rechnungswesen
Die Buchhaltung in einem Betrieb gilt oft als unliebsame Aufgabe. Erschwert werden die Prozesse vor allem durch unorganisierte Dokumente und chaotische Zettelwirtschaft. Die digitale Buchhaltung ist hingegen größtenteils papierlos. Damit vereinfacht sie nicht nur den Prozess, sondern spart sogar Kosten ein. Wie genau Sie Rechnungswesen und Co. digitalisieren? Um dieses Vorhaben umzusetzen, braucht es vor allem ein klares Konzept und effiziente Tools. Wir informieren Sie über die Vorteile der digitalen Buchhaltung und die Rechtslage. Außerdem geben wir Ihnen Ideen zur praktischen Umsetzung in Ihrem Betrieb.
Achtung: Dieser Artikel dient Ihnen als Informationsangebot und gibt Tipps zur Umsetzung der digitalen Buchhaltung. Der Beitrag erhebt nicht den Anspruch einer professionellen Steuer- beziehungsweise Rechtsberatung. Wenden Sie sich zur Klärung individueller Fragen bitte immer an entsprechendes Fachpersonal.
Was ist digitale Buchhaltung?
Bei der digitalen Buchhaltung verarbeiten Sie Unterlagen wie Geschäftsbriefe, Rechnungen und Jahresabschlüsse am Computer statt auf Papier. Dafür scannen Sie zum Beispiel Papierrechnungen ein und archivieren diese digital auf einem zentralen Server. Viele dieser Prozesse können Sie etwa mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware automatisieren und so optimieren. Wichtig dafür ist, dass Sie innerhalb Ihres Betriebes Ihren Status quo ausmachen. Nur so finden Sie heraus, wo die Digitalisierung im Rechnungswesen den größten Nutzen bringt.
Egal ob Sie die Buchhaltung nun outsourcen oder selber machen: Bei beiden Optionen profitieren Sie von digitalen Maßnahmen. So hilft Ihnen im Idealfall eine Steuerberatung, die digitale Buchhaltung in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Dabei beraten Fachleute Sie zu den Vorgaben der GoBD und der geeigneten Buchhaltungssoftware für Ihren Betrieb. Sie können Ihre Buchhaltung auch ganz auslagern. Hier erhalten Sie oft digitale Zugänge zu einfachen Benutzeroberflächen, um mit dem Service zuverlässig zu kommunizieren.
Grundlegend spielen folgende Teilbereiche der digitalen Buchhaltung eine Rolle für Ihren Betrieb:
Digitale Finanzbuchhaltung:
Beinhaltet die automatisierte Buchführung aller Vorgänge, die Sie zur Gewinn- und Verlustrechnung benötigen.
Digitale Debitorenbuchhaltung:
Hier verarbeiten Sie die eingehenden Rechnungen Ihrer Kundinnen und Kunden.
Digitale Kreditorenbuchhaltung:
In diesem Teilbereich verarbeiten Sie die Verbindlichkeiten gegenüber Ihren Lieferanten und anderen.
Digitale Anlagenbuchhaltung:
Damit verwalten Sie die Güter Ihres Anlagevermögens.
Digitale Lohnbuchhaltung:
Darin bearbeiten Sie alle Unterlagen und Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ihrer Belegschaft.
Digitale Kosten- und Leistungsrechnung:
Dieser Teilbereich ordnet die Kosten Ihren einzelnen Unternehmensteilen und Projekten zu. Dadurch können Sie Ihre Zahlen jederzeit analysieren und zur Entscheidungsfindung hinzuziehen.
Welche Vorteile hat die digitale Buchhaltung?
Im Gegensatz zur Buchhaltung auf Papier bringt die digitale Buchhaltung viele Vorteile mit sich. Davon profitieren Sie schlussendlich aber nur, wenn Sie auch die Schwierigkeiten in Ihrem Betrieb definieren. Idealerweise ziehen Sie Ihr Team vor der Umsetzung der digitalen Maßnahmen hinzu. Denn schlussendlich sind es Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die täglich mit dem neuen Programm arbeiten müssen.
- Kosteneinsparung
Durch die digitale Buchhaltung sparen Sie Material- und Energiekosten ein. Denn Sie benötigen viel weniger Tinte, Papier, Toner und anderes Schreibzubehör. Außerdem reduzieren Sie den Raumbedarf.
- Beschleunigung
Mit der digitalen Buchhaltung vereinfachen und beschleunigen Sie die Arbeitsprozesse in Ihrem Betrieb. Dadurch gewinnen Sie mehr Zeit für sich und Ihre Belegschaft.
- Freisetzung von Kapazitäten
Indem Sie die Arbeitszeit für die Buchhaltung verkürzen, setzen Sie neue Kapazitäten frei. Diese kann Ihr Unternehmen dann wieder ins Kerngeschäft investieren.
- Verbesserte Organisation
Durch ein übersichtliches Programm ersparen Sie sich das Suchen nach Rechnungen. Die digitale Buchhaltung bietet Ihnen dafür effiziente Such- und Ordnungsfunktionen.
- Optimierte Mobilität
In der digitalen Buchhaltung greifen Sie jederzeit und von überall auf Ihre Daten und Beleg zu. Sie können auch individuelle Zugriffe für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilen.
- Kundenfreundlichkeit
Digitale Tools vereinfachen den Bestellprozess für Ihre Kundschaft. Denn die Rechnungen erstellt das Programm oft automatisch. Damit bieten Sie auch einen besseren Kundenservice.
- Vereinfachte Korrespondenz
Die verschiedenen Funktionen der digitalen Tools erleichtern die Kommunikation mit allen beteiligten Personen und Ihrem Steuerberater. Außerdem binden Sie auf Wunsch auch Dienstleister und Lieferanten ein.
- Rechtssicherheit
Grundsätzlich erhalten Sie bei den digitalen Buchhaltungsprogrammen zusätzlichen Service. Dabei beraten Sie fachkundige Personen zu technischen, aber auch steuerrechtlichen Themen. Außerdem aktualisiert die anbietende Firma Ihre Software regelmäßig. Zusätzliche Sicherheitsarchivierungen sorgen dafür, dass keine Daten für spätere Betriebsprüfungen verloren gehen.
- Umfangreiche Analysen
Durch die digitale Buchhaltung vernetzen Sie alle Bereiche in Ihrem Unternehmen miteinander. Über eine Schnittstelle verbinden Sie zum Beispiel auch ein TSE-Kassensystem mit Ihrer Buchhaltungssoftware. So erhalten Sie viele Möglichkeiten, Ihre Kennzahlen auszuwerten.
Die größten Hürden, wenn Sie die digitale Buchhaltung umsetzen, bestehen in den rechtlichen Anforderungen. Denn die Rechtslage schreibt Betrieben genau vor, wie sie elektronische Daten in der Buchhaltung führen und aufbewahren sollen. Aus diesem Grund brauchen Sie eine gut organisierte Ablage, Sorgfalt und Kenntnisse beziehungsweise Beratung zu den einzusetzenden Tools.
Auf der anderen Seite steht der Datenschutz bei der digitalen Buchhaltung im Vordergrund. Denn die gesetzlichen Anforderungen sehen auch hier einen Schutz der erhobenen Daten vor. Das heißt: Ihr Betrieb muss die elektronischen Daten vor dem Zugriff unbefugter Personen schützen. Hierfür brauchen Sie unter anderem eine zuverlässige IT-Technik.
Nach welchen Kriterien digitalisieren Sie Rechnungen?
Wenn Sie im Zuge der Modernisierung Ihre Belege digitalisieren, gelten bestimmte vom Finanzamt definierte Auflagen. Demnach müssen geschäftliche Unterlagen in elektronischer Form den Anforderungen der GoBD entsprechen. Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese definieren Kriterien, nach denen Sie digitale Geschäftsdokumente erstellen und archivieren müssen. Dafür sollten Ihre Unterlagen vollständig, fälschungssicher, wahrheitsgemäß, ordentlich und nachvollziehbar sein. Übrigens: Selbst wenn Service Ihre Buchhaltung erledigt, sind Sie dennoch dafür verantwortlich, dass dieser die Auflagen der GoBD erfüllt.
Wie funktioniert die digitale Buchhaltung in der Praxis?
In der Praxis nutzen Sie als Tool meist eine digitale Buchhaltungssoftware. Bei manchen Anbietern erhalten Sie sogar eine zusätzliche App, mit der Sie Belege auch von unterwegs einscannen. Egal für welches Tool Sie sich entscheiden: Es ist wichtig, dass dieses die aktuellen rechtlichen Auflagen für die elektronische Archivierung erfüllt.
Belege digitalisieren – So gehts!
Ein Beleg weist einen bestimmten Geschäftsvorfall in Ihrem Betrieb nach. Diesem Dokument entnehmen Betriebsprüfer demnach, dass eine Ein- oder Ausgabe tatsächlich stattfand. Als Belege gelten folgende Dokumente:
- Rechnungen
- Quittungen
- Kassenbons
- Postanweisungen
- Schecks
- Lieferscheine
- Angebote und Auftragsbestätigungen
Viele dieser Belege existieren derzeit aber immer noch in Papierform. Um diese Unterlagen für die digitale Buchhaltung zu archivieren, brauchen Sie zuerst einen effizienten Scanner. Grundlegend reicht hier eine Auflösung von 300 dpi, wenn Sie die Dokumente scannen.
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Wenn Sie steuerlich relevante Belege einscannen, steht besonders das Kriterium der Fälschungssicherheit im Fokus. Denn diese müssen in einem Dateiformat vorliegen, an dem im Nachgang nichts mehr verändert werden kann. Diese Voraussetzung erfüllen gängige Formate wie Word, Excel oder Open Office nicht. Als nicht mehr veränderbare Dateiformate für die digitale Ablage gelten daher: PDF, PNG, JPEG oder TIFF. Achtung: Erhalten Sie zum Beispiel eine Rechnung per E-Mail und wandeln diese in PDF um, bewahren Sie auch die originale Datei auf! Am Ende speichern Sie die eingescannten beziehungsweise umgewandelten Dateien nur noch im genutzten Ablagesystem auf und / oder leiten sie als E-Mail weiter.
Wichtiger Teil der GoBD: Verfahrensdokumentation
Zu den Kriterien, unter denen Sie Belege digital archivieren, müssen Sie auch darlegen, wie Sie dabei vorgehen. Hier geht es vor allem um Angaben darüber, wie Sie Rechnungen erstellen, wie Sie diese ordnen, wen Sie an den Prozessen beteiligen und wer darauf zugreifen kann. Diese Angaben brauchen Sie für Ihre Verfahrensdokumentation:
- Genutzte Software
- Genutzte Hardware (Computer, Drucker etc.)
- Beschreibung zum generellen Umgang mit Papierbelegen
- Beschreibung, wie Sie Papierbelege digitalisieren
- Bericht zum Umgang mit digital erstellten oder empfangenen Belegen
- Organisation der Ablage
- Beteiligte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Vorgehensweise, wie Sie den Datenschutz umsetzen
Für die digitalisierten Belege in Papierform gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf dieser Zeiträume können Sie Rechnungen und Co. vernichten. Allerdings gilt es auch hier, die entsprechenden Daten zu schützen. Daher lohnt es sich, in einen modernen Aktenvernichter zu investieren. Alternativ können Sie Ihre Unterlagen auch von einem professionellen Service vernichten lassen.
Buchhaltungssoftware und digitale Tools
Eine effiziente Buchhaltungssoftware unterstützt Sie bei allen Prozessen rund um die digitale Buchhaltung. Bevor Sie sich jedoch die Funktionen anschauen, prüfen Sie vor allem, ob das Programm GoBD-zertifiziert ist. Hacken Sie außerdem nach, ob Folgekosten für Wartung, Anpassungen, Schulungen oder die Hotline anstehen.
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Software- und Managementsystem
Einen großen Vorteil bringen vor allem Softwaresystem aus der Cloud mit sich. Denn diese implementieren Sie kurzfristig und unkompliziert in die vorhandene IT-Struktur Ihres Unternehmens. Während die betreibende Firma sich als im Hintergrund um die Technik kümmert, können Sie schon mit dem System arbeiten. Darüber hinaus liegen hier die Kosten vergleichsweise im moderaten Bereich. Denn Sie brauchen keinen Server oder gar ein Back-up-Medium anzuschaffen.
Nachdem Sie sich nun auf eine Art des Systems festgelegt haben, gilt es die Funktionen zu prüfen. Diese sollten den Bedarf in Ihrem Betrieb erfüllen und den internen Prozessen entsprechen. So vermeiden Sie eine Funktion zu implementieren, die Sie nicht nutzen. Im schlechtesten Fall verschwenden Sie damit wertvolle Ressourcen.
Wichtigste Funktionen eines Dokumentenmanagement- und Buchhaltungssystems:
- Erfassung aller eingehenden Rechnungen unabhängig vom Format (Papierform, E-Mail oder Scan möglich)
- Weiterleitung zum zuständigen Personal und Buchhaltungsabteilung
- Effiziente Rechnungserstellung und automatisiertes Versenden an die Empfängerin oder den Empfänger
- Korrekte Archivierung der Dokumente entsprechend der aktuellen Vorschriften (zusätzliches Eigenschaft: System kontrolliert die Pflichtangaben und benachrichtigt Sie bei Unstimmigkeiten)
Belege per App digitalisieren
Viele Firmen bieten zusätzlich zum Softwaresystem eine digitale App. Diese installieren Sie auf Ihrem Smartphone oder Tablet und greifen so jederzeit und überall auf Ihr System zu. Außerdem brauchen Sie dadurch Belege nicht mehr zu sammeln und später im Büro einzuscannen. Mithilfe der App scannen Sie Quittungen und Co. bereits unterwegs ein, speichern diese ab oder leiten sie weiter. Das spart vor allem Zeit und verkürzt den täglichen Prozess rund um die Buchführung.
Was kostet digitale Buchhaltung?
Bevor Sie Ihre Buchhaltung auf digitale Prozesse umstellen, kalkulieren Sie idealerweise Ihre Kosten. Beziehen Sie hierfür die Folgekosten genauso ein wie den Preis für die Anschaffung der Hard- beziehungsweise Softwareelemente. Stellen Sie sich folgende Fragen: Welche Schnittstellen brauchen Sie? Wie viele Belege bearbeiten Sie im Schnitt? Wie viele Zugänge benötigen Sie? Wünschen Sie sich einen Ansprechpartner?
Kosten für eine Buchhaltungssoftware
Eine Buchhaltungssoftware können Sie entweder mieten oder kaufen. Welche Option Sie wählen, hängt vor allem von Ihrer Betriebsgröße und Ihrem Bedarf ab. Bei der Miete sparen Sie sich allerdings die hohen Investitionskosten. Sie brauchen mehr Informationen zu Kostenaspekten einer Buchhaltungssoftware?
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Miete ab ca. 50 €
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Kaufpreis ca. 300 - 700 €
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Updates inklusive
Unser Fazit: Buchhaltung digitalisieren aber mit Planung!
Es zeigt sich: Die Digitalisierung der Buchhaltung birgt für große, aber auch kleine Betriebe Chancen, Prozesse zu optimieren. Wenn Sie allerdings von Papier auf digital umstellen, bedenken Sie auch die anfänglichen Risiken. Gehen Sie die digitale Buchhaltung mit Planung an und beziehen Sie auch Ihr Team ein. Legen Sie zum Beispiel verantwortliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fest und schulen Sie Ihre Belegschaft gründlich, um Flüchtigkeitsfehler vorzubeugen. Halten Sie sich außerdem auf dem aktuellen Stand, was die nationalen und europäischen Vorschriften hinsichtlich der Digitalisierung angeht. So reagieren Sie zeitnah und flexibel auf Neuerungen in der Rechtslage.