Forderungsmanagement digitalisieren? Funktionen der Software-Lösung
Hauptsächlich verwaltet ein Unternehmen beim Forderungsmanagement die offenen Rechnungen für erbrachte Leistungen gegenüber der Kundschaft. Das Ziel liegt dabei vor allem darin, Zahlungsausfälle möglichst zu vermeiden, um liquide zu bleiben. Deswegen ist der gesamte Prozess rund um offene Forderungen oft ärgerlich, kostet viel Zeit und Aufwand. Je mehr Kundinnen und Kunden sowie Lieferfirmen Sie versorgen, umso umfangreicher gestaltet sich auch das Forderungsmanagement. Egal, ob Sie mit externen Dienstleistungsfirmen arbeiten oder Ihre Forderungen intern bearbeiten: In beiden Fällen lohnt es sich, das Forderungsmanagement zu digitalisieren. Eine Software für das Forderungsmanagement schafft vor allem intern Abhilfe, indem Sie durch diverse Funktionen einen großen Teil der Vorgänge automatisieren können.
In unserem Artikel „Forderungsmanagement outsourcen oder intern erledigen“ stellen wir Ihnen beide Optionen nochmal genauer gegenüber.
Vorteile am digitalen Forderungsmanagement
Wenn Sie Ihr Forderungsmanagement automatisieren, profitiert Ihr Unternehmen von vielen Vorteilen:
- Kundenbeziehung erhalten und verbessern
Statt durch pauschale Mahnungen Konflikte hervorzurufen, erhalten Sie durch die zielgerichtete und individuelle Kommunikation den Kontakt zu Ihrer Kundschaft. Die Software bietet Ihnen zum einen genaue Informationen zur entsprechenden Person. Zum anderen können Sie den Kontakt über verschiedenste Kanäle herstellen.
- Gesicherte Liquidität
Durch die effizienteren Vorgänge verkürzen Sie die Forderungslaufzeiten der offenen Positionen und erhöhen die Rückzahlungsquoten. Außerdem senkt das digitale Forderungsmanagement die Anzahl an Zahlungsausfällen.
- Zuverlässiger Fristenüberblick
Die Software für das Forderungsmanagement behält alle Fristen im Überblick und schützt so vor verjährenden Forderungen.
- Verbesserte Prozesse und reduzierte Kosten
Mithilfe der Anwendung optimieren Sie alle Vorgänge rund um Mahnwesen, Bonitätsprüfung und Co. Dadurch wickeln Sie die Prozesse rascher und effizienter ab und reduzieren die damit verbundenen Kosten.
Funktionen der Software für das Forderungsmanagement
Für ein effizientes digitales Forderungsmanagement per Software sollten bestimmte Grundfunktionen enthalten sein. Doch je nach Bedarf und Branche bieten sich auch weitere Tools an, mit denen Sie Ihre Kundschaft und Buchhaltung noch einfacher verwalten. Da mittlerweile viele Firmen ihre IT-Umgebungen als Cloud-Computing betreiben, empfiehlt sich eine cloudbasierte Lösung auch für das Forderungsmanagement. Wählen Sie hier ausschließlich DSGVO-zertifizierte Dienste, um die Daten ordnungsgemäß zu schützen. Außerdem achten Betriebe auch bei Software-Anwendungen zunehmen auf den Energieverbrauch, um nicht nur effizient, sondern auch nachhaltig zu digitalisieren.
Outsourcing beim digitalen Forderungsmanagement
Auch wenn Sie sich dazu entschließen, Ihr Forderungsmanagement auszulagern, bieten viele Dienste Online-Plattformen und Softwares an. Dadurch übermitteln Sie alle Ihre Unterlagen schnell und einfach an das jeweilige Unternehmen.
Überblick über Daten
Eine professionelle Software für das Forderungsmanagement sollte Ihnen vor allem einen guten Einblick in den Sachbestand bieten. Das heißt: Mit einem Klick rufen Sie den Status aller offenen Forderungen auf und können im nächsten Schritt die jeweiligen Notizen, den Schriftverkehr und Zahlungsvereinbarungen einer ausgewählten Position einsehen.
Datenschutz beim digitalen Forderungsmanagement
Wählen Sie für das Forderungsmanagement eine Software aus, die nach EU- oder idealerweise deutschen Sicherheitsstandards zertifiziert ist. Diese stellen sicher, dass die Daten insbesondere beim automatisierten Versand verschlüsselt bleiben. Um den Datenschutz auch innerhalb Ihres Unternehmens zu gewährleisten, treffen Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie passwortgeschützte Zugangskontrollen für zuständige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Bonitätsprüfung und Reportings
Die digitale Anwendung für das Forderungsmanagement sollte es Ihnen erleichtern, die Bonität Ihrer Kundschaft rechtzeitig zu prüfen. Dazu unterteilt das System etwa mittels integriertem Reporting Ihre Kundinnen und Kunden in verschiedene Risikokategorien. Einige Softwares beziehen sogar externe Datenquellen wie Melderegister oder Adressdatenbanken in die Bewertung mit ein.
Rechnungsprüfung und Terminüberwachung
Innerhalb der Forderungsmanagement-Software prüfen Sie einzelne Rechnungen zuverlässig auf den Status der Zahlung. Außerdem erfasst das System die Zahlungseingänge und überprüft Zahlungsfristen, indem es Termine automatisiert überwacht. In diesem Sinne können Sie anstehende Aufgaben bestimmten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zuweisen.
Automatisierte Prozesse
Eine effiziente Software für das Forderungsmanagement führt möglichst viele Prozesse automatisch durch. Besonders beim Mahnwesen erleichtert dies einzelne Arbeitsschritte, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Zu den wichtigsten Funktionen zählt etwa, dass das System Fälligkeiten automatisch prüft und das zuständige Personal benachrichtigt oder eine von Ihnen vorgefertigte Mahnvorlage direkt per E-Mail verschickt. In manchen Fällen ziehen Betriebe den analogen Brief der E-Mail vor. Dann fertigt die Software bereits das schreiben, sodass das Personal dieses nur noch ausdrucken und abschicken muss.
Generell können Sie die Mahnschreiben individuell erstellen, zeitlich planen und verschiedene Mahnstufen sowie Mahngebühren festlegen. Fachleute empfehlen unter andrem für jede Mahnstufe und je nach Art der Kundschaft eine individuelle Ansprache zu wählen. Auch hier bieten einige digitale Anwendungen Informationen zur zielgruppenorientierten Mahnansprache. Dazu zählt etwa der bevorzugte Kommunikationskanal, die beste Erreichbarkeit, die beliebteste Form der Ansprache und Bezahlmethode.
Lohnt sich eine eigene Mahnwesen-Software?
Grundlegend lohnt es sich das Mahnwesen zu automatisieren, um so alle Arbeitsschritte rund um den Mahnungsversand zu erleichtern. Es bildet jedoch meist bereits den wichtigsten Teil einer Forderungsmanagement-Software. Natürlich enthält diese darüber hinaus noch weitere Funktionen wie Bonitätsprüfungen oder Schnittstellen, trotzdem bieten die wenigsten Dienstleistungsfirmen eine Anwendung, die nur das Mahnwesen abdeckt. Besonders im Zuge der Digitalisierung in Unternehmen benötigen diese viele weitere Anwendungen, etwa um den Kundenstamm und die Buchhaltung zu verwalten. Hier bietet es sich an, solche Softwares zu nutzen, die möglichst viele Funktionen vereinen oder die Sie miteinander vernetzen können.
Digitale Inkasso-Prozesse
Das Inkasso-Verfahren tritt dann ein, wenn Ihre Debitoren die offenen Forderungen nicht begleichen. Wenn Sie hauseigenes Inkasso betreiben, hilft Ihnen eine umfassende Inkasso-Software alle Schritte entlang der Zahlungswege Ihrer Debitoren abzudecken. Außerdem verschickt die Anwendung nicht nur Mahnungen, sondern leitet auch automatisch ein gerichtliches Mahnverfahren oder sogar eine Zwangsvollstreckung ein. Vor allem sorgt die Inkasso-Funktion innerhalb des digitalen Forderungsmanagements dafür, dass Sie keine Fristen versäumen. Da beim Inkasso-Prozess jedoch Erfahrung und Fingerspitzengefühl gefragt ist, schalten vor allem KMU spezialisierte Inkasso-Unternehmen an, die das Geld eintreiben.
Doch auch Inkassopartner bieten mittlerweile Softwares oder Portale an, über die Sie ganz einfach die entsprechenden Forderungen hochladen und sicher verschicken können. Außerdem arbeiten die Inkasso-Firmen selbst mit Paypages auf der eigenen Website, speziellen Konsumentenportalen oder QR-Codes auf den Rechnungen. Dadurch treiben sie die offenen Forderungen nicht nur durch ihr Know-how, sondern auch mithilfe digitaler Techniken schneller und zuverlässiger ein.
Angebote für Inkasso-Leistungen
Zusätzliche Funktionen der Forderungsmanagement-Software
Einige moderne Anwendungen werben mit zusätzlichen Funktionen für das digitale Forderungsmanagement:
Chatbots zur Kommunikation
KI-basierte Chatbots beantworten im Schuldnerportal zunächst grundlegende Fragen der Kundinnen und Kunden. Diese Funktion bietet eine dauerhafte Erreichbarkeit und beantwortet die Anfragen schnell und effizient. Außerdem senkt das Tool die Hemmschwelle für Schuldnerinnen und Schuldner, an Zahlungsstörungen zu arbeiten.
Online-Shop-Integration
Per Schnittstelle können vor allem Unternehmen im E-Commerce ihre Online-Shops ins digitale Forderungsmanagement integrieren. Dadurch bieten diese ihrer Kundschaft die Auswahl favorisierter Zahlungsmethoden und können auch direkt Bonitätsprüfungen durchführen und in die Buchhaltung einspeisen.
Alternative Kontakt- und Zahlungswege
Mit verschiedenen Kontakt- und Zahlungsoptionen für offene Forderungen erreichen Sie eine größere Zielgruppe. So versenden Sie Mahnungen nicht nur per Mail, sondern auch per SMS oder WhatsApp. Außerdem können Sie Ihrer Kundschaft nicht nur EC-Zahlung, sondern auch Mobile Payment per Smartphone anbieten.
Digitales Factoring
Mittlerweile sind Factoring-Leistungen längst nicht mehr verpönt: Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dazu, die Forderungen an professionelle Factoring-Firmen zu verkaufen um ihre Liquidität zu sichern. Doch auch hier ergibt es Sinn, auf digitale Helfer zu setzen. Deswegen bieten moderne Dienste das Online-Factoring als eine zusätzliche Art des Factorings an. Dabei findet der Datentransfer zwischen Ihnen und dem Factoring-Partner über Online-Portale oder digitale Anwendungen statt. Mittels Schnittstellenlösung können Sie die Forderungen dann auch direkt an Ihre Finanzbuchführung weiterleiten und im Rechnungswesen-Programm ankoppeln. Indem Sie die Rechnungen digital einreichen, kann der Factoring-Anbieter diese schneller überprüfen und auch die Forderungssumme zügiger überweisen.
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Buchhaltungssoftware inklusive Forderungsmanagement
Die wichtigste Grundlage für ein ordnungsgemäßes Forderungsmanagement ist eine tages- oder zumindest wochenaktuelle Buchführung. Um also auch die Forderungen auf aktuellen Stand zu halten, erfordert es auch, die Buchhaltung stetig zu aktualisieren. Die Debitorenbuchhaltung erledigen Sie also nur, indem Sie die Forderungen und Zahlungseingänge genau zum entsprechenden Buchungskonto zuordnen. Eine gute Lösung bietet daher eine Buchhaltungssoftware inklusive Forderungsmanagement. Hier überwachen Sie nicht nur Ihre Liquidität, sondern auch die Fälligkeiten der Forderungen und legen mit nur einem Klick neue Debitorenkonten an, woraufhin das System die Rechnungen automatisch zuordnet.
Auch Kleinunternehmen nutzen bereits Buchhaltungssoftware, um ihre Buchführung zu vereinfachen. Falls Sie also verschiedenen Funktionen benötigen, greifen Sie auf eine umfassende Software zurück, mit der Sie gleichermaßen Rechnungen schreiben, Mahnwesen verwalten, Lohnabrechnungen und Jahresabschlüsse planen können. Zusätzliche Schnittstellen helfen Ihnen dabei, Daten aus CRM-Systemen an die Buchhaltungssoftware zu übertragen und bei Bedarf auch sofort ans Inkassobüro weiterzuleiten.
Angebote für Buchhaltungssoftware
Unser Fazit
Zusammenfassend gilt: Eine Software für das Forderungsmanagement erleichtert Ihnen viele Arbeitsschritte rund um das Rechnungs- und Mahnwesen. Achten Sie bei der Auswahl lediglich darauf, dass die Anwendungen zertifiziert und sicher sind und zu Ihrem Bedarf passen. Denn für Funktionen zu zahlen, die Sie eigentlich gar nicht nutzen, ist nicht nur finanziell ärgerlich, sondern verbraucht auch wertvolle Energie.
Achtung: Auf manchen Webseiten erfahren Sie etwas über kostenlose Forderungsmanagement-Softwares. Diese sind jedoch nicht zu empfehlen, da sie zum einen datenschutzrechtlich nicht sicher genug sind und zum anderen die Anforderungen der Branchen kaum abdecken. Viele professionelle Software-Dienste bieten stattdessen kostenlose Demo-Versionen ihrer Anwendungen, um die Funktionalität und den Nutzen für die eigene Firma zu testen.