Leitfaden für die Digitalisierung einer Praxis und Klinik
Die Digitalisierung eröffnet im Bereich der Gesundheit und Medizin viele neue Optionen für Behandlungen. Doch innovative Tools und Techniken verbessern nicht nur medizinische Eingriffe. Richtig umgesetzt helfen sie Arztpraxen und Kliniken dabei, Prozesse zu optimieren und sich vor allem Zeit zu verschaffen. Denn gerade diese Ressource fehlt den Ärztinnen und Ärzten häufig, was sich im gesamten Praxisalltag negativ widerspiegelt. Digitale Strukturen können daher eine Chance sein, den aktuellen Fachkräftemangel zu kompensieren und das Team zu entlasten.
Wie steht es um die Digitalisierung in Arztpraxen?
Viele Arztpraxen und Kliniken verfügen bereits über eine gute digitale Infrastruktur. Denn das Gesundheitswesen beschäftigt sich schon seit etwa drei Jahren verstärkt mit dem Thema der Digitalisierung. Aus diesem Grund geht es bei aktuellen Statistiken weniger um die Frage danach, welche Praxen mit digitalen Maßnahmen arbeiten und welche nicht. Im Vordergrund steht viel eher, in welchem Maße das Gesundheitswesen digitale Maßnahmen umsetzt. Darüber hinaus stellt sich die Frage nach den aufgetretenen Schwierigkeiten und Hürden.
Das IGES-Institut stellt in jedem Jahr die Befragung „PraxisBarometer Digitalisierung“ vor, in der es verschiedene Akteure aus der Medizin zu diesem Thema befragt. Im Jahr 2021 zeigt die Umfrage vor allem einen Widerspruch zwischen Wunsch und Umsetzung. Denn im Vergleich zu 2020 erwarten viel weniger Praxen einen hohen Nutzen von digitalen Verordnungen und Bescheinigungen. Und das, obwohl 45 Prozent sich immer noch für aufgeschlossen gegenüber digitalen Innovationen halten. 70 Prozent der befragten Teilnehmerinnen und Teilnehmer sehen sogar negative Einflüsse durch die digitalen Maßnahmen. Wie kommt das? Laut IGES-Institut und der Kassenärztlichen Bundesvereinigung liegt das vor allem an negativen Erfahrungen mit implementierten Anwendungen.
Das PraxisBarometer 2021 durchgeführt durch das IGES-Institut im Auftrag der KBV zeigt: Mittlerweile lassen sich viele Praxen gerne auf die Digitalisierung ein. Zeitgleich jedoch liegen die Hemmnisse vor allem im Aufwand. Hinzu tritt das oft ungünstige Kosten-Nutzen-Verhältnis sowie die Fehleranfälligkeit der Systeme.
Welche Vorteile hat die Digitalisierung einer Arztpraxis?
Aus den oben genannten Gründen schieben viele Praxen die Beschäftigung mit digitalen Maßnahmen vor sich her. Das liegt nur zu einem kleinen Prozentteil daran, dass kein persönliches Interesse besteht, zukunftsorientiert zu denken. Die meisten Praxen klagen eher über fehlende Ressourcen, die es zu kompensieren gilt. Außerdem handelt es sich bei den Patientendaten um hochsensible Dokumente. Viele medizinische Fachkräfte schieben den Datenschutzaspekt als Gegenargument vor. Doch die Hürden und gefühlten Nachteile resultieren zum größten Teil aus dem nicht ausgearbeiteten Einsatz digitaler Maßnahmen. Denn mit einem passenden Konzept birgt die Digitalisierung für Arztpraxis und Klinik viel Potenzial:
- Optimierte Praxisorganisation
Mit den digitalen Strukturen optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Arztpraxis oder Klinik. Egal ob bezüglich Personal, Finanzen oder Patientenmanagement: Verschiedene Tools sorgen für effizientere Prozesse und verbesserte administrative Abläufe.
- Bessere Zusammenarbeit im Team
Durch die unterschiedlichen Anwendungen erleichtern Sie die Zusammenarbeit im Team. So sorgen Sie für zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dies wiederum hilft auch bei der Rekrutierung neuer Fachkräften.
- Einfachere Kommunikation
Smarte Tools wie Online-Reservierungen oder Messenger-Anwendungen ermöglichen eine zuverlässigere und effizientere Kommunikation. Ein großer Vorteil für das Gespräch zwischen Patienten- und Ärzteschaft sowie für den fachlichen Austausch innerhalb des Kollegiums.
- Verbesserte Patientenversorgung
Die neuen Möglichkeiten sorgen für eine direkte Versorgung, schnellere Analyse der Symptome und zuverlässigere Diagnosen. Außerdem beziehen digitale Anwendungen die zu behandelnde Person in den Genesungsprozess mit ein.
- Ressourcensparend & Umweltfreundlich
Wenn Sie digitale Tools und moderne Geräte passend einsetzen, sparen Sie nicht nur Verbrauchsmaterialien ein, sondern fördern auch die grüne Digitalisierung. Dadurch senken Sie die Kosten und verringern den ökologischen Fußabdruck Ihrer Praxis.
Wie digitalisieren Sie Ihre Arztpraxis? Ein Leitfaden!
Ein gutes Konzept für die Digitalisierung in der Arztpraxis oder Klinik braucht Zeit und eine ausreichende Testphase. Wichtig ist auch, dass sich die einzelnen Maßnahmen am Bedarf der jeweiligen Einrichtung orientieren. Gleichzeitig müssen Sie dabei das Wohl der Patientinnen und Patienten im Auge behalten. Entwickeln Sie Ihre Digitalstrategie also vor allem vor dem Hintergrund folgender Aspekte:
- Welcher Facharztrichtung gehören Sie an?
- An welchem Standort befindet sich Ihre Einrichtung?
- Wie sieht Ihr aktueller Patientenstamm aus?
- Wie lautet Ihr Gesamt-Praxiskonzept derzeit?
- Passt die Digitalisierung in Ihr Praxisbild? Wirken Sie durch die Maßnahmen immer noch authentisch?
Zu diesen Basics spielt auch die Strategie und das nötige Know-how eine große Rolle, um digitale Maßnahmen umzusetzen.
Vorweg: IT-Sicherheit & Datenschutz
Die IT-Sicherheit und der Datenschutz stellen im Gesundheitswesen elementare Faktoren für die Digitalisierung dar. Denn vor allem wenn Praxen Patientendaten digital verarbeiten, herrscht aufgrund der DSGVO große Verunsicherung. Somit stehen die anbietenden Firmen in der Pflicht, sichere Lösungen für den täglichen Gebrauch in Arztpraxis und Klinik zu finden. Denn gerade dort schüren Sicherheitslücken oder Datenmissbrauch das Misstrauen gegenüber den Ärztinnen und Ärzten. Die Grundregel lautet daher: Die Praxisrechner dürfen nicht auf direktem Wege mit dem Internet verbunden sein.
VPN-Tunnel für Arztpraxen
Ein VPN-Tunnel schafft eine sichere Barriere zwischen den Geräten und Anwendungen in der Praxis. Dafür bietet zum Beispiel die Kassenärztliche Bundesvereinigung ein KV-SafeNet*-Anschluss. Damit gelangen Fachkräfte der Medizin direkt ins sichere Netz, während die internen Daten geschützt bleiben. Um den Tunnel zu nutzen, brauchen Sie lediglich einen herkömmlichen DSL-Anschluss, an den Sie dann den entsprechenden KV-Router anbinden.
Für die Sicherheit und Umsetzung der digitalen Maßnahmen im Gesundheitswesen sorgen grundlegend zwei Gesetze: Das E-Health-Gesetz von 2016 und das Digitale-Versorgung-Gesetz (DVG) von 2019. Demnach können Sie nur Anwendungen nutzen, die eben diesen Gesetzen entsprechen. Zusätzlich legt die KBV bundeseinheitliche Standards fest, in denen Sie die Vorgaben für die Funktionalität der Softwares definiert.
Damit die herstellenden Firmen das jeweilige Zertifikat erhalten, müssen Sie eben diese Auflagen erfüllen. Einen zusätzlichen Schutz für den gesicherten Datenaustausch bietet auch die sogenannte Telematikinfrastruktur (kurz TI) als Plattform für medizinische Fachkräfte sowie Patientinnen und Patienten. Mehr zu den technischen Details dieses Systems erfahren Sie im Kapitel zur praktischen Umsetzung der digitalen Tools und Anwendungen.
Tipp 1: Aktuellen Stand ermitteln
Bevor Sie Tools oder Gerätschaften kaufen, evaluieren Sie die aktuelle Lage in der eigenen Praxis. Denn oft fühlen sich die Verantwortlichen bei der Vielzahl der Angebote an Anwendungen schlichtweg überfordert. Gehen Sie daher bei der Digitalisierung Schritt für Schritt vor: Überlegen Sie, welche Situationen Sie und Ihr Team den Alltag erschweren oder besonders viel Zeit kosten. Das sind die Bereiche, für die Sie initial Lösungen finden sollten. Stufen Sie die Probleme nach Priorität ein, testen Sie die digitalen Strukturen in diesem Bereich, festigen Sie die jeweiligen Anwendungen und gehen dann zum nächsten Schwerpunkt über.
Fragen zur Ermittlung der aktuellen Lage in der Praxis oder Klinik:
- Was erwarten die Patientinnen und Patienten von Ihrer Einrichtung?
- Wo steht Ihre Praxis im regionalen Wettbewerb?
- Welche Daten liegen Ihnen in welcher Form vor? Werden diese bereits digital erfasst und gespeichert oder handelt es sich um ein analoges Format wie Karteikarte, Ordner oder Klemmbrett?
- Wo liegen die Schwachstellen in Ihrer Praxis? Herrscht oftmals Chaos in den Unterlagen?
- Beschweren sich Patienten und Patientinnen über lange Wartezeiten?
- Welche Ressourcen stehen Ihnen und Ihrem Team zur Umsetzung der digitalen Maßnahmen zur Verfügung?
- Welche Prozesse bildet Ihre Praxis bereits digital ab? Welche möchten Sie zukünftig digitalisieren?
Tipp 2: Praxisteam integrieren
Beziehen Sie Ihr Praxisteam in die digitale Gestaltung der Prozesse und Auswahl der Tools mit ein. Überlegen Sie zusammen, wo sich die Digitalisierung lohnt und welche Bereiche von den Maßnahmen profitieren würden. So schaffen Sie eine höhere Akzeptanz der Anwendungen und entdecken vielleicht sogar neue Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Übergeben Sie auch einzelne Aufgaben der digitalen Umstrukturierung an Ihre Belegschaft. Das fördert die persönliche Motivation und den Teamgeist innerhalb der Belegschaft. Hier ist besonders wichtig, der entsprechenden Arbeitskraft die nötigen zeitlichen Ressourcen dafür zu verschaffen. Denn Zeitmangel während der alltäglichen Aufgaben führt entsprechend zu hoher Frustration und wenig Erfolg beim Umsetzen der Maßnahme.
Informieren Sie sich außerdem über zusätzliche Weiterbildungsangebote im Bereich der digitalen Praxis. So bietet zum Beispiel die GIS-Akademie ein regelmäßig wiederkehrendes Modul mit dem Thema „Digitalisierung und E-Health“. Auch verschiedene Universitäten führen Kurse zum Thema E-Health für externe Fachkräfte durch. Darunter zum Beispiel der E-Health-Kurs der Hochschule Hamm-Lippstadt.
Förderung für Weiterbildungen
Das Land NRW fördert zum Beispiel die Teilnahme an Angeboten zur beruflichen Weiterbildung. Das Förderprogramm gewährt Einzelpersonen, aber auch kleinen und mittelständischen Unternehmen individuelle Zuschüsse zu den Teilnahmegebühren. Um diese zu beantragen, brauchen Sie lediglich Ihre Beratungsstelle rauszusuchen und das Formular zum Bildungsscheck auszufüllen.
Tipp 3: Über Fördermittel informieren
Für die Digitalisierung einer Arztpraxis stellen Bund und Länder diverse Fördermittel zur Verfügung. Das Ziel dieser finanziellen Unterstützung liegt insbesondere darin, die digitale Transformation der deutschen Wirtschaft aktiv voranzutreiben.
Förderprogramme von Bund und Ländern für Arztpraxen
Das Projekt „Digital Jetzt“ fördert insbesondere mittelständische Betriebe mit maximal 499 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Um die Förderung zu beantragen, brauchen Sie als Praxis einen Digitalisierungsplan. Mit diesem nehmen Sie dann am monatlichen Losverfahren teil. Im Online-Tool des Digital-Jetzt-Portals melden Sie sich mit Ihren Unterlagen und Ihrem Konzept an. Insgesamt läuft das Programm noch bis zum 31. Dezember 2023. Verschiedene Bundesländer bieten neben dem Förderprogramm des Bundes noch weitere Projekte und Mittel für Arztpraxen. Daher finden Sie im Netz eine umfassende Liste dieser Förderprojekte.
Das Förderprojekt des Bundes für die Förderung der Digitalisierung in Krankenhäusern ist im vergangenen Jahr beendet worden. Dafür stellte der Bund seit dem 1. Januar 2021 drei Milliarden Euro bereit. Das Ziel liegt darin, Krankenhäuser und Kliniken entsprechend dem Kankenhauszukunftsgesetz zu modernisieren und zu digitalisieren. Die Krankenhausträger sollten dafür ihre Vorhaben zur Digitalisierung beim zuständigen Land bis zum 31. Dezember 2021 anmelden.
Tipp 4: Beraten lassen & vernetzen
Wenn Sie digitale Strukturen in Ihrer Praxis umsetzen möchten, müssen Sie dieses Vorhaben nicht allein stemmen. Vernetzen Sie sich mit verschiedenen Akteuren aus dem Gesundheitswesen und tauschen Sie sich aus. Dadurch erhalten Sie zum Beispiel erste Erfahrungswerte mit bestimmten Anwendungen oder Maßnahmen. Diese Informationen können Sie dann in Ihre Entscheidungsfindung gut einfließen lassen.
Für die Digitalisierung in Arztpraxen gibt es verschiedene Optionen für eine Beratung. Hier führen Sie wertvolle Gespräche mit Fachleuten, die Sie bei der Umsetzung und Auswahl unterstützen. Das Kompetenzzentrum von Apohealth gilt zum Beispiel als wichtige Anlaufstelle für die Digitalisierung im Gesundheitsmarkt. Die dort tätigen Expertinnen und Experten begleiten Heilberufe auf ihrem Weg zur digitalen Praxis.
Digitale Anwendungen & Tools für Arztpraxen und Kliniken
Um digitale Strukturen in ihre Arztpraxis zu integrieren, gibt es diverse Tools und Anwendungen. Deren Funktionen decken den Bedarf in verschiedenen Bereichen. Bevor wir Ihnen nun eine Auswahl von Tools vorstellen, gilt es grundlegende Aspekte bei den Anwendungen zu beachten:
- Update und Aktualisierungen?
Egal ob für Terminplanung oder Praxisverwaltung: Die Tools sollten vom Anbieter regelmäßig aktualisiert werden.
- Benutzerfreundlichkeit, Schulungen, Support?
Viele Softwares bieten einen kostenlosen Testzeitraum an. Nutzen Sie diesem in jedem Fall und schauen Sie, wie gut Ihr Team mit der Anwendung zurechtkommt. Prüfen Sie ebenfalls, ob die Software passende Schulungen und Lernvideos sowie einen gut erreichbaren Support anbietet.
- Datenschutzkonform und IT-Sicherheit?
Die anbietende Firma der Anwendung muss den Datenschutz und die IT-Sicherheit gewährleisten. Vergleichen Sie dazu verschiedene Anbieter und prüfen Sie, ob diese zertifiziert sind und der aktuellen Rechtslage entsprechend arbeiten.
- Welche Funktionen beinhaltet das Tool?
Holen Sie das Maximum aus der Anwendung raus, statt in zu viele einzelne Tools zu investieren. Bietet ein Organisationstool zum Beispiel auch eine Online-Terminvergabe oder gibt es eine Schnittstelle zu externen Systemen?
Im Idealfall lassen sich alle Ihre Tools miteinander gut verknüpfen. Dies gewährleistet zum Beispiel die Telematikinfrastruktur.
Was ist die Telematikinfrastruktur?
Die TI bildet eine einheitliche und sektorübergreifende Plattform für die elektronische Kommunikation im Gesundheitswesen. Das heißt: Nutzerinnen und Nutzer dürfen hier nur auf das System zugreifen, wenn sie beruflich dazu berechtigt sind. Sie weisen sich mit einer sogenannten Smartcard (eHBA oder SMC-B) aus. Diese Karte entspricht der Funktionen eines Arztausweises. Die Anforderungen der Anwendungen innerhalb der TI erstellt eine internationale Agentur für digitale Medizin – die Gematik.
Diese handelt im Auftrag des Bundestags und formuliert die Standards der Tools. Diese gibt sie dann an die IT-Unternehmen weiter, die dann die jeweiligen Anwendungen entwickeln. Sobald die Gematik das fertiggestellte Tool genehmigt, kaufen Ärztinnen und Ärzte das Produkt direkt bei der herstellenden IT-Firma. Unter die genehmigten Anwendungen der TI fällt zum Beispiel das eRezept oder die elektronische Patientenakte.
Im folgenden Video stellt Ihnen die KBV die Aspekte und Vorgänge der TI genauer vor:
Systeme für die Praxisverwaltung
Das System, mit dem Sie Ihre Praxis verwalten, bildet das Grundgerüst der gesamten Einrichtung. Hier organisieren und dokumentieren Sie alle Praxisaufgaben und -abläufe. Indem Sie diese Prozesse digital abbilden, profitieren Sie von effizienterem Patienten- sowie Praxismanagement.
Ein Praxisverwaltungssystem organisiert unter anderen Online-Abrechnungen, Terminplanung und Buchhaltung. Es ermöglicht auch die elektronische Kommunikation, Dokumentation sowie die Formularbedruckung. Auch Anwendungen wie das eRezept oder der eArztbrief laufen über das zentrale PVS der Praxis.
Gut zu Wissen: eRezept und eArztbrief
Das eRezept löst das alte Muster-16-Rezept ab und gilt für alle apothekenpflichtigen Arzneimittel. Allerdings befindet sich das elektronische Rezept noch im Testlauf, denn der Start wurde über den 1. Januar 2022 hinaus verschoben. Grundlegend übermitteln die Praxen das eRezept über die Telematikinfrastruktur an die Patientinnen und Patienten. Diese verwalten das Rezept dann per App auf ihrem Smartphone.
Auch der eArztbrief läuft über die TI und ermöglicht einen schnellen Austausch der Arztbriefe zwischen Leistungserbringern und Ärztinnen und Ärzten. Letztere befüllen den eArtzbrief an der Praxissoftware mit Diagnosen, Medikationen und Bilddateien. Danach versendet die Fachkraft den Brief verschlüsselt zum weiterbehandelten Arzt.
Sie leiten bereits eine Praxis und denken darüber nach, eine neue Software zur Praxisverwaltung anzuschaffen? Prüfen Sie vorher Ihr aktuelles System auf bestehende oder neue Funktionen, die Sie bisher nicht nutzen. Vielleicht erweitert Ihr Anbieter die bestehende Software mit Updates oder Ergänzungen wie einem Terminplaner oder einem Archivierungssystem. Zu den wichtigsten Funktionen eines PVS gehören:
- Zeitmanagement
- Terminplaner
- Materialwirtschaft
- Schnittstelle zur Telefonanlage
- Datenerfassung und -austausch
- Dokumentationen
- Arzneimitteldankenbank
- Abrechnungen
- Schichtplanung
- Blankoformularbedruckung
Achtung bei Lösungen aus der Cloud
Einige der Praxissoftwares gibt es ebenso als Lösung aus der Cloud. Diese Option bietet vor allem den Vorteil von unbegrenztem Speicherplatz. Ein großer Pluspunkt, da Praxen in der Pflicht stehen, Aufzeichnungen für mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Außerdem speichern Sie Ihre Daten hier kostengünstig ab und greifen ortsunabhängig darauf zu.
Dies birgt allerdings auch Risiken: Befinden sich die Server der Cloud-Anbieter im Ausland, gilt für die dort liegenden Daten auch die Rechtslage des jeweiligen Landes. Im schlechtesten Fall erhalten unberechtigte Personen Zugriff auf die sensiblen Patientendaten. Nutzen Sie Cloud-Computing für die Arztpraxis also nur, wenn eine vollständige Verschlüsslung aller personenbezogenen Daten vorliegt. Treffen Sie außerdem geeignete Maßnahmen für den Notfall. Sodass sich bei einem technischen Defekt oder bei einer Insolvenz des Dienstleisters wesentliche Systembestandteile an einer sicheren Stelle befinden.
Suchen Sie sich am besten Cloud-Dienstleister, die über ein geeignetes Sicherheitszertifikat zum Beispiel nach ISO 27001-Norm verfügen. Außerdem sollten die Anbieter ausschließlich europäischem Recht unterliegen und den Server in der EU betreiben.
Sie gründen eine neue Praxis oder möchten von einem analogen auf ein digitales System umsteigen? Dafür stellt Ihnen die KVB eine umfassende Liste verschiedener zertifizierter Praxisverwaltungssysteme zur Verfügung. Im Folgenden stellen wir Ihnen zwei empfohlene PVS-Tools vor sowie zwei CRM-Systeme (Custom-Relation-Management). Bei diesen Anwendungen geht es vor allem darum, die Patientendaten übersichtlich und sicher zu erfassen. Die Systeme fungieren als große Datenbanken, die alle relevanten Informationen zu Ihren Patientinnen und Patienten erfassen und speichern. Hieraus erstellen Sie je nach Bedarf individuelle Angebote und passende Behandlungspläne.
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CGM Medistar Black
Das Unternehmen CGM bietet für verschiedene Bereiche aus dem Gesundheitswesen effiziente PVS an. Unter anderem eignen sich die Softwares für Zahnärzte, Klinken und sogar Labore. Der Preis für das System startet bei 1490 Euro pro Jahr. Die Anwendung beinhaltet alle oben genannten Funktionen und sogar eine zusätzliche Integration per App.
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Tomedo
Die Anwendung Tomedo eignet sich eher für Fachärzte und allgemeinmedizinische Praxen. Sie kostet 135 Euro im Monat, wobei zusätzlich 20 Euro pro Arbeitsplatz anfallen. Auch hier sind alle wichtigen Funktionen enthalten sowie zusätzliche Features wie Wartezimmer-TV oder ein Patienten-Aufrufsystem.
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Samdok
Mit Samdok behalten Sie tägliche Termine immer im Blick, verwalten Kontaktformulare sowie Behandlungen und organisieren wichtige Informationen zu Ihrer Belegschaft (Fortbildungen, Urlaube etc.). Die Anwendung richtet sich speziell an die Anforderung kleinerer Betriebe.
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Monday
Das Tool Monday liefert Ihnen einen Überblick über alle Kontaktdaten, Krankengeschichten und Aufzeichnungen zu den Patientinnen und Patienten. Außerdem können Sie visuelle Boards mit E-Mails, Erinnerungen und Dateien erstellen.
Digitale Warenwirtschaft in der Arztpraxis
Im Gesundheitswesen spielt die zuverlässige Lieferung von Verbrauchsmaterialien eine große Rolle. Statt Verbände, Spritzen und Co. händisch zu bestellen, bietet eine Online-Warenwirtschaft eine effizientere Lösung. Damit scannen Sie Ihre Materialien per QR-Code ein und erfassen den Verbrauch im System. Dieses warnt Sie dann, wenn irgendetwas ausgeht oder dem Verfallsdatum näher kommt. Leider gibt es die Online-Warenwirtschaft bisher nur für Zahnärzte. Ein Beispiel dafür ist die kostenlose Software my:WaWi.
Digitales Personalmanagement
Viele Praxen nutzen immer noch Papierkalender oder Excel-Tabellen, um ihr Personal zu organisieren. Das führt schnell zu unübersichtlicher Planung und dadurch zu unzufriedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Außerdem sieht die Belegschaft ihre Schichten erst in der Praxis. Mit digitalen Lösungen für das Personalmanagement können Sie die Schichten am Computer erstellen und sogar auf mobilen Endgeräten teilen. Das Personal erhält den Schichtplan dann entweder als Nachricht oder per App auf das Smartphone. Bei der zweiten Variante können Sie das Team sogar aktiv an der Planung beteiligen. In der App bewerben sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um eine bestimmte Schicht, beantragen einen Schichttausch oder reichen ihren Urlaub ein.
Falls Ihr PVS diese Funktionen nicht enthält, bietet zum Beispiel das Tool Planerio eine automatische Dienstplanung, Mitarbeiter-App und Zeiterfassung.
Digitale Finanzverwaltung
Auch in Arztpraxen und Klinken sammeln sich im Finanzbereich viele Belege an. Darunter fallen zum Beispiel Rechnungen für Strom, Büromaterial oder anderweitige Quittungen. Digitale Anwendungen führen alle digitalen und analogen Beleg in einem Postkorb zusammen. So erhalten Sie einen besseren Überblick zu allen Zahlungsein- und -ausgängen. Außerdem können Sie ein solches Tool an Ihr Online-Banking anbinden oder Sie nutzen eine DATEV-Schnittstelle. Jede gute Praxissoftware beinhaltet eine digitale Finanzverwaltung.
Ermitteln Sie die Gewinne Ihrer Praxis nach dem Betriebsvermögensvergleich und nicht nach einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung? Dann stehen Sie in der Pflicht, ein Kassenbuch zu führen. Dieses ist auch in Form einer offenen Ladenkasse möglich. Eine solche Option erscheint zwar als die einfachere Variante, ist aber auch anfälliger für Flüchtigkeitsfehler.
Kassensystem für die Arztpraxis mieten
Kommunikationssysteme für Arztpraxen
Für die Kommunikation im Kollegium nutzen viele medizinische Fachkräfte Instant-Messaging-Dienste wie WhatsApp. Doch wenn Sie sich über diese Dienste zu Befunden oder Behandlungen von Patientinnen oder Patienten austauschen, ist Vorsicht geboten. Denn die amerikanischen Messenger sind nicht nach EUUS Privacy Shield zertifiziert und verletzen somit die DSGVO.
Deswegen gibt es verschiedene Apps, über welche Sie sich rechtlich abgesichert austauschen können. Ebenso bieten verschiedene Lösungen eine einfachere Patientenkommunikation. Im Folgenden stellen wir Ihnen zwei Tools für die interne Kommunikation unter Fachkräften beziehungsweise für die Patientenkommunikation vor.
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Siilo
Die App Siilo nutzen Sie entweder über ein Android- oder iOS-fähiges Endgerät. Es ist ein medizinisches Netzwerk, das alle Ärztinnen und Ärzte kostenlos nutzen können. Die Anwendung ermöglicht es, Protokolle auszutauschen, Sprach- und Videoanrufe zu tätigen und Fotos und Videos zu besprechen – und das alles GOBD-konform.
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App-zum-Doc
Die App-zum-Doc ist mit Android und iOS nutzbar und kostet Sie als medizinische Fachkraft 14,95 Euro im Monat. Dafür können Sie die App vier Wochen lang kostenfrei testen. Für Ihre Patientinnen und Patienten ist die App kostenfrei. Darin tätigen Sie Rezept-, Überweisung- und auch Terminanfragen. Alle Übertragungen erfolgen mit einer SSL- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und der Anbieter nutzt eine deutsche Serverinfrastruktur.
Digitales Terminmanagement für die Arztpraxis
Mit einer Online-Terminvergabe reduzieren Sie Wartezeiten am Telefon und entlasten auch Ihr Praxisteam. Außerdem gewinnen Sie so neue Patientinnen und Patienten für Ihre Praxis. Denn laut einer Befragung der ApoBank wünschen sich 59 Prozent der Nutzerinnen und Nutzer eine Terminbuchung via Internet. Allerdings bieten bisher nur 28 Prozent der Praxen diese Lösung an. Wenn Sie also mit einer Online-Terminvergabe arbeiten, heben Sie sich vom Wettbewerb ab.
Führen Sie eine eigene Homepage für Ihre Praxis? Dann könnten Sie die Online-Terminbuchung direkt auf der Website integrieren. Falls potenzielle Patientinnen und Patienten Sie bisher über einen lokalen Brancheneintrag finden, können Sie auch auf andere Portale ausweichen. Im Idealfall enthält Ihre Praxissoftware ein Terminbuchungs-Tool oder die externe Anwendung können Sie einfach mit Ihrem PVS verknüpfen. Das sorgt für ein effizientes und übersichtliches Terminmanagement in Ihrer Arztpraxis.
Eine Online-Terminbuchung integrieren Sie entweder über Arzttermin-Portale, Arztbewertungsportale, Terminvereinbarungssoftware, die eigene Praxissoftware oder über das Kontaktformular auf Ihrer Homepage. Im Folgenden stellen wir Ihnen zwei Anwendungen für die Online-Terminbuchung vor:
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Doctena
Die Online-Terminbuchung von Doctena verfügt über eine automatische Terminerinnerung. Sie lässt sich auf die Praxishomepage integrieren oder Sie legen einfach direkt auf dem Portal ein Praxisprofil an. Außerdem können Ihre Patientinnen und Patienten eine Bewertung schreiben. Der Preis für die Anwendung startet bei 99 Euro pro Monat.
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Jameda
Die Anwendung von Jameda verfügt ebenso über eine automatische und individuelle Terminerinnerung. Außerdem erhalten Sie zusätzlich Bewertungsfunktionen, eine Möglichkeit zur Homepageintegration oder eine Profil-Anlegung. Die Basis-Version des Tools ist für Praxen und Kliniken kostenlos. Das Premium-Profil kostet ab 56 Euro monatlich.
Digitale Angebote für Patienten
Nicht nur die Praxisverwaltung und -organisation profitiert von digitalen Strukturen. Auch Patientinnen und Patienten bieten die Anwendungen viele Vorteile. Anwendungen wie die elektronische Gesundheitsakte beziehen die zu behandelnden Personen mit ein und verbessern ihre medizinische Versorgung.
Die elektronische Gesundheitsakte
In dieser Gesundheitsakte (kurz eGA) verwalten Patientinnen und Patienten sowie medizinische Fachkräfte Krankenakten, Behandlungen und Rechnungen. Sie gilt daher als zentraler Speicherort für alle Daten rund um die Gesundheit der nutzenden Person. Dabei hat diese die alleinige Datenhoheit und fügt Informationen selbst hinzu und schaltet ausgewählte Ärztinnen und Ärzte für eben diese Unterlagen frei.
Medizinische Fachkräfte stellen dort ebenfalls Arztbriefe, Diagnosen oder Röntgenbilder ein und die Krankenkasse fügt Abrechnungen oder verordnete Arzneimittel hinzu. Der größte Vorteil liegt darin, dass die Praxis ein umfassendes Bild vom Gesundheitszustand der Person bekommt und diese wiederum immer über den Behandlungsverlauf informiert bleibt.
Derzeit (Stand 09 /22) bietet zum Beispiel das IT-Unternehmen Careon GmbH eine Gesundheitsakte ebenso wie die Cormach GmbH. Auch bei Krankenkassen wie der AOK oder Die Techniker laufen Pilotprojekte mit der elektronischen Patientenakte.
Digitaler Symptomcheck
Viele Menschen googeln heutzutage ihre Symptome, um erste Informationen zur möglichen Erkrankung zu erhalten. Leider stoßen sie dabei nicht immer auf fachlich fundierte Webseiten. Oft begegnen Nutzerinnen und Nutzer vielen Quellen mit Fehlinformationen. Einige Anwendungen versuchen dem Problem entgegenzuwirken, ohne aber dabei ein Arztbesuch ersetzen zu wollen. Vielmehr helfen Sie der Patientin oder dem Patienten dabei, ihren Gesundheitszustand besser einzuschätzen.
Die Tools entlasten gleichzeitig Arztpraxen, da die kranke Person mit ihrer Beschwerde vermehrt gleich die richtige Praxis aufsucht. Einige dieser Datenbanken unterstützen auch Ärztinnen und Ärzte dabei, eine Diagnose zu erstellen. Sie führen eine große Anzahl verschiedene Krankheitsbilder, wie zum Beispiel die Anwendung Ada Health. Das Tool richtet sich an Patientinnen und Patienten, aber auch an die medizinischen Fachkräfte. Es schätzt Symptome per KI (Künstlicher Intelligenz) ein und schlägt wahrscheinliche Diagnosen vor.
App auf Rezept
Die App auf Rezept ist eine digitale Gesundheitsanwendung (kurz DiGA). Diese Tools unterstützen Patientinnen und Patienten bei ihrer Behandlung sowie Genesung und ergänzen damit konventionelle Therapien. Die Kosten für diese Apps übernimmt die Krankenkasse, sobald die behandelnde medizinische Fachkraft ein Rezept dafür ausschreibt. Möglich ist auch, dass der Patient oder die Patientin einen eigenen Antrag bei der Krankenkasse stellt. Unter die DiGA fallen zum Beispiel Apps wie „deprexis“ zur Anwendung bei verschiedenen depressiven Phasen oder das Tool „Esysta“ als digitaler Diabetesmanager. Mehr zugelassene DiGA-Anwendungen finden Sie im DiGA-Verzeichnis des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte.
Online-Sprechstunde
Die Online-Sprechstunde stellt einen wesentlichen Bestandteil der Versorgung dar. Gerade bei längeren Anfahrtswegen oder nach Operationen dient diese Art der Kommunikation dazu, nach dem Befinden der Patientin oder des Patienten zu fragen. Um eine Online-Sprechstunde durchzuführen, benötigen Sie einen zertifizierten Videodienstanbieter. In unseren Tipps für eine gelungene Videosprechstunde in der Arztpraxis finden Sie eine Auswahl verschiedener Softwares und Programme. Einige dieser Anbieter integrieren sogar eine zusätzliche Schnittstelle für die Anbindung einer modernen Telefonanlage.
Telefonanlage für die Arztpraxis mieten
Digitalisierung im Praxismarketing
Das Praxismarketing stellt ein wichtiges Instrument im Bereich des Gesundheitswesens dar. Auch hier bevorzugen viele Praxen und Kliniken mittlerweile digitale Lösungen statt gedruckter Flyer oder Broschüren. So arbeiten viele Institutionen im Gesundheitsbereich mit einer eigenen Website. Dort finden die potenziellen Patientinnen und Patienten weitere Informationen zum Angebot der Praxis, zur Anfahrt und den Öffnungszeiten.
Falls Ihnen momentan noch die Ressourcen für eine eigene Website fehlen, können Sie auch vorerst einen lokaler Brancheneintrag bei Google vornehmen. Wie genau Sie das als Praxis machen, erklärt unser Artikel zum Praxismarketing.
Neben der Praxishomepage oder dem Google-Eintrag spielen auch Online-Bewertungen eine große Rolle. Vor allem jüngere Generationen nutzen Bewertungsportal, um sich zu orientieren. Neben der Bewertungsfunktion enthalten die Profile auf den Portalen ebenfalls die wichtigsten Informationen zur Arztpraxis. Im Folgenden stellen wir Ihnen zwei Bewertungsportale vor:
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Arzt-Auskunft
Auf dem Portal Arzt-Auskunft können Sie einen kostenfreien Grundeintrag mit Ihrer Fachgebietsbezeichnung, Anschrift, Rufnummer, Internetadresse, Sprechzeiten und Verkehrsanbindungen vornehmen.
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Sanego
Das Portal Sanego bietet Ihnen verschiedene Leistungspakete zur Auswahl. Die Basisinformationen sind dabei gratis und zusätzliche Funktionen wie Analyse der Profilaufrufe oder Hervorhebung in den Suchergebnissen zubuchbar.
Durch die Digitalisierung zur papierlosen Praxis
In einer Praxis oder Klinik drucken Sie und Ihrem täglich viele Unterlagen aus, die die Patienten ausfüllen und das Praxispersonal händisch wieder in die Software überträgt. Dieser Prozess kostet nicht nur Zeit, sondern birgt auch ein hohes Fehlerrisiko. Dabei gibt es für papierlose Büroarbeit digitale Optionen, um solche administrativen Vorgänge zu optimieren. Eine Lösung ist zum Beispiel ein modernes Endgerät in Form eins Tablets. Darin kann die Patientin oder der Patient seine Daten direkt erfassen und das System meldet sofort, falls irgendeine Angabe fehlt. Dafür bieten die entsprechenden Firmen verschiedene Apps für Android und iOS Geräte. Die wichtigsten Funktionen sind dabei individuell einstellbare Fragebögen und Visualisierungen und eine Schnittstelle zum Praxissystem.
Im Folgenden stellen wir Ihnen einen Hersteller vor, der das Tool inklusive Endgerät und einen Anbieter, der die Anwendung ohne Tablet anbietet:
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Anaboard
Bei Anaboard erhalten Sie die Anwendung inklusive Tablet und vorinstallierter App. Diese enthält ebenfalls Schnittstellen, Fragebögen als Vorlagen und verschiedene zusätzliche Features. Insgesamt liegt das Paket bei monatlich 50 Euro.
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Idana
Die Anwendung in Idana eignet sich für Praxen, die bereits über Endgeräte verfügen. Hier erhalten Sie ausschließlich die entsprechende Software. Das Abomodell kostet je nach Laufzeit zwischen 79 bis 129 Euro. Das Tool enthält Fragebögen für verschiedene medizinische Fachrichtung, etwa für die Psychiatrie oder Radiologie.
Elektronisches Archiv in der Praxis
Ein weiterer Aspekt der digitalen Praxis ist das elektronische Archiv. Doch die Vielfalt der verschiedenen Dokumente wie E-Mails, Ultraschall-Bilder etc. stellt die digitale Archivierung vor eine große Aufgabe. Wenn Sie also Ihre Dokumente in der Praxis digital verarbeiten wollen, brauchen Sie das passende Gerät und die richtige Software. Üblicherweise verfügen diese Archivierungssoftware über eine Schnittstelle zum Praxisprogramm.
Der wichtigste Punkt beim digitalen Archiv ist die nachträgliche Unveränderbarkeit der eingescannten Daten. Dies funktioniert nur, wenn die Daten im Archivsystem in einem nicht veränderbaren Format vorliegen und sich zusätzlich auf einem optischen Speichermedium (etwa einer DVD) befinden. Zusätzlich müssen alle Änderungen in einer elektronischen Karteikarte ebenfalls in einem unveränderbaren Format (z.B. als PDF) vorliegen.
Übrigens: Das oben im Kapitel „Systeme für die Praxisverwaltung“ vorgestellte PVS der Compu Groud Medical stellt ebenfalls ein Praxisarchiv zur Software zur Verfügung. Das CGM Praxisarchiv sorgt für eine revisionssichere und übersichtliche Dokumentensicherung.
Ein Dokumentenscanner beschleunigt die Archivierung der Unterlagen in einer Arztpraxis enorm. Teilweise verarbeiten die Geräte je nach Modell ganze Stapel von Dokumenten. Wichtige Funktionen, die der Scanner für diesen Zweck braucht, sind:
- Hohe Arbeitsgeschwindigkeit
- Automatischer Dokumenteneinzug
- Optische Zeichenerkennung (meist auch als OCR-Software für den PC)
Multifunktionsdrucker inkl. Scanner für die Arztpraxis
Für Unterlagen und sämtliche andere Datenträger gelten in Praxen und Kliniken feste Aufbewahrungspflichten. Nach Ablauf der dort festgelegten Fristen dürfen Sie auch die Akten Ihrer Patientenschaft entsorgen. Lassen Sie hier allerdings besondere Vorsicht walten: Bei der Vernichtung von Akten und Datenträgern im Gesundheitswesen gelten strenge Auflagen, um die dort befindlichen Daten zu schützen. Kleinere Praxen schreddern hier am effizientesten, zum Beispiel mit einem Aktenvernichter mit passender Sicherheitsstufe. Für größere Gesundheitseinrichtungen wie Kliniken lohnt es sich, einen Aktenvernichtungs-Service in Anspruch zu nehmen.
Angebote für die Aktenvernichtung als Service
Unser Fazit zum Thema Digitalisierung in der Arztpraxis
Insgesamt geht es bei der ärztlichen Tätigkeit natürlich zuerst um die Patientin oder den Patienten. Für den Erhalt einer Praxis ist wichtig, ein gutes Verhältnis zwischen medizinischen Fachkräften und Patientinnen und Patinen zu schaffen und zu festigen. Deswegen sieht der Leitfaden für die Digitalisierung einer Arztpraxis oder Klinik nicht überall gleich aus.
Gerade die bedarfsorientierten digitalen Maßnahmen ebenen der Weg für eine zielgerichtete und verbesserte Versorgung im Gesundheitswesen. Sie verbessert die Beziehung der Praxis nach außen und innen und schafft effizientere und attraktivere Arbeitsverhältnisse. Nutzen Sie daher die Chancen, die die Digitalisierung für Ihre Praxis bietet und wagen Sie sich Schritt für Schritt an ein individuelles Konzept.