Strategien, Tools & Tipps zur erfolgreichen Digitalisierung Ihres KMU
Digitale Technologien schaffen neue Geschäftsmodelle, automatisieren Prozesse und erschließen neue Kundensegmente. Dies sind die drei wichtigsten Vorteile, die KMU aus der Digitalisierung ziehen können. Um dies zu erreichen, wandeln Unternehmen analoge Aufgaben in digitale Prozesse um. Doch welche Optionen und Technologien gibt es dabei für kleine und mittelständische Betriebe ganz konkret? Fest steht, dass die digitale Umgestaltung in KMU nicht von einem Tag auf den anderen erfolgt. Im Idealfall handelt es sich dabei um einen mehrstufigen Prozess, den Sie ganz auf Ihre Betriebskultur und -bedarf abstimmen.
Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung für KMU
Durch den Fortschritt in der freien Marktwirtschaft ist die Digitalisierung auch für den Mittelstand ein großes Thema. Dies gilt vor allem für Geschäftsbereiche, für die Sie ohne elektronische Anwendungen viel Zeit brauchen. Wenn Sie etwa bei Produktion, Lieferung oder Kundenservice hinterherhängen, sind Sie weder wettbewerbs- noch zukunftsfähig. Doch wie aktuelle Statistiken zeigen, bringen die digitalen Maßnahmen auch viele Herausforderungen mit sich. Wenn Sie jedoch an die Hürden richtig herangehen, birgt die Digitalisierung für KMU viele Chancen, den Betrieb fit zu machen.
Die Show-Stopper der Digitalisierung in Betrieben
Laut einer 2019 durchgeführten Studie der Firma StarFinanz zur Digitalisierung in KMU in Deutschland beschäftigen sich bereits 76,8 Prozent der befragten Betriebe mit dem Thema Digitalisierung. Doch worin liegen die Gründe, dass die restlichen 23,2 Prozent dieses ganz ablehnen? Als die zwei wichtigsten Gründe geben die befragten Firmen „kein Mehrwert“ (47,6 Prozent) und „zu wenig Zeit“ (44,8 Prozent) an. Diejenigen Unternehmen, die in der Digitalisierung keinen Mehrwert sehen, sind im Handel oder in Dienstleistungen tätig.
Wo stehen KMU aus der Schweiz im Bezug auf die Digitalisierung?
Nach einer Statistik zur Digitalisierung in KMU der Firma PwC, liegt der durchschnittliche Digitalisierungsgrad Schweizer Firmen bei 2,05. Damit befindet sich die Digitalisierung der KMU in der Schweiz bei vier Stufen im Mittelfeld. Den höchsten Grad erreicht damit der Bereich „Mitarbeiter und Unternehmenskultur“. Zeitgleich besteht bei der „digitalen Involvierung der Kundschaft“ noch deutliches Verbesserungspotenzial.
Woran das liegt? Die Firmen sind in der Lage, interne Abläufe und Strukturen kurzfristiger und ohne hohes finanzielles Risiko zu ändern. Wogegen der Wechsel zum digitalen Verkauf oder zu einer interaktiven Einbeziehung der Kundschaft weitreichendere Folgen mit sich bringt. Von Seite der Branche sind Medien, öffentlicher Sektor und Handel in der Schweiz digital am weitesten fortgeschritten.
21 Prozent der im Handel tätigen deutschen KMU sehen die Digitalisierung sogar als Bedrohung. Nichtsdestotrotz sehen 44,9 Prozent aller befragten Branchen ein, dass sich durch den digitalen Fortschritt in den nächsten fünf Jahren etwas ändern wird. Weswegen sich die befragten Betriebe zu 77,9 Prozent in der Position sehen, vor dem Hintergrund der Digitalisierung ihre Denk- und Arbeitsweisen anzupassen.
Auch interessant: Trotz der Unsicherheiten bezüglich Zeit und Mehrwert der digitalen Maßnahmen nehmen nur 4,9 Prozent der Betriebe Beratungsangebote an. Die Mehrheit der Unternehmen beschäftigen sich nämlich nur im eigenen Bereich mit dem Thema.
Wo stehen österreichische KMU bei der Digitalisierung?
Auch in Österreich befindet sich die Digitalisierung der KMUs in der Entwicklung. Nach der Umfrage „Digitale Transformation von KMUs in Österreich 2019“ der Wirtschaftskammer Österreich und Uni Wien fühlen sich 60 Prozent der Firmen besser zum Thema informiert als im Vorjahr. Vor allem die Branche „Information und Consulting“ weist den höchsten Digitalisierungswert auf, doch auch der Handel steht auf Platz drei im Ranking.
Am schlechtesten schneidet in Österreich das Handwerk und Gewerbe ab. Bei den Bereichen der Digitalisierung verändern die Maßnahmen bisher primär Arbeitsmodell. Laut der Umfrage setzen Firmen digitale Technologien künftig vermehrt bei Marketingstrategien und neuen Geschäftsfeldern ein. Die größte Hürde bei der Digitalisierung liegt in Österreich mit 43 Prozent in den Datenschutzbestimmungen sowie bei den fehlenden finanziellen Mitteln.
Für die Digitalisierung deutscher Firmen fällt das Gesamturteil folgendermaßen aus: Die Betriebe setzen sich zwar mit dem Thema auseinander, oft fehlt es aber an Planbarkeit. Außerdem liegt die Angst bei der Umsetzung darin begründet, mit den Entscheidungen in die falsche Richtung zu gehen. Um also von dem technologischen Wandel zu profitieren, sollten die digitalen Maßnahmen zu Ihrer Unternehmenskultur passen. Denn trotz der Unsicherheiten nehmen 83 Prozent der befragten Unternehmen die Digitalisierung als Chance war!
Vorteile der Digitalisierung für KMU
Die Vorteile der Digitalisierung für kleine und mittelständische Unternehmen sind zum einen vielfältig. Zum anderen spiegeln sie sich in den verschiedenen Bereichen der Geschäftswelt wieder.
Verbesserter Informationsfluss
Durch digitalisierte Informationen erhalten Sie eine bessere Übersicht zu Ihren Unternehmensdaten. Außerdem können Sie und Ihr Team zu jeder Zeit und an jedem Ort auf die Unterlagen zugreifen.
Effiziente Prozesse und Abläufe
Indem Sie Daten in automatisierte Prozesse einbinden, gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag effizienter. Denn dadurch beschleunigen sich die Abläufe und Ihr Betrieb gewinnt mehr Zeit für andere Aufgaben.
Steigerung der Kundenzufriedenheit
Durch digitale Erfassung der Daten erhalten Firmen eine umfassende Einsicht in die Bedürfnisse ihrer Kundschaft. So können Sie besser auf Zielgruppen eingehen und kundengerechteren Service bieten.
Kosteneinsparend & Nachhaltig
Mithilfe digitaler Anwendungen sparen Sie in verschiedenen Bereichen Kosten ein. So benötigen Sie zum Beispiel weniger Verbrauchsmaterialien und fördern die Nachhaltigkeit im KMU.
Verbesserung der Marktposition
Durch digitales Marketing erhöhen Sie zum einen Ihre Sichtbarkeit. Zum anderen stechen Sie durch neue Technologien und Optionen aus der Menge heraus. Dadurch profitieren Sie von einer guten Marktposition.
Neue Geschäftsbereiche & Umsatzfördernd
Durch die Digitalisierung können Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen weiterentwickeln und neue Bereiche erschließen. So stellen Sie sich nicht nur breiter auf, sondern generieren zusätzliche Einnahmen.
Um diese Vorteile zu nutzen, empfehlen wir Ihr Unternehmen, Schritt für Schritt zu digitalisieren. Behalten Sie etwa Ihre Fortschritte, aber auch Ressourcen immer im Blick. Holen Sie sich außerdem Informationen zur Förderung und Beratung ein.
Förderungsmöglichkeiten bei Digitalisierung in KMU
Durch Förderungen für die Digitalisierung in KMU unterstützen Bund, Länder und private Institutionen die technologische Entwicklung. Auf bundesweiter Ebene konnten Firmen aus dem Mittelstand zum Beispiel bis Juni 2021 die Überbrückungshilfe III beantragen. Diese greift vor allen denjenigen Betrieben unter die Arme, deren Umsatz durch Corona-Maßnahmen stark eingebrochen ist. Allerdings läuft hier derzeit die Schlussabrechnung bis Ende 2022.
Aktuell läuft jedoch das bundesweite Projekt „DigitalJetzt“. Das Projekt lost teilnehmende Firmen per Zufallsverfahren monatlich aus. Mit der zur Verfügung gestellten Summe fördert der Bund digitale Technologien, erhöhte IT-Sicherheitsmaßnahmen, interne und externe Vernetzungen und Weiterbildungen für das Personal. Bewerben können sich alle KMU mit 3 bis 499 Beschäftigten. Den Antrag stellen Sie ganz einfach über das DigitalJetzt-Portal. Eine weitere Förderung bietet das Projekt go-digital. Dieses unterstützt Beratungsleistungen für die Investition in digitale Technologien und die Ausbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Beratung erfolgt über zertifizierte go-digital-Berater.
Neben den bundesweiten Programmen gibt es auch Zuschüsse für die Digitalisierung der Firmen in einzelnen Bundesländern. So bietet zum Beispiel der Digitalbonus in Bayern eine Förderung von 10.000 Euro für kleine Unternehmen mit weniger als 50 Teammitgliedern. Des Weiteren fördert NRW mit einem Digitalisierungsgutschein neue Hard- und Software sowie Dienstleistungen im Bereich Digitalisierung. Dazu berechtigt sind Firmen mit bis zu 249 Beschäftigten.
In der Förderdatenbank des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz finden Sie eine Datenbank für alle Förderprogramme in Deutschland. Dazu tragen Sie einfach den Begriff „Digitalisierung“ in die Suchmaske ein und erhalten alle Projekte zu eben diesem Thema. Sie können diese sogar nach Bundesländern oder Förderarten filtern.
5 Tipps für Strategie für die Digitalisierung in KMU
Die Digitalisierung in KMU ist kein abschließendes Ziel, sondern ein stetiger Weg. Doch wenn Sie dran bleiben, bringen Sie Ihr Unternehmen auch zukünftig weiter voran. Dazu bedarf es allerdings einer ressourcengerechten Strategie. Diese sollte Aspekte wie Geschäftsmodell, Abläufe, Organisation und digitale Technologien einschließen. Im Folgenden erhalten Sie fünf Tipps und Ratschläge, um Ihre Strategie erfolgreich auszuarbeiten.
1. Status Quo analysieren und Standards hinterfragen
Versuchen Sie altbekannte Pfade teilweise zu verlassen und Prozesse neu zu denken, sobald Sie sich mit dem Thema Digitalisierung beschäftigen. Hinterfragen Sie außerdem stetig bestehende Produkte und Prozesse:
- Wie bieten wir unserer Kundschaft ein besseres Erlebnis?
- Wie vereinfachen wir den Service?
- Wie können wir die Digitalisierung für effizientere Produktionsabläufe nutzen?
- Wie entlastet der Betrieb das Team zum Beispiel bei Routineaufgaben?
Führen Sie dazu eine schriftliche Analyse Ihres Status quo durch. So kriegen Sie und Ihr Team ein Gefühl dafür, wo Ihr Bedarf und wo Ihr Potenzial liegt.
2. Bedarfsorientiert digitalisieren
Versuchen Sie nicht, alle Bereiche gleichzeitig zu digitalisieren. Achten Sie zunächst auf wichtige Baustellen, an denen Sie schnelle Ergebnisse mit minimalem Risiko erzielen. Oder beginnen Sie mit einem Bereich, der in einer Prozesskette am Anfang steht, etwa der Posteingang. Treiben Sie von dort aus die Digitalisierung in überlegten Schritten weiter voran.
3. Fokus auf Personal und Kundschaft legen
Eine erfolgreiche Digitalisierung besteht nicht nur aus möglichst viel neuer Technik. Es geht auch darum, das Team zu entlasten und die Kundschaft in den Fokus zu stellen. Entwerfen Sie Projekte also auch im Sinne der Endnutzerinnen und -nutzer. Sorgen Sie zum Beispiel für ein sauberes Design und eine einwandfreie User Experience.
Bei der digitalen Transformation im Bereich Ihres Personals erzielen Sie die besten Ergebnisse, indem Sie das Team mit einbeziehen. Holen Sie sich in jeder Phase der Digitalisierung das Feedback Ihres Teams ein. So gewährleisten Sie auch eine bessere Akzeptanz gegenüber der implementierten Anwendungen.
Bieten Sie Ihrem Team auch Weiterbildungen und Schulungen für die neuen Softwares an. Falls Sie über das nötige Know-how verfügen, reicht ein internes Coaching. Andernfalls gibt es seitens der Softwareanbieter oft auch inkludierte Schulungsleistungen.
4. Neue Geschäftsbereiche erschließen und mobile Lösungen nutzen
Die Digitalisierung ermöglicht Ihrem KMU, neue Geschäftszweige zu erschließen. Versteifen Sie sich also nicht nur darauf, digitale Maßnahmen für Ihre Vertriebs- und Kommunikationswege bereitzustellen. Versuchen Sie, über den Tellerrand hinaus zu sehen. Ein Beispiel: Ein Fitnessstudio bietet ausschließlich Dienstleistungen vor Ort an. Mit einer kostenpflichtigen App für Rezepte und mobile Trainingspläne kann es sich jedoch ausweiten. So profitiert das Studio von zusätzlichen Einnahmen und größeren Kundenkreisen
Grundsätzlich gilt: Egal ob bei Personal oder Kundschaft, die Endnutzer erledigen mittlerweile alles über mobile Endgeräte. Denken Sie also bei der digitalen Transformation auch daran, die Lösungen möglichst für Smartphones und Co. anzupassen.
5. Flexible Tools und Systeme nutzen
Entscheiden Sie sich bei den Anwendungen lieber für moderne und flexible Systeme. Diese lassen sich leichter anpassen als große und steife IT-Systeme. Sie wachsen mit Ihrem Unternehmen und den Anforderungen mit und verbinden sich problemlos mit anderen Programmen. Allgemein fokussieren sich Tools auf verschiedene Anliegen und Bedürfnisse. Wählen Sie daher solche Anwendungen aus, die wirklich Ihren Bedarf abdecken. So sparen Sie es, sich für Features zu bezahlen, die Sie letztendlich doch nicht nutzen.
Sicherheit bei der Digitalisierung
Eine der Kernaufgaben in KMU besteht darin, Daten jeglicher Art zu sichern. Dabei ist es egal, ob es sich um Kunden-, Mitarbeiter- oder Vertragsdaten handelt. Um sensible Angaben zu sichern, gibt es verschiedene Strategien.
Das Gesetz gibt jedem Unternehmen bestimmte Aufbewahrungspflichten für Daten vor. Diese unterteilen sich in steuerliche und rechtliche Angaben, die Ihre Firma über Jahre hinweg aufbewahren muss. Auf der Internet-Wissensplattform Akademie.de finden Sie eine ausführliche Auflistung der aufzubewahrenden Unterlagen. Nach Ablauf dieser Fristen, gilt es die Dokumente ordnungsgemäß und ebenso datenschutzkonform zu entsorgen. Je nach Aktenmenge und Regelmäßigkeit der Vernichtung, lohnt sich entweder ein moderner Aktenvernichter oder eine Aktenvernichtung als Dienstleistung.
Mit Maßnahmen wie Back-up-Strategien, Passwortsicherungen und Datenschutzabteilungen schützen Sie Ihre Unternehmensdaten. Im Artikel Datenschutz in KMU stellen wir Ihnen wichtige Aspekte und Optionen vor. Damit stellen die Datenschutzbestimmungen für die Digitalisierung Ihres Unternehmens keine Hürde mehr dar.
Digitale Tools für Geschäftsalltag und Management von KMU
Betrachten Sie Ihre digitalen Aktivitäten als kleine Einzelmaßnahmen. Verschiedene Beispiele für die Digitalisierung in KMU zeigen, dass diese Art der Umsetzung mehr Erfolg verspricht als große ressourcenfressende Maßnahmen. Im Folgenden stellen wir Ihnen verschiedene Tools und moderne Geräte für unterschiedliche Unternehmensbereiche vor. Letztendlich müssen Sie aber bedarfsorientiert entscheiden, welche der Tools für Sie und Ihr Team infrage kommen.
Digitalisierung im Finanz-, Rechnungs- und Zahlwesen
Immer mehr KMU digitalisieren Ihre Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen. Vor allem die Buchhaltung bietet sich an, um Abläufe kosteneffizienter und zeitsparender zu gestalten. So erleichtert Ihnen zum Beispiel die digitale Buchhaltung mittels Buchhaltungssoftware die interne Buchführung. Doch auch wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern, stellen Ihnen die Dienstleister oder Steuerberater digitale Anwendungen zur Verfügung. Dort können Sie die benötigten Unterlagen ganz einfach digitalisieren und sofort weiterschicken.
Passende Buchhaltungssoftware und -service
Auch im Rechnungswesen gibt es digitale Meilensteine. So nehmen seit Ende November 2020 Bundesbehörden Rechnungen nur noch in elektronischer Form entgegen. Statt Ihre Rechnungsdaten auszudrucken und per Post zu verschicken, senden Sie die Rechnungen im vorgegebenen Format per E-Mail weiter. Das heißt: Als KMU sollten Sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen im geforderten Format zu stellen.
Zudem findet auch zunehmend eine Digitalisierung der Zahlungsvorgänge statt. Denn immer mehr Kundinnen und Kunden bevorzugen die bargeldlose Zahlung mit Karte oder Smartphone. Diesen Wunsch fordern die Konsumenten mittlerweile zunehmen auch von Kleinunternehmen oder Handwerksbetrieben. Dafür arbeiten Sie entweder mit Kartenlesegeräten von Finanzdienstleistern oder Kassenanbietern, die Sie gegen eine Monatsgebühr mieten.
Kassensystem inklusive Kartenlesegerät mieten
Digitales Unternehmens-Management
Mit digitalen Maßnahmen und Tools erleichtern Sie sich die Führung und Organisation Ihres Unternehmens.
Durch ein CRM-System (Customer-Relationship-Management) verwalten Sie nicht nur die Daten Ihrer Käuferinnen und Käufer. Sie bauen auch Kundenbeziehungen auf, verbessern den Service und steigern somit auch den Umsatz. Achten Sie als Kleinunternehmen besonders auf die Preis-Leistung und Anpassbarkeit der Tools. Für kleine Betriebe eignet sich zum Beispiel die Software von Insightly. Denn die Oberfläche ist benutzerfreundlich und es gibt diverse Möglichkeiten zur Integration anderer Programme. Die Basisversion erhalten Sie schon für 29 Dollar im Monat.
Für KMU lohnt sich darüber hinaus ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS). Damit speichern Sie Dokumente wie E-Mails oder Belege gesetzeskonform ab und archivieren diese langfristig. Vor allem Firmen wie DocuWare Cloud bieten einfache Systeme, um die gesamte Dokumentenablage zu digitalisieren. Dabei passt sich die Software flexibel an die Unternehmensbedürfnisse an. Die Preise sind hier nicht einsehbar, Sie können das Tool aber kostenlos testen.
Digitales Marketing für KMU
Über verschiedene digitale Kanäle treiben Sie das Marketing für Ihr KMU voran und gewinnen so neue Kundinnen und Kunden.
Egal ob Gastro, Einzelhandel oder Handwerk: Schon eine einfache Website stellt für das Unternehmen einen großen Gewinn dar. Doch nicht jedes kleine oder mittelständische Unternehmen verfügt über die finanziellen oder zeittechnischen Ressourcen. Deswegen gibt es verschiedene Baukasten-Anbieter, wie etwa Jimdo. Dieser gilt als besonders einsteigerfreundlich. Des Öfteren reicht aber auch einfach ein Unternehmensprofil bei Google, ein Online-Shop oder einfach der Vertrieb über externe Plattformen wie Ebay oder Amazon.
Die Digitalisierung spielt für verschiedene Betriebe eine große Rolle. Aus diesem Grund befassen sich unsere Artikel zur Digitalisierung im Einzelhandel, in der Gastronomie, in Bildungseinrichtungen und in der Arztpraxis mit den speziellen Anforderungen dieser Branchen. Darin erklären wir zum Beispiel, wie Sie ein Unternehmensprofil bei Google anlegen und empfehlen weitere Tools und Strategien.
Digitale Werbung bietet Ihnen die kostengünstige Option, zielgerichtete Werbung für Ihr KMU zu schalten. Wägen Sie hier genauso wie bei der Homepage den Kosten-Nutzen ab. Manch ein Betrieb erreicht das Ziel mit organischer Werbung in Form von emotionalen Posts bei Facebook. Hier sparen Sie sich die Kosten für die kostenintensiveren Werbeanzeigen bei Google. Andere KMUs, die Ihre Zielgruppe visuell ansprechen wollen, fahren besser mit ausdrucksstarken Bildern bei Instagram. Unser Tipp: Führen Sie im Vorfeld eine Analyse durch, wo Sie Ihre Zielgruppe am besten erreichen und welche Werbemaßnahmen sich lohnen.
Tools für Personalplanung
Mit einem digitalen Tool zur Personalplanung und für die Personalakten erleichtern Sie sich die Arbeit im Bereich HR. So sorgen Sie zum Beispiel auch für durchgängige und effiziente Prozesse, wenn Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beurteilen. Außerdem können alle Führungskräfte auf das Tool zugreifen und sich unabhängig vom Standort die relevanten Informationen einholen.
Um eine solche Anwendung auszuprobieren, empfiehlt sich das kostenlose Starter-Set der INQA. Darin analysieren Sie Ihren Personalbestand und -bedarf schrittweise und leiten so notwendige Maßnahmen ab. Außerdem gibt es einen Ratgeber für Betriebsräte, der über die Rechte und Pflichten informiert.
Designer vs. Grafik-Tools
Der Mensch verarbeitet visuelle Informationen viel schneller als Text oder Audio. Denn Bilder und Grafiken transportieren Emotionen und steigern so die Sichtbarkeit und Aufnahme von Beiträgen in Social Media und Blogs. Außerdem überzeugen professionelle und moderne Präsentationen Teammitglieder und externe Kooperationspartner schneller als ein einfaches Whiteboard.
Doch braucht man dafür als KMU unbedingt eine Grafikdesignerin oder einen Grafikdesigner? Oder ist es auch möglich, profitablen Content durch kostenlose Grafik-Tools selbst zu erstellen? Ein professioneller Dienstleister oder sogar Grafik-Teammitglied bringt zwar viele Vorteile, bildet je nach Bedarf nicht das Non-Plus-Ultra. Der größte Vorteil eines Grafikdesigners liegt darin, der Firma einzigartige Inhalte zu schaffen. Dies ist bei Grafik-Tools nur beschränkt möglich. Es gibt zwar viele Vorlagen, aber je mehr Betriebe das gleiche Tool nutzen, umso weniger einzigartig ist der Content.
Für bestimmte Aufgaben lohnt sich daher die professionelle Person, bei anderen Grafiken reicht aber auch ein kreativer „Laie“. Eine gute Option besteht auch darin, dass die Fachperson für Ihr Unternehmen einen Styleguide festlegt, der alle gestalterischen Richtlinien festhält.
Für diese Produkte brauchen Sie einen Grafikdesigner
- Headerbilder
- Infografiken
- Icons
- Logo
- Produktflyer
- Styleguide
- Visitenkarten
Mit vielfältigen und teilweise sogar kostenlosen Tools können auch „Laien“ kreativen Content erstellen. Außerdem bieten die Gestaltungsprogramme neue Inspirationen für Grafikerinnen und Grafiker. Für KMU reichen die kostenlosen Versionen meist aus, um kleinere Designs zu kreieren.
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Canva
Das Tool Canva ist besonders beliebt, da es zahlreiche Print- und Online-Vorlagen bietet. Gerade auch für Social-Media-Kanäle gibt es verschiedene passende Formate. Die Benutzeroberfläche des Tools ist intuitiv und die Nutzenden können es auch als App auf dem Tablet oder Smartphone nutzen. Ein großer Teil der Vorlagen, Grafiken und Fotos stellt Canva kostenlos zur Verfügung – sogar für die kommerzielle Nutzung. Einzelne Illustrationen, Bilder oder Grafiken erhalten Sie gegen eine kleine Gebühr. Alternativ gibt es für 12,95 Euro im Monat die Unternehmensversion, die alle Inhalte inkludiert. Canva gewährleistet jedem registrierten Nutzer einen Gigabyte Speicherplatz.
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Visme
Visme arbeitet vornehmlich mit individuell anpassbaren Vorlagen. Gerade für Infografiken bietet das Tool große Flexibilität bei der Gestaltung. Sie können außerdem auch interaktive Inhalte einbinden wie Videos, Audios oder Animationen. Das Programm eignet sich ebenfalls für professionelle Präsentationen. In der Basisversion ist das Tool mit 100 Megabyte Speicherplatz allerdings schnell ausgeschöpft. Die Standardversion mit 250 Megabyte erhalten Sie für 144 Euro im Jahr.
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Stencil
Das Tool Stencil bietet eine große Fülle an Vorlagen und Materialien sowie ein integriertes Buffer-System. Im Gegensatz zu den anderen beiden Tools gibt es hier sogar Add-Ons für Firefox und Chrome. Damit versehen Sie Beiträge in Ihrem Blog direkt mit Text und teilen diese, ohne das Browserfenster zu wechseln. Die kostenlose Version erlaubt Ihnen zehn Bilder pro Monat. Die unbegrenzte Pro-Version liegt bei 108 Euro im Jahr.
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Infogram
Aufgrund der Fusionierung mit dem Präsentationstool Prezi, ist Infogram besonders beliebt. Es ist leicht zu bedienen, ermöglicht hochwertige Infografiken und Präsentationen. Sie benötigen hier keine eigene Tabelle, um die benötigten Daten für die Grafik einzutragen (es ist also kein eigenes Excel-Sheet nötig). Die verschiedenen Info-Grafiken können Sie individuell anpassen. In der Basisversion erstellen Sie über 35 Infografiken. Für weitere Funktionen erhalten Sie ab einem monatlichen Preis von 20 Euro.
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Datawrapper
Bei Datawrapper erstellen Sie bis zu 10.000 Infografiken völlig kostenlos. Allerdings brauchen Sie vorher alle Daten in einem ausgefüllten Excel-Sheet. Dieses ziehen Sie dann per Drag-and-Drop in das Tool, welches dann die Grafik generiert. Die Farben und Arten der Grafiken passen Sie danach individuell an. Um Grafiken als Datei-Formate wie JPG oder PNG zu exportieren, brauchen Sie einen kostenpflichtigen Zugang. Dieser liegt bei 20 Euro und aufwärts im Monat, je nach gewünschten Features.
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Timeline Knightlab
Die Anwendung Timeline Knightlab fällt unter die Kategorie kostenlose Open Source. Hiermit erstellen Sie responsive Grafiken zum Durchklicken, die optisch an ein Buch erinnern. Um das Tool zu nutzen, brauchen Sie lediglich einen Google-Account. Danach laden Sie die vorgefertigte Google-Tabelle auf der Seite von Knightlab herunter, füllen diese aus und laden Sie bei Timeline wieder hoch. Die Software generiert dann eine Timeline inklusive iframe-Link, um die Grafik auf der eigenen Website einzubinden.
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StoryboardThat
StoryboardThat ist ein Tool, um Geschichten im Comic-Look zu erzählen. Sie erstellen hier einen Sketch, der entweder etwas zu Ihrem Produkt erzählt oder auch einen Einblick in Ihren Firmenalltag gibt. Besonders populär ist die Anwendung für Content auf sozialen Netzwerken wie Facebook oder Instagram. In der Basisversion sind die Gestaltungsmöglichkeiten sehr eingeschränkt und Sie dürfen die Grafiken nicht kommerziell nutzen. Ein Firmenzugang kostet etwa 25 Euro im Monat pro nutzender Person.
Tools für das Unternehmen-Wiki
Ein Unternehmens-Wiki dient der Dokumentation von Wissen über alle Arbeitsabläufe, Richtlinien und Arbeitsmittel (Tools, Telefonsystem etc.) in Ihrem Unternehmen. So greift jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter jederzeit darauf zu und holt sich die benötigten Informationen. Dies erleichtern zum Beispiel auch das Onboarding, also Einarbeiten von neuen Teammitgliedern. Am wichtigsten ist, dass die Software des Tools eine übersichtliche Struktur ausweist. Außerdem sollten Sie mehrere Nutzerkonten verwalten und Zugriffsberechtigungen zuweisen können.
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Google Docs, Notion und Evernote
Die Anwendungen Google Docs, Notion und Evernote sind keine Wikis im klassischen Sinne. Es handelt sich hier eher um abgespeckte Online-Versionen von Word. Sie können hier allerdings themenbasierte Ordner anlegen und darin zugehörige Dokumente speichern. Der größte Vorteil liegt darin, dass alle freigegebenen Nutzerinnen und Nutzer auf das Dokument zugreifen können. Dadurch sparen Sie Speicherplatz ein. Allerdings gibt es bei diesen Tools nur begrenzte Gestaltungsmöglichkeiten.
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Twiki und Doku-Wiki
Die Lexika Twiki und DokuWiki ähneln dem Aufbau von Wikipedia, erfüllen aber die Anforderungen von Unternehmen. Es handelt sich hier um kostenlose Programm zum Download im Internet. Die Software ist allerdings nicht cloud-basiert und verbraucht Speicherplatz auf Ihrem Rechner. Dafür ist sie nicht so anfällig etwa für Datenklau oder unberechtigten Zugriff.
Online-Tools für die gemeinsame Konzeptarbeit
Online-Tools für die gemeinsame Arbeit unterstützen Ihr Team dabei, einen strukturierten Austausch zu Projekten und Aufgaben zu pflegen. Daher vereinen diese Anwendungen häufig die Organisation der täglichen Arbeit und die Kommunikation im Unternehmen. Achten Sie bei der Auswahl der Tools vor allem darauf, ob es eine kostenlose Basis- oder Testversion gibt, auf das Verhältnis zwischen Umfang und Nutzen, die Anzahl der Nutzerkonten und Zuweisungsmöglichkeiten. Für eine gemeinsame Planung eignen sich folgende Tools:
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Asana
Das Tool Asana überzeugt mit einer intuitiven Bedienung und weitestgehend kostenfreien Nutzung. Sie können Projekte anlegen, in verschiedene Kapitel einteilen und nach Priorität ordnen. Außerdem weisen Sie problemlos Teammitglieder verschiedenen Projekten zu, laden auch Screenshots hoch und nutzen die Kommentarfunktion. Sobald Ihr Team ein Projekt abschließt, markieren Sie es als erledigt und es verschwindet aus der To-do-Liste ins Archiv.
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Planio und Redmine
Die Programme Planio und Redmine stammen vom selben Programmierteam. Die Unterschiede liegen allerdings nur in der Kostenfrage. Beide Anwendungen führen ähnliche Funktionen, bei Planio richten Sie allerdings auf Wunsch ein zusätzliches Wissen-Wiki ein. Grundlegend ist Planio die kostenpflichtige Version mit mehr Features und Service von Redmine. Für kleine Projekte reicht aber Redmine meist aus.
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Tom`s Planner
Das Planungsprogramm Tom`s Planner empfiehlt sich vor allem für leitende Projektmanager. Es handelt sich um die Online-Version eines Gantt-Plans (Instrument im Projektmanagement, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch darstellt). Sie können hier verschiedene Projektphasen, Laufzeit und aktuellen Status bestimmen. Das Tool ist in der Online-Version jederzeit abrufbar und kostenlos. Es fallen erst Kosten an, sobald Sie den Plan als Excel-Sheet herunterladen wollen.
Tipps für die digitale Kommunikation in kleinen und mittelständischen Unternehmen
Digitale Tools vereinfachen die Kommunikation und damit auch interne Prozesse in Ihrem Unternehmen. Den Arbeitsformen wie Home-Office oder Gleitzeiten stellen Betrieb vor neue Herausforderungen. Dabei ist der gemeinsame Austausch für das Betriebsklima und erfolgreiche Projekte sehr wichtig. Im Zuge der Digitalisierung in KMU gibt es eine Vielzahl an Tools und Tipps, um Ihr Team effizient zu vernetzen.
Viele der Tools basieren auf einem Cloud-System. Das heißt, Ihre Dateien oder Chatverläufe befinden sich auf dem Speicherplatz des Anbieters. Der größte Vorteil besteht darin, dass Ihr Personal flexibel darauf zugreifen kann. Da aber externe Anwendungen auch ein höheres Risiko für Datenklau bergen, brauchen Sie hier zusätzlich Schutz. Informieren Sie sich beim jeweiligen Anbieter zu den Zertifikaten und Serverstandorten.
Chat-Tools für KMU
Neben dem Austausch in Projekttools bietet sich ein zusätzliches Chat-System für die Kommunikation im Betrieb aus. Darin können Sie verschiedene Themen-Chats anlegen und darin auch HR-Themen oder Urlaubsplanungen besprechen. Durch das Chat-System bleibt kein Teammitglied auf der Strecke und kann sich auch aus dem Home-Office oder auf Geschäftsreise am sozialen Miteinander beteiligen. Achten Sie bei der Auswahl eines Unternehmens-Chats darauf, dass die Nachrichten über eine zertifizierte Verschlüsslung (256-Bit AES-Verschlüsselung) geschützt sind. Außerdem sollte der Anbieter eine kostenlose Basisversion anbieten und den Chat zusätzlich für mobile Endgeräte bereitstellen.
Zu den bekanntesten Chat-Tools zählen Glip und Slack. Sie sind einfach zu bedienen und bieten auch für Betriebe eine kostenlose Basisversion. Außerdem können Sie beliebig viele Chatrooms zu verschiedenen Themen anlegen. Gegen ein monatliches oder jährliches Entgelt erhalten Sie auch Features wie Video-Chat-Funktionen oder Bildschirmteilen.
E-Mail-Kommunikation: E-Mail-Client oder Webmailer?
Bei E-Mail-Clients und Webmailer handelt es sich um zwei verschiedene Systeme. Den Webmailer nutzen Sie nur über eine Internetverbindung. Denn die Mails speichert das System nicht auf dem Computer, sondern auf dem Server des Anbieters (etwa GMX oder Webmail). Wir empfehlen, bei vertraulichen Informationen lieber auf einen eigenen Server zu setzen oder einen Serverplatz bei einem Webhoster Ihres Vertrauens zu mieten.
Den E-Mail-Client installieren Sie auf dem eigenen Rechner. Die Mails speichert das System daher auf Ihrem lokalen Server. Da Sie Ihren Arbeitsrechner grundsätzlich mit einem Antiviren-Programm ausstatten, schützt dieses auch Ihre Mails vor unbefugtem Zugriff.
Im Geschäftsbereich arbeiten viele Betriebe mit E-Mail-Clients wie Microsoft-Outlook. Denn hier stellen Sie die E-Mails bei einem Rechnerabsturz problemlos wieder über eine Back-up-Version her. Mittlerweile können Sie auch Webmailer mit Anbindung an Ihren E-Mail-Client nutzen. Damit greifen auch Geschäftsreisende vom Handy auf die Mails zu.
5 hilfreiche Outlook Tipps
Der Mail-Client Microsoft Outlook ist besonders beliebt aufgrund seiner zahlreichen Funktionen. Diese fokussieren sich vor allem auf die Anforderungen im Businessbereich und verfügen über viele Sicherheitseinstellungen. Wir stellen Ihnen im Folgenden die fünf wichtigsten Outlook-Funktionen vor.
- Signatur
Sie Signatur gehört zur Standardausstattung eines Mail-Clients. Sie gilt als Ihre Visitenkarte im Mailbereich. Darin findet die kontaktierte Person etwa den Firmennamen sowie Ihre Stellung im Unternehmen und die Kontaktangaben. Im Idealfall enthält die Signatur sogar eine Schnittstelle zu den Social-Media-Seiten Ihrer Firma.
- Benutzerdefinierte Ordner
Die Ordnerstruktur verschafft Ihnen bei Outlook eine gute Übersicht über alle Ihre Mails. Dafür legen Sie einfach Ordner an und benennen diese nach Ihren Bereichen wie „Rechnungen“ oder „Kundenanfragen“. Danach geben Sie an, welche Mails in welchen Ordner gehören. Sobald dann eine solche Mail reinkommt, sortiert das System diese automatisch in der entsprechenden Ablage ein. Rechts oben im Menü finden Sie bei Outlook den Punkt „Regel erstellen“. Daraufhin öffnet sich ein Menüfenster mit einem Formular, wo Sie die entsprechende Regel und dazugehörige Mailadressen eintragen.
- Kategorien
Kategorien wie „wichtig“, „zu bearbeiten“ oder „erledigt“ informieren Sie immer über den aktuellen Stand der Dinge. Um Mails zuzuordnen, wählen Sie die entsprechende Mail im Postfach aus und klicken oben in der Schaltfläche auf die Option „Kategorisieren“. Daraufhin öffnet sich ein Menüfenster mit verschiedenen Farben, mit denen Sie die jeweilige Kategorie kennzeichnen.
- Quicksteps
Durch Quicksteps führen Sie mehrere Arbeitsschritte mit einem Klick aus. So beantworten Sie zum Beispiel mehrere E-Mails auf einmal. Dafür können Sie sogar einzelne Tastenkürzel zuweisen. Den Menüpunkt für die Quicksteps finden Sie mittig in der oberen Menüleiste. Dort erstellen Sie ebenso neue Quicksteps und benennen die jeweiligen Aufgaben.
- E-Mail-Vorlage
Mit Vorlagen ersparen Sie sich vor allem doppelte Arbeit, etwa für Kundenanfragen oder Rechnungen. Dafür bereiten Sie die E-Mail zuerst vor, die künftig als Vorlage dient. Danach speichern Sie das Muster als Dateityp „Outlook-Vorlage“ ab und wählen den gewünschten Zielordner aus.
Telefonkommunikation in KMU
Egal ob für KMU aus den Branchen Einzelhandel, Handwerk oder Büro: Überall spielt das persönliche Gespräch eine große Rolle. Statt Ihre Kundschaft in langen Telefonschleifen warten zu lassen, Ihre Partner abzuwürgen oder Kollegen ständig zu verpassen, können Sie moderne Kommunikationsmethoden nutzen. Eine dieser Optionen stellt die moderne Telefonanlage aus der Cloud dar. Zu den wichtigsten Funktionen einer TK-Anlage für KMUs zählen:
- Anruf-Organisation: Sie leiten problemlos Anrufe auf eine Mailbox um oder nutzen zeitbasierte Umleitungen. Dabei informieren Sie den Gesprächsteilnehmer, dass Sie den Anruf in einigen Minuten annehmen.
- SMS-Benachrichtigungen: Damit erinnern Sie zum Beispiel Ihre Kundschaft an festgelegte Termine.
- Kontaktverzeichnis: Das System speichert die Telefonnummern sofort und direkt als Kontakt ab. Wenn die Kundin oder der Kunde Sie dann anruft, wissen Sie sofort, zu wem die jeweilige Nummer gehört.
Cloud-Telefonanlage für KMU mieten
Gehört Drucken und analoge Post noch zum Arbeitsplatz der Zukunft?
Im Zuge der Digitalisierung in KMU gibt es viele digitale Alternativen zu ausgedruckten Dokumenten oder analogem Postverkehr. Diese sind zwar reichlich vertreten, aber nicht unbedingt immer zu bevorzugen. Natürlich bringen digitale Tools in Bereichen wie Rechnungswesen oder beim Kundenkontakt viele Vorteile. Doch im Alltag haben sich nicht alle Dokumente in digitaler Form durchgesetzt oder sind nicht in jedem Bereich angemessen.
Zukunft des Kopierers in KMU
Bei der digitalen Transformation versuchen viele Betriebe, sich in Richtung papierarmes Büro zu bewegen. Denn sobald alle relevanten Unterlagen auch digital zur Verfügung stehen, fließen diese auch in automatisierte Prozesse ein. Nichtsdestotrotz: Der größte Grund, warum viele Dokumente noch im ausgedruckten Zustand existieren, liegt in der wahrgenommenen Sicherheit. Viele potenzielle Kundinnen und Kunden sprechen von einem besseren Kaufgefühl, wenn Sie ein Papierdokument in den Händen halten. Doch auch im amtlichen Bereich gibt es Dokumente, die in digitaler Form nicht dieselbe Aussagekraft wie in Papierform aufweisen. Ebenso spielen Datenschutz und Sicherheit beim Drucken in Unternehmen eine große Rolle. Denn auch die Daten, die der Kopierer verarbeitet und speichert, sollten geschützt werden.
Standbein der Druckerbranche: Label-Druck
Neben amtlichen Drucken brauchen viele KMU den Kopierer immer noch für den Label-Druck. Denn das Label gibt wichtige und teilweise unverzichtbare Kennzeichnungen zu Inhaltsstoffen, Sicherheits- oder Nachhaltigkeitsaspekten der jeweiligen Produkte.
Fest steht also, dass KMU teilweise nicht ganz auf den Drucker verzichten können. Damit diese Branche aber auch in der Digitalisierung bestehen bleibt, ist wichtig, dass sie ihre Anforderungen anpasst. So brauchen KMU zum Beispiel entsprechende Hard- und Software mit Ordnerstrukturen und Zugriffsrechtsverwaltung. Ebenso spielt der Reparatur- und Störungsservice für die Geräte eine große Rolle. Denn den Unternehmen steht oft keine Zeit und auch kein Know-how zur Verfügung, um sich im Alltag mit den Geräten auseinanderzusetzen. Daher ist es wichtig, dass Sie die Druckerlandschaft (Managed Print Services) möglichst effizient planen und für optimale Funktionalität sorgen.
Kopierer für KMU mieten
Auch die Frage ob Brief oder E-Mail in der KMU-Kommunikation lässt sich nicht einseitig beantworten. Ebenso wie beim Kopierer gibt es hier bestimmte Aufgaben, die nur über den analogen Brief funktionieren. Andere Prozesse hingegen profitieren sogar von der Digitalisierung und dem Umzug bestimmter Korrespondenzen in den E-Mail-Bereich. Übrigens: Um sich die Postbearbeitung zu erleichtern, lohnt sich eine moderne Frankiermaschine bereits ab 10 Briefe täglich.
Fazit: KMU digitalisieren nach Bedarf und Konzept
Wenn Sie Ihr KMU digitalisieren, stellen Sie sich bestimmt vor allem Fragen wie „Wo beginne ich?“ und „Wie gehe ich vor?“. Der größte Erfolgsfaktor liegt hier in der sorgfältigen Vorbereitung und der ausgeklügelten Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie. Greifen Sie auch auf die Unterstützung kompetenter Partner zurück und lassen Sie sich beraten. So profitieren Sie von der Erfahrung anderer und stehen nicht alleine dar.
Denken Sie bei der Digitalisierung Ihres KMU daran, Kundschaft, Personal und Geschäftskorrespondenzen vorne an zu stellen. Verankern Sie eine Maßnahme zuerst in die Unternehmenskultur, bevor Sie die nächste Methode in Angriff nehmen. Denn eine Anwendung allein garantiert noch keine erfolgreiche Digitalisierung. Vor allem brauchen Sie Erfahrungswerte und Mut, alte Prozesse neu zu denken. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung!