Druckkosten senken & Nachhaltigkeit erhöhen: 5 Tipps für Unternehmen
Während das Thema Nachhaltigkeit in Unternehmen deutlich mehr Aufmerksamkeit bekommt, rückt auch die Kostenkontrolle in den Vordergrund. Viele Menschen assoziieren Nachhaltigkeit oft mit erhöhten Ausgaben. Tatsächlich aber gehen Umweltschutz und Kostensenkung gerade beim Drucken und Kopieren Hand in Hand. Dabei macht die Hardware nur 5-20 Prozent der Druckkosten eines Unternehmens aus. Ein günstiger Drucker ist damit also nicht der effizienteste Weg zur Kostenreduzierung. Im Folgenden erfahren Sie, mit welchen Maßnahmen Sie die Druckkosten in Ihrem Unternehmen langfristig und spürbar senken und gleichzeitig die Nachhaltigkeit im Betrieb steigern.
Was bedeutet Nachhaltigkeit?
Nachhaltigkeit ist vor allem im Hinblick auf die Entwicklungen rund um den Klimawandel ein hoch aktuelles Thema. Immer mehr Unternehmen und Branchen wagen neue Schritte in Richtung Nachhaltigkeit. Doch was bedeutet das überhaupt? Im Wesentlichen beschreibt Nachhaltigkeit ein Verbraucherkonzept, bei dem weniger Ressourcen verbraucht als produziert werden können. Das gewährleistet für zukünftige Generationen ein gleichwertiges oder sogar besseres Leben auf unserer Erde. Oft sind es auch schon kleine Änderungen im Alltag, die der Umwelt helfen, und nicht selten bieten nachhaltige Lösungen noch zusätzliche Vorteile. So auch beim Senken der Druckkosten: Sie sparen Geld, Strom und Papier. Hier sind unsere fünf Tipps zur Senkung von Druckkosten.
5 Tipps zur Senkung der Druckkosten
Durchschnittlich entfallen drei Prozent des Umsatzes eines Unternehmens auf die Druck- und Kopierkosten. Das sind bei einem Umsatz von 10.000 Euro allein 300 Euro an Druckkosten! Grund genug, sich mit dem noch nicht genutzten Einsparpotenzial in Ihrer Firma zu beschäftigen. Hier sind unsere fünf Tipps im Überblick:
1. Kosten senken mit modernen Druckern
Ein großer Kostenfaktor beim Kopieren und Drucken ist der Stromverbrauch. Besonders veraltete Geräte sind energietechnisch überholt. Die regelmäßige Modernisierung Ihres Druckers optimiert daher nicht nur Ihre Arbeitsprozesse, sondern sorgt auch für einen minimierten Stromverbrauch. Bei Miet- oder Leasingverträgen ist dieser Punkt einfach zu erfüllen. Denn mit Ende der Vertragslaufzeit ist es möglich, ein neueres Modell zu wählen und den Vertrag zu verlängern.
Zeit für einen neuen Drucker?
Minimieren Sie nicht nur die Stromkosten durch modernisierte Geräte. Ein wichtiger Schritt ist es, Kopierer, Drucker, Fax mit einem Multifunktionsdrucker zu ersetzen. Dieser verbindet alle Eigenschaften der anderen Geräte, verbraucht aber als Einzelgerät weniger Strom.
Recycling von Altgeräten
Dieser Punkt ist vor allem für den Umweltfaktor von Bedeutung. Bei Miet- oder Leasingverträgen ist die umweltgerechte Entsorgung oft inklusive. Sollten Sie einen Drucker gekauft haben, ist es wichtig, dass Sie sich um das Recycling des Altgeräts kümmern.
2. Anpassen von Druckeinstellungen
Auch durch verschiedenste Einstellungen am Drucker lassen sich Kosten sparen, indem Sie den Papier-, Tinten- und Stromverbrauch senken. So bietet es sich, an das Intervall, bis der Drucker in den Ruhemodus wechselt, möglichst kurz einzustellen. Der Ruhemodus ist eine geeignete Methode, um auch während des Arbeitstages Strom und somit Geld zu sparen. Jedoch sollten Sie am Ende eines Arbeitstages und vor Wochenenden und Ruhetagen das Gerät ganz ausschalten.
Schwarz-Weiß-Druck ist ebenfalls hilfreich beim Sparen von Druckkosten. Hier gilt es jedoch zu beachten, dass auch bei Schwarz-Weiß Drucken Farbe verwendet wird. Diese Funktion lässt sich jedoch abschalten, sodass Graustufendrucke lediglich mit schwarzer Tinte gedruckt werden. Am sparsamsten ist jedoch wohl der Duplexdruck: Das automatische beidseitige Bedrucken eines Dokuments spart einiges an Papier. Haben Sie alte Dokumente, welche einseitig bedruckt sind? Dann bietet es sich zudem an Dokumententwürfe oder interne Dokumente auf die Rückseite zu drucken. Diese Funktion ist auch automatisch im Eco-Modus von modernen Druckern integriert.
Besonders für interne Drucke eignen sich diese simplen, aber doch effektiven Änderungen:
- Schwarz-Weiß-Druck
- Duplexdruck
- Textdokumente im Entwurfsmodus drucken
- Eco-Modus nutzen
- Altpapier für Entwurfsdrucke nutzen
3. Verbrauchsgüter bei Drittanbietern kaufen
Hersteller warnen oft vor Verbrauchsgütern von Drittanbietern. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken. Oft kosten Drucker in der Erstanschaffung vergleichsweise wenig. Doch durch die hohen Kosten von original Toner oder Tinte gleichen Hersteller die geringen Anschaffungskosten wieder aus. Die Waren von Drittanbietern sind allerdings oft qualitativ gleichwertig. Testen Sie hier dennoch, welche Firma Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Zudem ist es in vielen Fällen günstiger, nachfüllbare Patronen zu kaufen. Der Preis für eine Flasche Tinte ist nämlich oft geringer als eine neue Patrone. Hierbei sollten Sie nur darauf achten, dass Sie die Patrone wieder richtig schließen. Sonst kann die Tinte auslaufen und den Drucker beschädigen. Zudem ist als Bonus das Nachfüllen von Druckerpatronen auch umweltfreundlicher.
4. Digitalisierung von Arbeitsabläufen
Besonders nachhaltig ist es jedoch, interne Druckvorgänge so weit es geht einzustellen. Wichtig ist, dass Sie hier Ihre Mitarbeiter sensibilisieren. Durch die Digitalisierung von Arbeitsabläufen und vermehrter Kommunikation via E-Mail oder Telefon sparen Sie einiges an Druckkosten.
5. Software-Lösungen und MPS
Sind Sie trotz der oben genannten Schritte immer noch unzufrieden mit der Höhe Ihrer Druckkosten? MPS (Managed Print Services) oder Software-Lösungen sind ein weiterer Weg, die Ökologie sowie Ökonomie Ihres Unternehmens zu optimieren. Dank intelligenter Software gelingt es Ihnen, eine detaillierte Output-Analyse zu erstellen. Hierbei wird der Verbrauch eines jeden Nutzers dokumentiert. So erkennen Sie das Verbesserungspotenzial und können entsprechend handeln. Bei MPS handelt es sich um eine professionelle sowie umfangreichen Service- und Beratungsleistungen, die IT-Systemhäuser anbieten. Oft ist dieser Service bei Miet- und Leasingverträgen inklusive.
Fazit
Durch die oben genannten Anpassungen gelingt es Ihnen, Druckkosten zu senken und die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens zu verbessern. Wir empfehlen Ihnen außerdem das Mieten oder Leasen eines modernen Druckgerätes. Denn so sind modernste Technik und MPS in einer monatlichen Pauschale vereint. Informieren Sie sich noch heute und nutzen Sie unseren kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich. Unsere Partner finden gemeinsam mit Ihnen das günstigste und nachhaltigste Produkt.