Post per Einschreiben schnell & einfach mit Frankiermaschine erledigen
Das Einschreiben ist für viele Betriebe eine wichtige Briefdienstleistung. Denn durch diese Option erhalten sie einen Nachweis, dass die entsprechende Sendung auch wirklich zugestellt wurde. Besonders rechtsgeschäftliche Unterlagen wie Kündigungen, Mahnbriefe, gerichtliche Erklärungen oder vertragliche Dokumente verschicken Unternehmen per Einschreiben. Üblicherweise brauchen Sie dazu ein von der Deutschen Post zur Verfügung gestelltes Einschreiben-Etikett. Es gibt jedoch auch die Option, das Einschreiben mit einer Frankiermaschine zu frankieren. Im Folgenden stellen wir Ihnen die Vorteile und Vorgehensweise dieser Funktion des Frankiersystems vor. Außerdem erhalten Sie von uns einen Überblick zu den einzelnen Arten des Einschreibens.
Wie funktioniert das Einschreiben per Frankiermaschine?
Um einen Brief per Einschreiben zu verschicken, kleben Sie üblicherweise zusätzlich zum Porto eine vorbezahlte Einschreibenmarke auf Ihre Sendung. Doch das Einschreiben frankieren Sie problemlos auch direkt mit einer Frankiermaschine. Die Vorgehensweise unterscheidet sich lediglich je nach Frankiermodell.
Frankiermaschine ohne BZL-Funktion
Bei einer Frankiermaschine ohne abgeschlossene Funktion für Briefzusatzleistungen markieren Sie die Leistung lediglich mit der Maschine. Dazu wählen Sie das jeweilige Briefprodukt und die Einschreib-Art aus. Das Frankiersystem druckt das korrekte Porto sowie die Angabe zu der entsprechenden Zusatzleistung auf Ihren Brief. Anschließend kleben Sie das passende Einschreiben-Etikett der Deutschen Post unter oder neben den Portovermerk beziehungsweise die Frankierwelle. Dieses enthält nämlich den benötigten Barcode und die Sendungsnummer.
Der Vorteil bei dieser Methode? Sie zahlen bereits das passende Porto inklusive der Einschreiben-Gebühr bereits an Ihrer Frankiermaschine. Dadurch brauchen Sie keinen zusätzlichen Einschreiben-Marken mehr in der Postfiliale zu kaufen. Die Aufkleber erhalten Sie kostenlos auf Rolle in einer Postfiliale oder bestellen diese gegen eine kleine Liefergebühr im Online-Shop. Hier liegt etwa eine Rolle mit 500 Standard-Einschreiben-Aufklebern bei 1,19 Euro.
Am Ende geben Sie Ihre Sendung bei einer Filiale oder Großstelle der Deutschen Post ab und erhalten einen Einlieferungsbeleg. Dadurch verfolgen Sie auf Wunsch auch anhand der Sendungsnummer den Weg Ihrer Post online.
Frankiermaschine mit BZL-Funktion
Bei modernen Frankiermaschinen mit einer Funktion für Briefzusatzleistungen integrieren Sie die Kennzeichnungen für das Einschreiben direkt in die Frankatur. Genauer gesagt, drucken Sie zusätzlich zum korrekten Porto auch den Barcode und die Sendungsnummer des Einschreibens auf den Umschlag. Dadurch brauchen Sie kein Etikett mehr aufzukleben und das Frankiersystem speichert die Nummer und Empfängerdaten. Das sorgt dafür, dass Sie alle Ihre Einschreiben zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen können. Außerdem drucken Sie auf Wunsch auch einen Bericht über Ihre Einschreiben aus. Die größten Vorteile dieser Option sind:
- Automatisierte Frankierprozesse bei Einschreiben
- Schnelle Verarbeitung großer Stapel von Sendungen als Einschreiben
- Einwurf direkt über Briefkasten (falls kein Einlieferungsbeleg nötig)
Kosten für das Einschreiben mit der Frankiermaschine
Das Entgelt für eine Sendung per Einschreiben beinhaltet immer das Porto und die Gebühr für die Einschreiben-Leistung. Wenn Sie Ihre Post mit der Frankiermaschine kennzeichnen, dann entrichten Sie auch dort die Kosten für das Einschreiben. Das System zieht den passenden Betrag nach dem Frankiervorgang wie gewohnt vom aufgeladenen Guthaben ab.
Achtung bei der Leistung „Einschrieben Wert“
Grundsätzlich frankieren Sie mit einer Frankiermaschine je nach Bedarf jede Art des Einschreibens. Egal ob es sich dabei um das „Standard-Einschreiben“, „Einschreiben Einwurf“, „ Einschreiben Eigenhändig“ oder „Einschreiben Rückschein“ handelt. Die einzige Ausnahme bildet die Leistung „Einschreiben Wert“. Denn die Gebühr dafür zahlen Sie immer erst am Schalter einer Postfiliale. Dort frankiert das Personal die Sendung entsprechend. Deswegen darf Ihr Brief, den Sie als Einschreiben mit Wert verschicken, lediglich das Basisentgelt zuzüglich der Einschreiben-Gebühr enthalten.
Was ist ein Einschreiben?
Das Einschreiben stellt eine gute Lösung dar, wenn Sie einen fristgerecht verschickten Brief nachweisen wollen. Dabei dokumentiert das Postpersonal den Einwurf der Sendung in den Briefkasten oder holt sich von der empfangenden Person direkt eine Unterschrift. Ein großer Vorteil liegt dabei in der Sendungsverfolgung des Einschreibens. Hier sehen Sie den Status Ihrer Sendung ein und erhalten je nach Auswahl auch ein Dokument über die Zustellung.
Wofür eignet sich das Einschreiben und wie viel kostet es?
Das Versenden per Einschreiben eignet sich vor allem für Dokumente, die Rechtsfolgen auslösen könnten (etwa Kündigungen oder Verträge). Damit profitieren Sie von der nachvollziehbaren Dokumentation Ihrer Sendungen. So lässt sich im Streitfall beweisen, dass das Schriftstück fristgerecht übermittelt wurde. Des Weiteren bietet das Einschreiben Sicherheit, falls Ihre Sendung verloren geht oder beschädigt wird. Denn dann haftet die Deutsche Post AG unabhängig vom Verschuldensfall mit maximal 25 Euro.
Übrigens: Ein Einschreiben können Sie auch mit Ausnahme vom „Einschreiben Einwurf“ auch international verschicken und per Frankiermaschine vordatieren, um die Gültigkeit der Frankierung für einen bestimmten Tag festzulegen.
Um Ihre Sendung als Einschreiben zu verschicken, stehen Ihnen fünf Optionen zur Auswahl. Diese unterscheiden sich nach Art und Weise der Zustellung, Haftungssumme und Preis:
Standard
Zusteller übergibt Sendung gegen Unterschrift an Empfänger oder bevollmächtigte / empfangsberechtigte Person
- Geeignet für: Kündigungen und Vertragsunterlagen
- Preis: 2,65 €
Eigenhändig
Zusteller übergibt Sendung nur gegen Unterschrift des Empfängers oder schriftlich bevollmächtigten Person
- Geeignet für: Zahlungen und Urkunden
- Preis: 4,85 €
Einwurf
Zusteller dokumentiert Einwurf der Sendung in Briefkasten oder Postfach und der Absender erhält Meldung
- Geeignet für: Fristunterlagen und Steuererklärung
- Preis: 2,35 €
Wert
Deutsche Post haftet bei wertvollen Gegenständen bis maximal 500 € und bei Bargeld bis max. 100 €
- Geeignet für Wertgegenstände und Bargeld
- Preis: 4,45 €
Rückschein
Sie erhalten einen Rückschein mit Zustelldatum und der originalen Unterschrift des Empfängers
- Geeignet für: Behörden und Widersprüche
- Preis: 4,85 €
Unser Fazit
Das Einschreiben spielt also nicht nur für den Privatgebrauch, sondern auch für Unternehmen eine große Rolle. Je nach Art der Sendung wählen Sie Ihre passende Einschreiben-Option der Deutschen Post aus. Falls Sie kein Einlieferungsbeleg benötigten, frankieren Sie Ihre Sendung per Einschreiben auch einfach direkt mit der Frankiermaschine. Danach werfen Sie diese in einen beliebigen Briefkasten der Deutschen Post. So sparen Sie vor allem Zeit und fördern die effiziente Postbearbeitung in ihrem Betrieb. Doch welche Art der Frankiermaschine kommt für Ihr Unternehmen infrage? Ob ein kleines Frankiersystem reicht oder ob Sie ein Gerät inklusive BZL-Funktion brauchen, hängt von Ihren Postmengen und Anteil der Einschreiben-Sendungen ab.
