Frankiermaschine bedienen: Tipps für die tägliche Postbearbeitung
Wer noch nie mit einer Frankiermaschine gearbeitet hat, muss sich damit erst einmal vertraut machen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung gibt die beiliegende Bedienungsanleitung. Diese sollten Sie vor dem ersten Gebrauch studieren. Denn auch wenn die grundlegende Funktionsweise wie im Folgenden beschrieben bei allen Frankiermaschinen gleich ist, unterscheiden sich die einzelnen Modelle doch im Detail. In diesem Artikel erfahren Sie Grundlegendes zur Bedienung von Frankierern. Außerdem geben wir Ihnen Tipps, mit denen Sie die Postbearbeitung optimieren und so Zeit und Kosten sparen können.
Frankiermaschine an-, um- oder abmelden
Vor der Inbetriebnahme muss das Gerät bei der Deutschen Post angemeldet werden. Hierbei übernimmt entweder der Anbieter die vollständige Anmeldung oder stellt Ihnen die notwendigen Unterlagen zur Verfügung. Erst nach Bestätigung des Auftrags können Sie die Frankiermaschine nutzen.
Ändern sich wesentliche Firmen- oder Vertragsdaten (etwa die Adresse oder Ihre Bankdaten), müssen Sie dies der Deutschen Post mitteilen. Möchten Sie Ihren Frankierer gar nicht mehr benutzen? Dann melden Sie dies Ihrem Anbieter. Er wird die Abmeldung für Sie vornehmen. Alternativ können Sie direkt Kontakt mit der Deutschen Post aufnehmen und den Frankierer abmelden.
Guthaben aufladen
Damit die Frankierung gelingt, müssen Sie also über ein ausreichendes Guthaben verfügen. Prüfen Sie dieses daher regelmäßig. Um Ihr Guthaben zu erhöhen, muss der Frankierer über die Telefon- oder Internetleitung mit Ihrem Bankdienstleister verbunden sein. Über das Display wählen Sie das entsprechende Menü aus, weisen die Aufladung mit einem ausgewählten Betrag an und bestätigen dies mit Ihrem individuellen PIN. Der Betrag wird per Lastschrift von Ihrem Konto eingezogen.
Wie viel Guthaben vorhanden sein sollte, hängt natürlich von der Menge der zu frankierenden Post sowie den Gebührenwerten ab. Hat Ihr Unternehmen ein hohes Aufkommen an Ausgangspost? Dann informieren Sie sich über Rabatte, die es ab bestimmten Aufladewerten gibt.
Übrigens: Bei vielen Frankiermodellen können Sie Kostenstellen einrichten. Darüber legen Sie beispielsweise für einzelne Abteilungen im Unternehmen eigene Budgets fest und können so die Ausgaben besser steuern und verwalten.
Frankiermaschine bedienen: So geht’s
Je nach Modell unterscheiden sich die integrierten Komponenten und Funktionen. Daraus ergeben sich Unterschiede in der Bedienung der Frankiermaschinen verschiedener Hersteller. Bei vielen Anbietern erhalten Sie daher bei Lieferung des Geräts eine individuelle Einweisung. Außerdem stellen die Hersteller Video-Tutorials zur Verfügung, über die Sie sich schnell und einfach einen Überblick zu den wichtigsten Einstellungen Ihres Frankierers verschaffen können. Die grundlegende Funktionsweise ist jedoch bei allen Modellen dieselbe.
Nach dem Hochfahren des Geräts beginnen Sie einen neuen Frankiervorgang über das Startmenü. Haben Sie die Maschine bereits einmal benutzt, können Sie auch direkt die zuletzt genutzten oder als Favoriten gespeicherten Einstellungen auswählen.
- Sendungsgewicht
Um das korrekte Porto drucken zu können, müssen Sie das Gewicht Ihrer Sendung ermitteln. Moderne Frankiermaschinen übernehmen diese Aufgabe dank der integrierten Briefwaage für Sie. Alternativ können Sie das Gewicht manuell über das Display eingeben.
- Portogebühr
Anschließend wählen Sie das Produkt beziehungsweise das Porto aus. Angeschlossene oder integrierte Waagen ermitteln den Portowert automatisch. Das beugt Fehlfrankierungen vor.
- Briefzusatzleistungen (BZL)
Für Zusatzleistungen wie Einschreiben oder Nachnahme ist ein Barcode nötig. Dieser wird bei Geräten mit integrierter BZL-Funktion zusammen mit dem Porto auf den Briefumschlag gedruckt. Kleinere Geräte ohne diese Funktionalität drucken stattdessen den Vermerk „Zusatzleistung“ unter das Porto. Anschließend müssen Sie ein zur Zusatzleistung passendes Etikett aufkleben. Einschreiben- und Nachnahmeaufkleber erhalten Sie als Rolle bei der Deutschen Post.
- Personalisierung
Die meisten modernen Frankiermaschinen ermöglichen die Individualisierung von Briefumschlägen. So können Sie neben der Absender-Adresse beispielsweise Ihr Firmenlogo aufdrucken. Je nach Modell laden Sie die Logo-Datei direkt über das Gerät hoch oder schicken sie an Ihren Anbieter, der sie dann wiederum konvertiert an den Frankierer sendet. Auch saisonale Motive oder Grußtexte, etwa für die Weihnachtspost, sind möglich. Einmal im System hinterlegt sind die Bild- und Textdateien einfach über das Display auswählbar.
- Frankieren
Als letzten Schritt legen Sie die Sendung zum Bedrucken in den Frankierer ein. Einige Modelle verfügen über einen Briefeinzug, über den mehrere Sendungen automatisch bearbeitet werden. Die frankierten Sendungen liefern Sie dann bei der Post ein.
Frankierer effizient nutzen und Zeit sparen
Je höher das Postaufkommen in Ihrem Unternehmen ist, desto mehr profitieren von der Zeitersparnis durch die Nutzung eines Frankierers. Dabei kommt es nicht nur auf die richtige Bedienung des Geräts an, sondern auch auf die optimale Vorbereitung. Verwenden Sie beispielsweise den Stand-by-Modus des Frankierers. Denn so fährt das Gerät schneller hoch. Bei einem kompletten Neustart dagegen wird je nach Modell eine Funktionsprüfung und/oder Neukalibrierung vorgenommen. Das kostet Zeit und Tinte. Andererseits spart das vollständige Ausschalten des Geräts Energie. Diese Posten müssen Sie gegeneinander abwägen.
Entscheidend ist hierbei vor allem, wie oft Sie den Frankierer in der Woche nutzen. Generell ist es sinnvoll, die Ausgangspost zu sammeln. Ob Sie die Frankierungen einmal täglich vornehmen oder an bestimmten Tagen in der Woche hängt von der Menge ab und davon, ob sich Fristsachen darunter befinden.
Frankierungen vordatieren
Achten Sie bei Vordatierungen in jedem Fall auf die Gültigkeit der Frankierung und planen Sie entsprechend Zeit für die Einlieferung ein! Details dazu finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
Zudem spart es Zeit, wenn Sie die Post vorsortieren und Posten mit derselben Frankierung im Pulk abarbeiten. Je öfter Sie die Frankiermaschine bedienen, desto schneller gehen Ihnen die Einstellungen von der Hand. Trotzdem sollten Sie beispielsweise häufig genutzte Portowerte speichern, um diese schneller auswählen zu können.
Für Ihr Geschäftsmodell ist die reibungslose Postbearbeitung von großer Bedeutung? Dann sollten Sie Verbrauchsmaterialen wie Tintenkassetten und Etiketten mindestens einmal zum Wechseln vorrätig haben. Bei manchem Anbieter können Sie sich auch für die automatische Nachlieferung von Verbrauchsmaterialien registrieren. So beugen Sie ungewollten Pausen vor, die durch notwendige Beschaffungen entstehen. Eine Warnung über einen niedrigen Tintenstand auf dem Display oder per E-Mail zeigt an, wann der Wechsel nötig ist.
So optimieren Sie den Druckprozess des Frankierers
Nicht nur der zügige Wechsel von Tintenkassetten spart Zeit, sondern auch die Nutzung des Testdrucks. Gerade wenn Sie eine große Menge an Post bearbeiten möchten, ist dieser empfehlenswert. So können Sie unnötigen Kosten durch Fehlfrankierungen vorbeugen.
Zur Optimierung der Druckqualität ist außerdem die regelmäßige Reinigung der Tintenkartusche wichtig. Spätestens wenn der Druck unsauber und verwischt aussieht, nutzen Sie das automatische Reinigungsprogramm der Frankiermaschine. Dadurch wird die Druckerdüse von eventuellen Ablagerungen befreit.
Von Hand sollten Sie die Tintenkartusche beziehungsweise die Düse nur unter größter Vorsicht und entsprechend den Anweisungen in der Bedienungsanleitung Ihres Frankierers. Nutzen Sie dabei ein fusselfreies, trockenes und weiches Tuch und verzichten Sie auf Reinigungsmittel. Lose Fasern können die Düse verstopfen, ungeeignete Tücher Kratzer auf dem Druckkopf hinterlassen und aggressive Reinigungsmittel Schlieren verursachen. All das verringert die Druckqualität. Verlassen Sie sich daher im Zweifelsfall lieber auf den Kunden- und Wartungsservice Ihres Anbieters!
Fazit
Moderne Frankierer sind intuitiv zu bedienen und sind insbesondere bei großen Postmengen eine lohnende Investition. Denn haben Sie sich einmal in die Bedienung Ihres Frankierers eingearbeitet, sparen Sie durch die optimierte Postbearbeitung Zeit und damit bares Geld. Nutzen Sie daher alle Ressourcen, die Ihr Anbieter Ihnen zur Verfügung stellt – von der persönlichen Einweisung über die Gebrauchsanweisung bis hin zu Video-Tutorials. So holen Sie das Optimum aus der Arbeit mit dem Frankierer heraus.
