Die 5 häufigsten Fehlermeldungen einer Frankiermaschine beheben
Für viele Fehlermeldungen der Frankiermaschine lässt sich schnell eine Lösung finden. Bei den meisten Störungen handelt es sich entweder um Schwierigkeiten mit der Verbindung oder durch fehlerhafte Nutzung entstandene Probleme. Doch auch andere Fehler wie schmierende Tinte können Sie zumeist selbst beheben. Im folgenden Artikel erhalten Sie einen Überblick zu den gängigsten Fehlermeldungen und den passenden Schritten, diese zu beheben.
Dieser Artikel gibt Ihnen allgemeine Hinweise zur Störungsbehebung der Fehler Ihrer Frankiermaschine. Je nach Modell kann sich die Vorgehensweise zur Lösung einzelner Fehlermeldungen unterscheiden. Ziehen Sie daher immer die Bedienungsanleitung Ihrer Frankiermaschine hinzu oder kontaktieren Sie den Service des Herstellers.
Was tun wenn Fehlermeldungen bei der Frankiermaschine auftreten?
Treten Fehlermeldungen während der betrieblichen Postbearbeitung auf, ist das zwar ärgerlich, jedoch in den meisten Fällen schnell zu beheben. Schauen Sie grundlegend zuerst immer auf die Anweisungen des Displays und im zweiten Schritt in die Bedienungsanleitung Ihrer Frankiermaschine. Diese listet alle gängigen Störungsmeldungen Ihres Modells auf und bietet passende Lösungen an. Falls Sie jedoch den Fehler dort entweder nicht finden oder trotz der Erklärung die Störung nicht beheben können, kontaktieren Sie den Service der herstellenden Firma. Die dort zu erreichenden Fachleute versuchen das Problem entweder direkt mit Ihnen am Telefon zu lösen oder kommen persönlich vorbei.
Verbindungsfehler der Frankiermaschine
Wenn Ihre Frankiermaschine keine Verbindung herstellt oder gesperrt ist, braucht es oft nur wenige Schritte, um das System wieder einsatzbereit zu machen.
1. Keine Netzwerkverbindung beim Frankiersystem
Wenn die Frankiermaschine die Fehlermeldung „Keine Internetverbindung“ anzeigt, dann ist das System nicht mit dem WLAN oder LAN Ihrer Einrichtung verbunden. Meistens entsteht diese Störungen dadurch, dass sich im Netzwerk etwas ändern. Um das Problem zu beheben, prüfen Sie zunächst das Verbindungsgerät selbst und danach das Netzwerkkabel Ihrer Frankiermaschine. Manche Modelle verfügen über Kontrollleuchten, die mit einer bestimmten Farbe anzeigen, dass ein Netzwerk angeschlossen ist. Danach starten Sie jegliche Verbindungsgeräte sowie das Frankiersystem neu und versuchen, es erneut zu verbinden.
2. SD-Fehlermeldung: Frankiermaschine gesperrt
Aus Gründen der Sicherheit verlangt die Post, dass der Postgebührenzähler (PSD) der Frankiermaschine regelmäßig mit dem Porto-Datenzentrum kommuniziert. Der Postgebührenzähler verwaltet das Guthaben der Frankiermaschine. Im Idealfall entsteht diese Verbindung alle vier Wochen. Sie können den Prozess sogar überprüfen: Führen Sie über das Menü die Funktion „Überprüfung“ durch, woraufhin das Frankiersystem den Server kontaktiert und anschließend den Abschluss des Anrufs meldet. Darüber hinaus können Sie entweder ein Porto aufladen oder einen Ladevorgang mit 0 Euro durchführen.
Falls Sie jedoch nicht im angemessenen Zeitraum reagieren, wird der PSD der Frankiermaschine gesperrt oder der Fehlercode „Falscher SD-Zustand“ angezeigt. Tritt dies ein, rufen Sie entweder den Service oder direkt das Teleporto-Datenzentrum an. Dort erfahren Sie, warum die Sperrung existiert und wie Sie Ihren Frankierer wieder entsperren.
Updates bei der Frankiermaschine
Das Frankiersystem führt zum einen ein Portoupdate durch, wenn sich die Tarife der Deutschen Post ändern. Zum anderen stellt die herstellende Firma des Frankierers ein Software- oder Firmwareupdate bereit. Dieses aktualisiert die Software, indem es eine korrigierte Version mit den Änderungen drauflädt. Besteht dauerhaft eine Verbindung zum Netzwerk, führt die Frankiermaschine die Updates automatisch durch. Wenden Sie sich bei älteren Frankiersystemen bei Portoänderungen oder Softwarefehlern an den entsprechenden Anbieter.
Probleme bei Einstellungen des Frankier-Geräts
Wenn Fehlermeldungen bei den Einstellungen der Frankiermaschine auftauchen, liegt es oft an einer falschen Bedienung.
3. Fehler beim Portoguthaben
Beim Frankiersystem legen Sie am Anfang ein maximales Portoguthaben fest. Falls Sie aber einen darüber liegenden Wert aufladen, erhalten Sie entsprechend eine Fehlermeldung. Dann kehren Sie einfach nochmal zum Menü zurück und führen eine neue Portoladung mit geringerem Wert durch.
Lässt sich die Frankiermaschine trotzdem nicht mit Porto aufladen, dann liegt es an überlasteten Leitungen. Hier reicht es, einige Minuten abzuwarten und die Portoladung kurze Zeit später nochmal zu probieren. Darüber hinaus ist natürlich kein Frankieren möglich, wenn gar kein Guthaben sich im System befindet. In diesem Fall müssen Sie die Frankiermaschine mit neuem Porto aufladen.
Wie Sie das Portoguthaben aufladen, die Einstellungen aufrufen und ändern oder zusätzliche Funktionen wie Vordatierung nutzen, finden Sie in unserem Artikel „Frankiermaschine bedienen: Tipps für die tägliche Postbearbeitung“.
Fehlerquellen beim Papier oder der Druckerqualität
Die Frankiermaschine verfügt meist über automatische Programme, die Störungen hinsichtlich Papier oder Druckerqualität meldet und löst. Sie brauchen dann lediglich ein bis zwei Handgriffe durchzuführen, um die Fehlermeldung zu beheben.
4. Probleme mit der Druckqualität
Wenn die Tinte der Frankiermaschine schmiert oder das Frankiersystem nicht richtig druckt, dann liegt das häufig an mangelhafter Reinigung des Geräts. Manchmal ist auch die Tinte einfach eingetrocknet, weil der Frankierer zu selten genutzt wird oder der Tintenstand ist zu niedrig. Der erste Schritt, um die daraus resultierende Fehlermeldung zu beheben, liegt darin, das Drucksystem nach Bedingungsanleitung zu reinigen oder die Tintenkartuschen auszutauschen.
Reinigung des Drucksystems und der Tintenkartuschen
Um das Drucksystem allgemein zu reinigen, wählen Sie einfach die Funktion „Reinigen“ über das Menü aus. Daraufhin startet das automatische Programm. Am Ende können Sie anhand eines Testdrucks prüfen, ob das Drucksystem wieder einwandfrei funktioniert. Bei eingetrockneten oder leeren Tintenkartuschen zeigt Ihnen ebenfalls das System an, wann es an der Zeit ist, diese zu wechseln. Zu diesem Zeitpunkt gehen Sie im Menü auf den Button „Tintenkartuschen wechseln“. Daraufhin fährt das Gerät die Kartuschen genauso wie bei einem Tintenstrahldrucker in die Wechselposition und öffnet die Klappe.
Dort entriegeln Sie das Gehäuse, ziehen die alte Kartusche heraus und setzen eine neue Kartusche in die Halterung ein. Anschließend kalibriert die Frankiermaschine die neuen Tintenkartuschen automatisch. Sie können übrigens auch eine „Intensivreinigung“ als automatisches Programm durchführen, falls die Kartuschen zu stark verschmutzt sind. Tritt noch immer keine Verbesserung ein, reinigen Sie die Tintenkartuschen von Hand mit einem weichen Tuch und entsalztem Wasser. Dazu halten Sie die Kartusche mit der Düse nach unten und wischen mehrmals langsam über den Druckkopf.
5. Störungsquelle „Briefstau“
Zeitweise tritt innerhalb der Frankiermaschine ein Briefstau auf, obwohl sich keine Briefe im Durchlauf befinden. In diesem Fall sind die Sensoren verschmutzt. Um diese zu reinigen, öffnen Sie die Schublade im unteren Teil des Gerätes. Dort befinden sich die Sensoren, die Sie mehrere Male mit einem Putztuch und einer geeigneten Reinigungsflüssigkeit abwischen.
Übrigens: Viele Frankiermaschinen-Anbieter stellen auch passende Reinigungsmittel und Pflegezubehör für die Geräte zur Verfügung. Informieren Sie sich bei Ihrem Vertragspartner.
Falls sich jedoch tatsächlich Briefe innerhalb der Frankiermaschine stauen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Entriegeln Sie die Schublade des Frankierers im unteren Teil und ziehen Sie diese aus dem Gehäuse heraus.
- Entnehmen Sie die gestauten Briefe vorsichtig aus dem Gerät.
- Schieben Sie die Schublade wieder ein und stellen Sie sich, dass diese wieder richtig im Gehäuse einrastet.
Wartung und Reparatur einer Frankiermaschine
Generell enthalten Sie bei einer neuen Frankiermaschine über einen bestimmten Zeitraum hinweg eine Gewährleistung. Diese beträgt je nach herstellender Firma ein bis zwei Jahre. Aber Achtung: Sie greift nur dann, wenn bereits bei der Übergabe ein Mangel vorherrschte. Das heißt: Die inkludierte Gewährleistung gilt nicht für Defekte, die durch unsachgemäßen Gebrauch, Verschleiß, Fehleinstellungen oder Fremdeinwirkungen entstehen. Um eine Frankiermaschine dann zu reparieren, tragen Sie die Kosten also selber. Deshalb empfiehlt es sich, einen zusätzlichen Servicevertrag abzuschließen. Dieser deckt nahezu alle Störungen ab.
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Unser Fazit
Wie sich zeigt, lassen sich also einzelne Fehlermeldungen der Frankiermaschine mit einigen Handgriffen schnell beheben. Wenn das Frankier-Gerät sich etwa nicht verbindet, dann reicht es oft, das Gerät neu zu starten oder über das Menü erneut mit dem Netzwerk und dem Porto-Datenzentrum zu verbinden. Auch bei Problemen mit dem Porto brauchen Sie lediglich die Portoaufladung mit dem korrekten Wert erneut vorzunehmen.
Lediglich bei Fehlermeldungen bezüglich des Papiers oder bei geringwertiger Druckqualität müssen Sie einige zusätzliche Schritte durchführen. Hier hilft Ihnen das moderne Frankiersystem jedoch mit vor-eingestellten Wechsel- und Reinigungsprogrammen. Legen Sie außerdem immer die Bedienungsanleitung des Geräts in unmittelbare Nähe, um den entsprechenden Fehler zu identifizieren und passend zu lösen. Falls Sie nicht weiter wissen, helfen Ihnen zertifizierte Frankiersystemanbieter immer weiter.
Fehldrucke bei der Frankiermaschine
Falsche Frankierungen bedeuten nicht nur mehr Aufwand, sondern verschwenden auch kostbares Portogeld. Leider kommen Sie im Moment des Fehldrucks nicht drumherum, einen neuen Umschlag zu nehmen und nochmal richtig zu frankieren. Denn die Post erlaubt lediglich ein Frankiervermerk pro Umschlag. Allerdings erstattet Ihnen die Deutsche Post falsch frankierte Belege vollständig. Dafür füllen Sie lediglich das PDF-Dokument zur Erstattung freigestempelter Beträge aus und schicken alle Frankierbeleg gebündelt an die Deutsche Post. Danach erhalten Sie innerhalb einiger Woche eine Gutschrift per Briefpost oder eine Überweisungsgutschrift auf Ihr angegebenes Bankkonto. Für den gesamten Prozess behält die Deutsche Post lediglich ein Prozent von der Erstattungssumme ein. Achten Sie lediglich darauf, die Beleg rechtzeitig einzuschicken: Die Einrichtungsfrist endet immer am 31.12. des auf dem im Frankiervermerk darauffolgenden Jahres.