Checkliste zu gesetzlichen Anforderung an Kassensysteme 2023
Im Alltag vieler Betriebe steht die Kasse im Fokus der Prozesse. Daher sollte sie nicht nur zuverlässig, sondern auch sicher sein. Denn vor allem bargeldintensive Branchen wie Gastronomien oder den Einzelhandel nimmt das Finanzamt genau unter die Lupe. Die gesetzlichen Anforderungen für Kassensysteme stützen sich vor allem auf die seit 2020 geltenden Kassensicherungsverordnung (kurz KassenSichV). Das Ziel: Die Auflagen sollen Steuerbetrug und Manipulation verhindern. Dafür sorgt zum einen die neu eingeführte Bonpflicht, aber auch der Manipulationsschutz mittels TSE. Unsere Checkliste beantwortet Ihnen alle Fragen zur rechtskonformen Kassenführung und dazu, ob Sie ein neues Kassensystem brauchen.
Was ist die Kassensicherungsverordnung?
Besonders bei einem elektronischen Kassensystem besteht ein erhöhtes Risiko für Manipulation. Deswegen hält die KassenSichV schon seit 2017 Vorschriften fest, um Steuerhinterziehung einzudämmen. So gelten seitdem zum Beispiel die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD). Die GoBD regeln, wie Sie Ihre Bücher und Aufzeichnungen führen müssen, damit die Finanzbehörden diese für steuerliche Zwecke anerkennen. Im Mittelpunkt steht dabei die nachträgliche Unveränderbarkeit der Kassendaten. Grundlegend handelt es sich bei der GoBD also um eine Verwaltungsvorschrift, welche theoretisch darlegt, wie die Sicherheitsmaßnahmen aussehen.
Mit der praktischen Umsetzung beschäftigt sich eher das Gesetz der KassenSichV. Diese Verordnung von 2020 verfolgt das Ziel, sämtliche digitale Grundaufzeichnungen vor Manipulation zu schützen. Dazu verpflichtet Sie Nutzerinnen und Nutzer von elektronischen Kassensystemen eine zusätzliche technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) zu integrieren sowie bei jedem Zahlvorgang ein Bon auszuhändigen.
Für wen gilt das Kassengesetz?
Um diese Frage zu klären, gilt es zuerst, zwischen Kassensicherungsverordnung und Registrierkassenpflicht zu unterscheiden. Denn häufig bezeichnen Artikel und Magazine die KassenSichV als „elektronische Registrierkassenpflicht“, was bei manchen Unternehmen zu Verwirrung führt.
Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?
Grundsätzlich gibt es in Deutschland noch keine Registrierkassenpflicht. Somit betrifft die KassenSichV prinzipiell erst mal nicht jedes Unternehmen. Denn unter bestimmten Umständen dürfen Sie durchaus auch mit einer offenen Kasse arbeiten.
Anders in Österreich: Dort besteht seit dem 1. Januar 2016 eine Registrierkassenpflicht für Betriebe mit einem jährlichen Umsatz von über 15.000 Euro. Davon müssen 7.500 Euro Bareinnahmen sein. Das heißt: Erwirtschaften Sie im Jahr 20.000 Euro Umsatz, die Bareinnahmen fallen aber deutlich geringer aus als 7.500 Euro, betrifft Sie nicht Registrierkassenpflicht nicht. Außerdem fallen auch Umsätze, die Sie außerhalb von festen Geschäftsräumen einnehmen (Kalte-Hände-Regel), nicht unter die Registrierkassenpflicht. Der Grenzbetrag liegt hier aber dennoch jährlich bei 30.000 Euro netto.
Für das Kleingewerbe, für Gastronomien, den Einzelhandel oder Kfz-Werkstätten gibt es keine Pflicht zur Registrierkasse. Arbeiten Sie bisher mit einer offenen Ladenkasse, dann dürfen Sie diese auch weiter nutzen. Der Grund? Für Kleinunternehmer ist die Registrierkassenpflicht mit hohen Kosten verbunden und oft zu teuer. Deswegen verzichten manche Betriebe auf ein modernes Kassensystem.
Achtung: Pflicht zum ordnungsgemäßen Kassenbuch
Das Finanzamt prüft jede Kassenführung. Denn egal ob offene oder digitale Kasse: Jeder Betrieb ist zur ordnungsgemäßen Kassenführung verpflichtet. Daher müssen auch die steuerrelevanten Informationen schriftlicher Kassenbücher leserlich und nachvollziehbar sein. Außerdem fertigen Sie täglich Kassensturz-Protokolle an, um die Umsätze und Ausgaben nachzuweisen. Falls sich diese als fehlerhaft erweisen, nimmt das Finanzamt Umsatzschätzungen vor. Dabei drohen oft hohe Steuernachzahlungen.
Die tägliche Dokumentation kostet Zeit und birgt mehr Risiken für Flüchtigkeitsfehler. Eine digitale Kasse vereinfacht diesen Aufwand und vermeidet unnötigen Papierkram, da sie alle Prozesse automatisch speichert. Deswegen steigen auch immer mehr kleinere Geschäfte auf eine elektronische Registrierkasse um.
Wer ist von der KassenSichV betroffen?
Wenn Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben mit einer offenen Kasse tätigen, sind Sie von der Kassensicherungsverordnung ausgenommen. Denn unter die KassenSichV fallen ausschließlich digitale Kassen- und Aufzeichnungssysteme. Dahingehend sind also alle Branchen betroffen, die mit einer elektronischen Registrierkasse, Tablet- oder Touchscreen-Kasse arbeiten.
Welches Kassensystem ist Pflicht?
Nach der Kassensicherungsverordnung sollten alle Geschäfte und Lokale Ihre elektronische Kasse mit einer TSE ausstatten. In einigen dieser Fälle bauen die Hersteller das Modul nachträglich in die Kasse ein. Manchmal ist die Kasse jedoch zu veraltet und lässt sich nicht mehr ausrüsten. Dann brauchen Sie ein neues Kassensystem.
Durch nach der Übergangsfrist der KassenSichV durften Sie bis Ende 2022 alte, nicht umrüstbare Kassen unter bestimmten Voraussetzungen nutzen. Dies galt aber nur für GOBD-konforme Kassensysteme, die Sie nach dem 25. November 2010 und vor dem 01. Januar 2020 angeschafft haben. Diese Übergangsfrist endete allerdings am 31.12.2022 und in diesem Jahr. Das bedeutet: Auch GOBD-konforme, aber technisch nicht nachrüstbare Kassen dürfen 2023 nicht mehr genutzt werden! Darüber hinaus verlor das TSE-Zertifikat „D-TRUST TSE Version 1.0“ seine Gültigkeit, weswegen Sie in diesem Fall eine neue technische Sicherheitseinrichtung brauchen. Hier erlaubt das Finanzamt jedoch eine Weiterverwendung bis zum 31. Juli 2023, wenn Sie dies dem Finanzamt im vorhinein melden.
Was muss eine elektronische Kasse können?
Eine Finanzamt-konforme Registrierkasse muss verschiedene Informationen zuverlässig und sicher aufzeichnen können. Dazu zählen zum Beispiel Stornierungen, Entnahmen, Rückgaben, Zahlungsmöglichkeiten, alle Einzelpositionen, ausgewertete Tagesabschlüsse sowie Aufzeichnungen zum Programm der Hard- und Software. Genauso wichtig ist, dass die Kasse die Daten fortlaufend durchnummeriert. Damit garantiert das System die Vollständigkeit der Angaben.
Manipulationsschutz
Der Manipulationsschutz in Form einer TSE ist ein Bestandteil der KassenSichV. Die Anweisung zum Sicherheitsmodul gilt für alle aufzeichnungspflichtigen Betriebe in Deutschland. Genauer gesagt, braucht Sie eine TSE-Kasse, um das Gesetz zu erfüllen. Diese übermittelt durch die Einrichtung alle Daten fehlerfrei an das Finanzamt.
Ist eine Hard- oder eine Software-Lösung die bessere Variante?
Die technische Sicherheitseinrichtung implementieren Sie entweder als USB-Stick in Ihre Kasse oder nutzen eine Cloud-Lösung. Letztere Variante bietet Ihnen zum Beispiel den Vorteil von unbegrenztem Speicherplatz. Außerdem müssen Sie die Hardwarelösung alle drei bis fünf Jahre austauschen.
Bonpflicht / Belegausgabepflicht
Seit Januar 2020 besteht zusätzlich zum Manipulationsschutz eine Kassenbonpflicht. Das bedeutet: Sie müssen Ihrer Kundschaft einen Beleg aushändigen. Dies erfolgt entweder elektronisch über eine App, einen QR-Code oder klassisch über einen Beleg in Papierform. Doch bei der Belegausgabepflicht gibt es auch Ausnahmen: Das Finanzamt befreit Sie von dieser Richtlinie, wenn die Umsetzung für Ihren Arbeitsalltag unzumutbar ist. Dies betrifft allerdings eher Betriebe, die mit einer größeren Menge Kleingeld arbeiten wie Zeitungsverkaufsstände oder Bäckereien. Im Übrigen besteht die Bonpflicht von 2020 nicht für offene Ladenkassen, sondern nur für elektronische Kassensysteme.
Kassenmeldepflicht
Mit der KassenSichV gilt seit 2020 die Kassenmeldepflicht. Das heißt: Als Betrieb stehen Sie in der Pflicht, alle genutzten Kassensysteme innerhalb eines Monats als Vordruck an das Finanzamt zu melden. Folgende Informationen zum elektronischen Kassensystem braucht das Finanzamt:
- Name der steuerpflichtigen Person
- Betriebsstätte der Kasse
- Steuernummer
- Art der zertifizierten TSE und Seriennummer
- Zertifizierungs-ID
- Anzahl, Art und Seriennummern der elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Datum der Anschaffung
- Datum der In- oder Außerbetriebnahme
Um diese Informationen einzusammeln, implementiert das Finanzamt derzeit einen elektronischen Prozess. Bis das Amt diese Option freigibt, ist die Meldepflicht vorerst ausgesetzt (Stand: März 2022).
Kassen-Nachschau mit höheren Bußgeldern
Seit 2018 gilt die unangekündigte Kassen-Nachschau mit höheren Bußgeldern. Dabei stellen Sie der finanzprüfenden Person alle wichtigen Unterlagen zur Kassenführung und den Speichermedien zur Verfügung. Bei einer fehlerhaften Kassenführung drohen durch die verschärften Auflagen der KassenSichV höhere Bußgelder von bis zu 25.000 Euro. Falls die Kasse nicht stimmt prüft das Amt außerdem Ihren Umsatz frei und erhebt Steuern auf eben diesen Betrag. Diese fallen in der Regel viel höher aus als der eigentliche Betrag.
Fazit: Neues Kassensystem anschaffen ja oder nein?
Checkliste im Überblick:
- Nutzen Sie eine offene Ladenkasse, schriftliches Kassenbuch oder ein elektronisches Kassensystem?
- Haben Sie sich Ihr digitales Kassensystem vor 2010, nach 2010 und vor 2020 oder nach 2020 angeschafft?
- Verfügt Ihr Kassensystem über einen Manipulationsschutz über eine Cloud- oder USB-TSE?
- Erfüllt Ihre Kasse die Belegausgabepflicht? Können Sie für die Bonpflicht einen Ausnahmefall beantragen?
- Erfüllen Sie die Meldepflicht für digitale Kassensysteme?
Sie stehen nach unserer Checkliste nun vor der Wahl, ob Sie Ihr altes Kassensystem umrüsten oder ob Sie eine neue Kasse anschaffen? Fest steht, dass auch die Umrüstung der bestehenden Kasse mit der TSE Kosten mit sich bringt. Diese hängen von Ihrem Anbieter ab und liegen in der Regel bei 300 bis 500 Euro. Wie bereits erwähnt, läuft die Lizenz bei einer TSE-Hardware nach drei bis fünf Jahren ab. Daher investieren Sie nach diesem Abschnitt denselben Betrag noch mal. Bei der Cloud-Option hingegen decken Sie diese Kosten über eine monatliche Lizenzgebühr ab.
Übrigens: Mit dem Manipulationsschutz verbundenen Kosten lassen sich sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzen.
Eine neue digitale Kasse kostet etwa 500 bis 1500 Euro – je nach Modell und Funktionsumfang. Es kann sich dennoch lohnen, in eine neue Kasse zu investieren. Denn die TSE können Sie nur an einer Kasse anmelden. Geht Ihr altes Gerät vorzeitig kaputt, benötigen Sie auch eine neue TSE. Bei einem Neugerät profitieren Sie hingegen von einer Garantiezeit. Außerdem brauchen Sie bei einer neuen Kasse nicht darauf zu waren, bis der Anbieter das System aufrüstet. Sie starten einfach übergangslos mit Ihrem neuen Gerät.
Kassensystem mieten
Egal ob neues System oder aufgerüstete Kasse: Informieren Sie sich stetig über die neuen Auflagen, die Ihr Kassensystem und Ihre Branche betreffen. Am zuverlässigsten informieren Sie sich auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen. So werden Sie nicht von den Änderungen überrascht und können rechtzeitig und flexibel reagieren.