Inkasso beauftragen: Diese Voraussetzungen sind zu erfüllen
Je nach Branche sind Unternehmen mehr oder weniger von der Zahlungsmoral der Kundschaft abhängig. Müssen Sie für Material- und Personalkosten in Vorleistung gehen, ist es besonders wichtig, dass Ihre Kunden und Kundinnen offene Rechnungen möglichst zeitnah begleichen. Ist dies nicht der Fall, können Sie Ihr Geld mit professioneller Hilfe einfordern. Doch in Sachen Forderungsmanagement sind einige Dinge zu beachten. Welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit Sie ein Inkassobüro beauftragen können, erfahren Sie im Folgenden.
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist lediglich ein Informationsangebot. Der Beitrag erhebt nicht an den Anspruch einer Rechtsberatung und kann diese in individuellen Fällen auch nicht ersetzen!
Rechtliche Voraussetzungen: Wann Inkasso beauftragen?
Betriebe können Forderungsmanagement sowohl gegenüber geschäftlicher als auch privater Kundschaft anwenden. Wenn Sie als Unternehmen offene Forderungen an ein Inkassobüro weitergeben möchten, müssen zwei wesentliche Voraussetzungen erfüllt sein:
- Sie sind Gläubiger einer berechtigten Forderung.
- Der Kunde oder die Kundin ist im Zahlungsverzug.
Sind diese beiden Punkte gegeben, können Sie die Forderung umgehend an ein Inkassounternehmen weiterreichen.
Sie sind nicht auf Sofortzahlungen angewiesen, um die Liquidität Ihres Unternehmens zu erhalten? Dann kann es aus Gründen des Kundenservice von Vorteil sein, das Inkassoverfahren nicht als erste Maßnahme zu ergreifen. Häufig geraten Kunden und Kundinnen aus Unachtsamkeit in Zahlungsverzug, weil sie eine Rechnung schlicht vergessen haben. Eine freundliche Zahlungserinnerung schafft hier oft schon Abhilfe und dient dabei der Kundenbindung.
Wann ist eine Forderung berechtigt?
Die Voraussetzung für die Durchsetzung einer Forderung ist eine gültige Rechnung. Als gültig gilt diese, wenn sie formal korrekt aufgesetzt wurde und dem Empfänger nachweislich zugegangen ist. Welche Angaben eine Rechnung zwingend enthalten muss, regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).
Ab wann können Sie ein Inkassobüro beauftragen?
Der Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn geschäftliche oder private Kundschaft einer eindeutigen Zahlungsaufforderung nicht nachgekommen ist. Haben Sie mit Ihrer Rechnung eine klar formulierte Zahlungsfrist gesetzt? Diese kann in Form eines festen Datums („Zahlbar bis zum …“) oder eines Zeitraums („Zahlbar innerhalb von … ab …“) definiert sein. Sobald die Frist verstrichen ist, ohne dass der ausstehende Betrag beglichen wurde, ist Ihr Kunde oder Ihre Kundin im Zahlungsverzug. Das gilt im Übrigen auch, wenn das Konto des Kunden oder der Kundin nicht ausreichend gedeckt ist, sodass die Bank ein bewilligtes Lastschriftverfahren nicht ausführen, das Geld also nicht vom Konto abbuchen kann.
§ 286 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) sieht eine 30-Tage-Regel vor, wenn kein eindeutiges Zahlungsziel vereinbart wurde. Demnach geraten Verbraucher und Verbraucherinnen in Zahlungsverzug, wenn sie die Forderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung begleichen. Voraussetzung dafür ist aber, dass die Rechnung auf diese 30-Tage-Regelung in schriftlicher Form hinweist. Ist unklar, wann die Rechnung zugestellt wurde, gelten die 30 Tage ab Erhalt der Ware beziehungsweise ab Ausführung der Leistung. Geschäftliche Kundschaft muss auf die 30-Tage-Regelung nicht explizit hingewiesen werden.
Sowohl bei einem festgelegten Zahlungsziel als auch der 30-Tage-Regel ist eine Mahnung nicht erforderlich. Der Zahlungsverzug genügt als Voraussetzung, um ein Inkassobüro zu beauftragen. Wie oben bereits erwähnt, kann jedoch aus Sicht des Kundenservice das Versenden von Zahlungserinnerungen als erste Maßnahme von Vorteil sein.
Gibt es Verjährungsfristen beim Inkasso?
Nach § 195 BGB beträgt die sogenannte regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre. Diese werden ab Ende des Jahres gezählt, in dem eine Forderung entstanden ist und der Gläubiger von seinem Anspruch erfahren hat beziehungsweise erfahren haben müsste (§ 199 BGB). Innerhalb dieser Frist können Sie ein Inkassounternehmen beauftragen. Je früher Sie dies tun, umso besser stehen die Chancen, dass die Forderung noch beglichen wird.
Sie erbringen in 2022 Leistungen oder liefern Waren aus? Stellen Sie noch in diesem Jahr die Rechnungen dafür aus, ist Ihr Anspruch § 199 BGB entsprechend, also nach dem 31.12.2025 verjährt. Haben Sie es versäumt, Ihren Anspruch zeitnah geltend zu machen, können Sie die Verjährung noch durch ein Mahnverfahren nach § 204 BGB verhindern. Dazu stellen Sie beim Mahngericht Ihres Bundeslandes einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids. Dies kann online erfolgen. Aber Achtung: Der Antrag muss vor Ablauf der Verjährungsfrist gestellt werden.
Welche Voraussetzungen müssen Inkassobüros erfüllen?
Auch bei der Auswahl eines Dienstleisters sollten Sie auf die Erfüllung bestimmter Voraussetzungen achten, bevor Sie ein Inkassoverfahren in Auftrag geben. Ihr wichtigster Anhaltspunkt dabei: Inkassounternehmen müssen als Rechtsdienstleister offiziell angemeldet sein. Das können Sie über das Rechtsdienstleistungsregister prüfen. Finden Sie hier keinen Eintrag zu einem Inkassobüro, ist dieses wahrscheinlich kein seriöser Anbieter. Wählen Sie in diesem Fall lieber ein anderes Unternehmen.
Das Forderungsmanagement gehört in Deutschland zu den genehmigungspflichtigen Gewerben. Wer ein Factoring- oder Inkassobüro betreiben möchte, braucht dafür zwingend eine Lizenz. Ihnen als Leistungsnehmer gibt das Sicherheit, auch in Bezug auf die Eignung des Dienstleisters. So müssen angehende Inkassounternehmer und -unternehmerinnen beispielsweise folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Fachliche Qualifikation (Nachweis eines entsprechenden Studiums beziehungsweise einer Aus- und / oder Weiterbildung)
- Persönliche Eignung und Zuverlässigkeit (u.a. durch ein polizeiliches Führungszeugnis)
- Gewerbeanmeldung und Eintrag im Handelsregister (Einzelunternehmer (e. K.), GmbH oder UG)
- Mitgliedschaft bei der zuständigen IHK sowie in einer Berufsgenossenschaft
Die Mitgliedschaft in einem Bundesverband dagegen ist freiwillig. Alle Details zur Anmeldung bei den zuständigen Behörden regeln das Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) sowie die Rechtsdienstleistungsverordnung (RDV).
Fazit
Wenn Sie eine berechtigte Forderung gegenüber einem Kunden oder einer Kundin haben und diese in Zahlungsverzug geraten sind, können Sie ein Inkassobüro beauftragen. Voraussetzung dafür ist auch, dass die Forderung noch nicht verjährt ist. Im Zweifel ist es immer ratsam, sich beim Forderungsmanagement professionell unterstützen zu lassen. Unsere Partner beraten Sie gern und unterstützen Sie mit verschiedenen Serviceleistungen im professionellen Forderungsmanagement.
