Inkasso oder Factoring: Was lohnt sich für Ihr Unternehmen?
Wenn Kunden nicht zahlen, gibt es für Ihr Unternehmen die Möglichkeit, diese an ein Inkasso-Unternehmen zu überreichen. Diese Option ist sowohl Unternehmen als auch Kunden und Kundinnen bekannt. Aber das Inkasso-Verfahren ist nicht der einzige Weg, um Ihr Geld zu bekommen. Sie können sich auch des Factorings bedienen. Doch was ist letztendlich die bessere Alternative? Wir erklären Ihnen die Unterschiede zwischen den beiden Konzepten, um Ihnen Ihre Entscheidung zu erleichtern.
Inkasso oder Factoring: Was ist das überhaupt?
Auch wenn Inkasso und Factoring beide dasselbe Ziel haben, nämlich die Liquidität eines Unternehmens zu bewahren, unterscheiden sich die beiden im Details jedoch wesentlich. Beim Factoring, auch Rechnungsvorfinanzierung genannt, verkauft Ihr Unternehmen seine Geldforderungen, die es bei seinem Rechnungsempfänger für eine gelieferte Ware oder erbrachte Leistung geltend machen will, an einen Factoring-Anbieter. Von diesem erhalten Sie dann Ihr Geld gegen eine prozentuale Gebühr früher ausbezahlt. Somit müssen Sie nicht auf die Zahlung Ihrer Kundschaft warten.
Beim Inkasso werden überfälligen Forderungen mithilfe eines Inkassobüros eingezogen. Ihr Unternehmen beauftragt ein solches Büro erst, wenn überfällige Rechnungen auch nach mehreren Erinnerungen und Mahnungen nicht beglichen werden. Somit umfasst das Inkasso das Einholen überfälliger Forderungen und das Factoring ist die Rechnungsvorfinanzierung. Clever und mit System eingesetzt können beide Varianten zu einer höheren Liquidität führen.
Inkasso vs. Factoring: Das sind die Unterschiede
Grundlegend unterscheiden sich Inkasso und Factoring also im Zeitpunkt zu welchem sie in Aktion treten. Während ein Inkasso-Unternehmen erst beauftragt wird, wenn eine Rechnung bereits überfällig ist, verkauft Ihr Unternehmen beim Factoring seine Geldforderungen bereits, bevor ein Zahlungsausfall eintreten kann. Hier wird im Falle des echten Factoring auch das Ausfallrisiko vom Factoringunternehmen (Factor) mit übernommen. Für Sie ist es also egal, ob der Kunde zahlt oder nicht, da die Rechnungssumme bereits vom Factor beglichen wurden.
Das Beauftragen eines Inkasso-Anbieters empfiehlt sich hingegen für einige Unternehmen erst, wenn Sie selbst bereits erfolglos versucht haben, den Kunden durch Mahnungen zum Zahlen zu bewegen. Denn Inkasso-Unternehmen arbeiten in der Regel auf Erfolgsbasis und behalten einen Anteil der Forderungssumme. Einige Inkassobüros kaufen ihren Kunden überfällige Forderungen ab und treiben diese dann zu ihren eigenen Gunsten ein. Das Factoring greift also viel früher in das Forderungsmanagement ein als ein Inkassoverfahren.
So funktioniert Inkasso
Doch inwiefern unterscheiden sich die Verfahren denn nun genau? Wenn Ihre Kundschaft nicht zahlt, ist Ihr erster Schritt, mehrere Erinnerungen und Mahnungen zu senden. Schließlich ist es möglich, dass diese die Rechnung nur vergessen oder übersehen hat. Wenn die betroffene Person dann jedoch nach wie vor nicht reagiert, ist der Zeitpunkt gekommen, ein Inkassobüro einzuschalten. Mithilfe von Fachwissen und spezialisierten Anwälten oder Anwältinnen ist ein Inkassobüro in der Lage, Schuldner und Schuldnerinnen zur Zahlung zu bringen. Dabei geht das Inkasso-Unternehmen in der Regel wie folgt vor:
- Schritt 1
Die Inkasso-Firma sucht den direkten Kontakt zum Kunden und weist diesen auf die offene Rechnung hin. Falls es sich nur um ein Missverständnis handelt, wird sich der Betroffene spätestens jetzt zahlungsbereit zeigen. Während des Inkassoverfahrens sollte der Schuldner sämtliche Fragen an das Inkassobüro statt an Sie richten.
- Schritt 2
Der logische nächste Schritt nach einer ignorierten Zahlungsaufforderung ist ein gerichtliches Mahnverfahren. Während viele Unternehmen selbst Mahnungen erstellen und versenden, sind Inkasso-Unternehmen in der Regel drastischer. Während des Verfahrens übernimmt der Inkasso-Anbieter gewöhnlich den Verwaltungsaufwand für Sie.
- Schritt 3
Wenn das gerichtliche Mahnverfahren zu Ihren Gunsten endet, erfolgt die Vollstreckung des Urteils. Hierbei wird der Schuldner zu gerichtlichen Zahlung verpflichtet. Wenn dieser sich nach wie vor weigert, wird eine Pfändung eingeleitet.
In diesem Prozess gibt es zwei Arten des Inkasso: Bei der ersten Art handelt das Inkassobüro während des gesamten Prozesses im Namen Ihres Unternehmens und verfügt dabei über die nötigen Vollmachten. Die Forderung gehört aber weiterhin Ihnen. Wenn die Forderung erfolgreich eingezogen wurde, können eventuell entstandene Kosten wie Verzugszinsen und Gerichtskosten auf den Schuldner übertragen werden. Blieb der Prozess jedoch erfolglos, werden Ihnen die Kosten samt der ursprünglichen Forderung nicht erstattet. Dieses Risiko bleibt für Sie letztendlich bestehen – anders als in der anderen Art des Inkassoverfahrens. Hierbei kauft das Inkassobüro Ihnen Ihre Forderung ab und handelt anschließend auf eigenen Erfolg. Das geht allerdings meistens mit relativ hohen Abzügen einher, da das Risiko für das Inkassobüro hierbei besonders hoch ist.
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So funktioniert das Factoring
Auch beim Factoring werden Forderungen verkauft. Allerdings greift das Factoring wie beschrieben wesentlich früher als das Inkasso. Hierbei verkaufen Sie außerdem alle bestehenden Forderungen an das Factoring-Unternehmen und nicht nur die überfälligen. Dadurch wird der Factor rechtlicher Eigentümer Ihrer Forderungen und Sie müssen sich um diese keine Gedanken mehr machen. Der Factor übernimmt das gesamte Forderungsmanagement inklusive Mahnwesen und Ausfallrisiko. Sie bekommen als ursprünglicher Rechnungssteller Ihr Geld zeitnah durch den Factor ausbezahlt. Somit haben Sie beim Factoring eine Risikosicherung. Selbst im Falle eines Zahlungsausfalls bekommen Sie meist die vollen Rechnungsbeträge erstattet. Ihr Kunde bezahlt den Rechnungsbetrag an den Factor statt an Ihr Unternehmen. Für diesen allumfassenden Service erhält der beauftragte Factor eine vereinbarte Gebühr von Ihnen, während Sie sich in Ruhe auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Allerdings gibt es im Factoring verschiedene Factoring-Arten mit unterschiedlichen Vor- und Nachteilen und ebenso unterschiedlichen Risikoabdeckungen. Dabei unterscheidet man grundlegend zwischen echtem und unechtem Factoring. Beim echten Factoring trägt der Factor das komplette Ausfallrisiko allein. Beim unechten Factoring gibt es keinen Schutz für Sie, sollten die Forderungen ausfallen. Der Factor übernimmt hier lediglich die Vorfinanzierung der Rechnungen. Auch unterscheidet man zwischen offenem und stillem Factoring. Wobei beim offenen Factoring der Factor seine eigene Kontonummer angibt, auf die die Debitoren das Geld einzahlen. Beim stillen Factoring hingegen zahlen die Debitoren wie gewohnt an Sie und Sie haben diesen Betrag dann an den Factor abzutreten. Eine ausführliche Übersicht sowie weitere Informationen zu diesen und anderen Factoring-Arten finden Sie in unserem Artikel im B2B-Magazin.
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Steuerliche Unterschiede beim Inkasso und Factoring
Auch steuerlich gibt es Unterschiede zwischen den beiden Versionen. Hierbei liegt der wichtigste Aspekt in der Bilanzierung der Forderungen: Beim Inkasso verbleiben die Forderungen in der Bilanz des Unternehmens. Beim Factoring hingegen können sie aufgrund des Verkaufs ausgebucht werden. Demnach wird Ihre Bilanz um Außenstände reduziert. Das hat nicht selten eine Erhöhung der Eigenkapitalquote zu Folge. Solch optimierte Bilanzen werden auf für ein Bankenrating herangezogen, das dann – dank Factoring – ebenfalls positiver ausfallen kann.
Factoring oder Inkasso? Die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen
Insgesamt realisiert ein Inkassobüro in erster Linie Einzelforderungen, während ein Factoring-Unternehmen wesentlich allumfassender ist. Daher kann Factoring Inkasso vollständig ersetzten. Wenn Sie also häufig lange auf Zahlungen warten und es Ihnen dadurch an Geld mangelt, können Sie sich durch Factoring schnell Abhilfe schaffen und sparen sich dabei den Aufwand und die Kosten, die Auftreten, wenn sie bei jeder nicht realisierten Forderung Mahnungen verschicken und ein Inkassoverfahren einleiten müssen. Somit können sie mit Factoring Ihre Zeit in die wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen investieren. In diesem Fall lohnt sich das Engagieren eines Factoring-Unternehmens für Ihre Zwecke.
Wenn Sie allerdings nicht oft mit Zahlungsausfällen oder Verzögerungen zu kämpfen haben, stellt sich natürlich die Frage, ob sich die Beauftragung eines Factoring-Anbieters tatsächlich lohnt. Je nachdem, wie selten Sie mit diesen Problemen zu kämpfen haben, genügt bei Ihnen vielleicht auch einfach das kurzfristige Beauftragen eines Inkasso-Unternehmens.
Fazit
Alles in allem gibt es zwei grundlegende Wege, wie sie Ihr Geld von Ihren Kunden bekommen können. Sie können entweder ein Inkasso-Unternehmen engagieren und Einzelforderungen eintreiben lassen oder Sie kommen dem Zahlungsausfall zuvor und engagieren ein Factoring-Unternehmen, dass nicht nur Einzelforderungen, sondern gleich alle Ihre Forderungen aufkauft und Ihnen damit eine schnelle Liquidität und mehr Zeit zur Verfügung stellt. Doch selbst im Factoring gibt es einige Unterarten zwischen denen man unterscheiden muss und die man daher im Blick behalten sollte. Letztendlich gibt es auch noch steuerliche Unterschiede und die Bedürfnisse Ihres eigenen Unternehmens zu beachten, bevor Sie eine Entscheidung treffen.