Was passiert, wenn die Kasse nicht stimmt? Fehlbeträge vermeiden
Trotz großer Sorgfalt kann es vorkommen, dass nach der Kassenprüfung die Kasse nicht stimmt. Vor allem zu Stoßzeiten in Gastronomien oder im Einzelhandel passieren schnell Fehler. Oft stellen Beträge wie fünf Cent zu viel oder zu wenig kein Problem dar. Ganz im Gegenteil: 10 Cent minus pro Stunde gelten als allgemein üblich. Die Grenze für den geduldeten Fehlbetrag hängt von der Unternehmensgröße ab. So bewerten größere Supermarktketten ein Minus von 20 Euro anders als eine kleine Boutique mit geringeren Umsätzen. Was passiert also, wenn sich tatsächlicher Kassenbestand und Sollbestand zu stark voneinander unterscheiden? Hier erhalten Sie eine Übersicht über die rechtliche Lage und Tipps, um Fehlbeträge zu minimieren.
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist lediglich ein Informationsangebot. Der Beitrag erhebt nicht an den Anspruch einer Rechtsberatung und kann diese in individuellen Fällen auch nicht ersetzen!
Ursachen von Kassenfehlbeträgen
Kassenfehlbeträge entstehen aus verschiedenen Gründen. Die häufigste Ursache liegt in einem simplen Rechenfehler. Oft handelt es sich lediglich um kleine Centbeträge oder tatsächlich gibt es gar kein Minus. Dies kommt zum Beispiel vor, wenn bei der abendlichen Abrechnung falsch gezählt wurde. Vor allem beim Kassensystem in der Gastronomie oder im Geschäft passiert es schnell, dass die Beschäftigten unter Zeitdruck zu viel oder zu wenig Rückgeld rausgeben.
In anderen Branchen wie Büro oder Betrieb hingegen entstehen Kassenfehlbeträge eher durch einen fehlerhaften Umgang mit dem Kassenbuch. So kommt es vor, dass die Beschäftigten Einnahmen oder Ausgaben zeitlich unzutreffend ins Kassenbuch eintragen. Grundlegend sind die hier aufgeführten Ursachen harmlos und oftmals schnell gelöst. Bei Ursachen krimineller Natur – etwa Diebstahl oder Veruntreuung – sieht die Sache schon anders aus.
Fehlbetrag in der Kasse – Wer haftet? Wer zahlt?
Ausgehend vom Steuerrecht schreiben Sie die Minusbeträge Ihrer Kasse in der Regel als Verlust ab. Im Hinblick auf das Arbeitsrecht entstehen bei einem Fehlbetrag in der Kasse oft Streitigkeiten. Vor allem wenn das Personal für die Differenz haften soll. Die Frage ist also: Wer haftet für den Schaden und zahlt letztendlich die Kassendifferenz? Grundlegend haftet die Arbeitskraft nur, wenn der Arbeitgeber der beschäftigten Person zumindest mittlere Fahrlässigkeit nachweist. Dies erweist sich aber oft als schwierig. Insofern darf der Betrieb den fehlenden Betrag in der Regel nicht einfach so vom Lohn abziehen.
Einstufung der Fahrlässigkeit
Wer und wie jemand für einen Schaden haftet, hängt im Falle eines Kassenfehlbetrages vom Grad der Fahrlässigkeit ab: Bei leichter Unachtsamkeit haftet das Personal nicht. Stellt der Betrieb mittlere Fahrlässigkeit fest, erfolgt eine anteilige Haftung. Nur bei grober Fahrlässigkeit haftet die verantwortliche Person vollständig.
Nur in Einzelfällen weisen Betriebe Ihrem Personal eine vollständige Haftung nach. Dieser Fall tritt zum Beispiel auf, wenn eine kassierende Person in einem Supermarkt dauerhaft mit einer eigenen Kassenlade arbeitet. In der Regel nutzen jedoch mehrere Arbeitskräfte ein Kassensystem. Daher versuchen viele Betriebe das Problem mit extra Klauseln in Arbeitsverträgen zu lösen. Dabei ziehen sie die Beschäftigten gleich zum Ausgleich heran und ziehen die fehlende Summe einfach vom Nettolohn ab. Doch arbeitsrechtlich stellt dies eine falsche Herangehensweise dar. Hier kommt die Mankohaftung ins Spiel.
Die Lösung: Mankovereinbarung mit Mankogeld
Bei einer Mankohaftung geht es vor allem darum, dass der Betrieb selbst für ein Manko einsteht. Darunter fallen auch Fehlbestände in der Kasse. Denn fehlt ein Betrag in der Kasse, liegt das nicht zweifellos daran, dass die Arbeitskraft ihre Pflicht verletzt. Die wenigsten Unternehmen sind in der Lage, einer bestimmten Person das Verschulden nachzuweisen.
Eine Lösung für diesen Konflikt bietet die Mankovereinbarung im Arbeitsvertrag. Dieser Entschluss ist aber nur in einem bestimmten Rahmen zulässig. So gilt die Klausel ausschließlich, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter alleine auf die Kasse zugreift. Außerdem müssen Sie als arbeitgebende Instanz der angestellten Person ein zusätzliches Mankogeld zur Verfügung stellen. Damit haftet die Arbeitskraft für jeden Fehlbetrag innerhalb dieses Mankogeldes. Im Grunde genommen spielt es hier keine Rolle, ob die beschäftigte Person den Fehlbetrag verschuldet oder nicht. Wenn die Kasse nicht stimmt, zahlt die Arbeitskraft die Differenz aus der eigenen Tasche.
Droht eine Kündigung, wenn die Kasse nicht stimmt?
Nach dem Kündigungsschutzgesetz darf der Betrieb eine Arbeitskraft nur kündigen, wenn es sich beim Fehlbetrag in der Kasse zumindest um grob fahrlässiges Verhalten handelt. Dies ist oft nur schwer nachweisbar und hängt stark vom Einzelfall ab. So entschied zum Beispiel ein das Landesarbeitsgericht Berlin 2004, dass ein Betrieb die verantwortliche Mitarbeiterin wegen einem Fehlbetrag von 10 Euro in der Kasse abmahnen darf. Denn bis dato fehlten immer nur kleinere Beträge in der Kasse. Hier reichen 10 Euro also aus, um eine wirksame Abmahnung auszusprechen.
3 Tipps zur Vermeidung von Fehlbeträgen in der Kasse
Mit einigen Tipps und guter Organisation minimieren Sie das Risiko dafür, dass bei der Endabrechnung die Kasse nicht stimmt. So vermeiden Sie Ärger mit dem Personal und Finanzamt.
1. Führen Sie ein ordentliches Zählprotokoll
Erfassen Sie die Anzahl und Stückelungen von Münzen und Geldscheinen in der Kasse in drei Spalten. Trennen Sie beispielsweise zwischen 10- und 20-Euro-Scheinen und tragen Sie die jeweilige Stückzahl und den Betrag ein. Schließen Sie das Zählprotokoll zusätzlich mit Datum und Unterschrift der zählenden Person ab.
2. Prüfen Sie Kassenbestand und Kassenbuch regelmäßig
Prüfen Sie den Kassenbestand, bevor Sie mit der jeweiligen Kasse arbeiten und füllen Sie erst danach das Wechselgeld auf. Denn möglicherweise fehlt bereits vorher Geld in der Kasse. Die meisten Differenzen entstehen nämlich während des Arbeitstages. Daher ist es schwieriger, die Fehler nachträglich festzustellen.
Nehmen Sie bei häufig auftretenden Rechenfehlern den bestimmten Zeitpunkt unter die Lupe. Überprüfen Sie die Kasse in dem jeweiligen Zeitraum und kontrollieren Sie auch das Zahlungsdatum im Vergleich zum Eintragungsdatum. Auch die Belege des betreffenden Zeitraums geben Aufschluss über die Vorgänge.
3. Bleiben Sie während der Zahlvorgänge aufmerksam
Schauen Sie als kassierende Person genau auf das Display. Denn wenn Sie zum Beispiel statt 200 Euro 20 Euro eintippen und 200 Euro rausgeben, entsteht eine Kassendifferenz von ganzen 180 Euro. Wenn Sie aufmerksam bleiben, reagieren Sie im entscheidenden Moment und korrigieren die falsche Ausgabe. Rechnen Sie auch mit Trickbetrügereien und Diebstahl seitens der Kundschaft.
Richtige Kassenbuchführung und passendes Kassensystem
Wenn Sie als Gewerbe unter die Pflicht zur Kassenbuchführung fallen, müssen Sie sämtliche Einnahmen und Ausgaben täglich festhalten. Daher gehören auch Fehlbeträge ins Kassenbuch. Wenn die Kasse also nicht stimmt, müssen Sie dies auch in der Buchhaltung berücksichtigen.
Kassendifferenzen steuerrechtlich erfassen
Nach dem Steuerrecht schreiben Sie den Fehlbetrag der Kasse in der Regel als Verlust ab. Wenn sie also ein Kassenmanko feststellen, erfassen Sie dieses in der Steuer als eigene Position. Ein Fehlbetrag fällt hier unter „sonstiger Aufwand“ als unregelmäßige Ausgabe. Den Mehrbetrag hingegen tragen Sie unter „sonstiger Ertrag“ ebenfalls als unregelmäßige Einnahme ein.
Handschriftliche Dokumente, Excel-Tabellen oder spezielle Software sind für die Kassenbuchführung oft zu manipulations- und fehleranfällig. Bei der handschriftlichen Variante ist das Risiko von Flüchtigkeitsfehlern sehr hoch und Excel-Tabellen akzeptiert das Finanzamt nicht. Einige Firmen bieten dafür spezielle Software. Hier ist es wichtig, auf die Zertifizierung zu achten. Denn eine finanzamt-konforme Software erlaubt nicht, dass Sie Einträge im Nachgang ändern.
Ein elektronisches Kassensystem erleichtert hingegen ihre Buchhaltung und minimiert die Fehlbestände in der Kasse. Denn in dem System liegen alle geschäftlichen Fälle transparent und nachvollziehbar vor. So ist die TSE-Kasse effektiv vor Manipulation geschützt. Sie greifen problemlos zu jedem Zeitpunkt auf diese Aufzeichnungen zurück und überprüfen vergangene Vorgänge mit einem Klick. Zusätzlich bedienen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Kasse intuitiv. So behalten Ihre Servicekräfte in der Gastronomie und das Einzelhandelspersonal auch im größten Trubel den Durchblick an der Kasse. Zubehör wie bargeldloses Zahlen bieten Ihren Kunden zudem mehr Optionen und es entstehen weniger Fehlbeträge durch Barzahlungen.
Kostenlos und unverbindlich informieren
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein Kassenmanko entsteht, wenn die Kasse nicht stimmt und Sie so einen Fehlbetrag feststellen. Die Ursachen dafür liegen oft in einem Versehen. Eine grob fahrlässige oder sogar beabsichtigte Handlung lässt sich oft schwer bis kaum nachweisen. Forschen Sie daher schon vor dem Weg zum Anwalt gründlich nach den möglichen Ursachen. Denn bei „kleineren“ Fehlern vermindern Sie schon mit gründlicherer Prüfung und Organisation Ihre Kassenfehlbestände.
Grundsätzlich dürfen Sie als Betrieb nur mit einer Mankoabrede und dem Mankogeld den fehlenden Betrag vom Lohn abziehen. Ohne diese Vereinbarung brauchen Sie einen Nachweis über die Schuld einer bestimmten beschäftigten Person. Für Sie als Arbeitskraft gilt: Wenn der Arbeitgeber Sie dazu auffordert, die Kassendifferenz auszugleichen, sprechen Sie mit einem Anwalt im Bereich des Arbeitsrechts.