Vorteile & Anwendungsbereiche des Warenwirtschaftssystems für Kassen
Eine Kasse erfüllt heutzutage nicht nur die Zahlfunktion, sondern unterstützen Betriebe durch zahlreiche Softwares und Features. Das Kassensystem mit Warenwirtschaft verwaltet etwa Ihre Produkte und verschafft Ihnen einen Überblick über den gesamten Warenverkehr. Egal ob kleine Boutique oder großes Handelsunternehmen: Jedes Geschäft steht vor der Aufgabe, verschiedene Prozesse zeitgleich und effizient zu bewältigen. Nur so halten Sie mit dem Wettbewerb mit und bestehen auf dem heutigen Markt.
Zusätzlich führt das WaWi eine Reihe an Features, die wir Ihnen im folgenden Artikel vorstellen. Nichtsdestotrotz liegt das primäre Ziel des Warenwirtschaftssystems darin, dass alle Produkte zur richtigen Zeit am richtigen Ort und in der passenden Menge bereitstehen. Daher stellen wir Ihnen die verschiedenen Systemarten nicht nur vor, sondern zeigen Ihnen auch, wie Sie Ihre Produkte ins Kassensystem einpflegen und welche Daten dabei eine wichtige Rolle spielen.
Was ist ein Warenwirtschaftsystem?
Ein Warenwirtschaftssystem (kurz WaWi) stellt eine Software dar, die die Warenströme eines Unternehmens abbildet. Damit ist sie ein unverzichtbarer Bestandteil elektronischer Kassensysteme. Über eine Schnittstelle verbindet das Programm Einkauf, Verkauf, Logistik sowie Warenein- und -ausgänge miteinander. Wenn Sie zusätzlich auch HR-Themen und weitere Bereiche Ihres Betriebs mit der Software abbilden wollen, braucht Sie ein ERP-System.
Was ist das ERP-System?
ERP steht für Enterprise Resource Planing und damit für ein erweitertes Warenwirtschaftssystem. Es bildet nicht nur Warenbewegungen, sondern alle Prozesse im Unternehmen ab. So erfasst das Programm auch das Finanz-, Personal- und Rechnungswesen. Einige Softwares gelten direkt auch als ERP-System, andere Kassen können Sie mit der ERP nachträglich aufrüsten. Ob Sie ein solches System brauchen, hängt von Ihrer Betriebsgröße und Ihrem Bedarf ab. Für kleine und mittelständische Gastronomien und Einzelhandelsbetriebe reicht meist das Warenwirtschaftssystem aus.
Wozu dienen Warenwirtschaftssysteme?
Das WaWi besteht hauptsächlich aus Datenbanken, die die Stamm- und Bewegungsdaten eines Unternehmens beinhalten. Das System sortiert diese Daten und sorgt für eine optimale Übersicht.
Worin liegt der Unterschied zwischen Stamm- und Bewegungsdaten?
Die Stammdaten gelten als statistisch unveränderbare Angaben wie die Kontaktdaten der Lieferfirmen oder der Kundschaft. Unter Bewegungsdaten fallen hingegen alle dynamischen Angaben, die sich kontinuierlich im Rahmen der täglichen Geschäftsvorfälle ändern. Dazu zählen zum Beispiel Bestelldaten, Aufträge oder Rechnungen.
Im Zuge der Digitalisierung im Einzelhandel bestellen Kundinnen und Kunden immer häufiger über das Internet. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, bieten viele stationäre Geschäfte Ihre Produkte mittlerweile auch in Online-Shops an. Daraus ergeben sich neue Herausforderungen an die Warenwirtschaft. Digitale Systeme bringen daher viele Vorteile:
- Überblick über Standorte
Im WaWi teilen Sie Waren problemlos mehreren Filialen zu. So behalten Sie den Überblick über die Bestände an allen Geschäftsstandorten.
- Einfache Produktverwaltung
Durch das benutzerfreundliche Interface des Warenwirtschaftssystems pflegen und verwalten Sie Produkte einfach und effizient.
- Schnelle Auffindbarkeit der Waren
Entweder vergeben Sie eine Artikelnummer individuell oder das System teilt eine Ziffer automatisch zu. Dadurch können Sie die Artikel einfach einscannen und sofort in der Datenbank wiederfinden.
- Praktische Erinnerungsfunktion
Das WaWi warnt Sie, wenn der Warenbestand knapp wird oder es zu Lieferverzögerungen kommt. So können Sie immer rechtzeitig und präventiv reagieren.
- Hilfreiche Statistiken
Die Warenwirtschaft zeigt Ihnen umsatzstarke, aber auch umsatzschwache Produkte. Dadurch erleichtert das Programm Ihre Bedarfsplanung.
- Kundenbedarf im Fokus
Das WaWi speichert die Historie Ihrer Kundschaft. Dadurch erhalten Sie einen guten Eindruck vom Bedarf der kaufenden Personen. Besonders treuen Kundinnen und Kunden können Sie mit einem Klick sogar auch Rabatte oder Angebote gewähren.
Welche Warenwirtschaftssysteme gibt es?
Grundlegend handelt es sich bei der Software von Warenwirtschaftssystemen um offene oder geschlossene Programme. Ein offenes System verfügt über Schnittstellen zu weiteren Anwendungen wie etwa einer Buchhaltungssoftware. Außerdem gilt diese Art als Standardsoftware, die allgemeine Anforderungen erfüllt. Daher steht das offene System auch auf dem Massenmarkt für verschiedene Betriebsarten zur Verfügung.
Das geschlossene System ist hingegen umfangreicher, denn es übernimmt alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben. Dabei bietet es keine Schnittstellen und wird oft als Individualsoftware entwickelt. Das heißt, die Anbieter entwickeln diese Anwendung für die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens.
Was sind integrierte Warenwirtschaftssysteme?
Das integrierte WaWi ist nichts anderes als ein geschlossenes System. Allerdings binden die Anbieter hier feste Drittsysteme ein. Diese gewährleisten dann den Austausch von Daten mit externen Partnern wie Banken oder Marktplätzen.
WaWi als On-Premise oder aus der Cloud?
Bevor Sie sich auf eine Anwendung festlegen, lohnt sich eine Übersicht über verschiedene Warenwirtschaftssysteme. Der Betrieb einer Standardsoftware erfolgt entweder auf hausinternen Rechnern (On-Premise) oder in Servicerechenzentren oder in einer Cloud.
On-Premise-Lösung
Hier betreiben Unternehmen das Warenwirtschaftssystem im eigenen Rechenzentrum. Dazu erwerben Sie eine Lizenz für das System. Ihnen gehört die Hard- und Software letzendlich auch, Sie sind allerdings für die Pflege und Wartung verantwortlich.
- Volle Kontrolle über das System
- Unabhängigkeit von Netzwerk durch lokale Speicherung
- Ressourcen- und kostenintensiv
- Eigene Verantwortung für Hard- und Software
WaWi aus der Cloud
Der Anbieter des Warenwirtschaftssystems nutzen eigene Rechenzentren und bieten die vorhandenen Ressourcen als Dienstleistung an. Die Cloud-Lösung ist flexibel und bringt vor allem Vorteile für die sich entwickelnde Einzelhandelsbranche.
- Flexibilität bei Unternehmenswachstum
- Erweiterbare Speicherkapazität und Features
- Personal- und kostensparend (Mietlösung statt Anfangsinvestition)
- Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter
Wichtige Funktionen eines Warenwirtschaftssystems
Das Kassensystem mit Warenwirtschaft ist ein wichtiges Instrument für verschiedene Bereiche im Betrieb. Die Kernfunktionen des WaWi liegen insbesondere im Bereich der Warenbeschaffung, Lagerwirtschaft und dem Warenabsatz. Über verschiedene Schnittstellen können Sie das System außerdem mit verschiedenen anderen Anwendungen verknüpfen.
Typische Schnittstellen eines Kassensystems mit Warenwirtschaft
- Shopsysteme
- Online-Marktplätze
- B2B-Marktplätze
- Banken und Zahlungsdienstleister
- Versanddienstleister
- Buchführung und Steuerberatung
- Zollabwicklung
WaWi-Funktionen in der Warenbeschaffung
- Bedarf- und verbrauchsgesteuerte Optimierung der Liefermengen und -termine
- Management der Lieferfirmen (Einkaufsdaten und Bezugsquellen)
- Einkauf
- Rechnungskontrolle
- Anfragewesen (Recherche nach neuen Produkten)
- Wareneingang
WaWi-Funktionen in der Lagerwirtschaft
- Erfassung aller Lagerbewegungen
- Auswertung der Lagerkennzahlen
- Lagerplatzzuordnung und Haltbarkeitsdaten der eingehenden Waren
- Lagerbestandsführung
- Warenauslagerung
- Inventur und Auswertung
WaWi-Funktionen im Warenabsatz
- Kundenbeziehungsmanagement (CRM-System)
- Marketing-Unterstützung
- Angebotswesen (Kundenbedürfnisse analysieren)
- Unterstützung des Multishop-Managements (Web-Shop etc.)
- Auftrags- und Versandabwicklung
- Kommissionierung (Lagerbestand auf die Aufträge zuteilen)
- Filialmanagement
- Rechnungserstellung und -versand
Zusätzliche Funktionen der WaWi
- Chargenverwaltung (speziell für Produkte im Arzneimittelbereich)
- Seriennummern verteilen (zum Beispiel für technische Produkte)
- Supply-Chain-Management (Unterstützung der Lieferkette)
- Außendienst-Funktionen
- Leergutverwaltung
- Informationssystem für Führungskräfte
- ERP-Funktionen (Personal, Finanzen, Rechnungswesen)
Was kostet eine Kasse mit Warenwirtschaft?
Bei den Kosten für eine Kasse mit Warenwirtschaftssystem kommt es vor allem auf das Modell und die Anforderungen an. Wenn Sie eine Kasse inklusive WaWi-Programm kaufen, liegt der Startpreis bei 500 Euro. Dabei liegen die Preise für offene Systeme weit unter den Kosten für eine Individualsoftware. Eine andere Option besteht darin, eine Kasse inklusive WaWi ab 18 Euro zu mieten. Hier zahlen Sie einen monatlichen fixen Betrag und sparen sich die Anschaffungskosten.
Kassensystem inklusive WaWi mieten
Um das richtige System für Ihren Bedarf auszuwählen, nehmen Sie eine Bedarf- und Kostenanalyse vor. Auch wenn Sie bereits mit einer WaWi arbeiten, stellen Sie das System regelmäßig auf den Prüfstand. Im Idealfall nehmen Sie sich vor, verschiedene Warenwirtschaftssysteme in bestimmten Zeitabständen zu vergleichen. Überlegen Sie dabei genau, welche Funktionen das System mitbringen soll und welche Features und Module Sie brauchen. So zahlen Sie nicht für Funktionen, die Sie gar nicht nutzen.
Warenwirtschaft einrichten und Produkte einpflegen
Moderne Warenwirtschaftssysteme setzen den Fokus vor allem auf benutzerfreundliche Oberflächen. So können Sie die Produkte schnell und einfach einpflegen und verwalten. Wichtig ist die gute Implementierung, wenn Sie die Kasse mit WaWi einrichten. Andernfalls schmälert ein holpriger Anfang die Akzeptanz des Personals gegenüber dem Programm. Doch viele Anbieter vereinfachen die Startphase. Außerdem hilft ein enges Zusammenspiel mit der Belegschaft und kluge Ressourcenverteilung dabei, das System erfolgreich zu implementieren.
Warenwirtschaft ins Kassensystem einpflegen
Unsere Partner wie orderbird, Gastrofix oder Tillhub bieten Kassensysteme inklusive Warenwirtschaft. Hier brauchen Sie die WaWi nicht aufwendig in Ihr bestehendes System implementieren, sondern erhalten direkt ein Gesamtpaket. Denn eine einzelne WaWi-Software in eine stationäre Kasse einzubinden ist gar nicht so einfach. Da ist vor allem der Anbieter Ihrer Kasse gefragt. Einfach geht es mit einem Warenwirtschaftssystem für ios- oder android-basierte Endgeräte wie iPad oder Tablet. Hier reicht es oft ein Programm oder eine App zu installieren.
Falls Sie bereits eine Kasse besitzen und zusätzlich nach einer WaWi suchen, informieren Sie sich am besten zuerst bei Ihrem Anbieter, was möglich ist. Andernfalls lohnt es sich, direkt nach einem Kassensystem inklusive Warenwirtschaft zu schauen.
Warengruppen anlegen
Sobald die Implementierung Ihres Systems erfolgt ist, liegt der nächste Schritt darin, Ihre Produkte einzupflegen. Dafür richten Sie im Vorhinein Warengruppen an. Eine Warengruppe fasst einzelne Artikel anhand eines gemeinsamen Merkmals zu einer Gruppe zusammen. Als Beispiel gilt zum Beispiel die Herkunft (Weine aus Frankreich), der Zweck der Verwendung, Eigenschaften des Materials (etwa Holz) oder einzelne Sachbereiche (wie Fantasy-Bücher). In diesen drei Schritten legen Sie Warengruppen in ihrem WaWi an:
- Fügen Sie im Hauptmenü Ihres Kassensystems eine neue Warengruppe hinzu.
- Benennen und bearbeiten Sie je nach Bedarf jede Warengruppe und sortieren Sie diese als Top-Warengruppe oder Untergruppe ein.
- Die fertige Reihenfolge können Sie jederzeit nachträglich sortieren und löschen.
Artikel anlegen
Nach den Warengruppen können Sie unter dem Menüpunkt „Produkte“ einzelne Waren ins System einpflegen. Anschließend fügen Sie die Artikel in der Kasse dann zu den einzelnen Warengruppen hinzu. Sobald Sie die Schaltfläche für das Anlegen eines Produktes betätigen, erscheint ein Formular, wo Sie die jeweiligen Angaben zum Artikel einfügen.
Stammdaten
Diese Daten zum Produkt verändern sich grundlegend nicht. Es handelt sich dabei um Pflichtangaben.
- Artikelnummer
- GTIN/EAN/ISBN-Nummer
- Bezeichnung des Produktes
Allgemeine Daten
Diese Daten enthalten wichtige Informationen zum Produkt, zum Beispiel für den Online-Handel.
- Kurzbeschreibung
- Hersteller
- Marke
Mengenangaben
Hier fügen Sie die Informationen zur Inhalts- und Verkaufsmenge des Produktes ein.
- Verkaufsmenge
- Inhaltsmenge
- Gewichts- oder Maßmenge
Produktvarianten
Das WaWi verfügt über Einstellungen für Varianten wie Farbe und Größe eines Artikels.
- Farbe
- Größe
- Form
Steuern und Preise
Hier tragen Sie Steuern und Preise ein. Das System errechnet Marge, Verkaufswert und Umsatzsteuer.
- Mehrwertsteuer
- Warenwert
- Marge
Lieferanten
Mithilfe dieser Funktion ordnen Sie einem Artikel die jeweilige Lieferfirma zu.
- Lieferquelle
- Lieferinformationen
- Bestellnummer und -datum
Artikel aus einer Excel-Tabelle einpflegen
Statt jeden Artikel einzeln einzupflegen, exportieren Sie die Warenbestände oder -einkäufe über Standardformate. Anschließend ordnen Sie die Produkte ihren Warengruppen zu. Dazu laden Sie eine Vorlage in Form einer Excel-Tabelle herunter und befüllen diese mit Ihren Produkten. Nach wenigen Klicks befindet sich die Liste in Ihrer Datenbank und die Artikel sind sofort im System verfügbar.
Das WaWi für Gastro und Einzelhandel
Vor allem Branchen wie der Einzelhandel oder die Gastronomie profitieren von einem Kassensystem mit Warenwirtschaft. Denn für beide Branchen steht die Kundschaft und effiziente Warenverwaltung im Mittelpunkt. Um auf dem Markt mitzuhalten, sollte der Verkauf von Speisen und Waren reibungslos ablaufen.
Die Warengruppen in der Gastronomie sind oft wandelbar, etwa wenn Sie diese an eine saisonale Speisekarte ausrichten oder neue Gerichte einplanen. Hier ist ein WaWi wichtig, dass sich an Ihre Produktvielfalt anpasst. Darüber hinaus sind Lieferengpässe in Restaurants und Cafés echte Show-Stopper mit großen Umsatzeinbrüchen. Denn der Gast verzeiht nicht unendlich oft, wenn ein Gericht auf der Karte nicht zur Verfügung steht. Da schafft das WaWi Abhilfe, indem es regelmäßig an fehlende Zutaten erinnert. Außerdem können Sie ein Reservierungssystem sowie Sonderpreisfunktionen, etwa bei einer Happy Hour, nutzen.
Das Kassensystem mit Warenwirtschaft für den Einzelhandel verschafft vor allem einen Überblick über alle Warenlieferungen und den Lagerbestand. Hier legt das System den Fokus auf Verkaufsstatistiken und zeigt beliebte und unbeliebte Produkte. Entsprechend dieser Kennzahlen können Sie Ihren Warenbestand künftig optimieren. Zusätzlich erleichtert Ihnen das WaWi die jährliche Inventur.
Unser Fazit
Ein Warenwirtschaftssystem lohnt sich auch schon für kleine Betriebe ab 10 bis 15 Warengruppen. Die Anwendung unterstützt alle Betriebsgrößen dabei, den Warenfluss zu verwalten und effizient zu organisieren. Viele zusätzliche Features erleichtern die tägliche Arbeit auch in anderen Bereichen wie im Rechnungswesen oder beim Kundenmanagement. Für das passende WaWi brauchen Sie aber genaue Kenntnisse vom eigenen Bedarf. Stellen Sie Ihre Software außerdem in regelmäßigen Abständen auf den Prüfstand:
- Erfüllt das WaWi die Kernfunktionen von Warenbeschaffung, Lagerwirtschaft und Warenabsatz?
- Sind Sie und Ihr Team mit dem eingesetzten WaWi-System zufrieden?
- Welche Nachteile bringt das System mit sich? (Abo-Modell, Einschränkung bestimmter Funktionen etc.)
- Wie zukunftsträchtig ist das System? Ist es flexibel etwa bei einer Geschäftsvergrößerung?
- Kann Ihr Betrieb mit diesem System mit den Wettbewerben mithalten?
- Sind die Kosten verhältnismäßig zu den Funktionen?
Suchen Sie allgemein nach einem WaWi aber arbeiten bereits mit einer Kasse, holen Sie sich zuerst Angebote bei Ihrem Kassenanbieter ein. Falls dieser kein WaWi anbietet, besteht die einfachere Lösung darin, sich Angebote zu neuen Kassensystemen inklusive Warenwirtschaft einzuholen.