Kostenlose Getränke am Arbeitsplatz – Pflicht oder Aufmerksamkeit?
Klären wir gleich zu Beginn eine oft gestellte Frage: Nein, Unternehmer stehen nicht grundsätzlich in der Pflicht, kostenlose Getränke am Arbeitsplatz zu stellen. Es gelten jedoch Ausnahmen, beispielsweise für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an sogenannten Hitzearbeitsplätzen. Bedenken Sie außerdem: Regelmäßiges Trinken hilft Ihren Angestellten dabei, sich besser zu konzentrieren. Doch das ist nicht der einzige Vorteil. Hier erfahren Sie, weshalb es sich lohnt, in kostenlose Getränke für Ihr Team zu investieren, und in welchen Fällen sich für Arbeitgeber dennoch Pflichten ergeben.
Warum sind kostenlose Getränke am Arbeitsplatz wichtig?
Ein Großteil der Deutschen steht im Berufsalltag unter einer enormen Belastung: Eine 2018 erhobene Studie ergab, dass 85 Prozent der Befragten am Arbeitsplatz unter Stress leiden. Laut der TK-Trinkstudie 2019 vergessen 52 Prozent der befragten Erwachsenen aus diesem Grund, regelmäßig Wasser am Arbeitsplatz zu trinken. Mögliche Folgen sind Kopfschmerzen, Probleme mit dem Kreislauf, trockene Augen und mangelnde Konzentration.
Schon 1999 stellen die Wissenschaftler Yoram Epstein and Lawrence E. Armstrong fest, dass bereits ein Wassermangel von zwei Prozent die Leistungsfähigkeit vermindert. Um dem vorzubeugen, sollten Sie kostenlose Getränke anbieten und Ihre Angestellten dazu motivieren, regelmäßiger zu trinken. So bleiben sie gesund und fallen im Betrieb weniger aus.
Zudem vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie sie wertschätzen. Das spornt diese nicht nur an, sondern trägt auch dazu bei, dass sie sich wohlfühlen. In der 2019 durchgeführten Bevölkerungsbefragung zur Arbeitsmotivation stehen kostenlose Getränke auf dem vierten Platz der Liste mit den besten Motivatoren, gefolgt von gutem Kaffee.
Wann sind kostenlose Getränke am Arbeitsplatz eine Pflicht?
Wie eingangs erwähnt, besteht für Unternehmen keine generelle Pflicht, das Personal mit kostenlosen Getränken zu versorgen. Das Gesetz zum Arbeitsschutz legt jedoch fest, dass Arbeitgeber ab einer Raumtemperatur von 26 Grad Celsius Maßnahmen ergreifen müssen, um die Belastung Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu reduzieren. Wie diese Maßnahmen im Detail aussehen, ist nicht vorgeschrieben. Jedoch empfiehlt der Arbeitsschutz neben der Bereitstellung von Sonnenschutzmitteln für Tätigkeiten im Freien auch die Zurverfügungstellung von kostenlosen Erfrischungsgetränken.
Seit 2021 ist der Arbeitgeber außerdem dazu verpflichtet bei einer Raumtemperatur von über 30 Grad Celsius Wasser für seine Mitarbeiter zu Verfügung zu stellen. Dies ist im ASR A3.5 4.4 Absatz 5 geregelt.
Insgesamt sind kostenlose Getränke am Arbeitsplatz also keine Pflicht! Ausnahme bildet nur die Bereitstellung von Wasser ab einer Raumtemperatur von 30 Grad Celsius.
Ein sogenannter Hitzearbeitsplatz, an dem generell Temperaturen über 35 Grad Celsius herrschen, bildet die Ausnahme von der oben erwähnten Regel. Erhöht die verrichtete Arbeit aufgrund von Kleidung oder Umwelt die Körpertemperatur, sieht das Gesetz entsprechende Maßnahmen vor.
Lassen sich kostenlose Getränke am Arbeitsplatz steuerlich absetzen?
Servieren Sie Getränke aus betrieblichen und geschäftlichen Gründen, können Sie diesen laut Finanzamt von der Steuer absetzen: Trinken die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem internen Meeting Kaffee, ist dies ein betrieblicher Anlass. Ein geschäftlicher Grund ist beispielsweise ein Termin mit einem Kunden, bei dem Erfrischungs- oder Heißgetränke gereicht werden. In welchem Umfang die Kosten abgesetzt werden können, hängt davon ab, ob sie als Bewirtungskosten eingestuft werden oder unter die Betriebsausgaben fallen. Setzen Sie dagegen aus privaten Gründen einen Kaffee auf, gehört dieser nicht in die Steuererklärung Ihres Unternehmens! Dazu zählt zum Beispiel die Geburtstagsfeier eines oder einer Angestellten, bei welcher dem Team Torte und Kaffee spendiert wird.
Im Büro setzen Sie problemlos nicht nur Kaffee, sondern auch den Vollautomaten steuerlich ab. Wichtig ist, dass das Gerät ausschließlich das betriebseigene Personal, die Kundschaft und Partner verköstigt. Bei einer Kaffeemaschine als Betriebsausgabe entscheidet der Wert des Geräts über die Art der Absetzung. Liegt dieser bei Ihrem Vollautomaten über 1.000 Euro, schreiben Sie das Gerät über die Nutzungsdauer ab. Dafür setzt das Finanzamt eine Abschreibung von fünf Jahren fest.
Wasser und Kaffee am Arbeitsplatz – Aufmerksamkeit oder Bewirtungskosten?
Der Gesetzgeber entscheidet zwischen zwei Arten von Kosten: Bewirtungskosten und Aufmerksamkeiten. Aufmerksamkeiten können Sie zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Bei den Bewirtungskosten liegt der Anteil bei 70 Prozent. Hier verschwimmt die Grenze. Achten Sie bei den Bewirtungskosten vor allem darauf, alle Ausgaben korrekt und vollständig zu dokumentieren.
Servieren Sie das Getränk als höfliche Geste, ist es eine Aufmerksamkeit. Dann ist der Kaffee eine zu 100 Prozent absetzbare Betriebsausgabe. Das gilt auch, wenn es betrieblich bedingt Kaffee im Büro gibt, etwa bei einer internen Fortbildung. Aber auch weitere Getränke für die Belegschaft wie Wasser oder Tee fallen unter Betriebsausgaben. Zudem sind alle Tassen, die Sie unmittelbar im Zusammenhang mit einem Verkauf servieren, voll absetzbar. Das geschieht zum Beispiel auf Messen, bei einer Verkostung von Waren oder beim Abschluss eines Kaufvertrags.
Übrigens: Auch Milch, Zucker und Co. zählen als Aufmerksamkeit und können abgesetzt werden.
Wie lassen sich Bewirtungskosten korrekt belegen?
Ein Geschäftsessen in einem Restaurant oder Café zählt als Bewirtung. Diese Ausgaben setzen Sie nur zu 70 Prozent von der Steuer ab. Außerdem müssen Sie die Bewirtungskosten umfangreicher belegen: Ein einfacher Kassenbon oder die Quittung aus dem Café oder Restaurant reichen in diesem Fall nicht aus. Wer Geschäftskontakte oder Angestellte bewirtet, benötigt eine formal korrekte und vollständige Rechnung, welche die Bewirtungsstätte Ihnen auf Anfrage ausstellt. Dazu füllen Sie einen Beleg aus, auf den Sie unter anderem den Anlass der Bewirtung genau angeben sowie die Namen der Gäste auflisten. Zuletzt muss das Dokument von Ihnen unterzeichnet werden. Die Rechnung muss maschinell erstellt sein und folgende verpflichtenden Angaben ausweisen:
- Name und Anschrift der Gaststätte
- Ihr Name
- Angaben zu den Speisen und Getränken
- Tag der Bewirtung
- das Datum an die Rechnung ausgestellt wurde
- Betrag mit der ausgewiesenen Umsatzsteuer
- Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte
- Rechnungsnummer
- aufgeschlüsselte Steuersätze bei Beträgen über 150 Euro
Warum will das Finanzamt es so genau wissen? Die Bewirtungskosten passen sich der Branche an. Sie dürfen beim Geschäftsessen also nicht von dem abweichen, was für Ihre Unternehmensgröße und Gewerbe üblich ist. Nur bei verhältnismäßigen Aufwendungen sind 70 Prozent der Bewirtungskosten von der Steuer absetzbar.
Ist Kaffee im Home-Office absetzbar?
Im Home-Office ist die Kaffeemaschine leider nicht steuerlich absetzbar. Denn in den eigenen vier Wänden lässt sich eine vorzugsweise private Nutzung nicht ausschließen. Eine Ausnahme besteht, wenn Ihr Arbeitszimmer nicht in Ihrem festen Wohnsitz liegt. Um dies nachzuweisen, brauchen Sie zwei Mietverträge und weitere Beweise dafür, dass keine Verbindung zwischen Arbeitszimmer und Wohnung besteht.
Wie kann man Mitarbeiter mit kostenfreien Getränken versorgen?
Um Getränke am Arbeitsplatz anzubieten, gibt es verschiedene Lösungen. Wollen Sie lediglich Trinkwasser anbieten oder auch Kaffee? Sind vielleicht sogar Softgetränke eine Option?
Wasserspender
Entscheiden Sie sich für die Installation eines Wasserspenders, haben Sie die Wahl zwischen Modellen mit Gallonen oder mit einem Festwasseranschluss. Letztere Geräte sind aufgrund des fehlenden Tanks um einiges hygienischer. Hiermit vermeiden Sie nicht nur Keime, sondern sparen auch Zeit. Denn durch den Festwasseranschluss fällt das Nachfüllen des Tanks weg. Auch die Reinigung des Gerätes ist um einiges leichter. Zudem kommt, dass der Preis pro Liter geringer ist als bei Gallonen. Der einzige Nachteil hier ist die Inflexibilität, wenn es um einen Aufstellungsort geht.
Haben Sie keinen freien Ort mit einem Zugang zum Festwasseranschluss, so können Sie auf einen Wasserspender mit Gallonen ausweichen. Diese haben den Vorteil, dass sie flexibel aufstellbar sind und niedrigere Anschaffungskosten haben.
Wasserspender am Arbeitsplatz
Kaffeevollautomaten
Eine weitere Möglichkeit ist das Anbieten von Kaffee. Dieser ist sehr beliebt und ganz besonders morgens zum schnellen Aufwachen gut. Kaffee macht aber nicht nur wach, sondern fördert auch die Konzentration und Motivation. Das verbessert wiederum das Betriebsklima. Also ist ein Kaffeevollautomat die perfekte Lösung, um kostenlose Getränke in Ihrem Unternehmen anzubieten und nebenbei noch das Betriebsklima zu fördern.
Mit dem Kaffeevollautomaten das Betriebsklima fördern!
Kalt- und Heißgetränkeautomat
Kaltgetränkeautomaten sind eine gute Alternative zum Wasserspender, um weitere Erfrischungen anzubieten. Durch einen geringen Serviceaufwand lassen sich die Kaltgetränkeautomaten mit bis zu 40 verschieden Getränkesorte vielfältig befüllen. Das bietet Ihnen und Ihren Angestellten ein abwechslungsreiches Angebot an Getränken am Arbeitsplatz. Die Automaten sind im Vergleich zu Wasserspendern um einiges bequemer. Sie lassen sich leicht bedienen, sind zuverlässig und flexibel in Ihren Büroräumen aufstellbar. Gleiches gilt für Heißgetränkeautomaten, die sich je nach Betriebsgröße und -art als Alternative zum Vollautomaten anbieten. In beiden Alternativen lässt sich auch die Bezahlung per Chip oder Chipkarte integrieren, die vom Unternehmen gestellt wird. So können Sie auch hier die Getränke bei Bedarf vollkommen kostenlos für Ihre Mitarbeiter anbieten.
Fazit
Letztendlich besteht bei normalen Temperaturen also keine Pflicht zur Bereitstellung von kostenlosen Getränken. Dieser Service ist am Arbeitsplatz aber dennoch kein unbegründeter Luxus, sondern eine lohnende Investition: Indem Sie sauberes Trinkwasser zur Verfügung stellen, fördern Sie die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und sorgen so dafür, dass Ihre Mitarbeiter weniger oft ausfallen. Außerdem erhöhen kostenfreie Getränke, insbesondere guter Kaffee, die Motivation Ihrer Angestellten und verbessern nachweislich das Betriebsklima in Ihrem Unternehmen.