Betriebliche und steuerliche Vorteile der Mitarbeiterverpflegung
Gesunde Ernährung hat heutzutage einen hohen Stellenwert. Vor allem am Arbeitsplatz, wo Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einen großen Teil ihres Tages verbringen, spielt sie eine große Rolle. Denn nur so können sie ihre Leistungsfähigkeit steigern und die täglichen Arbeiten erfolgreich meistern. Daher wünscht sich das Personal zunehmend gesunde und vollwertige Mahlzeiten zu fairen Preisen, deren Zubereitung oder Beschaffung nicht zu viel Zeit beansprucht.
Die passende Mitarbeiterverpflegung schafft hier nicht nur Abhilfe, sondern bringt auch viele Vorteile für Ihren Betrieb. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen vor, warum sich ein Zuschuss zur Verpflegung Ihrer Belegschaft lohnt und welche Art der Verpflegung zu Ihrem Unternehmen passt. Außerdem erhalten Sie einen Überblick zur steuerlichen Behandlung sowie Tipps, wie Sie dabei Steuern sparen können.
Lohnt sich die Mitarbeiterverpflegung für Ihren Betrieb?
Die richtige Mitarbeiterverpflegung verbessert nicht nur das Betriebsklima, sondern gilt als ein großer Vorteil dabei, neue Fachkräfte zu rekrutieren. Denn laut dem Jobportal Absolventa gelten Benefits für 63 Prozent der potenziellen Arbeitskräfte als entscheidender Faktor bei der Berufswahl. Nach einer Studie der Compass Group gaben sogar 76 Prozent der befragten Führungskräfte an, dass eine gute Verpflegungslösung das Personal am stärksten an das Unternehmen bindet.
Mitarbeitermotivation
Eine passende Verpflegung motiviert die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und stärkt die Zufriedenheit der Belegschaft. Außerdem spart Ihr Personal mit einfachen Lösungen zur Verpflegung wertvolle Zeit, was auch die Leistung des Teams steigert. Darüber hinaus fördert die Mitarbeiterverpflegung den sozialen Austausch und verbessert die interne Kommunikation.
Gesundheitsfördernd
Mit gesunden Alternativen und Optionen tragen Sie zu gesünderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei. Dadurch verringern Sie etwa Krankheitsausfälle und optimieren die Effizienz in Ihrem Unternehmen. Ein gastronomisches Angebot, das aus gesunder Ernährung besteht, erhöht zusätzlich die mentale und physische Leistungsfähigkeit des Personals.
Unternehmenskultur
Durch die Mitarbeiterverpflegung stärken Sie die Unternehmenskultur und nebenbei auch Ihr Image nach außen. Das bringt Ihnen zum einen Vorteile bezüglich Ihres Ansehens bei anderen Firmen und Geschäftskontakten. Zum anderen profitieren Sie bei der Personalsuche und erleichtern sich somit das Recruiting neuer Fachkräfte.
Welches Konzept der Mitarbeiterverpflegung passt am besten zu Ihrem Betrieb?
Um die passende Mitarbeiterverpflegung für Ihr Team bereitzustellen, sollten Sie einige Aspekte beachten. Dabei geht es primär vor allem darum, die Unternehmenskultur und Betriebsatmosphäre zu berücksichtigen. Folgende Tipps helfen Ihnen bei der Suche nach einem geeigneten Verpflegungskonzept:
- Beziehen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Planung mit ein und holen Sie regelmäßiges Feedback ein.
- Wählen Sie eine breite Palette an Verpflegungsoptionen: Neben vollwertigen Gerichten sollten Sie etwa auch kleinere Snacks und zeitsparende Mikrowellenmahlzeiten anbieten.
- Achten Sie bei der Auswahl der Verpflegung auf die Zertifizierungen. Das HACCP-Zertifikat steht etwa für ein zertifiziertes Qualitätsmanagement, das die Lebensmittelsicherheit nach den Anforderungen der Gefahrenanalyse und Kontrollpunkte gewährleistet.
- Schauen Sie sich Bewertungen an oder sprechen Sie mit Partnerfirmen: Rezensionen anderer Unternehmen bieten gute Anhaltspunkte für die Suche nach dem passenden Konzept.
- Legen Sie ein Augenmerk auf kurze Lieferwege und wenig Verpackung: Dadurch gewährleisten Sie frische Produkte und fördern die Nachhaltigkeit in Ihrem Büro.
- Wählen Sie eine Lösung mit einem unkomplizierten Bestellprozess, bei dem Sie zum Beispiel ein Bestellformular einfach online ausfüllen. Eine Alternative stellt auch ein vorausgehendes Gespräch mit der liefernden Firma dar, mit der Sie die genauen Verpflegungsleistungen von vornherein festlegen.
- Achten Sie auch auf die Kosten für die Verpflegungslösung: Eine Kantine oder tägliches Catering ist mit einem größeren Kostenaufwand verbunden als etwa Essensautomaten oder Gutscheine. Holen Sie Angebote ein, die zu den Bedürfnissen Ihrer Belegschaft und zum Budget Ihres Betriebs passen.
- Informieren Sie sich zu den Voraussetzungen für bestimmte Verpflegungsoptionen: Für einen Automaten benötigen Sie etwa ausreichend Platz oder das Catering bedarf einer großen Küche und Büroausstattung wie Kühlschrank oder Mikrowelle.
- Nutzen Sie steuerliche Vorteile: Der Staat fördert Mitarbeiterverpflegung, da diese als betriebliche Sozialleistung gilt. Genauere Informationen zu der steuerlichen Behandlung verschiedener Verpflegungsleistungen und wie Sie diese absetzen, finden Sie im Kapitel „Steuerliche Behandlung der Mitarbeiterverpflegung“.
Formen der Mitarbeiterverpflegung im Überblick
Für die Verpflegung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt es verschiedene Lösungen. Allerdings eignen sich bestimmte Optionen erst ab einer gewissen Unternehmensgröße. So lohnt sich eine Kantine zum Beispiel erst ab 150 Mitarbeitenden, eine Cafeteria oder ein Personalkiosk dafür schon ab 50 und ein Catering, Essensautomat und Obstlieferungen sogar bereits ab 10 Personen.
Eine gastronomische Mitarbeiterverpflegung in Form einer Kantine oder Cafeteria verliert vor allem im Zuge von alternativen Arbeitsformen wie Home-Office an Beliebtheit. Sie ist außerdem sehr kostenintensiv, vor allem im Hinblick auf die Frage, ob Sie selbst Personal dafür anstellen oder eine externe Firme dafür engagieren und bezahlen. Für eine große Betriebs- oder Produktionsstätte gilt die Kantine jedoch als tolle Option, um die Belegschaft mit frischen Mahlzeiten zu verpflegen.
Gerade Start-ups oder KMUs brauchen jedoch Alternativlösungen, damit sich das Personal nicht ausschließlich von einem Imbiss oder Supermarkt ernährt. Doch alle Pausenwünsche sowie Ernährungsstile abzudecken ist kompliziert und oft kaum möglich. Daher entscheiden sich viele Unternehmen dafür, die Mahlzeiten ihres Personals mit digitalen Essensmarken, Gutscheinen oder wiederaufladbaren Guthabenkarten mit Zuschüssen zu unterstützen. So entscheiden die Angestellten selbst, an welchen freigeschalteten Akzeptanzstellen sie sich versorgen.
Digitale Essensmarken für den Verpflegungszuschuss auch im Home-Office
Durch Corona und Homeoffice steigt auch der Anspruch an die flexible Mitarbeiterverpflegung. Laut einer Studie der DAK sind 2021 rund 38 Prozent der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer regelmäßig von zu Hause tätig. Wenn selbst in einem großen Unternehmen regelmäßig nur 40 bis 50 Prozent der Belegschaft vor Ort arbeiten, lohnt sich auch hier keine klassische Kantine. Wenn Sie die Verpflegung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jedoch auch im Home-Office unterstützen wollen, nutzen Sie am besten digitale Essensmarken. Dabei lädt die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer den Essensbeleg für sein Mittagessen hoch. Der Essenszuschuss des Unternehmens wird daraufhin einmal im Monat steuerbegünstigt und über die Gehaltsabrechnung zurückerstattet.
Moderne Gerätschaften für die Mitarbeiterverpflegung
Im Zuge der Digitalisierung kommen auch KMU durch moderne Geräte bei der Mitarbeiterverpflegung auf ihre Kosten. Neben Kantine, Cafeteria oder Essensgutscheinen gibt es auch die Option, einen Automaten zur Mitarbeiterverpflegung aufzustellen. Außerdem gehören kostenlose Getränke für die Mitarbeitenden bereits in vielen Unternehmen zum Standard-Benefit. Für eine ausreichende Getränkeversorgung und gesunde Kaffeepause haben sich hochwertige Kaffeevollautomaten und Wasserspender in Betrieben etabliert.
Verpflegungsautomaten
Kaffeevollautomaten
Wasserspender
Was kostet die Mitarbeiterverpflegung?
Die Kosten für die Mitarbeiterverpflegung variieren je nach Verpflegungsform. Wie bereits angedeutet, gilt die Betriebskantine als teuerste Option für Ihr Unternehmen. Denn zu den Kosten zählen neben der erstmaligen Einrichtung auch laufende Gebühren für Lebensmittel und Lohnkosten für das entsprechende Personal. Auch das Zubehör, die Möbel sowie Gerätschaften für eine Mitarbeitercafeteria sind nicht zu unterschätzen.
Etwas günstiger ist externes Catering oder Lieferdienste, die regelmäßig fertige Mahlzeiten bereitstellen. Wenn Sie hier auf zusätzlichen Service verzichten, zahlen Sie als Unternehmen lediglich den Zuschuss für die Mahlzeiten sowie die Lieferkosten. Moderne Geräte für die Mitarbeiterverpflegung liegen im Gesamtvergleich günstiger: Ein Verpflegungsautomat kostet je nach Ausstattung zwischen 3.500 und 10.000 Euro, ein Vollautomat liegt bei 500 bis 4.000 Euro und einen leitungsgebundenen Wasserspender erhalten Sie ab 800 Euro.
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Steuerliche Behandlung der Mitarbeiterverpflegung
Wie eingangs vorgestellt, profitieren Sie von vielen Vorteilen, wenn Sie Ihr Personal mit Verpflegungszuschüssen unterstützen. Aus steuerlicher Sicht gilt es hier allerdings, einige Regeln zu beachten. Doch wenn Sie alle Voraussetzungen erfüllen, tun Sie nicht nur etwas Gutes für Ihr Team, sondern sparen auch Kosten in Ihrem Büro oder Betrieb ein.
Generell ist der Zuschuss zu den Verpflegungskosten eine freiwillige soziale Leistung eines Unternehmens als Teil des Arbeitsentgeltes des Personals und gilt daher als Sachbezug. Um diese Sachleistungen ordnungsgemäß zu besteuern, bestimmt die Sachbezugsverordnung die Werte der jeweiligen Sachbezüge. Die Höhe der Sachbezugswerte richtet sich nach den aktuellen Verbraucherpreisen und ändert sich daher jährlich. Auch für 2023 wurden die Beträge wieder um einige Cent erhöht. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Steuerlast der Mitarbeiterverpflegung jedoch reduzieren.
Wie hoch sind die Sachbezugswerte 2023 und wie funktioniert der Essenzuschuss?
Um zu den Mahlzeiten der Belegschaft einen Zuschuss zu leisten, müssen Sie diese zunächst als amtlichen Sachbezugswert bewerten. Dafür gelten folgende Bedingungen:
- Sie gewähren den Essenszuschuss nur an tatsächlichen Arbeitstagen.
- Der Zuschuss zählt nur bei Mahlzeiten zum unmittelbaren Verzehr oder Verbrauch während der Pausen. Es gibt keinen Zuschuss für Vorratskäufe, Non-Food-Artikel, alkoholische Getränke oder Tabakwaren.
- Sie gewähren keine Essenzuschüsse bei Auswärtstätigkeiten oder Dienstreisen. In diesen Fallen besteht seitens der Arbeitnehmenden Anspruch auf Spesen.
Was ist eine Mahlzeitengestellung?
Wenn das Unternehmen den Tag und Ort einer Mahlzeit bestimmt, liegt eine Mahlzeitengestellung vor. Dies gilt vor allem etwa bei Auswärtstätigkeiten und wenn das Unternehmen die Aufwendung für die Mahlzeit ersetzt und auch die Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt wird. Wenn die Speisen den Betrag von 60 Euro nicht übersteigen, handelt es sich um eine übliche Beköstigung, die als amtlicher Sachbezugswert bewertet wird.
2023 liegt der amtliche Sachbezugswert bei 3,80 Euro, für das Frühstück bei zwei Euro und der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss bei 3,10 Euro. Insgesamt beträgt der maximale Essenszuschuss pro Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Tag 6,90 Euro für ein Mittag- oder Abendessen beziehungsweise 5,10 Euro für ein Frühstück. Die meisten Firmen übernehmen den amtlichen Sachbezug von 3,80 Euro für die Mahlzeiten und führen eine Pauschalbesteuerung von 25 Prozent durch. Der Vorteil: Wenn Sie den Betrag pauschal versteuern, fallen keine Sozialabgaben an.
Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können den Pflichtteil auch selbst zahlen und Sie gewähren lediglich die 3,10 Euro des steuerfreien Zuschusses. Ihr Personal erhält in diesem Fall zwar weniger Zuschuss, dieser bleibt aber für Sie steuerfrei. Als Firma können Sie den Zuschuss jedoch auch durch alternative Lösungen umsetzen und so die Steuerlast für Sie und Ihr Personal reduzieren.
Wann ist die Mitarbeiterverpflegung steuerfrei?
Digitale Lösungen bieten beim Essenzuschuss auch eine steuerfreie Option. Dazu beziehen die Anwendungen den Eigenanteil des Personals an einer Mahlzeit in die Bewertung mit ein. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter scannt die Rechnung mit dem tatsächlichen Betrag für die Mahlzeit direkt per App ein oder verschickt diese unmittelbar per E-Mail.
Wie genau funktioniert daraufhin die Erstattung der Mahlzeit? Zunächst bringt Ihr Unternehmen den Pflichtanteil von 3,80 Euro auf und setzt eine 25-prozentige Pauschalversteuerung an. Daraufhin steigt Ihre Steuerlast in Abhängigkeit vom Wert des Belegs von 0 Euro auf 0,95 Euro (25 Prozent von 3,80 Euro). Sobald Ihre Arbeitskraft mehr als 6,90 Euro für das Mittagessen ausgibt, mindert dieser Zusatzbetrag den zu versteuernden Pflichtanteil. Dadurch reduziert sich Ihre Steuerlast und ab einem Belegwert von 10,70 Euro (6,90 plus 3,80 Euro) ist der Essenzuschuss für Sie komplett steuerfrei.
Diesen Prozess für jeden Beleg aufs Neue zu berechnen, kostet Ihre Buchhaltung vor allem wertvolle Zeit. Daher bieten einige Firmen spezielle Apps und Anwendungen für diese Berechnungen. Lassen Sie sich von professionellen Anbietern für Buchhaltungsservices und -softwares zu diesem Thema beraten.
Steuerliche Behandlung einzelner Verpflegungsformen im Betrieb
Für die einzelnen Verpflegungsformen gelten bestimmte Bedingungen und Regelungen, um die Mitarbeiterverpflegung entsprechend abzusetzen. Bei der Kantinenbewirtung überwiegt zum Beispiel grundsätzlich der Dienstleistungscharakter im Gegensatz zum Lieferdienst. Denn hier werden Stühle, Tische und Geschirr zum vor Ort Verzehr bereitgestellt, was dem Bewirtungscharakter entspricht. Deswegen fällt bei einer Betriebskantine immer der volle Steuersatz von 19 Prozent an.
Bei einer unternehmenseigenen Kantine, in der die Mahlzeiten für das Personal nichts kosten, kann die abzuführende Umsatzsteuer entsprechend mit einem Verkaufspreis von 119 Prozent aus dem Sachbezugswert herausgerechnet werden. Bei entgeltlichen Mahlzeiten ist der gezahlte Essenpreis oder mindestens der Wert nach dem amtlichen Sachbezugswert (also 3,80 Euro) die Brutto-Bemessungsgrundlage.
Umsatzsteuerliche Konsequenzen bei einer Fremdbewirtschaftung
Bei einer Fremdbewirtschaftung handelt es sich entweder um einen Leistungsaustausch zwischen Unternehmen und Kantinenbetreiber oder zwischen Unternehmen und Belegschaft als sonstige Leistung. Beim ersten Fall gilt als Bemessungsgrundlage der vereinbarte Preis je Essen. Das Unternehmen kann die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer und Voraussetzungen des § 15 UStG als Vorsteuer geltend machen. Bei einer sonstigen Leistung gilt als Bemessungsgrundlage 100/119 Prozent des zwischen Unternehmen und Kantinenbetreiber vereinbarten Essenspreises.
Beim Catering können Sie der Firma einen jährlichen pauschalen Zuschuss zahlen. Dann liegt zwischen Ihnen und der Catering-Firma ein Leistungsaustausch in Form von sonstigen Leistungen vor. Die Brutto-Bemessungsgrundlage ist hier dieselbe wie bei der Vereinbarung zwischen Unternehmen und Belegschaft: Es gilt der bezahlte Essenpreis zuzüglich des pauschalen Zuschusses des Unternehmens. Allerdings können Sie als Unternehmen beim Catering aus der Zahlung der Zuschüsse keinen Vorsteuerabzug vornehmen, da kein Leistungsaustausch im klassischen Sinne vorliegt.
Mitarbeiterverpflegung absetzen – So geht´s!
Damit Ihre Buchhaltung die Mitarbeiterverpflegung in Form einer Kantine korrekt absetzt, gelten folgende Schritte:
- Zunächst bewerten Sie die Mitarbeiterverpflegung mit den oben angegebenen amtlichen Sachbezugswerten.
- Wenn Sie den geldwerten Vorteil mit einem Durchschnittswert angeben und als Essenszuschuss leisten, versteuern Sie eben diesen pauschal mit 25 Prozent Solidaritäts- und Kirchensteuer.
- Richten Sie sich dafür in der Buchhaltung ein Extrakonto ein mit dem Namen „Freiwillige soziale Leistungen, lohnsteuerpflichtig“ (Kontorahmen SKR 03 mit Nummer 4145 und SKR 04 mit Nummer 6060). Dort tragen Sie dann die entsprechenden Beträge ein.
- Zahlt Ihr Personal zumindest den Wert des Sachbezugs zur Mahlzeit selbst, brauchen Sie nur wenig oder gar keinen geldwerten Vorteil zu versteuern.
Besonders bei geringwertigeren Essenslieferungen, Fertigmenüs oder Automatenverpflegung müssten Sie den Wert jeder Mahlzeit bestimmen, um die Berechnungen durchzuführen. Daher besteuern viele Unternehmen den geldwerten Vorteil von vorn hinein pauschal. Bei einer kleinen Firma jedoch, die ihre Belegschaft jedoch nur durch zusätzliche Snackautomaten verpflegt, entstehen unnötig hohe Kosten für geringe Beträge wie belegte Brötchen und Co. Informieren Sie sich hier, inwiefern sich automatisierte Systeme in Form von Softwareanwendungen oder Apps lohnen, die die korrekten Sachbezugswerte und geldwerten Vorteile automatisch ermitteln. Somit sparen Sie Steuern und geben zielgerichtete Zuschüsse an Ihr Personal aus.
Unser Fazit
Für ein passendes und zielgerichtetes Konzept zur Mitarbeiterverpflegung lohnt es sich, die verschiedenen Optionen miteinander zu vergleichen. Achten Sie insbesondere darauf, dass die entsprechende Verpflegungsleistung zu Ihrer Unternehmenskultur passt. Um Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu motivieren und die Gesundheit Ihres Personals zu fördern, können Sie freiwillige Verpflegungszuschüsse leisten. Je nach Verpflegungsform und Voraussetzungen senken Sie die Steuerlast dabei sogar auf bis zu null Prozent.
Glossarbegriffe
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Brutto-Bemessungsgrundlage
Die Bemessungsgrundlage dient als Basis, um die Steuer ordnungsgemäß zu berechnen und die Steuerschuld zu ermitteln. Auch Unternehmen müssen nicht ihre gesamten Beträge versteuern: Für bestimmte soziale Leistungen an dem Personal gelten Freibeträge. Nach Abzug dieser Werte gilt der verbleibende Betrag dann als die Brutto-Bemessungsgrundlage (der zu versteuernde Betrag).
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Geldwerter Vorteil
Wenn Sie als Unternehmen Ihrem Personal eine Sachleistung als Lohn darbieten, handelt es sich dabei um einen geldwerten Vorteil. Diese Sachleistungen wie Gutscheine, Verpflegungszuschüsse oder Firmenwagen gelten als Einnahmen und müssen je nach Art und Betrag per Lohnabrechnung versteuert werden.
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Pauschalversteuerung
Wenn Sie einen Betrag pauschal versteuern, richtet sich diese Steuer nicht nach einem individuellen, sondern nach einem allgemeinen Prozentsatz. Die Pauschalversteuerung wenden Unternehmen vor allem bei zu aufwendigen Ermittlungen eines individuellen Steuersatzes im Vergleich zur Höhe der Steuereinnahmen an.