Forderungsmanagement im Unternehmen auslagern oder intern erledigen?
Indem Sie die Forderungen in Ihrem Unternehmen organisiert und effizient verwalten, vermeiden Sie vor allem belastende Zahlungsausfälle und erhalten Ihre Liquidität. In so gut wie jedem Betrieb entstehen Forderungen, sobald Sie eine Rechnung an Ihre Kundin oder Ihren Kunden ausstellen. Daher braucht jedes Unternehmen einen professionellen Umgang mit eben diesen offenen Forderungen – auch um die eigene Kreditwürdigkeit gegenüber Banken und Geschäftspartnern zu stärken. In einigen Fällen lohnt sich ein Outsourcing des Forderungsmanagements, manche Firmen erledigen das Mahnwesen und Co. aber lieber intern. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wann sich welche Option eignet, und geben Tipps zu den jeweiligen Möglichkeiten.
Wann Forderungsmanagement outsourcen und wann selber machen?
Es gibt zwei Wege, wie Sie als Betrieb offene Zahlungsposten verwalten. Erledigen Sie Ihr Forderungsmanagement intern, übernehmen die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle Aufgaben rund um Debitorenmanagement, Mahnwesen und Bonitätsprüfung. Beim Outsourcing des Forderungsmanagements vertrauen Sie hingegen auf eine externe Dienstleistungsfirma, die auf das Rechnungswesen spezialisiert sind.
Forderungsmanagement outsourcen
Besonders kleine und mittelständische Unternehmen können davon profitieren, ihr Forderungsmanagement auszulagern. Denn hier lohnt sich meist aufgrund der geringen Forderungsmenge kein extra für diesen Bereich ausgebildetes Personal. Außerdem eignet sich der externe Service für den Onlinehandel, um sich vor Zahlungsausfällen mit professioneller Bonitätsprüfung zu schützen.
- Spezialisierte Fachexpertise
- Übernahme des gesamten Mahnwesens
- Rechtssicherheit durch zertifizierte Firmen
Forderungsmanagement selbst machen
Große Unternehmen können für das Forderungsmanagement Fachpersonal einstellen oder sogar eine separate Abteilung etablieren. Diese übernimmt die gesamte Debitorenbuchhaltung und überwacht alle Forderungen – inklusive Mahnwesen und Bonitätsprüfungen. Eine Software unterstützt diese Prozesse. Generell lohnt sich der Aufwand nur für Firmen mit einer großen Menge an offenen Forderungen und speziellen Ansprüchen.
- Daten bleiben im Betrieb
- Notwendigkeit von geschultem Personal
- Zeit- und kostenintensiv
Welche Kosten beim internen und externen Forderungsmanagement?
Die Kosten, die beim internen oder externen Forderungsmanagement entstehen, variieren vor allem je nach Personaleinsatz und Leistungsspektrum.
Kosten-Check zum Forderungsmanagement
Wenn Sie Ihre Rechnungspositionen innerhalb des eigenen Unternehmens verwalten, entstehen entsprechende Personal- und Softwarekosten. Lassen Sie das Forderungsmanagement durch eine Factoring-Firma erledigen, zahlen Sie hier eine entsprechende Factoring-Gebühr. Beim Auslagern an ein Inkassounternehmen oder eine Kanzlei trägt meist die Schuldnerin oder der Schuldner die vollen Kosten für das Inkassoverfahren. Für Sie fallen maximal zusätzliche Gebühren für Serviceleistungen wie das Debitorenmanagement an.
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Forderungsmanagement als Software ab 25 € monatlich
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Factoring-Kosten je nach Forderungsart & Service
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Inkasso-Gebühren je nach Leistungsspektrum
Wie funktioniert das Outsourcing beim Forderungsmanagement?
Je nachdem, wie viele offene Zahlungen bei Ihnen zusammenkommen und in welcher Situation sich Ihr Unternehmen befindet, lohnt es sich, das Forderungsmanagement auszulagern. Viele der durch den Service durchgeführten Maßnahmen zielen darauf ab, im Verzug geratene Kundinnen und Kunden zum Zahlen zu bewegen. Generell gilt: Egal ob Kanzlei, Factoring-Firma oder Inkassounternehmen – zertifizierte Dienstleister kennen sich im Forderungswesen genau aus und treiben offene Positionen daher schneller und zuverlässiger ein.
Wichtige Fragen bei der Auswahl eines Dienstleisters für Ihr Forderungsmanagement
- Wie hoch ist die Realisierungsquote?
- Welche außergerichtlichen Maßnahmen führt der Dienstleister durch?
- Betreibt der Service einen Individualansatz und überwacht er Forderungen langfristig?
- Bietet die Firma einen bundesweiten und bei Bedarf internationalen Außendienst?
- Kooperiert der Dienstleister mit einer Wirtschaftsauskunftei (wie SCHUFA)?
- Wie steht es mit Digitalisierung beim Dienstleister? Führt er ein Gläubigerportal und bietet unterschiedliche Zahlungsarten an?
- Ist die Dienstleistungsfirma Mitglied bei einem Verband und führt sie bestimmte Siegel und Zertifizierungen?
- Welche Referenzen und Erfahrungen bezüglich Ihrer Branche bringt das Fachpersonal der Firma mit?
Forderungsmanagement durch Rechtsanwalt oder Kanzlei
Der rechtlich sicherste Weg liegt darin, Forderungen durch Rechtsanwälte organisieren zu lassen. Einige Kanzleien spezialisieren sich sogar auf das Mahnrecht und verfügen über ein weitreichendes Portfolio an Maßnahmen. Das Forderungsmanagement durch einen Rechtsanwalt oder eine Kanzlei unterscheidet sich hinsichtlich der Leistungen jedoch kaum von einem Inkassobüro. Lediglich bei sogenannten bestrittenen Forderungen vertreten Sie nur Rechtsanwälte im Falle eines Klageverfahrens vor Gericht.
Bei bestrittenen Forderungen handelt es sich um Rechnungen, die die Schuldnerinnen oder Schuldner nicht zahlen wollen. Dazu benennen Sie zum Beispiel Gründe wie eine nicht ordnungsgemäß erbrachte Leistung oder Lieferung der zu zahlenden Ware. Es handelt sich dabei also immer – unabhängig davon, ob die Debitoren recht haben oder nicht – um einen Rechtsstreit.
Forderungsmanagement durch Inkassounternehmen
Die Voraussetzung dafür, ein Inkassounternehmen zu beauftragen, liegt darin, dass Ihre Kundin oder Ihr Kunde im Zahlungsverzug ist. Außerdem sollte es sich dabei um eine berechtigte Forderung handeln, die allen Formalien entspricht und nachweislich eingegangen ist. Seriöse Inkassounternehmen übernehmen dann weitere Mahnstufen und bei Bedarf auch das gerichtliche Mahnverfahren. Sie können jedoch auch das gesamte Debitorenmanagement direkt von Anfang an, an die Inkasso-Firma übergeben. Allerdings ist diese Leistung mit zusätzlichen Servicegebühren verbunden.
Im Artikel „Inkasso oder Factoring“ geben wir Ihnen einen Überblick zu beiden Arten des Forderungsmanagements. Außerdem erhalten Sie Empfehlungen, in welcher Situation sich welche Leistungsart lohnt.
Forderungsmanagement durch Factoring-Firma
Das Debitorenmanagement können Sie auch im Rahmen der Factoring-Art des Full-Service-Factoring outsourcen. Beim Factoring profitieren Unternehmen vor allem davon, dass die entsprechende Firma die Liquidität sichert, indem sie die Forderungen ankauft und zu 80 bis 90 Prozent sofort auszahlt. Damit senken Sie das Risiko vor Zahlungsausfällen und erhalten vor allem Ihre Kreditwürdigkeit mit einem guten Bankenrating. Beim Full-Service übernimmt der Factor das komplette Rechnungsmanagement inklusive Mahnwesen und bei Bedarf auch Inkasso-Verfahren.
Was sind die Vorteile von professionellem Forderungsmanagement?
Der größte Vorteil liegt darin, dass sich externes Fachpersonal für Forderungsmanagement mit den rechtlichen Vorgaben und Optionen gut auskennt. Die meisten Firmen verfügen über langjährige Erfahrungen und wissen, wie sie bestimmte Forderungsarten möglichst schnell und effizient realisieren. Außerdem sparen Sie sich dadurch hohe Personal- sowie Sachkosten im eigenen Unternehmen und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Zusätzlich bieten Ihnen die Dienstleister zuverlässige Beratung zum Forderungsmanagement in ihrem Betrieb.
Angebote für Forderungsmanagement
Tipps für das interne Forderungsmanagement
Ein professionelles Forderungsmanagement innerhalb des eigenen Unternehmens funktioniert nur Schritt für Schritt. Vor allem ist es wichtig, bei jeder Maßnahme Kosten und Nutzen abzuwägen und umfassend zu planen. Machen Sie das Forderungsmanagement selbst, liegt der größte Vorteil darin, dass die Daten und Angaben im eigenen Unternehmen bleiben und Sie die persönliche Ansprache selbstständig übernehmen – ein wichtiger Faktor insbesondere um Umgang mit Stammkundschaft. Im folgenden Kapitel geben wir Ihnen eine Übersicht über die wichtigsten Aufgaben und Tipps für die erfolgreiche Organisation Ihrer Forderungen.
Aufgaben des internen Forderungsmanagements
Beim Forderungsmanagement müssen mehrere Abteilungen gut zusammenarbeiten. Denn die Aufgaben des Forderungsmanagements beginnen bereits beim Zeitpunkt, an dem Sie die Bestellung Ihrer Kundschaft aufnehmen.
- Vorbeugende Maßnahmen wie flexible Zahlungsoptionen, Skonti, Buchhaltungsorganisation und Bonitätsprüfungen
- Organisation der Bestellungen und Rechnungen
- Überwachung der Forderungen
- Effektives Mahnwesen mit festgelegten Mahnschritten
- Beauftragen von gerichtlichem Mahnverfahren zur Vollstreckung
Fachkräfte einstellen und Personal schulen
Geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind im Bereich Forderungsmanagement besonders wichtig. Hierzu können Sie beispielsweise bereits ausgebildetes Fachpersonal einstellen. Dabei handelt es sich meist um Personen aus dem kaufmännischen Bereich mit einem zusätzlichen Lehrgang. Alternativ gibt es Fachkräfte für das Forderungsmanagement, die diesen Bereich per Fernstudium absolviert haben. Sie können aber auch eigenes Personal aus dem Rechnungswesen im Forderungsmanagement schulen. Dafür bieten verschiedene Plattformen und Bildungsinstitute Schulungen und Seminare zu diesem Thema an.
Organisiertes Debitorenmanagement
Die Basis eines effizienten Forderungsmanagements liegt darin, bereits Rechnungen richtig auszustellen. Dazu sollten Sie alle notwendigen Daten korrekt erfassen und auch die Stammdaten und Kontaktinformationen der Debitoren aufnehmen. Darüber hinaus sollten Sie auf dem Rechnungsbeleg die Fälligkeit der Forderung sowie alle möglichen Zahlungsmethoden aufführen. Sorgen Sie dafür, dass alle Abteilungen exakt über ihre Aufgaben und Zuständigkeiten Bescheid wissen und eine Kommunikation zwischen Buchhaltung und Vertrieb stattfindet.
Vorausschauende Risikovermeidung
Um Zahlungsausfällen vorzubeugen, sollten Sie beim innerbetrieblichen Forderungsmanagement die Bonität Ihrer Kundschaft prüfen. Mithilfe von Auskunfteien erhalten Sie ausführliche Informationen zu den Kundinnen und Kunden und können diese auch laufend aktualisieren. Legen Sie für bestimmte Kundensegmente auch Kreditlimits fest und schaffen Sie digitale Zahlungsmöglichkeiten.
Effektives Mahnwesen
Am besten realisieren Sie offene Forderungen in einem fünfteiligen Mahnsystem. Anhand von Listen mit offenen Posten können Sie genau ermitteln, wie weit sich Ihre Kundschaft im Verzug befindet und entsprechende Mahnschreiben aufsetzen. Bei den Mahnschreiben spielt ein höflicher, aber auch bestimmter Ton eine große Rolle. Manchmal hilft es jedoch auch, telefonisch bei den entsprechenden Schuldnerinnen oder Schuldnern nachzufragen. Sie können dabei auch mit Verständnis reagieren und je nach Bereitschaft der Personen eine Ratenzahlung anbieten. Falls die Debitoren dennoch nicht zahlen, sollten Sie gerichtliche Mahnverfahren zeitnah und konsequent beantragen. Dies erfolgt online über die Seite mahngerichte.de.
Forderungsmanagement automatisieren
Wenn Sie Rechnungen intern organisieren und eintreiben, empfehlen wir eine gute Software für das Forderungsmanagement. Diese erstellt Rechnungen nach Ihren Anforderungen automatisch und überwacht alle Zahlungseingänge. Sie erhalten zuverlässige Erinnerungen und Benachrichtigungen zu offenen Forderungen und verhindern somit, dass Forderungen verjähren. Beim digitalen Forderungsmanagement können Sie außerdem Kosten und Arbeitsaufwand reduzieren.
Buchhaltungssoftware inklusive Forderungsmanagement
Lassen Sie sich bei der passenden Anwendung für das Forderungsmanagement von Expertinnen und Experten beraten. Sie suchen nach einem umfassenden Programm für Ihr gesamtes Rechnungswesen? Dann holen Sie kostenlose und unverbindliche Angebote zu professionellen Buchhaltungssoftwares ein.
Unser Fazit
Ob Sie also das Outsourcing beim Forderungsmanagement bevorzugen oder die Forderungen lieber selber organisieren, hängt vor allem von Ihrer Unternehmenssituation ab. Für geringere Forderungsmengen lohnt es sich, Leistungen von externen Factoring-Firmen, Inkassounternehmen oder Kanzleien in Anspruch zu nehmen. Eine selbstständige Verwaltung der Forderungen im Betrieb oder gar eine eigene Abteilung für das Forderungsmanagement lohnt sich nur für große Unternehmen. Denn diese ist mit einem höheren Personaleinsatz und Zeit- sowie Kostenaufwand verbunden.