4 Experten-Tipps für die erfolgreiche Umsetzung des papierlosen Büros
„Das papierlose Büro ist genauso weit weg wie das papierlose Klo“ prognostiziert der ehemalige Vorstandvorsitzende und Aufsichtsratsvorsitzende der Siemens AG Heinrich von Pierer vor mehr als 15 Jahren. Zwar sieht das der Druckexperte Dirk Polewka von dipo-consulting auf allgemeiner Ebene ähnlich, seiner Ansicht nach gibt es aber auch positive Beispiele für eine erfolgreiche Umsetzung der Maßnahmen. Im folgenden Interview erhalten Sie daher unter anderem Tipps, wie Sie das papierlose Büro umsetzen und Druckkosten senken.
Das Unternehmen dipo-consulting für Druck Output Management und EU Vergaberecht ist ein unabhängiger Bratungsspezialist für Managed Print Services. Namhafte Unternehmen und Verwaltungen im deutschsprachigen Raum gehören zur Kundschaft und konnten ihr Druckerkonzept mithilfe der dipo-consulting erfolgreich optimieren. Um Druckkosten nachhaltig zu senken, bietet das Unternehmen einen kostenlosen Rechner zur Ermittlung von Druckkosten und zusätzlich Seminare für wirtschaftliches Drucken an. Außerdem unterstützt die Firma öffentliche Auftraggeber bei EU-Vergabeverfahren.
Das papierlose Büro bloß eine Illusion?
B2B.de: Herr Polewka, stimmen Sie Herrn von Pierer auch heute noch zu?
Dirk Polewka: Heinrich von Pierer hat mit dieser Aussage sehr viel Weitsicht bewiesen. Klar, aus Unternehmenssicht ist das papierlose Büro durchaus erstrebenswert. Tatsache ist aber auch, dass es eine Illusion ist – und vielleicht ein Märchen bleibt.
B2B.de: Wie kommen Sie zu dieser Einschätzung? Welche Ursachen gibt es dafür?
Dirk Polewka: Die Vorhaltung und Speicherung von elektronischen Dokumenten wächst derzeit exponentiell. Die Speicherung von Daten weltweit ist so billig wie nie. Auch wenn im Verhältnis zur Gesamtdokumentenanzahl anteilig weniger gedruckt wird, tragen die ständige Verfügbarkeit von elektronischen Daten und die unvorstellbar großen Mengen an Dokumenten dazu bei, dass insgesamt trotzdem immer mehr gedruckt wird. Und nicht zu vergessen – die menschliche Schwäche. Es ist nicht zu verachten, dass 65 Prozent der gedruckten Seiten spätestens zum Feierabend im Papierkorb landen. Früher wurde beispielsweise ein Fax ein Mal ausgedruckt, abgeheftet und katalogisiert. Heute dagegen drucken wir das Fax jedes Mal, wenn wir es brauchen, neu aus.
B2B.de: Ist und bleibt das „papierlose Büro“ also eine Illusion?
Dirk Polewka: Es gibt natürlich positive Beispiele. In einigen Unternehmen ist es durchaus gelungen, erfolgreich ein zumindest „Papier-ärmeres Büro“ zu etablieren. Und das mittels eines guten Systems aus Archivierung und elektronischer Akte. Ein wichtiger Punkt für den Erfolg war aber meist die parallele Sensibilisierung der Mitarbeiter. Denn die Möglichkeiten zum Drucken bestehen in allen Unternehmen logischerweise weiterhin.
Tipp 1: Der Einstieg ins papierlose Büro
B2B.de: Wie gelingt der Einstieg ins papierlose Büro? Welche Schritte müssen die Verantwortlichen gehen?
Dirk Polewka: Wie wir gelernt haben, sorgen elektronische Archivierungssysteme und die E-Akte nicht unbedingt dafür, ein papierloses Büro zu schaffen. Die Lösung ist keinesfalls, es mit Macht einführen zu wollen. Vielmehr müssen die Nutzer auf dem Weg dorthin mitgenommen werden. Denn ohne diese funktioniert die Idee nicht. Zu Beginn stehen oft ganz banale Sachen. Haben Sie schon mal überprüft, welche Schriftgröße standardmäßig eingestellt ist? Oder welcher Zeilenabstand? Einer der großen Softwareanbieter hat in seinen Textverarbeitungsprogrammen vor ein paar Jahren diesen von der Standardgröße 1 auf 1,5 erhöht. Das lässt sich einfach ändern und spart bereits eine beachtliche Menge an Papier.
Auch mit dem richtigen Papier für Ihren Kopierer können Sie bereits Druckkosten und Ressourcen einsparen. Einige der herstellenden Firmen zeichnen sich sogar durch Umweltzertifikate beim Kopierpapier aus.
Tipp 2: Druckkosten senken
B2B.de: Was sollten Unternehmen und Verwaltungen generell beachten, um ihre Druckkosten zu optimieren?
Dirk Polewka: Das Thema ist recht komplex. Wir alle sind tatsächlich große Meister im Drucken. Jeder Büromitarbeiter in Deutschland druckt im Durchschnitt täglich 40 Seiten aus. Im Vergleich dazu werden in ganz Europa durchschnittlich 31 Seiten gedruckt. Deutschland liegt damit europaweit auf Platz 3. Wie viel Papier für den Druck von Dokumenten verwendet wird und welche Kosten das Drucken insgesamt verursacht, hängt aber auch von der Struktur innerhalb des Unternehmens ab. Und auf diese hat wiederum die IT-Abteilung einen wesentlichen Einfluss. Ich habe immer wieder erlebt, dass die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen oder weiteren gut gemeinten Softwarelösungen eine schlechte Organisation im Unternehmen nicht besser, sondern nur teurer machen. Die zusätzlichen Geräte müssen gepflegt, neue Updates eingespielt werden, und es gilt, die Mitarbeiter immer wieder neu zu schulen. Daher sollten Unternehmen und Verwaltungen zum einen ihr Druckerkonzept genauer untersuchen – am besten mithilfe eines unabhängigen Spezialisten. Zum anderen müssen die Mitarbeiter mit einbezogen werden. Dafür bieten sich Umweltmanagement-Seminare für wirtschaftlicheres Drucken an.
Im Vergleich zu den 40 Druckseiten, die laut den Zahlen von 2018 gedruckt wurden, verbraucht das Büropersonal laut der aktuellen Studie „Papierloses Arbeiten Monitor 2020“ von Viadesk nur noch 18.7 Blatt Druckerpapier am Tag. Führungskräfte hingegen, die Personalverantwortung tragen, drucken 77 Blatt Papier pro Arbeitstag aus. Dies ist nicht nur mit immensen Druckkosten verbunden, sondern wirkt sich auch weiterhin negativ auf die Umwelt aus. In unserem Artikel „Druckkosten senken & Nachhaltigkeit erhöhen“ finden Sie weitere Tipps, wie Sie Kopierkosten einsparen. Dadurch senken Sie nicht nur Ihre allgemeinen Kosten im Büro, sondern fördern auch die Nachhaltigkeit in Ihrem Betrieb.
Tipp 3: Führungskräfte schulen und Mitarbeiter sensibilisieren
B2B.de: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Ist das das größte Hindernis?
Dirk Polewka: Nicht zwingend. Sie müssen die User dazu bekommen, dass sie nicht gedankenverloren fast jedes Dokument ausdrucken. Der reine Hinweis „Think bevor you print.“ nutzt hier nur wenig. Haben die Mitarbeiter aber diesen Leitsatz verinnerlicht, erreichen sie einen positiven Effekt in gleich vier Bereichen: Umwelt, Energie, für den Menschen selbst und letztendlich damit auf die Höhe der Druckkosten. Die dipo-consulting hilft daher Unternehmen und Verwaltungen als unabhängiger Berater, ihre Druckkonzepte zu optimieren und bietet hierzu auch spezielle Seminare an. In diesen zeigen wir, wie das unnötige Drucken von Dokumenten vermieden oder deutlich reduziert werden kann.
B2B.de: Welche Tipps geben Sie in den Seminaren an die Teilnehmer weiter?
Dirk Polewka: Die Seminare richten sich sowohl an Führungskräfte als auch an Mitarbeiter. Es wird beispielsweise geschaut, ob die eingesetzten Druck-Systeme den Ansprüchen an ein zeitgemäßes und Ressourcen-schonendes Druck-Output-Management entsprechen. Wir nehmen die Führung mit in die Pflicht, um die richtigen Voraussetzungen zu schaffen. Dies soll die Mitarbeiter stärken, sich nicht als Sündenbock zu sehen. Im weiteren Verlauf der Seminare wird auf die sogenannten „tausend Dinge“ eingegangen. Die Tipps klingen vielleicht ein wenig banal. Aber bereits mit diesen Maßnahmen lassen sich die Kosten für das Drucken und das Papier erheblich senken.
Tipp 4: Sparpotenziale nutzen
B2B.de: Wie groß ist das Einsparpotenzial für Unternehmen und Verwaltungen?
Dirk Polewka: Das hängt natürlich von verschiedenen Faktoren ab. Im Durchschnitt lassen sich im Bereich Druck-Output-Management und Managed-Print-Service 25 bis 50 Prozent der Gesamtkosten für das Drucken einsparen – ohne der Kosten für Energie und Papier. Durch Mitarbeiter-Seminare für wirtschaftlicheres Drucken können zusätzlich ca. 75 Prozent der überflüssigen Ausdrucke vermieden werden. Tatsächlich ist es so, dass die Seminare nur ein Bruchteil dessen kosten, was durch die Einsparung in die Kasse zurückfließt. Unser kostenloser Seminarrechner bietet jetzt die Möglichkeit für Unternehmen, dies ganz einfach selbst zu überprüfen. Nach der Eingabe der Daten können sich die Verantwortlichen das Ergebnis kostenfrei als PDF-Dokument per Mail zusenden lassen.
Der Managed-Print-Service verbindet verschiedene Geräte rund ums Kopieren und Drucken miteinander und reguliert unter anderem Kosten und Ressourcenverbrauch. So sparen Sie nicht nur Kosten und profitieren von einer höheren Sicherheit beim Drucken: Durch die angepasste Druckerumgebung fördern Sie auch eine grünere Digitalisierung.
Unser Fazit
Es zeigt sich, dass die Frage „Wie realistisch ist ein komplett papierloses Büro?“ vor allem von der Einsatzbereitschaft eines Unternehmens abhängt. Denn laut unserem Experten Dirk Polewka gibt es durchaus positive Beispiele und dementsprechend auch umsetzbare Tipps für nahezu papierlose Büroumgebungen. Dies zeigt auch der aktuellste Digital Office Index von 2022: Bereits 76 Prozent der befragten Betriebe nutzen Systeme, um geschäftliche Dokumente digital zu verwalten, 77 Prozent verarbeiten ebenso die Daten der Kundschaft und ganze 95 Prozent setzen digitale Tools ein, um Material und Personal zu planen.