7 Tipps für eine effizientere Postbearbeitung im Unternehmen
Kennen Sie sich stapelnde Briefe, Pakete und Chaos in den Dokumenten? Um dies zu vermeiden, ist eine organisierte Routine das A und O der Postbearbeitung Ihres Unternehmens. So sparen Sie nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Kosten ein. Zudem machen Sie Ressourcen frei, die Ihre Belegschaft für das eigentliche Kerngeschäft braucht. Dabei geht es nicht nur darum, alles so schnell wie möglich, sondern vor allem sorgfältig zu erledigen. Denn die Zufriedenheit Ihrer Kundschaft und Geschäftskontakte sowie der gesetzeskonforme Datenschutz spielen dabei eine große Rolle. Wir geben Ihnen sieben Tipps an die Hand für eine dynamische und präzise Postbearbeitung, die all diese Punkte berücksichtigt.
Datenschutz bei der Postbearbeitung
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung von 2018 bezieht sich auch auf die Bearbeitung von Post im Unternehmen. Hier erhöht sich die Pflicht zur Dokumentation bei eingehender Post. Dabei geht es vor allem darum, den Umgang mit Briefen und Paketen rechtssicher zu gestalten. Aus diesem Grund enthalten unsere Vorschläge auch immer Tipps zur datenschutzgerechten Umsetzung.
Was versteht man unter Postbearbeitung?
Die Postbearbeitung ist ein wichtiger Teil eines Betriebs und umfasst die Sortierung und Verteilung eingehender Postsendungen sowie die Vorbereitung unternehmenseigener Sendungen für den Versand. Die üblichen Schriftstücke einer Firma umfassen dabei meist Rechnungen, Geschäftsbriefe, Infopost oder Kataloge. Wer für die Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost zuständig ist, hängt von der Größe eines Unternehmens ab. In kleinen und mittelständischen Betrieben erledigen diese Aufgabe oft ein bis zwei Angestellte aus anderen Abteilungen „nebenbei“. Manchmal gibt es hier auch einen Office Manager, der alles rund ums Büro organisiert und auch die Post bearbeitet. Größere Firmen mit großen Postmengen führen eine eigene Abteilung, in welcher sich die Angestellten hauptsächlich mit der Postbearbeitung beschäftigen.
Typische Fehler bei der Postbearbeitung
Egal ob bei der Postbearbeitung im Büro, im Handel oder auf dem Amt – Fehler summieren sich und eingefahrene Vorgänge verhindern Effizienz. Dabei lässt sich vielen Fehlern leicht vorbeugen. Bedenken Sie: Schieben Sie die Post vor sich her, frisst das im Nachhinein viel Zeit. Denn am Ende sehen Sie vor einem kaum zu bewältigenden Berg an Arbeit. Dies passiert auch, wenn Sie unvorbereitet an die Sache rangehen: Fehlen Ihnen zum Beispiel Briefumschläge oder Stempel, verlieren Sie Zeit damit, diese noch nachträglich zu beschaffen. Der größte Fehler aber liegt darin, auf veralteten Routinen in der Büroorganisation zu verharren. So fällt Ineffektivität oft gar nicht auf, Sie übersehen Optimierungsmöglichkeiten in Ihren Prozessen und neue technische Hilfsmittel werden nicht genutzt. Dadurch verpassen Sie die Chance, Kosten und Ressourcen zu optimieren und einzusparen.
7 Tipps für die Postbearbeitung in Unternehmen
Mit unseren Tipps beugen Sie Fehlern in der Postbearbeitung nicht nur vor, sondern etablieren effiziente Vorgänge auch langfristig. Achten Sie darauf, die einzelnen Vorschläge Ihrer Unternehmenskultur und -größe anzupassen. Was diese Schritte im Einzelnen beinhalten und wie sie bei der Optimierung der Postbearbeitung in Ihrem Unternehmen helfen, möchten wir im Folgenden genauer erläutern. Hier sind unsere 7 Tipps für die Postbearbeitung im Überblick:
1. Analysieren Sie Ihre Ist-Situation
Der erste Schritt zu einer optimierten Postbearbeitung im Büro ist die Analyse der aktuellen Situation. Dabei geht es darum, die wichtigsten Fragen zu beantworten:
- Wie viel Eingangs- und Ausgangspost ist zu bearbeiten?
- Welche Sortierregeln gibt es?
- Beschäftigt sich Ihr Betrieb bereits mit dem Thema Digitalisierung?
- Welche Kosten verbraucht die Postbearbeitung?
Indem Sie bestehende Prozesse analysieren, schaffen Sie sich eine gute Grundlage für die nächsten Schritte. Bei Bedarf unterstützt Sie dabei eine externe Firma. Diese beurteilt die Lage aus einem professionellen Blickwinkel und gibt zusätzliche Ratschläge.
2. Optimieren Sie Ihre Logistik
Je nach Größe eines Betriebs empfiehlt es sich, die einzelnen Arbeitsbereiche der Postbearbeitung nach Zuständigkeiten aufzuteilen. Dabei sind zusammenhängende Flächen vorteilhafter als einzelne Räumlichkeiten, die über das Unternehmensgelände verteilt sind. So behalten Sie einen besseren Überblick für den gesamten Betrieb.
Datenschutztipp: Kontrollierter Zutritt zu Posträumlichkeiten
Etablieren Sie physische Zutrittsberechtigung zu den Räumen, in denen Ihr Betrieb Post bearbeitet. So gewährleisten Sie, dass keine unbefugten Personen Zutritt zu persönlichen Daten erhalten. Wenn Sie neuere Technologien bevorzugen, bieten diverse Firmen mechanische Schließmechanismen mittels Karte. Ansonsten genügen aber auch Schlüssel, die sie nur an zuständige Personen aushändigen. Achten Sie hier vor allem darauf, dass die Schlüssel nicht ständig wandern, sondern bei einer Person bleiben. Dokumentieren Sie außerdem den Besitz der Schlüssel und prüfen Sie dies in regelmäßigen Abständen.
Innerhalb der Poststelle unterteilen Sie Ihre Postbearbeitung in sinnvolle Einheiten: Posteingang, Postverteilung und Postausgang. In einem kleineren Betrieb mit 10 bis 20 Postsendungen täglich reichen oft ein bis drei Beschäftigte für die Poststelle. Bei größeren Mengen ist durchaus sinnvoll, mehrere Angestellte pro Einheit einzusetzen.
Datenschutztipp: Schriftliche Erklärung einfordern
Bitten Sie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, eine Datenschutzerklärung zu unterzeichnen. Vor allem das Personal, das die Post bearbeitet, verpflichten Sie so zur Geheimhaltung von Datengeheimnissen.
3. Klären Sie Zuständigkeiten und sortieren Sie die Post vor
Nicht jedes Teammitglied darf auch jede Sendung öffnen. Daher ist es wichtig, folgende Fragen zu klären:
- Wer darf welche Post öffnen und welche Sendungen müssen weitergeleitet werden?
- Wer öffnet die Post, wenn die Sachbearbeitenden abwesend ist?
- Welche Post ist als persönlich zu betrachten – auch ohne Vermerk auf Vertraulichkeit?
Oft erkennen Sie bereits an der Reihenfolge des Personen- und Firmennamens, welche Post Sie öffnen dürfen. Steht die Person zuerst auf dem Poststück, dann handelt es sich meist um private Post. Manchmal finden Sie auch zusätzliche Vermerke wie „vertraulich“, „privat“ oder „eigenhändig“. Um Ärger zu vermeiden, sortieren Sie die Post daher vor, bevor Sie diese öffnen oder verteilen. Hier hilft zum Beispiel ein im Team erarbeitetes Dokument, das gut sichtbar dort hängt, wo die Post bearbeitet wird. Darin sind alle eingehenden Postarten und Hinweise zu deren Bearbeitung vermerkt.
Datenschutztipp: Dokumentation der Vorgänge etablieren
Hinterlegen Sie in der Poststelle ein schriftliches Dokument mit Anweisungen. Darin sind alle eingehenden Postarten und Hinweise zum Verfahren vermerkt. Etablieren Sie außerdem eine Gegenzeichnungskette. Diese zeigt an, wann Person A eine Sendung an Person B übergeben hat. So gewährleisten Sie eine bessere Nachverfolgbarkeit.
4. Erledigen Sie die Post gebündelt
Sparen Sie sich die gesamte Post der Woche oder des Monats nicht bis zum Ende auf. Erledigen Sie stattdessen den Posteingang und -ausgang am selben Tag und an einem Block. So verlieren Sie kleine Zeit und arbeiten deutlich effizienter, da Sie sich nur auf eine Aufgabe konzentrieren. Bewahren Sie zudem alle Materialien – Etiketten, Stempel, Briefhüllen – in Griffweite auf.
Bei der Posteingangsbearbeitung kümmern Sie sich zunächst um die Briefe, die Sie öffnen dürfen. Prüfen Sie hier die Adresse, den Inhalt, die Anlagen und das Datum der Post. Danach vermerken Sie das Datum der Zustellung und geben die Post in die Verteilung. Je nach Betriebsgröße und -kultur gibt es hier unterschiedliche Vorgänge: Bei Großunternehmen verteilen Sie wahrscheinlich die Post per Postwagen in die einzelnen Abteilungen. Einige Firmen führen aber auch Postfächer für die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In KMU ist es aber oft üblich, dass die Angestellten die Post selbst abholen.
Ebenso unterschiedlich gestaltet sich die Bearbeitung der Ausgangspost. Das Adressieren der Ausgangspost erfolgt in Ihrem Betrieb durch den jeweiligen Beschäftigten? Dann sammeln Sie diese Post nur ein, tragen sie zusammen und verschicken alles gemeinsam. Wenn Sie die Schriftstücke jedoch ohne Adresse erhalten, liegt es an Ihnen, diese vollständig zu adressieren. Bei Massenpost lohnen sich hier bereits vorgedruckte Etiketten. So sparen Sie Zeit, da Sie nicht alles per Hand adressieren müssen. Wenn Sie eine Frankiermaschine nutzen, datieren Sie problemlos Ihre gesamte Post vor. So behält das Porto die Gültigkeit für den Zeitpunkt, an dem Sie die Post einliefern.
Wie oft Sie die Ausgangspost bearbeiten, hängt mit der Anzahl Ihrer Post zusammen. Bei einem KMU reicht es, die gesamte Post des Tages einmal am Morgen abzuarbeiten. In größeren Betrieben ist die Bearbeitung der Ausgangspost oft ein fortlaufender Prozess, der sich über den gesamten Tag verteilt.
5. Verringern Sie Ihre Stehzeiten
Jedes Unternehmen verbraucht unterschiedlich viele Ressourcen für die Postbearbeitung. Hier spielt vor allem die Größe des Betriebes eine große Rolle. Da nicht immer gleich viel Post ankommt oder ausgeht, wechseln sich hektische Zeiten und Stehzeiten ab. Statt den Leerlauf zu akzeptieren, füllen Sie Leerzeiten auf, indem Sie die Beschäftigten in andere Tätigkeiten einbinden. Darunter fallen zum Beispiel Arbeiten im Lager, in der Telefonzentrale oder im Archiv.
6. Digitalisieren Sie Ihre Postbearbeitung
In Zeiten von papierlosen Büros ist die digitale Postbearbeitung ein großes Thema. Statt die Post zu stempeln und manuell zu verteilen, digitalisieren Sie dafür die eingegangene Post. Im nächsten Schritt verschicken Sie die Dokumente am selben Tag schnell und sicher an die Empfängerinnen und Empfänger. Vor allem in Großraumbüros mit mehreren Stockwerken und Abteilungen ist dies eine schnelle, platzsparende und kostengünstigere Lösung. Wichtig ist hier die Investition in einen professionellen Scanner oder Multifunktionsdrucker. Außerdem brauchen Sie eine passende Software, um die eingescannten Dokumente nachzubearbeiten, und einen zuverlässigen Aktenvernichter, um die nicht mehr benötigten Unterlagen fachgerecht zu entsorgen.
Datenschutztipp: IT-Sicherheit gewährleisten
Wenn Sie Ihre Post digitalisieren, ist es wichtig, auch das genutzte IT-System vor äußeren Angriffen zu schützen. Dabei helfen Ihnen neuste Verschlüsselungstechnologien, die dauerhaft aktualisiert werden. Richten Sie für die interne Sicherheit aber auch virtuelle Zugriffsberechtigungen ein mit Passwörtern.
Zusätzlich unterstützen Sie die digitalen Lösungen bei der Fehlerbehebung. Hier geht es vor allem darum, die Ursachen von beschädigten oder verschwundenen Sendungen nachzuvollziehen. Beim sogenannten Mailroom Tracking handelt es sich zum Beispiel um elektronische Protokolle, die alle Vorgänge rund um die Post dokumentieren. So vollziehen Sie alle Prozesse per Knopfdruck nach.
Bei der elektronischen Postbearbeitung gibt es aber nicht nur Vorteile. Vor allem die rechtlichen Grundlagen sind nur teilweise verständlich. So kann es vorkommen, dass die Echtheit der Schriftstücke infrage gestellt wird. Dadurch entstehen Rechtsunsicherheiten bei archivierten Dokumenten. Zudem werden nicht alle Unterlagen in elektronischer Form entgegengenommen. Viele Betriebe kommen daher nicht um die manuelle Postbearbeitung herum. Das heißt jedoch nicht, dass Sie dadurch an Effizienz einsparen müssen.
7. Prüfen Sie Ihre Bereiche nach nötigen Investitionen
Egal ob elektronisch oder manuell – moderne Hilfsmittel wie Multifunktionsdrucker oder Frankiermaschinen erleichtern Ihnen die Postbearbeitung. Um Post zu digitalisieren, brauchen Sie einen hochwertigen Scanner oder Multifunktionsdrucker sowie die passende Software. Wichtige Qualitätsmerkmale sind dabei:
- Schnelligkeit und Leistungsstärke
- Papierschonender Verbrauch
- Gute Wiedergabequalität
- Haltbarkeit des Geräts
Prüfen Sie vor allem auch bei der Ausgangspost, ob es sich lohnt, in moderne Geräte zu investieren. So verzichten Sie zum Beispiel mit einer Kuvertiermaschine darauf, die Dokumente alle von Hand in die Briefhüllen zu legen. Legen Sie außerdem ein besonderes Augenmerk auf das Frankieren der Post. Die einfache Bedienung einer Frankiermaschine erspart Ihnen den Vorgang, jeden Brief einzeln zu frankieren. Dabei wiegt das System die Briefe und berechnet das Porto und sogar die Gebühr für ein Einschreiben automatisch. So sparen Sie sich zeit- und kostenintensive Fehler. Ein Frankiersystem ist daher nicht nur was für große Firmen, sondern lohnt sich bereits ab 10 Briefen täglich.
Postbearbeitung outsourcen oder Frankierer?
Der alternative Weg zur internen Postbearbeitung besteht darin, die alle Vorgänge rund um die Post auszusourcen. Wichtig ist dabei, den bestehenden Sachverhalt in Ihrem Betrieb zu analysieren. Denn die Post auszulagern löst nicht alle Probleme in diesem Bereich, sondern wälzt diese auf einen externen Anbieter ab. Das schafft auch neue Schwierigkeit in Bezug auf den Datenschutz und die Sicherheit der Dokumente. Hier ist es wichtig, einen vertrauenswürdigen und qualifizierten Anbieter auszuwählen und Maßnahmen zum Schutz vertraulicher Daten zu treffen. Dafür brauchen Sie einen umfassenden Einblick in das Verfahren der Dienstleister – was ebenfalls Zeit kostet.
Von daher empfiehlt es sich eher, die interne Postbearbeitung zu optimieren, statt die Post auszulagern. Das heißt, dass das Outsourcen nicht immer die beste Lösung für Ihren Betrieb darstellt. Sie wollen sich die Postbearbeitung dennoch erleichtern? Dabei hilft Ihnen zum Beispiel eine moderne Frankiermaschine, die viele Arbeitsschritte automatisiert. Das System ist außerdem der günstigere Weg, als dauerhaft Post outzusourcen. Vor allem wenn Sie eine Frankiermaschine mieten, zahlen Sie einen übersichtlichen monatlichen Betrag. Zudem profitieren Sie von Serviceleistungen wie Wartung und Reparatur.
Finden Sie Ihre Frankiermaschine
Fazit: So geht moderne Postbearbeitung
Unter dem Strich optimieren Sie schon mit einigen Handgriffen Ihre Postbearbeitung. Greifen Sie neben den organisatorischen Maßnahmen auch auf technische Hilfsmittel zurück, die Sie dabei unterstützen. Hierdurch modernisieren Sie alte Prozesse und ebnen den Weg zu einer schnelleren und günstigeren Postbearbeitung. Dabei sparen Sie nicht nur Kosten, sondern verbessern auch die Kommunikation mit Kunden und Partnern.