Richtlinien: Was bedeuten die Sicherheitsstufen der Aktenvernichtung?
Ein Aktenvernichter zerkleinert Papier und je nach Modell auch andere Datenträger in unlesbare Einzelteile. Im Hinblick auf die Schredder-Art gibt es jedoch bedeutende Unterschiede. Diese liegen vor allem in den Sicherheitsstufen: Je höher die Stufe, desto unwahrscheinlicher ist die Wiederherstellung der Informationen. Eine entsprechende DIN-Norm definiert die Sicherheitsstufen, durch die Sie erkennen, welcher Aktenvernichter dem Schutzbedarf Ihrer Dokumente entspricht. Im folgenden Artikel klären wir zunächst die Grundlagen und stellen anschließend die einzelnen Sicherheitsstufen vor.
Was bedeutet die Sicherheitsstufe bei der Aktenvernichtung?
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen stehen Betriebe vor der Aufgabe, die entsprechenden Akten und Datenträger zu vernichten. Im Hinblick auf die Kosten und Datensicherheit ist es vorteilhaft, die zu schreddernden Materialien in Schutzklassen zu unterteilen. Dadurch legen Sie auch fest, welche Sicherheitsstufe der zu nutzende Aktenvernichter braucht. Insgesamt gilt: Je höher die Schutzklasse, desto höher die Sicherheitsstufe und umso feiner ist der Grad der Vernichtung. Proportional steigen jedoch auch die Kosten sowie der Energie-, Personal- und Maschinenaufwand.
Grundsätzlich gibt die Sicherheitsstufe also an, wie groß der Schredder-Prozess ein Blatt oder anderes Material zerkleinert. Deswegen ist die Sicherheitsstufe besonders wichtig für Aktenvernichter, die der DSGVO entsprechen müssen. Die DIN 66399-Norm definiert die einzelnen Klassen und Stufen der Aktenvernichtung.
Was beinhaltet die DIN 66399?
Seit 2012 legt die neu aufgearbeitete DIN 66399 alle Sicherheitsstandards der Aktenvernichtung fest. Dabei klassifiziert und kategorisiert diese Regelung die Standards der Aktenvernichtung – unabhängig ob durch selbstständig genutzte Schredder-Geräte oder per Service.
Demgemäß bietet die Norm den Rahmen für eine geschlossene Sicherheit der Vernichtungs-Prozesse. Um das passende Verfahren zu wählen, erhalten Sie innerhalb des Regelwerks genaue Anforderungen an die ordnungsgemäße Datenvernichtung. Dazu gliedert es sich in drei Teile:
- Der erste Teil definiert Grundlagen und Begriffe, mit denen Sie den Schutzbedarf (also die Schutzklasse) Ihrer Daten festlegen können.
- Im zweiten Teil finden Sie die Anforderungen an Schredder nach DIN 66399. Darunter befinden sich auch die zulässigen Partikelgrößen für entsprechende Datenträger (Sicherheitsstufen nach DIN 66399).
- Der dritte Teil enthält die technischen und organisatorischen Anforderungen an die Schredder-Prozesse. Allerdings gilt dieser Teil nicht als offizielle Normung, sondern als Spezifikation.
Im Sinne der DIN 66399 stufen die Firmen ihre Aktenvernichter und Service-Prozesse ein und kennzeichnen sie für die Endnutzerinnen und -nutzer. Folglich gilt die DIN 66399 gilt auch als wichtiger Anhaltspunkt, um mit dem Aktenvernichter der DSGVO zu entsprechen und personenbezogene Daten ordnungsgemäß zu schreddern.
Welche Schutzklassen und Materialkennzeichnungen gibt es?
Aktenvernichter und der Service bei der Aktenvernichtung unterscheiden sich also nicht nur hinsichtlich ihrer Leistung. Auch in Bezug auf die Sicherheitsstandards gibt es Unterschiede. Diese drei Schutzklassen legen den Schutzbedarf von Akten und Datenträgern fest:
- Schutzklasse: Normaler Schutzbedarf für interne Daten
- Schutzklasse: Hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten
- Schutzklasse: Sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten
Darüber hinaus klassifiziert die oben genannte DIN-Norm verschiedene Gruppen von Datenträgern mit einem Kürzel:
- P = Papierprodukte in Originalgröße
- F = Daten auf Mikroträgern wie Filme oder Dias
- O = Daten auf optischen Datenträger wie DVDs oder Blue-Rays
- T = Daten auf magnetischen Datenträgern wie ID-Karten oder Ausweise
- H = Daten auf Festplatten
- E = Daten auf elektronischen Datenträgern wie USB-Sticks oder SD-Karten
Anhand der Materialklassifizierung erkennen Sie, welche Art von Produkten der Aktenvernichter zerkleinert oder der Aktenvernichtungs-Service annimmt. Dies spielt vor allem dann eine Rolle, wenn Sie nicht nur Papierprodukte, sondern auch andere Datenträger vernichten wollen. Dafür stellen die herstellenden Firmen oder Dienstleister der jeweiligen Sicherheitsstufe das Kürzel voran.
Wie ermitteln Sie die Schutzklasse für Ihre Dokumente?
Um die passende Schutzklasse zu ermitteln, stellen Sie sich folgende wichtige Fragen:
- Welche Informationen fallen in den Schutzbedarf?
- Welche Sicherheitsstufe brauchen Ihre Dokumente?
- Vernichten Sie die Dokumente selbstständig oder per Service?
- Bei Service: Findet eine Abholung statt oder vernichten Sie die Dokumente vor Ort?
- Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen fallen beim Transport an?
Bei der Frage nach dem Grad der Sicherheit führen Sie sich immer die Konsequenzen vor Augen. Was geschieht, wenn die entsprechenden Akten und Unterlagen an unbefugte Instanzen geraten? Je ernster die darauf resultierenden Folgen, desto höher sollten Sie die Schutzklasse ansetzen.
Was haben die Schnittarten mit der Sicherheitsstufe zu tun?
Bevor wir Ihnen nun die einzelnen Schutzklassen und Sicherheitsstufen vorstellen, erhalten Sie einen kurzen Überblick zu den Schnittarten beim Aktenvernichter. Warum? Die Schnitttypen hängen unmittelbar mit den Sicherheitsstufen zusammen. Zuerst gilt die Schnittart als wichtiges Merkmal für die Qualität des Aktenvernichters. Darüber hinaus bestimmt der Schnitttyp sowie die Größe den Sicherheitsstandard des Geräts. Standardmäßig schreddern einfache Aktenvernichter zu günstigen Preisen im Streifenschnitt. Je nach Sicherheitsstandard handelt es sich um breitere oder dünnere Streifen. Oft genügt diese Schnittart jedoch nicht, um sensible Dokumente sicher zu vernichten. Demgegenüber gilt der Partikel- oder Kreuzschnitt als die deutlich sicherere Schneidetechnik.
Beim Partikelschnitt zerschneidet der Reißwolf die Akten nicht nur horizontal, sondern auch vertikal. Je kleiner die dabei herauskommenden Schnipsel, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Unbefugte sie wieder zusammensetzen können. Der Partikelschnitt bietet also mehr Diskretion und findet sich daher in einer höheren Sicherheitsstufe wieder. Deswegen liegen die Kosten für diese Modelle im oberen Bereich.
Für sehr strenge Sicherheitsstandards empfiehlt sich ein Aktenvernichter oder eine Aktenvernichtung mit Mikroschnitt. Der größte Unterschied zwischen Mikroschnitt und Partikelschnitt liegt in der Flächengröße. Diese beträgt beim Mikroschnitt unter 10 Quadratmillimeter und macht es unmöglich, die Daten wiederherzustellen.
Die 7 Sicherheitsstufen des Aktenvernichters
Den verschiedenen Stufen entnehmen Sie, welchen Sicherheitsstandard Sie bei der Aktenvernichtung nutzen müssen. Nur so erfüllen Sie den Datenschutz bei der Vernichtung Ihrer Akten und Datenträger.
Die Sicherheitsstufen 1 – 3 erfüllen den Schutzbedarf der ersten Schutzklasse. Für die zweite Schutzklasse gelten die Sicherheitsstufen 2 – 4. Ab der dritten Schutzklasse erfüllen nur die Sicherheitsstufen 4 – 7 die hohen Schutzanforderungen.
Sicherheitsstufe 1
Gilt für allgemeines Schriftgut wie Werbeprospekte oder inhaltliche Memos.
- Maximale Streifenbreite: 12 Millimeter
- Maximale Partikelfläche: 2.000 Quadratmillimeter
Sicherheitsstufe 2
Gilt für interne Unterlagen wie ausgedruckte E-Mails ohne persönliche Inhalte.
- Maximale Streifenbreite: 6 Millimeter
- Maximale Partikelfläche: 800 Quadratmillimeter
Sicherheitsstufe 3
Gilt für vertrauliche und personenbezogene Daten wie Steuerunterlagen.
- Maximale Streifenbreite: 3 Millimeter
- Maximale Partikelfläche: 320 Quadratmillimeter
Sicherheitsstufe 4
Gilt für besonders sensible und persönliche Daten von Personal, Kund- oder Patientenschaft.
- Maximale Streifenbreite: 6 Millimeter
- Maximale Partikelfläche: 160 Quadratmillimeter
Sicherheitsstufe 5
Gilt für geheime Informationen mit existenzieller Wichtigkeit wie Patienten- oder Prozessakten.
- Maximale Streifenbreite: 2 Millimeter
- Maximale Partikelfläche: 30 Quadratmillimeter
Sicherheitsstufe 6
Gilt für geheime Unterlagen und Sicherheitsvorkehrungen wie Baupläne und Alarmberichte.
- Maximale Streifenbreite: 1 Millimeter
- Maximale Partikelfläche: 10 Quadratmillimeter
Sicherheitsstufe 7
Gilt für strengst geheim zu haltende Daten wie militärische oder geheimdienstliche Berichte.
- Maximale Streifenbreite: 1 Millimeter
- Maximale Partikelfläche: 5 Quadratmillimeter
Unser Fazit und Empfehlung für die DSGVO-konforme Aktenvernichtung
Zusammenfassend zeigt sich: Die Schutzklassen spielen eine große Rolle, um die zu vernichtenden Unterlagen zu kategorisieren. Entsprechend dem Schutzbedarf wählen Sie die passende Sicherheitsstufe für den Aktenvernichter. Alternative erkundigen Sie sich bei den dienstleistenden Firmen, ob deren Leistungen die entsprechende Sicherheitsstufe erfüllen.
Übrigens: Damit ein Aktenvernichter der DSGVO entspricht, empfiehlt sich mindestens die vierte Sicherheitsstufe. Dieser erfüllt die Sicherheitsanforderungen der Datenschutz-Grundverordnung.
