10 Tipps für ein effizienteres Terminmanagement in der Arztpraxis
Sie möchten die Organisation Ihrer Arztpraxis verbessern? Mit einem effizienten Terminmanagement kann auch Ihre Praxis maximale Kapazitäten nutzen. Durch Optimierungen in Telefonkommunikation und vorläufiger Patientenorganisation gelingt Ihnen der Sprung hin zu einem besseren Zeitmanagement.
Organisationsansätze für das Terminmanagement in Ihrer Arztpraxis
Arztpraxen sind oft ausgelastet, mitunter sogar über ihre eigentlichen Kapazitäten hinaus. So ist es nicht verwunderlich, dass Wartezeiten häufig länger als gewünscht ausfallen. Es gibt jedoch einige Tipps und Tricks, welche den Praxisalltag für alle Beteiligten erleichtern. Was Sie tun können, um Ihr Personal sowie Ihre Patienten und Patientinnen zu entlasten, erfahren Sie hier.
Den IST-Zustand genau überprüfen
Die Organisation des Terminmanagements in Ihrer Arztpraxis sollte zunächst mit einer Analyse der aktuellen Situation beginnen. Befragen Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, um Schwachstellen in Ihrem System zu finden. Beginnen Sie mit den Wartezeiten: Wie lange mussten Patienten in den letzten Wochen durchschnittlich auf ihre Behandlung warten? Woran liegt das? Da der Fokus auf dem Zeitmanagement liegt, sollten Sie Zeitfresser identifizieren und gemeinsam eine Lösung finden, wie diese zu eliminieren sind.
Wichtig für einen geregelten Praxisablauf ist die klare Aufteilung aller Aufgaben. So sollten Sie unbedingt Medizinisches und Organisatorisches trennen. Auf diese Weise ist es für alle einfacher, sich auf die eigenen fachspezifischen Aufgaben zu konzentrieren. Medizinische Fachangestellte (MFA), umgangssprachlich meist Arzthelfer und Arzthelferinnen oder Sprechstundenhilfen genannt, leisten hervorragende Arbeit darin, Ärzte und Ärztinnen zu entlasten, indem sie vorab bereits wichtige Patienteninformationen sammeln und dokumentieren. Das spart viel Zeit in der eigentlichen Behandlung.
So können das Terminmanagement in der Arztpraxis grundlegend optimieren:
1. Analyse aktueller Abläufe zur Erkennung von Schwachstellen
2. Klare Aufgabenverteilung etablieren
Organisation der Telefonkommunikation
Der Stress eines Arztbesuches fängt für viele bereits beim Anruf an. Aber auch Ihre Angestellten überfordert ein unübersichtliches Telefonsystem. Hilfreich für ein effizientes Terminmanagement in Arztpraxen sind Telefonanlagen, welche selbstständig eine Vorsortierung der Anrufer vornehmen. So kommen Sie nicht in die Bredouille, versehentlich neue Anrufer zu bevorzugen. Für Ihre Patienten ist es zudem auch hilfreich, eine Ansage innerhalb der Warteschleife ablaufen zu lassen. Hier können Sie bereits alle wichtigen und aktuellen Praxisinformationen mitteilen. Dies beschleunigt den Prozess des Telefonierens, da Ihr Personal diese Informationen nicht zusätzlich am Telefon weitergeben müssen.
Telefonanlagen fürs Gesundheitswesen
Sollten Sie die Praxis in der Urlaubszeit mal schließen, oder jemand ruft außerhalb der Sprechstunden an, ist ein Anrufbeantworter essenziell. Ihre Patienten haben so das Gefühl, dass Sie sich schnellstmöglich zurückmelden, zudem verpassen Sie keine Termine. Unter Umständen bietet sich auch eine Telefon- oder Videosprechstunde an. So minimieren Sie den Terminstress innerhalb der Praxis und versorgen Ihre Patienten schnellstmöglich.
Bei größeren Praxen lohnt es sich womöglich, eine Telefonanlage mit mehreren Nebenstellen zu verwenden. So haben Sie verschiedene Rufnummern für die unterschiedlichen Anliegen Ihrer Patienten und Patientinnen. Alternativ bietet sich ebenfalls eine vorherige Abfrage des Anliegens durch die Telefonanlage an.
Mit einer modernen Telefonanlage verbessern Sie das Terminmanagement in Ihrer Praxis:
3. Mehrere Nebenstellen besetzen
4. Anrufer vorsortieren durch verschiedene Rufnummer oder automatische Abfragen
5. Warteschleifen-Ansagen nutzen
6. Möglichkeiten einer Telefonsprechstunde prüfen
Das Patientenmanagement optimieren
Die Organisation der Patienten ist ein weiterer wichtiger Aspekt des Terminmanagements in Arztpraxen. Mithilfe verschiedener digitaler Tools lässt sich eine neue Arbeitsorganisation ganz einfach unterbringen. Aber auch hier kann vorgearbeitet werden, indem Dinge wie Aufklärungs- und Anamnesebögen sowie weitere Formulare für alle wichtigen Patienteninformationen in PDF-Form auf Ihrer Website hinterlegt werden. Diese können heruntergeladen und zu Hause in Ruhe ausgefüllt werden, was allen Beteiligten in der Praxis Zeit spart. Weisen Sie am besten bei der Terminvergabe darauf hin und erinnern Sie auch daran, dass die Krankenkassenkarte zum Termin mitgebracht wird. Auch die vorherige Abfrage nach notwendigen Rezepten oder Überweisungen ist eine gelungene Art und Weise, den Termin in der Praxis ausgiebig vorzubereiten. Zudem suggeriert es Ihren Patienten und Patientinnen, dass Sie sich mit ihrem Krankheitsbild auseinandersetzen und alles in Ihrer Macht stehende tun, um ihnen zu helfen.
Hilfreich ist auch eine Online-Terminvergabe. Je nach Arztpraxis ist dies unter Umständen für viele Patienten eine große Erleichterung. Sensible Themen werden schließlich von niemanden gerne am Telefon besprochen. Die Einrichtung der technischen Umgebung dafür ist recht simpel, es muss lediglich eine Schnittstelle zu einem entsprechenden Portal hergestellt werden. Im Internet finden Sie etliche Anbieter. So müssen Sie nicht extra ein Buchungssystem einrichten.
Die Patientenorganisation hat direkten Einfluss auf das Terminmanagement in Arztpraxen:
7. Wichtige Informationen bereits bei Terminvergabe nennen (z. Bsp. Erinnerung an die Krankenkassenkarte)
8. Aufklärungs- und Anamnesebögen in PDF-Format auf Webseite hochladen
9. Notwendige Patienteninformation vor dem eigentlichen Arztgespräch einholen
10. Online-Terminvergabe dank Schnittstelle zu einem externen Portal
Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) beachten
Zudem gilt es, darauf zu achten, dass in erster Linie die medizinische Behandlung im Vordergrund steht. Rund 34 Prozent der gesetzlich Versicherten warten länger als drei Wochen auf einen Termin in einer Facharztpraxis. Bei privat Versicherten sind es nur 18 Prozent. Der sogenannte Terminservice soll gemeinsam mit dem Versorgungsgesetz diese Ungleichheit ausgleichen. Doch was ist das TSVG? Das TSVG sorgt dafür, dass dank Terminservicestellen Kassenversicherte weniger benachteiligt werden. Denn momentan ist es so, dass viele Praxen Termine für Privatpatienten und -patientinnen freihalten, da sich diese später zu einem höheren Preis abrechnen lassen.
Die Terminvergabe über die Servicestellen funktioniert ganz einfach: Nach der Kontaktaufnahme folgt eine professionelle Ersteinschätzung der Symptome. Je nach Dringlichkeit erhält der Versicherte anschließend einen Termin in einer Facharztpraxis im Umkreis zwischen 30 und 60 Kilometern. Zudem soll zukünftig auch das Mindestsprechstundenangebot von 20 auf 25 Sprechstunden, die Ärzte und Ärztinnen leisten müssen, erhöht werden.
Die neue Gesetzeslage gilt es also auch in Ihrem Terminmanagement zu beachten. Das TSVG sorgt aber dafür, dass akute Hilfe bei Beschwerden geleistet werden kann. Schließlich ist das im Sinne eines jeden Beteiligten. Besonders hilfreich ist das Gesetz aber bei psychotherapeutischen Beschwerden. Hier werden Termine zeitnah (bis zu zwei Wochen Wartezeit) vergeben.
Das Wichtigste zum Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) im Überblick:
Ziel: Die Ungleichheit bei der Terminvergabe zwischen privat und gesetzlich Versicherten zu reduzieren
Maßnahmen:
- Einrichtung von Terminservicestellen
- Dort erfolgt professionelle Ersteinschätzung durch Fachpersonal
- Anschließend Vermittlung eines zeitnahen Termins in Facharztpraxen im Umkreis von 30 bis 60 Km
- Außerdem: Erhöhung des Mindestsprechstundenangebot von 20 auf 25
Fazit
Wichtig für ein gelungenes Terminmanagement in der Arztpraxis ist ein geordneter Ablauf in sowohl Telekommunikation als auch Patientenorganisation. Mithilfe von intelligenten Telefonanlagen und effizienter Vorarbeit profitieren Sie und Ihre Patientenschaft von der ordentlichen Struktur Ihrer Praxis. Scheuen Sie nicht davor zurück, moderne Technik zu nutzen. Ob Online-Terminbuchungen oder eine neue Telefonanlage, beides hilft bei der Gestaltung eines effizienten Terminmanagements. Für detaillierte Informationen und unverbindliche Angebote empfehlen wir Ihnen unseren kostenlosen Angebotsvergleich.