Gesetz zum Schutz vor Manipulation: Darum brauchen Sie eine TSE-Kasse!
Durch die Kassensicherungsverordnung gelten seit 2020 verschärfte Gesetze, wenn Sie ein Kassensystem nutzen. Dabei spielt vor allem der Manipulationsschutz eine große Rolle. Das Ziel liegt hier darin, bei der Verwendung von elektronischen Kassen Steuerhinterziehung zu verhindern. Dies gewährleisten vor allem TSE-Kassensysteme. Warum? Sie verfügen über eine spezielle Sicherheitseinrichtung, die den geforderten Schutz erbringen. Wir klären Sie über die technischen Eigenheiten und Vorteile der TSE-Kasse sowie ihre Kosten auf. Außerdem bringen wir Sie auf den neusten Stand hinsichtlich der Überbrückungstermine.
Was ist eine TSE-Kasse?
Eine TSE-Kasse verfügt über eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (kurz BSI) zertifizierte Sicherheitseinrichtung. Dieses Modul übermittelt fehlerfreie Daten direkt an das Finanzamt. Das BSI legt die Richtlinien für diese Technik fest, an die sich die Hersteller halten müssen, um das Zertifikat dafür zu erhalten. Nicht zertifizierte Systeme dürfen nicht eingebaut und verwendet werden.
Wie funktioniert die TSE?
Im Prinzip besteht die Sicherheitseinrichtung aus einem vom Hersteller unabhängigen Modul. Dieses beinhaltet eine elektronische Signatur, die alle Verkaufsvorgänge in Ihrem Betrieb aufzeichnet. Dabei entsteht ein Protokoll, das sicher ist vor Manipulation. Außerdem lässt es sich jederzeit vom Finanzamt exportieren. Diese Daten übermittelt das Modul an das zuständige Amt:
- Beginn und Ende eines Vorgangs (Datum und Uhrzeit)
- Art des Vorgangs (Verkauf, Stornierungen oder Trinkgeld)
- Zahlungsweise (Bar, Karte oder Mobil)
- Transaktionsnummer des Vorgangs
- Prüfwert
- Seriennummer des Sicherheitsmoduls
Im Detail setzt sich die Sicherheitseinrichtung zusammen aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle. Während das erste Element die aufzuzeichnenden Vorgänge protokolliert, speichert der zweite Bestandteil die Daten langfristig und sicher. Die digitale Schnittstelle überträgt dann alle Aufzeichnungen reibungslos an das Finanzamt.
Der Vergleich: Cloud-TSE oder lokale TSE?
Die Integration der TSE ins Kassensystem ist entweder als Hardware oder als Software möglich. Für Ersteres gibt es die Möglichkeit, die Einrichtung in einen lokalen Server oder Drucker zu integrieren. Dieser empfängt dann die Daten der Kasse per Funk oder über ein lokales WLAN- oder LAN-Netzwerk. Eine weitere Option besteht darin, die Hardware als Modul oder per USB-Stick direkt an die Kasse anzuschließen. Der Nachteil hierbei liegt darin, dass die Daten nur lokal auf der Kasse abgespeichert werden und Sie eine neue TSE brauchen, sobald der Speicher voll ist. Daher eignet sich diese Option eher für kleinere Geschäfte. Bei der externen Variante hingegen verfügen Sie durch den zusätzlichen Speicherplatz meist ausreichend Kapazitäten.
Eine ganz andere Alternative bietet die TSE beim Kassensystem als Software, auch Cloud-TSE genannt. Diese speichert die Kassendaten in zertifizierten Rechenzentren und überträgt sie darüber zum Finanzamt. Bislang gibt es nur einen Cloud-TSE-Anbieter mit einer Zertifizierung vom BSI. Doch einige weitere Anbieter durchlaufen derzeit das Zertifizierungsverfahren.
Was passiert, wenn die TSE mal ausfällt?
Wenn Sie eine Sicherheitseinrichtung als USB nutzen, ist die Kasse bei einem Netzwerkausfall nicht betroffen. Denn das TSE-Modul per USB ist offlinefähig und daher für den Dauerbetrieb geeignet. Arbeiten Sie allerdings mit einer Cloud-TSE, ist diese bei einer unterbrochenen Internetverbindung nicht erreichbar. Müssen Sie den Betrieb nun abbrechen? Während Sie die Ausfallursache beheben, dürfen Sie die Kasse vorübergehend weiter betreiben. Allerdings müssen Sie die Dauer und den Grund für den Ausfall nachvollziehbar protokollieren. Zusätzlich erhalten die in diesem Zeitraum erstellten Belege einen entsprechenden Vermerk.
Was ist das Manipulationsschutzgesetz?
Das Gesetz zur TSE (Technischen Sicherheitseinrichtung) für das Kassensystem liegt vor allem in der Fiskalisierung begründet. Denn mithilfe manipulierter Kassen unterschlagen die verantwortlichen Personen milliardenhohe Umsatzsteuerbeträge. Dieses Risiko soll der Manipulationsschutz für elektronische Kassensysteme senken. Deswegen ist die TSE explizit ein Teil der Kassenverordnung von 2020. Nach § 146a (1) Satz 2-5 braucht jede digitale Kasse eine solche technische Sicherheitseinrichtung:
„Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach Satz 1 sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen. Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten. […]“
Genauer gesagt: Durch diesen Aufbau übermittelt das System nicht manipulierbare und fehlerfreie Daten direkt an das Finanzamt. Darüber hinaus beinhaltet die Kassensichv eine seit 2020 geltende Bonpflicht.
Welche Verordnungen für Kassensysteme gelten in Österreich?
Unser Nachbarland führt schon seit einigen Jahren Gesetze, die dem Manipulationsschutz ähneln. So besteht in Österreich zum Beispiel seit dem 1. Januar 2016 eine Registrierkassenpflicht. Diese gilt bereits, wenn die jährlichen Umsätze eines Unternehmens 15.000 Euro überschreiten. Außerdem müssen alle herstellende Firmen die Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausstatten. Sie gründen ein neues Geschäft in Österreich und brauchen mehr Informationen zu diesem Thema? Hier finden Sie alle Vorschriften der Registrierkassenverordnung (kurz RKSV).
Welche Strafe droht für fehlenden Manipulationsschutz?
Entsprechend der Kassen-Nachschau prüfen Fachkräfte des Finanzamtes den Kassenbestand eines Betriebes. Wenn dabei auffällt, dass die Kasse keinen Manipulationsschutz hat, drohen Geldbußen von bis zu 25.000 Euro. Das Finanzamt prüft dann noch mal im Einzelfall, warum das betroffene Unternehmen das Kassensystem ohne Sicherheitseinrichtung betreibt.
Wichtigste Termine zur TSE-Kassenpflicht
Um das Gesetz zur Kassenverordnung 2020 zu erfüllen, sollten alle Betreiber ihre Kassensysteme bis zum September 2020 auf den neusten Stand bringen. Durch die Corona-Situation wurde die Nichtbeanstandungsfrist in allen Bundesländern – ausgenommen Bremen – bis zum 31. März 2021 verlängert. Im Klartext bedeutet das: Zum jetzigen Zeitpunkt müssen Sie der Pflicht zur TSE-Kasse bereits erfüllen. Dies gilt vor allem, wenn Sie mit einer Kasse arbeiten, die sich mit einer technischen Sicherheitseinrichtung nachrüsten lässt. Eine ältere, nicht nachrüstbare Registrierkasse können Sie grundsätzlich noch bis zum 31. Dezember 2022 nutzen. Dafür gelten allerdings folgende drei Bedingungen:
- Die Anschaffung der Kasse erfolgte nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020.
- Die Kasse erfüllt die Anforderungen der GoBD, lässt sich aber bauartbedingt nicht mit der TSE aufrüsten.
- Beim Modell handelt es sich um kein PC-Kassensystem. Diese sind von der verlängerten Schonfrist ausgenommen.
Meldung des TSE-Kassensystems an das Finanzamt
Nach der Kassensichv müssen Sie eigentlich ein mit der TSE gesichertes Kassensystem innerhalb eines Monats nach der Anschaffung beim Finanzamt melden. Dabei geben Sie unter anderem die Art der TSE und Seriennummer der Kasse an. Doch derzeit gibt es vom Amt noch keine Mitteilung über die benötigten Dokumente und den Meldevorgang. Deswegen gilt momentan noch immer die am 06. November 2019 verkündete Nichtbeanstandungsregel des BMF. Solange die Verwaltung noch keine Lösung bereitstellt, um die Daten zu übermitteln, brauchen Sie Ihre Kasse noch nicht zu melden. Schicken Sie daher auch kein formloses Formular zum Amt, sondern warten Sie ab, bis dieses den Vorgang aktualisiert. Wir behalten den Prozess für Sie im Auge und informieren Sie, wenn es so weit ist.
Wer muss eine TSE-Kasse haben?
Grundlegend betrifft der Manipulationsschutz alle elektronischen Kassensysteme. Das heißt: Jeder Betrieb, der mit einem digitalen System arbeitet, braucht eine TSE-Kasse beziehungsweise eine technische Sicherheitseinrichtung für sein bestehendes Kassensystem. Allerdings besteht keine Pflicht, eine elektronischen Kasse zu nutzen. Arbeiten Sie mit einer offenen Ladenkasse oder einer mechanischen Registrierkasse, betrifft Sie das neue Gesetz nicht. Doch auch wenn Sie Ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, brauchen Sie eine lückenlose Dokumentation. Denn auch hier prüft das Finanzamt, ob die Kassensturzfähigkeit gesichert ist. Aus diesem Grund ist die schriftliche oder mechanische Kassenführung nicht immer von Vorteil. Denn sie sind besonders anfällig für Fehler und Manipulationen.
Trinkgelder mit TSE erfassen
Betriebe sollten auch steuerfreie Trinkgelder als Teil des Umsatzes erfassen. Dies gilt vor allem dann, wenn Sie Trinkgeld und Rechnungsbetrag nicht physisch voneinander trennen. Dabei ist es egal, ob der Gast den Betrag mit Münzen oder bargeldloses Trinkgeld gibt. Sobald Sie das Trinkgeld in den Geldbestand der Kasse aufnehmen, sollten Sie dieses mit der TSE-Kasse aufzeichnen.
Wie integriere ich die TSE in meine Kasse?
Grundlegend verantworten die Kassenanbieter den Einbau der technischen Sicherheitseinrichtung in die Systeme. Im Idealfall erweitern sie Ihre vorhandene Kasse ganz einfach mit dem Sicherheitsmodul. Doch bei vielen älteren Modellen ist dies nicht so einfach möglich. Hier bringt der Umbau oftmals hohe Kosten mit sich oder Sie müssen ein neues TSE-Kassensystem kaufen.
Was kostet ein TSE-Kassensystem?
In Deutschland trägt jedes Unternehmen selbst die vollen Kosten für seine neue technische Sicherheitseinrichtung. Daher ist der Prozess nicht nur mit organisatorischem Aufwand verbunden. Denn es fallen Kosten für die Hardware oder Software an sowie für den Service, diese zu implementierten. Die Kosten für ein TSE-Kassensystem variieren je nach Anbieter, Art der TSE und dem technischen Aufwand. Bei der Cloud-TSE zahlen Sie die Lizenzkosten oft jährlich. Dieser Betrag richtet sich meist nach der maximalen Anzahl der Transaktionen beziehungsweise Signaturen, die Sie ungefähr im Jahr tätigen. Darunter fallen alle Bons, Kassenabschlüsse, Beleg-Stornos und weitere Prozesse. Der Preis für eine einzelne TSE liegt bei 300 Euro mit einer Zertifizierung für drei bis fünf Jahre. Danach brauchen Sie eine neue technische Sicherheitseinrichtung.
TSE-Kassensystem mieten statt kaufen
Alle unsere Partner arbeiten bereits mit TSE-zertifizierten Kassensystemen. Diese sind finanzamt-konform und erfüllen alle aktuellen Auflagen. Wenn Sie das Kassensystem mieten, bringen die Anbieter das Gerät außerdem immer auf den aktuellsten Stand.
Kosten der TSE als Betriebsausgabe
Die Hardware der TSE gilt erst mal als selbstständiges Wirtschaftsgut. Dabei ist es egal, ob sich um einen USB-Stick oder externen Speicher handelt. Allerdings können Sie die Sicherheitseinrichtung nur in Verbindung mit einem Kassensystem nutzen. Daher ist es auf steuerlicher Sicht nicht möglich, die TSE als geringwertiges Wirtschaftsgut oder als Sammelposten abzuschreiben.
Das heißt, dass Sie die Anschaffungs- und Installationskosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben. Dazu legt das Finanzamt für technische Sicherheitseinrichtungen eine gewöhnliche Abschreibungsdauer von drei Jahren fest. Bauen Sie die TSE fest in die Kasse ein, fällt der zu zahlende Betrag unter die nachträglichen Anschaffungskosten für das Kassensystem. In diesem Fall schreiben Sie die Kosten über dessen Restnutzungsdauer ab.
Die laufenden Entgelte für eine cloudbasierte TSE-Lösung lassen sich als regelmäßige Betriebsausgaben abziehen.
Fazit
Fest steht: Sie brauchen ein TSE-Kassensystem, wenn Sie einen Gastronomiebetrieb, Einzelhandel oder Salon mit einer elektronischen Kasse betreiben. Nur so erfüllen Sie die rechtlichen Auflagen und ersparen sich den Ärger mit dem Finanzamt. Doch Sie brauchen nicht in Panik zu verfallen, wenn Sie noch ein älteres, nicht umrüstbares Kassensystem nutzen. Bis Ende 2022 haben Sie noch Zeit, auf eine neue Kasse mit TSE umzusteigen. Für alle anderen Betriebe gilt jetzt schon die Pflicht zur Sicherheitseinrichtung. Wenn Sie ein neues Geschäft gründen, beraten Sie unsere Partner zum passenden Kassenmodell – die gesetzlich vorgegebene TSE ist hier immer inklusive!
Glossar
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Fiskalisierung
Dieser Begriff beschreibt eine gesetzeskonforme Umsetzung von steuerbehördlichen Anforderungen an Kassensysteme. Diese beinhaltet unter anderem die TSE, welche Kassensysteme vor Manipulation und damit Steuerhinterziehung schützt.
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Geringwertiges Wirtschaftsgut
Dieser Begriff dient dazu, Wirtschaftsgüter entsprechend der Steuer zuzuordnen. Geringwertige Wirtschaftsgüter sind demnach beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar. Die Anschaffungskosten dürfen hier nicht mehr 800 Euro ohne oder 953 Euro mit Umsatzsteuer betragen.
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Kassen-Nachschau
Die Kassen-Nachschau wurde 2018 eingeführt. Dabei prüfen die Fachleute des Finanzamtes unangekündigt Ihre Kassenbücher und -systeme. Die Zeitabstände dafür sind unregelmäßig und nicht vorgegeben. Dieser Vorgang soll nachträgliche Manipulation verhindern.
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Kassensturzfähigkeit
Dieser Begriff beschreibt die Möglichkeit, den Bestand der Kasse jederzeit auf seine rechnerische Richtigkeit in zu überprüfen. Deshalb sollten die Aufzeichnungen durch die Kasse täglich erfolgen.
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Sammelposten
Dieser Begriff dient dazu festzulegen, wie Sie verschiedene Wirtschaftsgüter steuerlich geltend machen können. Als Sammelposten gelten Güter, die Sie selbstständig nutzen und deren Anschaffungskosten zwischen 251 und 1.000 Euro liegen.