Vorteile der virtuellen Telefonanlage mittels Voip für Ihren Betrieb
Seid der ISDN-Abschaltung 2019 gilt VoIP auch für Unternehmen als Standard-Option für die Telefonie. Dabei überträgt das System Telefonate ebenso wie Daten über das gleiche Netzwerk. Das spart vor allem Kosten, da Sie keinen herkömmlichen Telefonanschluss mehr benötigen. In unserem Artikel stellen wir Ihnen die VoIP-Telefonanlage und ihre Vorteile vor. Außerdem erhalten Sie einen Überblick zu den Kosten für diese Art der Telefonie.
Warum brauchen Sie eine VoIP-Telefonanlage?
Eine VoIP-Telefonanlage brauchen Sie vor allem dann, wenn Sie derzeit noch immer über eine klassische Telefonanlage kommunizieren. Denn sämtliche große Anbieter werden die ISDN-Anschlüsse bis Ende 2022 abschalten. Um VoIP anzuschließen, können Sie jedoch auch sogenannte Adapter (VoIP-Gateways) anschaffen. Dadurch können Sie weiterhin Ihre alte Anlage nutzen.
Darüber hinaus bieten VoIP-Telefonanlagen auch als Neuanschaffung gegenüber lokal installierten IP-Telefonsystemen viele Vorteile. Vor allem Start-ups und KMUs greifen wegen der Kosteneinsparung auf diese Art der Telefonie zurück.
In unserem Artikel „So einfach schließen Sie Ihr VoIP-Telefon an – 3 Schritte“ erhalten Sie ausführliche Informationen und Anleitungen, wie Sie eine virtuelle Telefonanlage anschließen.
Voraussetzungen für die VoIP-Telefonie
Um die VoIP-Telefonanlage zu nutzen, brauchen Sie in erster Linie eine stabile Internetverbindung. Im Idealfall verfügen Sie über eine garantierte Breitbandverbindung, um Gesprächsabbrüche durch Verbindungsstörungen zu vermeiden. Fachleute empfehlen dabei etwa 100 Kilobytes pro Sekunde in Up- und Downloadrichtung pro Sprachkanal. Darüber hinaus benötigen Sie einen zertifizierten SIP-Anbieter, der den Service für die VoIP-Telefonie stellt.
Im Netz lesen Sie oftmals, dass Sie VoIP-fähige Endgeräte brauchen. Diese können Sie sich jedoch auch sparen, indem Sie zum Beispiel einfach über Ihrem Computer per Headset telefonieren oder das Softphone (die Telefonie-Anwendung) auf Ihrem Smartphone installieren. Vor allem neu gegründete Einrichtungen und Betriebe sparen dadurch Anschaffungskosten. Moderne VoIP-Telefone lohnen sich hingegen vor allem im Gesundheitswesen, etwa für den Empfang oder das Ärztezimmer.
Übrigens: Je nach Beschaffenheit des Geräts können Sie alte ISDN-Telefone mit einem analogen Telefonadapter ausstatten. Dadurch nutzen Sie diese Endgeräte problemlos auch für die VoIP-Telefonie. Informieren Sie sich hierzu bei Ihrem Anbieter.
Die Vorteile eines VoIP-Telefons
Wie sich zeigt, sparen Sie mit einer VoIP-Telefonanlage vor allem Kosten ein. Doch der Kostenaspekt gilt nicht als der einzige Vorteil des Systems für Ihr Unternehmen:
- Sparpotenzial
Für VoIP brauchen Sie keine separate Telefonleitung mehr. Dadurch brauchen Sie generell keine Firma, die die Anlage installiert. Um das VoIP-Telefon zu nutzen, schließen Sie es lediglich an den Router an. Ferner sparen Sie sich zusätzliche Anschaffungskosten für die Hardware. Die Anbieter der TK-Anlagen bieten Ihnen außerdem günstige Verbindungsentgelte zum Beispiel auch in Form von Flatrates.
- Wartungsfreiheit
Nutzen Sie eine On-Demand-Lösung bei der VoIP Telefonie, geben Sie auch die Verantwortung dafür an die anbietende Firma. So kümmert sich allein der SIP-Provider um die Updates Ihrer Telefonanlage.
- Bessere Sprachqualität
Die VoIP-Telefonanlage bietet eine schnellere und konstantere Verbindung als noch zu ISDN-Zeiten. Bei einer stabilen Internetverbindung profitieren Sie von höchster Sprachqualität.
- Flexiblität
Durch die Verlagerung der Telefonie ins Internetnetz können Sie einfach zwischen Standorten und Endgeräten wechseln. So arbeiten Sie zum Beispiel problemlos auch im Home-Office weiter. Solange Sie über stabiles Internet verfügen, können Sie auch vom Laptop, Handy oder Tablet kommunizieren.
- Skalierbarkeit
Je nach Bedarf steht Ihnen die Option frei, spontan Rufnummern beziehungsweise Nebenstellen dazu zu buchen oder zu kündigen. So passt sich die Telefonanlage flexibel an die Ansprüche Ihres Unternehmens an. Wenn etwa neue Teammitglieder dazu kommen, buchen Sie ganz einfach eine weitere Nebenstelle dazu.
- Verbesserte Kommunikation durch vielfältige Funktionen
Durch die VoIP-Technologie arbeiten Sie besser mit Ihrem Team und der Kundschaft zusammen. Viele Firmen bieten etwa zusätzlich Unified-Communication-Systeme mit Funktionen wie Videokonferenzen und Instant Messaging. Darüber hinaus können Sie auch Custom-Management-Systeme (CMS) einbinden.
- Hohe Sicherheit
Seriöse VoIP-Anbieter betreiben ihre Server über zertifizierte Rechenzentren innerhalb von Deutschland. Dort sichern sie die Daten zusätzlich ab und führen regelmäßig Sicherheitsupdates durch. Dadurch profitieren Sie von einer hohen Datensicherheit bei Ihrer Telefonanlage.
Welche Art der VoIP-Telefonanlage kommt für Sie in Frage?
Generell unterscheidet die TK-Branche zwischen einer lokal installierten Telefonanlage als Hardware (On-Premise) und einer gehosteten Telefonanlage aus der Cloud (On-Demand). Welche diese Option sich für Ihre Zwecke eignet, hängt vor allem von Ihrer Netzwerksituation und dem Kosten-Nutzen-Faktor ab. So eignet sich die On-Premise-Lösung eher für Firmen mit geringeren Datenübertragungsraten bei der Internetverbindung. Kleinere Betriebe mit gut angebundenem Netzwerk profitieren hingegen eher von einer On-Demand-Anlage.
On-Premise
Bei dieser Inhouse-Lösung befindet sich die Anlage in Ihrem Unternehmen. Sie betreiben diese nach dem Kauf im eigenen Netzwerk. Allerdings müssen Sie das System auch selbst auf Ihrem Server installieren, absichern und regelmäßig kontrollieren.
- Volle Eigenkontrolle über Daten
- Selbstständiges Handeln bei Ausfällen
- Interne Integration von hauseigenem CMS etc.
On-Demand
Beim On-Demand wird die TK-Anlage im Rechenzentrum des VoIP-Anbieters gehostet. Dabei nutzen Sie alle Funktionen über das Internet – etwa durch eine Cloud-Telefonanlage. Dafür brauchen Sie lediglich das Softphone zu installieren.
- Geringere Kostenstruktur
- Einfache Bedienung
- Übertragung der Verantwortung
Wie funktioniert ein VoIP-Telefon?
Durch die VoIP-Technologie erhalten Verbindungen keine festen Leistungen mehr, sondern die Sprache wird in Form von Datenpaketen über das Internet versandt. Dafür stöpseln Sie wie oben beschrieben die Telefone in den DSL-Router oder ein VoIP-fähiges Kabelmodem. Doch welche genaue Funktionsweise steckt hinter dieser Technik?
Verbindungsauf- und -abbau bei VoIP
Um eine Verbindung per VoIP auf- oder abzubauen, nutzt das System das sogenannte Session-Initiation-Protocol (kurz SIP). Dabei verfügt jede teilnehmende Person (Nebenstelle) eine eigene SIP-Adresse. Diese gleicht dem Ausbau einer E-Mail-Adresse. Um eine Verbindung herzustellen, muss die anrufende Person (Person A) die IP-Adresse der empfangenden Partei (Person B) kennen. Daraufhin schickt das Endgerät der Person A eine Mitteilung mit der Rufnummer der Person B an den Server des Providers A. Dieser Server gibt die Information an den Server des Providers B weiter. Dieser spricht dann das Endgerät der Person B an, woraufhin dieses klingelt. Danach schickt das Endgerät B eine Nachricht zurück an Endgerät A, wodurch Person A ein Tonsignal erhält. Dieses bestätigt, dass die Person B gefunden wurde. Die Kommunikation findet schlussendlich aber zwischen den Endgeräten und nicht mehr über die SIP-Server statt.
Um das Gespräch zu beendet, sendet das Endgerät ein entsprechendes SIP-Paket an einen Server. Der Server benachrichtigt dann das andere Endgerät über den Verbindungsabbau. Daraufhin wird das Gespräch beendet.
Gesprächsübertragung
Wie eingangs erwähnt, werden bei der VoIP-Telefonie digitale Datenpakete übertragen. Dafür wandelt die Technik akustische Signale in elektrische Signale um. Es digitalisiert diese und teilt sie in viele kleine Pakete auf. Daraufhin verwendet das System die Datenpakete über ein öffentliches oder privates Netz. Die Art der Codierung bestimmt die Qualität des Gesprächs. Einige Codes dienen extra dazu, eine möglichst geringe Datenrate zu erreichen. Sobald die Daten das Endgerät der empfangenden Person erreichen, entschlüsselt dieses System diese Informationen und gibt sie wieder als akustisches Signal aus.
Codes wie G.722 bieten Telefonie in HD-Qualität. Das heißt: Sie erhalten zwar eine höhere Sprachqualität, dafür braucht dieser Code aber auch eine höhere Netzwerkleistung.
Endgeräte für die IP-Telefonie
Für die VoIP-Telefonanlage benötigen Sie theoretisch auch die geeignete Hardware. Dazu brauchen Sie aber nicht unbedingt ein IP-Telefon. Generell gibt es vier Optionen, um über VoIP zu telefonieren.
VoIP über den PC
Für das Büro und Home-Office
Um die VoIP-Telefonie am PC oder Laptop zu nutzen, müssen Sie lediglich eine geeignete Software – also das Softphone – installieren. Außerdem braucht Ihr Gerät ein Mikrofon und Lautsprecher. Wir empfehlen Ihnen für die Büronutzung ein passendes Headset.
VoIP über IP-Telefon
Für Arztpraxen und Kliniken
Das IP-Telefon gibt es als Tischtelefon, WLAN- und DECT-Telefon von verschiedenen Firmen. Diese Telefone unterstützen die Datenübertragung ins Internet. Dazu schließen Sie das Endgerät lediglich an einen freien LAN-Port des Routers.
VoIP mit analogem Telefon
Für Betriebe mit alten Geräten
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie auch analoge oder ISDN-Telefone für VoIP nutzen. Dafür brauchen Sie einen ATA- oder ISDN-Adapter (ITA). Dieser schafft die Verbindung zwischen Telefon und DSL-Modem und wandelt analoge Signale in digitale Pakete.
VoIP mit Smartphone
Für Geschäftsreisen und Außendienst
Für die Internettelefonie können Sie auch ein Smartphone oder Tablet nutzen. Dafür brauchen Sie lediglich eine passende App auf das entsprechende Endgerät herunterzuladen. Je nach anbietender Firma nutzen Sie entweder eine App im Store oder eine speziell bereitgestellte Anwendung.
Funktioniert ein VoIP-Telefon bei Stromausfall?
Da das Voice-over-IP vom Internet und damit auch vom Strom abhängt, fällt bei einem Stromausfall auch die VoIP-Telefonie aus. Doch keine Panik: Zum einen verfügt Deutschland über eins der zuverlässigsten Stromnetze in Europa. So kommen größere und lang andauernde Stromausfälle selten vor. Zum anderen können Sie durch eine Pufferbatterie (USV) die kurze Zeit des Stromausfalls überbrücken. Diese Systeme erhalten die Internetverbindung aufrecht, indem Sie sie Zuhause oder im Büro an gewünschte Geräte wie etwa den Router anschließen.
Was kostet eine VoIP-Telefonanlage?
Wegen der wegfallenden Hardware, Installations- sowie Wartungskosten sparen Sie vor allem bei der Investition. So fällt für eine VoIP-Telefonanlage am Anfang lediglich eine Einrichtungsgebühr an. Diese einmalige Gebühr unterscheidet sich je nach Anbieter. Manch ein Unternehmen rechnet diese Art von Kosten gar nicht ab oder bietet optionale Einrichtungspakete.
Um die VoIP-Anlage zu nutzen, fällt bei den laufenden Kosten eine monatliche Grundgebühr pro Nebenstelle an. Sie zahlen also einen festen Betrag pro aktivierter Rufnummer oder pro Endgerät. Je nach Anbieter erhalten Sie eine Nebenstelle monatlich ab fünf Euro. Hinzu kommen die Verbindungsentgelte – also die Kosten für die Gesprächsminuten. Ein Anruf ins deutsche Festnetz liegt oft bei etwa einem Cent und ins Mobilfunknetz bei neun Cent pro Minute. Betriebsinterne Gespräche kostet Sie meistens nichts. Grundlegend können Sie sich bei den Verbindungsentgelten auch für eine Flatrate entscheiden, die alle Gebühren abdeckt.
Kostenbeispiel für 10 Nebenstellen
Bucht ein kleines Büro 10 Nebenstellen und liegt der Preis bei fünf Euro pro Rufnummer, zahlt dieses Unternehmen dafür monatlich 50 Euro. Entscheidet sich die Geschäftsführung außerdem für eine Flatrate, liegt der Preis hier pro Nebenstelle bei etwa vier Euro. Ohne die Einrichtungsgebühr zahlt dieses Büro also monatlich insgesamt bei 90 Euro für die gesamte Telefonie.
Unser Kosten-Check für die Telefonanlage bietet Ihnen detailliertere Ausführungen zu den Anschaffungskosten sowie zum Zubehör.
Die Finanzierungsoptionen
Ein großer Vorteil liegt darin, die VoIP-Telefonanlage zu mieten. Hier zahlen Sie einen monatlichen Betrag mit festgelegten Kosten. Dadurch erhalten Sie höchste Planungssicherheit und inkludierte Updates und Wartungen. Unser Formular gibt Ihnen die Möglichkeit, unverbindlich und kostenlos Angebote unserer Partner einzuholen:
Fazit
Auch wenn Sie für die VoIP-Telefonanlage eine stabile Internetverbindung benötigen, so überwiegen hier doch die Vorteile. Durch die verbesserte Telekommunikation rüsten Sie Ihr Unternehmen für die Zukunft. Außerdem profitieren Sie von den zahlreichen Funktionen der modernen Telefonanlage und können jederzeit flexibel auf die Situation in Ihrem Betrieb reagieren.