Wie setzen Sie die Weihnachtsfeier Ihrer Firma von der Steuer ab?
Eine Weihnachtsfeier bringt Ihr Team am Ende eines Jahres noch einmal zusammen und fördert das Betriebsklima. Denn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter knüpfen so nicht nur engere Kontakte untereinander. Sie fühlen sich auch in ihrer Arbeit wertgeschätzt. Doch egal, ob Restaurantbesuch, Buffet im Büro oder andere Gruppenaktivitäten: Die Weihnachtsfeier ist grundlegend mit Kosten für das Unternehmen verbunden.
Erfüllen Sie bestimmte Bedingungen des Finanzamtes, können Sie als Geschäftsführung diese Kosten allerdings absetzen. Dadurch vermindern Sie die Steuerlast auf Ihr Unternehmen. Falls Sie die Kriterien nicht erfüllen, gilt die Feier als geldwerter Vorteil und ist damit lohnsteuerpflichtig. Im Folgenden stellen wir Ihnen die steuerlichen Voraussetzungen vor, die für die Absetzbarkeit der Weihnachtsfeier gelten. Anschließend zeigen wir Ihnen, wie Sie die Weihnachtsfeier in wenigen Schritten ordnungsgemäß in der Buchhaltung aufführen.
Wichtigste Voraussetzungen, um die Weihnachtsfeier im Betrieb abzusetzen
Wenn Sie die vom Finanzamt festgelegten Kriterien erfüllen, können Sie die Weihnachtsfeier problemlos absetzen. Die zwei wichtigsten Aspekte betreffen den einzuhaltenden Freibetrag sowie die Häufigkeit aller betrieblichen Feierlichkeiten im Geschäftsjahr.
Erste Bedingung: Der 110-Euro-Freibetrag
Pro Person und Fest gilt ein einzuhaltender Freibetrag von 110 Euro pro Person. Dieser Betrag gilt insgesamt für alle Leistungen, die Sie für die Feierlichkeit in Anspruch nehmen. Außerdem zählt der Freibetrag von 110 Euro pro Veranstaltung.
Handelt es sich beim 110-Euro-Freibetrag um Brutto oder Netto?
Bei den 110 Euro handelt es sich um den Bruttobetrag. Die Nettosumme pro Teammitglied liegt letztendlich bei 92,44 Euro.
Zweite Bedingung: Häufigkeit der betrieblichen Feierlichkeiten im Jahr
Eine weitere Bedingung liegt in der Häufigkeit der geschäftlichen Feierlichkeiten im Jahr. Beim Fest zu Weihnachten darf es sich demnach höchstens um die zweite Betriebsfeier im Jahr handeln. Falls Sie also schon ein Frühlingsfest und eine Grillparty im Sommer ausrichten, entscheiden Sie nachträglich, welche der Veranstaltungen Sie absetzen. Wenn Sie sich etwa für die Weihnachtsfeier und die Grillparty entscheiden, müssen Sie für das Frühlingsfest eine Lohnsteuer abführen.
Lohnsteuerpauschalierung als Alternative
Falls Sie eine der Bedingungen nicht erfüllen, können Sie für das dritte Event zum Beispiel eine Lohnsteuerpauschalierung vornehmen. Dafür setzen Sie gemäß § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG einen Lohnsteuersatz von 25 Prozent an. Der Vorteil hierbei? Als arbeitgebende Instanz können Sie sich zugunsten Ihres Teams für das Fest mit den geringsten Kosten entscheiden.
Was passiert, wenn Sie die Bedingungen nicht erfüllen?
Wenn Sie also die Bedingungen nicht erfüllen, können Sie die betriebliche Weihnachtsfeier nicht steuerlich absetzen. Dann zählt die Feierlichkeit vielmehr als geldwerter Vorteil, woraufhin das Finanzamt eine Lohnsteuer fordert. Eventuell fallen auch Sozialabgaben und Verluste beim Vorsteuerabzug an. Nicht zuletzt ist der Vorsteuerabzug der Weihnachtsfeier komplett ausgeschlossen, wenn Sie den Freibetrag überschreiten. Die gute Nachricht: Falls Sie die 110 Euro pro Person überschreiten, müssen Sie nur denjenigen Anteil versteuern, der über diesem Betrag liegt.
Übrigens: Falls Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber eine Feier für Ihr Team aus eigener Tasche zahlen, können Sie diese nicht als Werbungskosten absetzen. Denn in der Regel geht das Finanzamt bei einer solchen Veranstaltung eher von privaten als von geschäftlichen Gründen aus.
Steuerliche Behandlung bei virtuellen Weihnachtsfeiern
Zwar gelten bislang keine Beschränkungen hinsichtlich Corona für diesen Winter. Dennoch halten sich einige Betriebe die Option einer virtuellen Weihnachtsfeier offen. Dadurch wollen sie das Team trotzdem motivieren, ohne die Gesundheit der Belegschaft zu gefährden. Solange Sie die beiden oben genannten Bedingungen für die Betriebsfeier erfüllen, können Sie die virtuelle Weihnachtsfeier von der Steuer absetzen.
Welche Bedingungen gelten hinsichtlich der beteiligten Personen?
Auch in Bezug auf die teilnehmenden Personen gelten bei betrieblichen Weihnachtsfeiern Vorschriften. Die wichtigste Bedingung für die steuerliche Begünstigung liegt darin, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Organisationseinheit, Abteilung, eines Standortes oder Filiale eingeladen sind.
Voraussetzungen bezüglich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Seit dem Beschluss von 2015 muss ein Unternehmen die Kosten für die Weihnachtsfeier durch die Anzahl der Belegschaft teilen. Als teilnehmende Personen zählt auch wirklich nur diejenigen Kolleginnen und Kollegen, die tatsächlich an der Feier teilnehmen. Kalkulieren Sie großzügiger, damit die Kosten bei Spontanabsagen trotzdem noch unter 110 Euro pro Kopf bleiben.
Natürlich können Sie auch externe Gäste, wie etwa die Familienmitglieder Ihrer Belegschaft, einladen. Diese zählen allerdings zu dem entsprechenden Mitarbeitenden und fallen unter den entsprechenden Freibetrag von 110-Euro. Laden Sie also zur Feier zum Beispiel auch den Ehepartner und das Kind Ihrer Geschäftsassistenz ein, zählt zusammengerechnet für alle drei der Grenzbetrag von 110 Euro.
Solange Sie alle Kriterien einer Weihnachtsfeier erfüllen, gelten auch für Arbeitskräfte auf 520-Euro-Basis – also Minijobber – keine Sonderregeln. Diese treten erst dann in Kraft, wenn die Kosten den Grenzwert von 110 Euro Brutto übersteigen. Denn dann entstehen zusätzliche Kosten durch die Aushilfskraft und das Finanzamt schlägt die Kosten der Feier auf die Löhne auf. Falls dadurch ein Überschuss entsteht, wird die Person sozialversicherungspflichtig. Zum neuen Jahr können Sie dieses Personal jedoch wieder als Minijobber anmelden.
Achtung bei Freiberuflern
Falls Sie auch freiberufliche Personen oder selbstständige Dienstleister zur Weihnachtsfeier einladen, dann gibt es Probleme mit der Deutschen Rentenversicherung. Denn das Finanzamt kann die Einladung als Scheinselbstständigkeit verstehen. Daher können Sie die Kosten der Weihnachtsfeier für Freiberufler nicht absetzen. Um Konflikte mit dem Fiskus zu vermeiden, laden Sie solche Gäste als Selbstzahler ein. Sie können Ihre Dienstleister ebenso versuchen, als Sponsoren für einen Teil der Kosten zu gewinnen.
Weihnachtsfeier mit der Kundschaft
Um auch der Kundschaft für ein erfolgreiches Geschäftsjahr zu danken, laden viele Unternehmen diese zur Weihnachtsfeier ein. Hier gelten allerdings dann die allgemeinen Regeln für Bewirtungsaufwendungen. Denn ein Buffet für Kundinnen und Kunden zählt in jedem Fall zu Bewirtungskosten, die Sie zu 70 Prozent als Betriebsausgaben absetzen können.
Im Idealfall verfahren Sie dann folgendermaßen: Sie erstatten Ihren Angestellten die Kosten für die Weihnachtsfeier in voller Höhe, holen sich die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück und setzen von den Nettokosten 70 Prozent als Betriebsausgaben ab. Dafür benötigen Sie vor allem ordnungsgemäße Quittungen und eine gesonderte Aufzeichnung in der Buchführung.
Kurzer Exkurs: Kaffee oder Wasser im Büroalltag gelten übrigens als Aufmerksamkeiten für Ihre Belegschaft im Büro und nicht als Bewirtung. Daher können Sie die Getränke für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vollständig von der Steuer absetzen.
Wenn Sie neben Ihrem Team auch Geschäftspartner zu einem Weihnachtsessen in einem Restaurant einladen, setzen Sie die Kosten für die Mahlzeit zu 70 Prozent ab. Die Umsatzsteuer vom Restaurant können Sie hingegen in voller Höhe von der Vorsteuer abziehen.
Welche Kosten der Weihnachtsfeier können Sie steuerlich absetzen?
Solange Sie den Freibetrag von 110 Euro pro Person nicht überschreiten, können Sie neben dem Essen für die Weihnachtsfeier auch weitere Kosten absetzen. Dazu zählen etwa auch Getränke, Raumkosten, Personal, Künstlerinnen und Künstler, DJs, sowie Eventmanagement-Firmen. Außerdem decken die Kosten auch die Arbeitszeit von eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ab, falls diese die Feier vorbereiten. Darüber hinaus gilt der Freibetrag für Übernachtungskosten sowie für Eintrittskarten zu kulturellen oder sportlichen Veranstaltungen.
Hinweise zu Geschenken bei der betrieblichen Weihnachtsfeier
Unter bestimmten Bedingungen können Sie auch Business-Geschenke von der Steuer absetzen. Falls Sie Präsente bei der Weihnachtsfeier überreichen, stehen diese allerdings in direktem zeitlichen Zusammenhang mit dem Fest und zählen zum Freibetrag. Wenn Sie also pro Teammitglied ein Geschenk für 40 Euro einplanen, bleiben jeweils noch 70 Euro für die Feierlichkeit übrig, um im Grenzbetrag zu bleiben. Falls Sie den Freibetrag von 110 Euro aufgrund des Geschenks überschreiten, können Sie den Überschuss mit 25 Prozent pauschal besteuern. Dieser gilt allerdings nicht, wenn die Geschäftsführung die Feierlichkeit dazu nutzt, um teure Geschenke zu überreichen. Es sind lediglich Gelegenheitsgeschenke erlaubt, die im Rahmen der Festivität bleiben.
Manche Betriebe entscheiden sich dazu, statt einem Event, Pakete für das Team zu verschicken. Ohne Weihnachtsfeier sind diese Art von Geschenken allerdings nicht steuerfrei. Der Freibetrag 60 Euro für Geschenke an Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gilt nur im Rahmen von persönlichen Ereignissen.
Seit 2022 erhöht sich außerdem die monatliche Sachbezugsfreigrenze auf 50 Euro pro Arbeitskraft. Das heißt, Sie können im Dezember ebenso zusätzlich ein Präsent im Wert von 50 Euro verschenken. Dann entfällt allerdings die übliche monatliche Aufmerksamkeit, etwa in Form eines Gutscheins zugunsten des Weihnachtsgeschenks.
Achtung: Im Internet verwirren einige Informationen bezüglich des steuerfreien Geschenkbetrags von 60 Euro pro Person. Diese Art von steuerlich absetzbaren Geschenken gilt nur für persönliche Ereignisse wie Geburtstage, Hochzeiten oder die Geburt eines Kindes.
Wenn Sie Geschäftsfreunden oder der Kundschaft etwas schenken, liegt die Freigrenze bei 35 Euro pro Person. Bis zu diesem Betrag können Sie Kosten für das Geschenk steuerlich absetzen.
Fahrtkosten bei der Weihnachtsfeier
Auch die Kosten für Hin- und Rückfahrt vom Unternehmen zum Ort der Veranstaltung gelten als Zuwendung. Daher fallen auch diese unter den Freibetrag von 110 Euro, wodurch Sie die Fahrt zu Weihnachtsfeier ebenfalls absetzen können. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Fahrtkosten des Angestellten als Reisekosten behandeln:
- Die Betriebsveranstaltung findet außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte statt.
- Die Anreise dient dazu, am Event teilzunehmen.
- Die Organisation obliegt der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer.
Erfüllen Sie diese Punkte, dürfen Sie als Arbeitgeber die Fahrtkosten und Verpflegungspauschalbeträge nach Reisekostengrundsätzen steuerfrei erstatten. Als Alternative kann die Arbeitskraft den Betrag in der eigenen Steuererklärung als Werbungskosten absetzen.
Trinkgelder bei der Weihnachtsfeier
Üblicherweise erhalten die Servicekräfte auch bei einer betrieblichen Weihnachtsfeier ein Trinkgeld. Dieses zählt grundlegend auch zu Bewirtungskosten, die Sie mit 70 Prozent absetzen. Das gilt generell auch dann, wenn Sie die Trinkgelder bargeldlos zahlen. Aber Achtung: Diese Beträge sollten in einem untergeordneten Verhältnis zu den eigentlich Bewirtungskosten stehen. Außerdem muss das Personal die Trinkgelder mit dem Zusatz „Trinkgeld dankend erhalten“ und dem entsprechenden Betrag auf eine Quittung schreiben.
Wie buchen Sie Ihre Weihnachtsfeier? 3 einfache Schritte!
Genauso wie die anderen betrieblich bedingen Ausgaben, kann die Buchhaltung die Aufwendungen für die Weihnachtsfeier kontieren. Um dies vorzubereiten, zählen Sie zunächst die Summe aller Ausgaben zusammen und teilen Sie diese durch die Anzahl der teilgenommenen Personen. Anhand des Ergebnisses sehen Sie dann, ob Sie noch im Grenzwert von 110 Euro liegen oder nicht.
Buchung der Weihnachtsfeier innerhalb des Freibetrags
Liegt der Betrag pro Person bei unter 110 Euro, verbuchen Sie die Weihnachtsfeier als Betriebsausgabe unter einer eigenen Kontonummer.
- Dafür können Sie entweder ein allgemeines Konto mit dem Namen „lohnsteuerfreie und freiwillige Aufwendungen“ nutzen oder ein eigenes Konto anlegen mit der Bezeichnung „Weihnachtsfeier als Betriebsausgabe, lohnsteuerfrei“.
- Danach ordnen Sie der Aufwendung einen passenden Kontorahmen und eine Kontonummer zu. Im üblichen Kontorahmen SKR 03 trägt diese Art der Betriebsausgabe die Nummer 4140 (Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei) und im SKR 04 die Kontonummer 6130.
- Die Gegenbuchung erfolgt auf der Seite „Haben“ auf das Konto „Bank“ (im Kontenrahmen SKR 03 mit der Kontonummer 1200 und im SKR 04 mit der Nummer 1800).
Buchung der Weihnachtsfeier über dem Freibetrag
Übersteigen die Ausgaben der Weihnachtsfeier den Betrag von 110 Euro pro Person, zerfallen die Kosten in den Freibetrag und die darüber hinausgehende Summe.
- Sie verbuchen zuerst die 110 Euro als Betriebsausgabe für die Weihnachtsfeier nach dem oben vorgestellten Prinzip auf das Konto „freiwillige soziale Leistungen, lohnsteuerfrei“.
- Den Rest buchen Sie auf das Konto „freiwillige soziale Leistungen, lohnsteuerpflichtig“. Dieses Konto trägt im SKR 03 die Nummer 4145 und im SKR 04 die Nummer 6060.
- Pauschale Lohnsteuern führen Sie in dem Konto „Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge“ an. Im SKR 03 trägt dieses Konto die Nummer 4149 und im SKR 04 die Nummer 6069.
Beispiel für die Buchung einer Weihnachtsfeier
Im folgenden Beispiel gehen wir von einer Weihnachtsfeier mit 10 Mitarbeitern aus, die pro Kopf 150 Euro kostet. Die 110 Euro gelten als Freibetrag und werden mit 1100 Euro in das Konto für lohnsteuerfreie Leistungen verbucht. Die restlichen 40 Euro müssen Sie extra aufführen. Dabei fällt die Lohnsteuerpauschale von 25 Prozent (100 Euro) an, 5,5 Prozent (5,50 Euro) Solidaritätszuschlag sowie sieben Prozent (7 Euro) Kirchensteuerpauschale. Insgesamt liegen diese Steuerabgaben also bei 112,50 Euro. Sie verbuchen außerdem die 150 Euro, die Sie für sich selbst ausgegeben haben, auf das Konto „Sonstige betriebliche Aufwendungen“.
Falls Sie auch Familienmitglieder einladen und die Kosten den Grenzwert überschreiten, verbuchen Sie die überhängenden Beträge als Privatentnahmen.
Unser Fazit
Unter bestimmten Bedingungen gilt die Weihnachtsfeier in der Steuer als betriebsbedingte Ausgabe. Damit bleibt sie lohnsteuerfrei, solange es sich dabei um die zweite Firmenfeier im Jahr handelt und die Pro-Kopf-Kosten unter 110 Euro liegen. Achten Sie zusätzlich auf die teilnehmenden Personen: Laden Sie zu Ihren Festangestellten auch Aushilfen, freiberuflich Beschäftige, Familienmitglieder oder Geschäftskontakte ein? Dann legen Sie besonderen Augenmerk auf die Rechtslage. Denken Sie außerdem daran, die Weihnachtsfeier als Betriebsausgabe ordnungsgemäß entweder durch die selbstständige Buchhaltung zu verbuchen oder einen Buchhaltungsservice zu beauftragen.
Angebote für professionelle Buchhaltung einholen
Glossar
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Freibetrag
Durch einen Freibetrag gewährt der Fiskus einen bestimmten, von der Steuer freigestellten Geldbetrag. Wenn Sie diesen Betrag überschreiten, brauchen Sie lediglich den Überschuss zu versteuern. Das Finanzamt gewährt vor allem Freibeträge, um einen ansteigenden Steuersatz abzumildern oder bestimmte Situationen und Umstände zu berücksichtigen.
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Freigrenze
In Abgrenzung zum Freibetrag müssen Sie bei einer Freigrenze die gesamte Summe versteuern, falls Sie diese überschreiten. Der Fiskus gewährt Freigrenzen etwa bei Spekulationsgeschäften, Erbschaftsteuern oder bei der Grunderwerbssteuer.
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Geldwerter Vorteil
Beim geldwerten Vorteil handelt es sich um eine Leistung, die ein Betrieb seiner Belegschaft zuzüglich zum Gehalt anbietet. Darunter zählen zum Beispiel bestimmte Rabatte, kostenlose Mahlzeiten in der Kantine oder Tankgutscheine. Die auch als Sachbezüge bezeichneten Leistungen gelten immer als Einnahmen und damit auch als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen.
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Bewirtungskosten
Die Bewirtungskosten umfassen alle Aufwendungen für Speisen, Getränke und sonstige Genussmittel wie Tabak. Dazu gehören außerdem alle Beträge, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Bewirtung stehen, wie Trink- oder Garderobengelder. Wenn die Bewirtungskosten betrieblich veranlasst und in der Höhe angemessen sind, fallen sie unter eine Steuerminderung. Dafür gelten jedoch besondere Vorschriften für die Nachweise und Aufzeichnungen der Kosten.
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Kontierung
Ihre Buchhaltung kontiert Kosten, indem Sie entscheidet, auf welchen Konten sie die Geschäftsvorfälle nachfolgend bucht. In der Regel erfolgt dies über einen manuell ausgefüllten Kontierungsstempel. Dort tragen Sie die Belegnummer, das Soll- und Habenkonto, Buchungsdatum sowie weitere Bemerkungen ein. Letztere enthalten zum Beispiel Angaben zur Kostenstelle oder zum Kostenträger.
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SKR – Standardkontenrahmen
Die Standardkontenrahmen (kurz SKR) wurden von der DATEV eG entwickelt. Dabei handelt es sich um das systematische Verzeichnis der Bilanz- und Erfolgskonten eines Unternehmens. Insgesamt umfasst der Kontorahmen 10 Kontenklassen. Die gebräuchlichsten Varianten sind SKR 03 und SKR 04. Die Kontenrahmen vergeben vierstellige Kontonummern zur Sortierung und Ordnung aller relevanten Buchhaltungskonten.
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Werbungskosten
Bei Werbungskosten handelt es sich um alle Ausgaben rund um die Arbeitsstelle. Dazu zählen zum Beispiel Fahrtkosten, Zahlungen für Fortbildungen, Fachbücher oder Berufsbekleidung.
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Vorsteuerabzug
Die Vorsteuer bezeichnet die Umsatzsteuer, die Unternehmen mit dem Kauf von Waren oder Dienstleistungen an den Staat zahlen. Im Vorsteuerabzug verrechnen Sie die vereinnahmte Umsatzsteuer aus Verkäufen mit den Zahlungen der Vorsteuer aus Einkäufen. Bei einem Vorsteuerüberhang, zahlt das Finanzamt den Differenzbetrag zurück. Tritt allerdings eine Umsatzsteuerlast auf, weil die Umsatzsteuer höher ist als die geleistete Vorsteuer, müssen Sie den Betrag an das Finanzamt abführen.