Drucker absetzen: Kopierkosten von der Steuer abschreiben
Sie nutzen Ihren Kopierer für berufliche Zwecke, zum Beispiel im Büro? Dabei entstehen zwar Kosten, die Sie aber steuerlich absetzen können. Wir verraten Ihnen, wie Sie Ihren Drucker absetzen und Steuern sparen.
Kann ein Kopierer steuerlich abgesetzt werden?
Als Unternehmen können Sie die Kosten für Arbeitsmittel als Werbungskosten von der Steuer absetzen und damit Druckkosten sparen. Aber was sind Arbeitsmittel per Definition? Darunter fallen alle Dinge, die sie zu beruflichen Zwecken einsetzen. Daher zählt der Kopierer inklusive Papier, Tinte und Toner als Betriebsausgabe. Nutzen Sie den Kopierer zu mehr als 90 Prozent beruflich, setzen Sie die Kosten vollständig von der Steuer ab. Bei einer beruflichen und privaten Nutzung legt das Amt automatisch 50 Prozent fest. Sie nutzen Ihren Kopierer zuerst privat und nach einem Jahr geschäftlich? In diesem Fall widmen Sie den Drucker nach einem Jahr zu einem Arbeitsmittel um und setzen ihn dann ab.
Wie können Sie die Kosten für Ihren Drucker absetzen?
Kostet das Gerät nicht mehr als 952 Euro (800 Euro Netto plus 19 Prozent Mehrwertsteuer), können Sie den Preis für den Drucker sofort absetzen. Bei einem Betrag von über 952 Euro verteilen Sie die Kosten auf die Abschreibungsdauer. Dabei handelt es sich um denjenigen Zeitraum, in dem der Gegenstand der betrieblichen Nutzung unterliegt. Die AFA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums enthält alle festgelegten Zeiträume für bestimmte Anlagengüter. Generell beginnt der Zeitpunkt der Absetzung in demjenigen Kalendermonat, in dem Sie den Kopierer auch anschaffen.
Rechenbeispiel für die Abschreibung eines Kopierers
Sie erwerben am 01.04.2023 aus beruflichen Gründen einen Drucker für 1.500 Euro. Die Abschreibungsdauer für Drucker setzt das Finanzamt auf drei Jahre an. Bei einem Preis von 1.500 Euro, schreiben Sie jährlich 500 Euro ab. Im ersten Jahr fällt der Beitrag entsprechend der neun Monate geringer aus.
- Abschreibung im Jahr 2023: 500 Euro x 9/12 = 375 Euro (für die Monate April bis Dezember, in denen der Drucker genutzt wird)
- Abschreibung im 2. und 3. Jahr: Jeweils 500 Euro
- Abschreibung im 4. Jahr: 125 Euro (Restwert aus dem Jahr 2023) </aside>
Notieren Sie sich die Zeit, in der Sie den Drucker für Ihr Gewerbe nutzen. Diese reichen Sie beim Finanzamt ein. Andernfalls geht das Finanzamt davon aus, dass Sie zu gleichen Teilen privat und beruflich kopieren. In dem Fall verlieren Sie bei der Absetzung unnötig Geld.
Unterschiede in der Abschreibung
In der Abschreibung eines Kopierers gibt es je nach Güterart und Anschaffungskosten einige Unterschiede.
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Bei den Arbeitsmaterialien unterscheidet das Amt zwischen zwei Arten von Gütern. Zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern (kurz GWG) zählen Dinge, die selbstständig nutzbar sind. Zudem liegt die Preisgrenze der Güter bei 952 Euro netto. Ein Gerät, das nicht von allein funktioniert, fällt aus der Kategorie raus. Das betrifft zum Beispiel Drucker und Scanner, die Sie nur mit einem Computer nutzen können. Diese Güter zählen zu den Peripheriegeräten.
Nachträgliche Anschaffungskosten und der Erhaltungsaufwand
Ihre Kosten fallen nicht unter die geringwertigen Wirtschaftsgüter? Dann entscheidet das Amt zunächst, ob es sich um nachträgliche Kosten für die Anschaffung oder um einen sogenannten Erhaltungsaufwand handelt. Trift Ersteres zu, schreiben Sie die Kosten des Kopierers zusammen mit dem Computer von der Steuer ab. Warten oder pflegen Sie den Kopierer, fallen die Kosten unter den Erhaltungsaufwand und sind sofort als Betriebsausgabe absetzbar. Falls Sie dadurch die GWG-Grenze von 952 Euro überschreiten, schreiben Sie die Kosten über drei Jahre ab.
Sie tauschen ein Peripheriegerät aus? Die Kosten für den Ersatz gelten nicht als Erhaltungsaufwand. Sie können diese nicht in voller Höhe absetzen. Falls Sie Ihren Drucker innerhalb von drei Jahren ersetzen, greift die Absetzung für außergewöhnliche technische Abnutzung. Diese liegt dann vor, wenn der Kopierer abgenutzt oder beschädigt ist. Das gilt auch für Diebstahl oder Verlust
Multifunktionsdrucker
Multifunktionsgeräte, die allein nutzbar sind, gelten steuerlich als Wirtschaftsgüter. Diese können Sie sofort abschreiben. Das heißt, sie setzen die Kosten der Anschaffung in voller Höhe als Werbungskosten ab. Auch hier gilt: Die Kosten betragen höchstens 952 Euro brutto. Bei einem Plotter, etwa für Architektur- oder Ingenieurbüros, liegen die Anschaffungspreise aber meist höher. Diesen müssten Sie über die Abschreibungsdauer absetzen.
Welche Kopierkosten schreiben Sie von der Steuer ab?
Sie können nicht nur den Drucker an sich absetzen. Auch die Kopier- und Druckkosten zählen zu den Arbeitsmittel, die Sie steuerlich abschreiben:
- Tinte
- Toner
- Software
- Papier
- Reinigung
- Wartung
- Reparatur
Bei der Absetzung dieser Posten gehen Sie genauso vor wie bei der Absetzung des Kopierers selbst.
Steuerliche Absetzung bei Miete und Leasing
Wenn Sie einen Kopierer mieten oder leasen, zahlen Sie eine monatliche Pauschale. Diesen Beitrag setzen Sie ebenso von der Steuer ab wie die Kosten beim Kauf eines Kopierers. Der Vorteil dieser Lösung ist der inkludierte Service. Die Anbieter übernehmen die Wartung, Reparatur und beliefern Sie mit Papier und Patronen. Sie setzen also nur die Kosten für die Miete oder das Leasing ab, statt jedes Arbeitsmittel einzeln für den Drucker.
Angebote für Kopiergeräte
Unser Fazit
Egal ob Multifunktionsgerät, Plotter oder kleiner Bürokopierer: Sie können jeden Drucker von der Steuer absetzen, solange Sie diesen betrieblich nutzen. Wie Sie dabei genau vorgehen, hängt vor allem von der Höhe der Kosten ab. Außerdem gibt es Unterschiede hinsichtlich nachträglichen Anschaffungskosten für Geräte, die nicht selbstständig nutzbar sind.
Sie benötigen weitere Informationen, wie Sie bestimmte Arbeitsmittel von der Steuer absetzen und in Ihrer Buchhaltung korrekt erfassen? Lassen Sie sich von professionellen Steuerberatern zur effizienten Buchhaltung in Ihrem Unternehmen beraten!