So rechnen Sie Reisekosten ab: Vorlage und Tipps zur steuerlichen Absetzung
Viele KMU stellen über Geschäftsreisen Kontakte zu Kundschaft, Außenstellen oder anderen Unternehmen her. Bereits durch einen kurzen Messe- oder Seminarbesuch entstehen so verschiedene Reisekosten. Damit Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern diese Kosten erstatten können, gelten einige Richtlinien. Dazu muss die reisende Person eine Reisekostenabrechnung erstellen, mit der Sie letztendlich die Kosten auch als Betriebsausgabe absetzen können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Bedingungen dafür gelten, Reisekosten abzurechnen und wie Sie diese steuerlich erfassen.
Was sind beruflich veranlassten Reisekosten?
Beruflich veranlasste Reisekosten zählen zu denjenigen Ausgaben, die ein Unternehmen gegen Vorlage eines Belegs der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer erstattet. Damit eine Reise allerdings auch als Geschäfts- oder Dienstreise anerkannt wird, gelten bestimmte Kriterien. Im Regelfall liegt eine Geschäftsreise erst dann vor, wenn die betreffende Person mindestens acht Stunden am Stück unterwegs ist. Besuchen Sie Kundschaft innerhalb der Stadtgrenze, zählt dies zum Beispiel nicht zu Dienstreisen.
Übrigens: Die durch einen Kundenbesuch entstandenen Fahrtkosten können Sie trotzdem als Betriebsausgaben absetzen!
Auch Auswärtsaufenthalte, die länger als drei Monate dauern, überschreiten die Grenze einer Dienstreise. Sobald dieser Zeitraum abläuft, erhält der Aufenthaltsort den Status einer regelmäßigen Arbeitsstätte. Grundlegend unterscheidet das Steuerrecht bei Dienstreisen zwischen vier hauptsächlichen Kostenkategorien: Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- sowie Reisenebenkosten. Im nachfolgenden Kapitel erhalten Sie einzelne Hinweise zu diesen Positionen sowie den entsprechenden Pauschalen.
Reisekosten in der Schweiz und Österreich
Auch in der Schweiz und in Österreich gibt es Pauschalen für die Reisekosten. Ebenso wie in Deutschland zählen diese für Fahrt-, Verpflegungs- und Nächtigungsausgaben. Ein entsprechendes Merkblatt bezüglich Honoraren und Spesen für die Schweiz finden Sie auf der Seite der Schweizerischen Eidgenossenschaft. Die einzelnen Bestimmungen für Reisekosten und Tagegelder in Österreich sind im Paragraf 26 des Einkommenssteuergesetzes des Landes nachzulesen.
Welche Pauschalen gibt es und wie hoch sind diese für Reisekosten?
Bei einer Pauschale handelt es sich um einen Mindestbetrag, den Sie ohne den Nachweis von Einzelbeträgen anrechnen können. Dadurch lassen sich Reisekosten einfacher berechnen und schneller einreichen. Die Höhe der entsprechenden Beträge für die Reisekostenpauschalen sind gesetzlich festgelegt. Es handelt sich daher weniger um die tatsächlich anfallenden Kosten, sondern eher um den Mehraufwand der Geschäftsreise. Die Pauschale definiert einen Betrag, bis zu dem Sie die Kosten steuerfrei erstatten können. Denn meist kommt ein Unternehmen für die Reisekosten auf und kann die Pauschalbeträge als Betriebskosten ansetzen.
Einige Firmen entscheiden sich allerdings dagegen, die Pauschalen zu verwenden und setzen lieber die tatsächlich entstandenen Kosten ab. Denn die Beträge reichen oft kaum an die tatsächlichen Ausgaben heran: Die Pauschale für Reisekosten 2023 liegt bei 28 Euro für 24 Stunden und bei 14 Euro für eine Dienstreise, die 8 bis 24 Stunden dauert (Stand Juni 2023). Generell ist die arbeitgebende Instanz nicht dazu verpflichtet, die Reisekostenpauschale auszuzahlen.
Pauschalen für Reisekosten im Ausland
Verreisen Sie oder Ihr Personal ins Ausland, gelten für die dort anfallenden Pauschalbeträge unterschiedliche Grenzen. Generell sind sie jedoch ebenso wie bei Inlandsreisen in kleine und große Pauschalen gegliedert. Das Bundesfinanzministerium stellt dafür eine Liste mit allen gültigen Pauschalen, sortiert nach Ländern zur Verfügung und aktualisiert diese jährlich.
Fahrtkosten
Zu den Fahrtkosten zählen alle Beträge, die für die Hin- und Rückreise entstehen. Nutzen Ihre Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter öffentliche Verkehrsmittel, erstatten Sie den gezahlten Fahrpreis zu 100 Prozent steuerfrei. Für die Fahrt mit dem privaten Auto gibt es für die dabei entstehenden Reisekosten eine Kilometerpauschale. Diese liegt bei 30 Cent pro gefahrenem Kilometer mit einem PKW oder bei 20 Cent bei Motorrädern oder anderen motorisierten Zweirädern. Alternativ können Sie auch individuelle Kilometersätze nutzen und absetzen. Allerdings muss Ihr Personal dazu mindestens 12 Monate lang ein akribisches Fahrtbuch führen.
Verpflegungskosten
Alle Mehrkosten für die Verpflegung von reisendem Personal zählen als Spesen und gelten damit als Verpflegungsmehraufwand. Um diese zu erstatten, greift eine Verpflegungspauschale von 28 Euro für eine Reise von 24 Stunden. Dieser Verpflegungsmehraufwand wird allerdings bei den Reisekosten um 40 Prozent gekürzt, wenn Kundschaft die Mitarbeitenden zum Beispiel zum Essen einlädt. Ebenso findet eine Kürzung um 20 Prozent statt, wenn das Hotel ein inkludiertes Frühstück anbietet.
Übrigens: Bewirten Sie Ihre Geschäftskontakte auf der Dienstreise bei einem Essen, dann können Sie die Ausgaben zu 70 Prozent als Bewirtungskosten absetzen. Wie Sie diese Beträge korrekt belegen, finden Sie unter anderem in unserem Artikel zu „Getränken am Arbeitsplatz”.
Übernachtungskosten
Bei den Übernachtungskosten handelt es sich um alle Aufwendungen für Hotels und Apartments, die die reisende Person nutzt, um am Reisestandort zu übernachten. Die hierfür angesetzte Übernachtungspauschale für diese Reisekosten liegt bei 20 Euro pro Nacht. Solange Ihnen dafür vollständige Belege vorliegen, können Sie die Kosten auch in voller Höhe erstatten und in der Steuer aufführen.
Reisenebenkosten
Zu den Reisenebenkosten zählen alle Beträge außerhalb von Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungsausgaben. Darunter fallen zum Beispiel Eintrittskarten für beruflich veranlasste Veranstaltungen, Maut- und Parkgebühren, Reiseversicherungen sowie Trinkgelder. Letztere kann Ihr Personal sogar durch Eigenbelege nachweisen.
Reisekosten von der Steuer absetzen
Wenn Sie als Unternehmen Reisekosten erstatten und steuerlich absetzen, braucht Ihr Personal die Beträge nicht mehr als Werbungskosten aufzuführen. Denn Ihre Firma kann die Kosten für Fahrt, Verpflegung, Übernachtung und Reisenebenausgaben zum größten Teil als Betriebsausgabe oder anhand der Pauschale steuerlich geltend machen. Bei Pauschalbeträgen entfällt allerdings der Vorsteuerabzug.
Reisekosten absetzen für Selbstständige und Freiberufler
Auch selbstständig oder freiberuflich agierende Personen können die Reisekosten als Betriebsausgaben absetzen. Wichtig ist, dass diese einen beruflichen Hintergrund der Reise nachweisen – etwa über einen unterschriebenen Geschäftsvertrag durch einen Partner oder Kunden. Um die Beträge steuerlich zu erfassen, brauchen Sie alle relevanten Belege und Dokumente. Alternativ können Sie die Kosten inklusive Umsatzsteuer auch Ihrer Kundschaft in Rechnung stellen. Sprechen Sie dieses Vorgehen aber unbedingt im Vorhinein mit der Kundin oder dem Kunden ab. Generell reicht es aus, die Reisekosten als Betriebsausgabe bei der einfachen Buchführung in die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aufzunehmen.
Hinweise zur steuerlichen Erfassung einzelner Reisekosten
Den größten Teil Ihrer Reisekosten könne Sie als Unternehmen einfach als Betriebsausgabe absetzen. Bei den Fahrkosten etwa können Sie dies entweder über die erwähnte Kilometerpauschale oder über einen individuellen Kilometersatz vornehmen.
Achtung beim Geschäftswagen
Reisen Sie oder Ihre Mitarbeitenden mit einem Firmenwagen, berücksichtigt Ihr Unternehmen die dafür anfallenden Kosten als Betriebsausgaben. Die in den Rechnungen für Steuer, Versicherung, Kraftstoff und Co. enthaltene Umsatzsteuer wird als Vorsteuer anerkannt. Das heißt, Sie brauchen die Ausgaben für den Geschäftswagen in der Reisekostenabrechnung nicht mehr gesondert aufzuführen.
Bei der Verpflegung als Mehraufwand ist kein Vorsteuerabzug möglich. Als Ausnahme gilt hier ein gemeinsames Geschäftsessen mit der Kundschaft oder mit Geschäftspartnern. Für die Eigenverpflegung dürfen Sie allerdings nur die oben erwähnten Pauschalen ansetzen. Ein Vorsteuerabzug für Verpflegungskosten ist nur für die tatsächlichen Beträge möglich. Dazu brauchen Sie allerdings eine ordnungsgemäße Rechnung, die die Umsatzsteuer gesondert ausweist.
Bei Dienstreisen unter acht Stunden oder nach Ablauf der Drei-Monats-Frist können Sie keine Verpflegungspauschale mehr geltend machen. Hier bietet es sich allerdings an, einen amtlichen Sachbezugswert anzusetzen.
Achten Sie bei den Übernachtungskosten darauf, dass Sie nur direkte Beträge steuerlich geltend machen können. Bei diesen Reisekosten können Sie einen Vorsteuerabzug von sieben Prozent mit berechnen. Als Betriebsausgabe zählen diese Kosten aber nur ohne Mahlzeiten. Ein inkludiertes Hotelfrühstück müssten Sie daher von der eigentlichen Hotelrechnung trennen.
Bei Reisenebenkosten können Sie als Unternehmen einen Vorsteuerabzug in Höhe von 19 Prozent vornehmen. Dies gilt für alle nicht unmittelbar der Beherbergung dienenden Leistungen. Nur Trinkgelder, die die Reisenden anhand von Eigenbelegen nachweisen, sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Außerdem zählen Repräsentationsaufwendungen wie Geschenke für Geschäftspartner ab einem Wert von 35 Euro nicht zu den abzugsfähigen Reisekosten.
Wo tragen Sie Reisekosten in der Steuer ein?
Als Unternehmen buchen Sie die Reisekosten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf das Konto „Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand“ mit der Nummer 4674 im Standardkontorahmen 03. Bei einer Gliederung nach dem Aufbau einer Bilanz können Sie die Beträge aber auch auf das Konto 6674 (SKR04) buchen. Neben dem erwähnten Sachkonto für die Verpflegung tragen Sie die Übernachtungskosten im Konto mit der Bezeichnung „Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand“ und Fahrtkosten im Konto „Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten“ ein. Die entsprechenden Steuern verbuchen Sie dann im eigenen Sachkonto für abziehbare Vorsteuern (7 oder 19 Prozent). Auch Pauschalbeträge buchen Sie in die entsprechenden Kontorahmen zum Beispiel mit der Bezeichnung „Übernachtungspauschale Arbeitnehmer“. Achten Sie hier nur lediglich drauf, dass für Pauschalbeträge kein Vorsteuerabzug erfolgt.
Wenn das arbeitgebende Unternehmen die Reisekosten für das Personal nicht übernimmt, kann dieses die Ausgaben als Werbungskosten in der privaten Steuererklärung geltend machen. Dafür füllen diese lediglich die Abschnitte zu „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ und „Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung“ aus.
Wie werden Reisekosten richtig abgerechnet?
Nach einer Geschäftsreise oder Dienstreise erstellen die entsprechenden Personen eine Reisekostenabrechnung. Diese listet alle Ausgaben der Reise auf. Im Regelfall gehen die reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Vorkasse und lassen sich die Ausgaben anhand der Abrechnung erstatten. Dazu brauchen sie aber sämtliche Belege und Rechnungen, um die entsprechenden Beträge nachzuweisen. Zum einen dient die Reisekostenabrechnung also als Grundlage für die Lohnabrechnung des Personals und zum anderen als Beleg für das Finanzamt, um die Ausgaben in der Steuererklärung geltend zu machen.
Gibt es gesetzliche Anforderungen an die Reisekostenabrechnung?
Generell gibt es keine gesetzlichen Vorgaben bezüglich der Form einer Reisekostenabrechnung. Das wichtigste Kriterium liegt nur darin, jeden Ausgabepost übersichtlich zu listen und durch Belege und Quittungen nachzuweisen. Außerdem müssen Sie glaubhaft nachweisen, dass die Reise im beruflichen Zusammenhang steht. Die Mindestanforderungen an die Inhalte einer Reisekostenabrechnung sind:
- Name der reisenden Personen
- Reisedauer
- Reisedaten (Uhrzeit von Start und Ende der Reise)
- Ziel und Zweck der Reise
- Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug
- Nachweise wie Quittungen, Rechnungen, Belege und Eigenbelege über Trinkgelder
Je nachdem wie viele Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen stattfinden, reicht auch eine manuelle Reisekostenabrechnung in Form einer Excel- oder Word-Tabelle. Dafür finden Sie im Netz zahlreiche PDFs in Form von Vorlagen für die Reisekostenabrechnung. Allerdings ist diese Variante mit einem größeren Aufwand verbunden und kostet vor allem Zeit. Abhängig von Ihrem Budget und dem Reiseaufkommen kann sich hier eine Software lohnen, um die Reisekosten abzurechnen.
Wie lange kann man Reisekosten abrechnen?
Nach § 195 des Bundesgesetzbuches lassen sich Reisekosten auf drei Jahre rückwirkend abrechnen. Generell bietet es sich aber an, die Rückzahlung der Reisekosten innerhalb eines Monats vorzunehmen oder Einreichfristen von einem halben bis einem Jahr festzulegen. Denn für die Buchhaltung gestaltet es sich komplexer, Reisekostenabrechnungen mehrerer Monate oder Jahre rückwirkend zu bearbeiten. Außerdem gelten die Regelungen des Arbeitsvertrages vor der gesetzlichen Verjährungsfrist. Legt das Unternehmen dort zum Beispiel eine bestimmte Frist für die Abgabe der Reisekostenabrechnung fest, dann gelten diese Bestimmungen vor den gesetzlichen Vorgaben.
Warum Sie Reisekosten digital abrechnen sollten
Indem Sie die Reisekostenabrechnung digitalisieren, sparen Sie vor allem Aufwand und dadurch auch Zeit ein. Von den folgenden Vorteilen profitieren Sie bei dieser Art des digitalen Personalmanagements:
- Zeitsparende Abrechnung
- Sämtliche Belege schon während der Reise digital erfassen
- System berechnet Verpflegungsmehraufwand und Pauschalbeträge automatisch
- Zuverlässige Speicherung aller erfassten Daten ermöglicht spätere Bearbeitung
- Schnellere Genehmigung und Auszahlung durch automatisierte Prozesse
- Rechnungen automatisch zuordnen, kontieren und buchen
- Papierlose Abrechnungen
- Direkte Schnittstelle zur Buchhaltung
Mit einer digitalen Option Reisekosten abzurechnen vermeiden Sie unter anderem Flüchtigkeits- und Formfehler und die Bearbeitungszeiten verkürzen sich. So können Ihre Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter die Reisekosten direkt per App abrechnen oder im Browser am Computer erfassen. Am Ende der Reise braucht das Personal nur noch das Formular für den Verpflegungsmehraufwand aufzufüllen und das Programm koordiniert alle Dokumente und verschickt diese an die Buchhaltung. Dadurch braucht auch die Buchhaltung die Reisekostenabrechnung nicht mehr in eine Excel-Tabelle einzutragen.
Wichtig ist hierbei, dass Sie auf die Sicherheit des IT-Systems achten und Ihr Personal im Umgang mit der Software schulen. Außerdem sollten Sie ein passendes Tool auswählen, das auch dem Bedarf Ihres Unternehmens entspricht. Fallen in Ihrem Betrieb nur eine Handvoll Reisekostenabrechnungen an, kann eine automatische Belegverarbeitung bereits ausreichen. Bei Geschäftsreisen, die neben Spesen aber auch Kilometergeld oder Verpflegungsmehraufwände mit sich bringt, lohnt sich hingegen eine Software mit zusätzlichen Funktionen. Insgesamt entlastet der Umstieg auf die digitale Buchhaltung Ihr Unternehmen. Besonders wenn Sie die Buchhaltung nicht auslagern, sondern betriebsintern erledigen, profitieren Sie von automatisierten Programmen.
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Unser Fazit
Eine Reisekostenabrechnung enthält im Idealfall alle wichtigen Angaben und Unterlagen. So gewährleisten Sie Ihrem Personal eine schnelle Kostenerstattung und erhalten selbst eine zuverlässige Grundlage für die betriebliche Steuererklärung. Dadurch schützen Sie sich vor ungewollten Steuerprüfungen und Nachzahlungen. Da eine Reisekostenabrechnung aber einigen Aufwand mit sich bringt, sollten Sie zumindest eine Vorlage bereitstellen. Dadurch behält Ihr Unternehmen auch alles im Blick und kann die Reisekosten problemlos steuerlich absetzen. Für Betriebe, denen weniger Zeit zur Verfügung steht und die ein erhöhtes Reiseaufkommen haben, lohnt es sich, eine entsprechende Software für die Reisekosten einzusetzen.