Wie setzen Sie betriebliche Geschenke von der Steuer ab?
Passende Geschenke für die Mitarbeitenden oder Kundschaft zu Weihnachten oder anderen Feiertagen vermitteln Wertschätzung. Auch kleinere Aufmerksamkeiten für besondere Geschäftspartner kommen gut an. Unter bestimmten Bedingungen, wie Freibetragsgrenzen und Richtlinien für die Präsente, können Sie geschäftliche Geschenke steuerlich absetzen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Voraussetzungen dafür vor und geben außerdem Tipps für Geschenke, die sich für den betrieblichen Kontext eignen.
Geschenke an die Belegschaft
Im Gegensatz zu Geschenken an Kundinnen und Kunden oder Geschäftsfreunde bewertet der Fiskus Geschenke an die Belegschaft anders. Dennoch sind diese Geschenke zum Teil steuerlich absetzbar und daher eine gute Möglichkeit, sich mit überschaubaren Ausgaben erkenntlich zu zeigen.
Wenn Sie in ihrer Firma bei einem Meeting Snacks und Getränke am Arbeitsplatz anbieten, zählt das übrigens zu Aufmerksamkeiten. Dadurch können Sie die entsprechenden Kosten zu 100 Prozent als Betriebsausgabe abziehen.
Welche Art von Geschenken gelten als Betriebsausgabe?
Grundsätzlich dürfen Sie alles außerhalb von Geld an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschenken. Es geht hauptsächlich darum, dass es sich um anlassbezogene Zuwendungen mit geringerem Sachwert handelt. Nur dann bleiben die betrieblichen Geschenke auch steuerfrei.
Achtung bei Gutscheinen
Generell gelten auch Gutscheine als mögliche Geschenkoption für Ihre Belegschaft. Achten Sie lediglich darauf, dass die beschenkte Person sich den Restbetrag nicht auszahlen lassen kann. Mit einem elektronischen Gutschein gehen Sie hier auf nochmal sicher und dokumentieren damit auch leichter die Übergabe und Nutzung des Geschenks.
Wo liegt die Grenze für Geschenke an die Kolleginnen und Kollegen?
Generell binden die Richtlinien Geschenke für die Belegschaft an keine betragliche Grenze, da diese als Betriebsausgaben gelten. Allerdings fallen Geschenke an die Mitarbeitenden von über 60 Euro unter die Lohnsteuerpflicht und belasten damit die Einkommenssteuer der Person. Um die Mitarbeitergeschenke stattdessen als Betriebsausgabe steuerlich abzusetzen, gilt zum einen die 60-Euro-Grenze für Präsente aus persönlichem Anlass wie Geburtstagen oder Hochzeiten. Zum anderen gibt es für Unternehmen die Option, jedem Teammitglied monatlich steuerfreie Sachzuwenden in Höhe von maximal 50 Euro zu gewährleisten.
Übrigens: Die Weihnachtsfeier im Unternehmen gilt nicht als persönlicher Anlass. Sie können dennoch Gelegenheitsgeschenke übergeben, solange diese im Rahmen des Freibetrags für die Feierlichkeit bleiben. Im Artikel zum Thema Weihnachtsfeier absetzen zeigen wir Ihnen, welche Richtlinien für das Fest gelten. Dort erklären wir auch für das Thema wichtige Steuerbegriffe wie geldwerter Vorteil, Standardkontenrahmen oder Vorsteuerabzug.
Wie buchen Sie Geschenke für Ihr Team?
Wie Sie Geschenke an Ihre Mitarbeitenden steuerlich buchen, hängt von der Art des Geschenks sowie vom Wert ab. Bei lohnsteuerfreien Geschenken bis zu 60 Euro buchen Sie die jeweilige Summe lediglich direkt auf das Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ im Standardkontenrahmen 03 mit der Kontonummer 4140 beziehungsweise 04 mit der Nummer 6130. Sie können übrigens hier ebenso einen Vorsteuerabzug tätigen und die geleistete Umsatzsteuer mit aufführen.
Die gezahlte Umsatzsteuer führen Sie im Konto „Abziehbare Vorsteuer 19 %“ in SKR 03 (1576) beziehungsweise in SKR 04 (1406) oder im Konto „Abziehbare Vorsteuer 7 %“ in SKR 03 (1571) bzw. SKR 04 (1401) auf.
Für die 50-Euro-Sachzuwendungen ist der Vorsteuerabzug jedoch nicht möglich. Denn bei Sachbezugswerten handelt es sich um ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Deswegen buchen Sie Sachzuwendungen auf das Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ im Kontenrahmen SKR 03 (Nummer 4145) beziehungsweise 04 (Nummer 6060). Außerdem verwenden Sie als Betrieb für die Buchführung das Gegenkonto „Sachbezüge 19 % USt. (Waren)“ mit der Nummer 8595 (SKR 03) beziehungsweise 4945 (SKR 04).
Wenn Sie teurere Geschenke an Ihre Mitarbeitenden von über 60 Euro überreichen, wählen Sie eine alternative Pauschalversteuerung mit einem Steuersatz von 30 Prozent. Dadurch braucht, die beschenke Person dieses Geschenk nicht, als Arbeitslohn zu verteuern. Dafür buchen Sie den Aufwand als Unternehmen auf das Konto „Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer“ mit der Nummer 4152 (SKR 03) beziehungsweise 6072 (SKR 04) und die pauschale Steuer auf das Konto „Pauschale Steuern und Abgaben für Arbeitnehmer“ mit der Nummer 4198 (SKR 03) beziehungsweise 6039 (SKR 04).
| Lösung | Kontobezeichnung | Kontenrahmen | |
|---|---|---|---|
| Geschenke bis zu 60 Euro | Buchung als Betriebsausgabe | Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei | SKR 03/04 (4140/6130) |
| Sachzuwendungen | Buchung als Betriebsausgabe mit USt. | Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig und Sachbezüge 19 % USt. (Waren) | SKR 03/04 (4145/6060) und SKR 03/04 (8595/4945) |
| Geschenke über 60 Euro | Pauschalversteuerung | Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer und Pauschale Steuern und Abgaben für Arbeitnehmer | SKR 03/04 (4152/6072) und SKR 03/04 (4198/6039) |
Geschenke für Kundschaft und Geschäftskontakte
In bestimmten Situationen wie zu Firmen- oder Kundenjubiläen kann es angemessen sein, sich bei Geschäftsfreunden oder bei der Stammkundschaft erkenntlich zu zeigen. Ein Geschenk für die Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartner gilt aber nur dann, wenn Sie es auch aus betrieblichem Anlass verschenken. Das Präsent ist demnach nicht als Gegenleistung für ein Produkt oder einen Service zu verstehen.
Welche Grenzen gelten bei Geschenken für Kunden und Geschäftskontakte?
Die Freigrenze bei Geschenken für Geschäftskontakte oder die Kundschaft zur betrieblichen Absetzung liegt bei 35 Euro pro Person und Jahr. Diese Höchstgrenze bezieht sich auf die Anschaffungs- sowie Herstellungskosten abzüglich Preisnachlässen wie Skonti oder Rabatten. Sogar die Umsatzsteuer bekommen Sie im Vorsteuerabzug zurückerstattet. Allerdings gelten hier bei Geschenken an Geschäftspartner und Co. die 35 Euro nicht als Netto-, sondern als Bruttoobergrenze.
Übrigens: Wenn Sie im Namen der Firma Geschenke überreichen, deren Nutzung sich allein auf die betriebliche Umgebung beschränkt, entfällt die 35-Euro-Grenze. Handelt es sich beispielsweise dabei um ein teures Werkzeug für einen handwerklichen Betrieb, darf dieses auch mehr als 35 Euro kosten und bleibt dennoch steuerfrei.
Bei den 35 Euro handelt es sich um eine Freigrenze und keinen Freibetrag. Genauer gesagt: Es steht Ihnen hier auch nicht zu, einen Teil der Kosten steuerlich abzusetzen. Liegt der Wert des Geschenkes also bei über 35 Euro, dann erkennt der Fiskus dies nicht als Betriebsausgabe an. In dem Fall versteuern Sie die bezahlte Summe als Gewinn oder als Pauschalversteuerung.
Werbegeschenke als Ausnahme
Kleine Artikel wie Kugelschreiber oder USB-Sticks für unter 10 Euro zählen zu Streuwerbeartikeln. Sie gelten nicht als geldwerter Vorteil und fallen damit nicht unter die Einkommenssteuer. Des Weiteren können Mitarbeitende im Außendienst Geschenke überreichen, um etwa Kundschaft zu akquirieren. Diese Werbegeschenke sind ebenfalls steuerlich absetzbar, solange sie die Grenze von 35 Euro pro beschenkter Person und Jahr nicht überschreiten.
Werden Sie erfolgsabhängig vergütet und kaufen dann von diesem Lohn ein Geschenk für Ihren Geschäftsfreund, gelten die Ausgaben dafür als Werbungskosten. Allerdings sind diese nur steuerlich abzugsfähig, wenn das Geschenk unmittelbar mit dem Beruf in Zusammenhang steht. Auch hierfür gilt ein Grenzbetrag von 35 Euro pro Kalenderjahr und Person.
Wie buchen Sie Geschenke für Ihre Kundschaft und Geschäftsfreunde?
Wenn Sie etwas an Ihre Geschäftskontakte oder Kundinnen und Kunden verschenken, stellt dies für die beschenke Person eine zusätzliche Einnahme dar. Dadurch muss etwa Ihr Geschäftspartner die Geschenke in der Steuer als Gewinn verbuchen. Allerdings widerspricht dieser finanzielle Aufwand dem Sinn eines Geschenks, daher gilt hier eine vom Fiskus festgelegte Sonderreglung. Hiernach besteht für die schenkende Person die Option, eine Pauschalversteuerung für die Geschenke an Geschäftspartner vorzunehmen. Diese Steuerübernahme bezieht sich dann aber auf alle Geschenke des aktuellen Geschäftsjahres und Sie müssen diesen Prozess den beschenkten Personen mittteilen.
Im engeren Sinne handelt es sich bei der Steuerübernahme auch um eine Art des Geschenks. Daher sollten Sie diese auch in den Festpreis von 25 Euro einbeziehen. Das heißt: Der Wert des Geschenkes sowie die Pauschalsteuer von 30 Prozent dürfen zusammen die 35 Euro nicht überschreiten.
Für die steuerliche Behandlung führen Sie die Pauschalsteuer an das Finanzamt ab und verbuchen das Geschenk im Anschluss als Betriebsausgabe. Doch auch bei der Pauschalversteuerung gibt es Höchstgrenzen: Pro Person und Jahr dürfen Sie maximal Geschenke im Wert von bis zu 10.000 Euro pauschal versteuern. Liegt Ihr Geschenk allerdings unter der Freigrenze von 35 Euro, können Sie diese ganz normal als Betriebsausgabe zuzüglich der geleisteten Umsatzsteuer verbuchen.
| Lösung | Kontobezeichnung | Kontonummer | |
|---|---|---|---|
| Geschenke bis zu 35 Euro | Buchung als Betriebsausgabe | Geschenke, abzugsfähig | SKR 03/04 (4630/6610) |
| Werbekosten | Buchung als Betriebsausgabe | Werbekosten | SKR 03/04 (4600/6600) |
| Streuartikel | Buchung als Betriebsausgabe | Streuartikel | SKR 03/04 (4605/6605) |
| Geschenke über 35 Euro | Pauschalversteuerung | Geschenke, nicht abzugsfähig und Pauschale Steuern für Geschenke und Zuwendungen, nicht abzugsfähig | SKR 03/04 (4636/6621) und SKR 03/04 (4637/6622) |
Warum Geschenke für das Team, Geschäftskontakte oder Ihre Kundschaft?
Mit dem passenden Geschenk sagen Sie Danke für die Loyalität Ihrer Kundschaft und Geschäftspartner und loben damit auch den Ehrgeiz Ihrer Belegschaft. Das sorgt nicht nur für motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern verbessern auch das Betriebsklima im Team. Wichtig ist, dass die Präsente zu den Personen passen und angemessen sind.
Trend geht eher zu kleineren Business-Geschenken
Bei Geschenken für Geschäftspartner legen viele Betriebe sogar Compliance-Richtlinien oder Codes-of-Conduct fest. Darin verbieten sie etwa Geschenke ab einem bestimmten Wert oder legen fest, wie die Teammitglieder mit Einladungen und Geschenken umgehen sollen. Daher gilt hier für die schenkende Position: Achten Sie unbedingt darauf, Geschenke nicht unmittelbar vor relevanten Entscheidungen oder im Kontext von Aufträgen zu überreichen. Unter Umständen leidet Ihr Image und Sie werden als bestechlich und korrupt wahrgenommen. Viel eher empfiehlt es sich, Kundengeschenke zum Beispiel zu Weihnachten zu verteilen und damit für das gute Geschäftsjahr zu danken.
Tipps für passende Präsente
Im Fokus eines geeigneten Geschenkes in Unternehmen steht vor allem die Persönlichkeit der zu beschenkenden Personen sowie das Ziel, die eigene Wertschöpfung dadurch auszudrücken. Es geht also weniger darum, möglichst viel oder möglichst wenig Budget auszugeben. Im Folgenden stellen wir geben wir einige Tipps für passende Geschenke in Ihrem Betrieb:
- Gemeinsame Zeit
Gute Erfolge feiern Sie am besten gemeinsam im Team. Das sorgt nicht nur für Spaß, sondern fördert auch den Zusammenhalt. Dafür können Sie entweder einen Ausflug organisieren, die Weihnachtsfeier großzügiger ausfallen lassen oder eine Aktivität buchen wie einen Escape-Room, Kochkurs oder eine kulinarische Stadtführung.
- Selbstgemachte Präsente
Selbstgemachte Geschenke bieten sich vor allem für kleine Unternehmen für bis zu 10 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an. Dazu eignet sich zum Beispiel eine Tüte voller Urlaubs-Utensilien, selbst beschriftete Pflanzenkübel oder Weinflaschen mit individuellem Aufdruck.
- Geschenke mit Humor
Vor allem bei Teams, die schon länger miteinander arbeiten oder engen Geschäftsfreunden passen auch humorvolle Präsente. So können Sie zum Beispiel der Person im Sekretariat einen Titel als Telefonprofi verleihen oder dem IT-Teammitglied ein Wappen mit der Aufschrift „Ohne Sie geht es einfach nicht“. Alternativ kommt etwa auch eine Fotobox oder eine Popcornmaschine für die Weihnachtsfeier gut an.
- Nützliches
Nützliche Geschenke wie modernere Schreibtische oder neue Bürostühle sind je nach Kontext auch nicht verkehrt. Dafür darf jedes Teammitglied etwa drei Wünsche aufschreiben und Sie ziehen ein Los. Am Ende setzen Sie den Wunsch kollektiv für die Belegschaft um.
- Spezielles
Wenn Sie etwa wissen, dass bestimmte Teammitglieder bei Ihnen Kaffee mögen, können Sie zum Thema passende Geschenke überreichen. Verschenken Sie in diesem Fall etwa einen smarten Kaffeebecher, USB-Kaffeewärmer, Milchaufschäumer oder eine Kaffee-Gewürzmischung.
Unser Fazit
Betriebliche Geschenke sind egal ob für die Angestellten, Geschäftskontakte oder die Kundschaft bis zu einem festgelegten Wert steuerlich absetzbar. Solange Sie diese Wertgrenzen nicht überschreiten, setzen Sie die Geschenke vollständig als Betriebsausgabe ab. Daher sollte es bei der Auswahl des passenden Geschenkes nicht nur ums Budget gehen. Nutzen Sie ein Präsent vielmehr, um einen persönlichen und individuellen Dank auszudrücken. Falls doch mal teurere Präsente anfallen, empfiehlt sich zum Beispiel die Pauschalversteuerung, um die beschenkte Person nicht zu belasten. In der folgenden Übersicht führen wir nochmal alle Grenzbeträge für betrieblich absetzbare Geschenke auf:
