Vor- und Nachteile beim Einsatz von Inkasso
Haben Sie als Unternehmer oder Unternehmerin eine Dienstleistung erbracht oder Waren ausgeliefert, haben Sie ein Anrecht auf angemessene Vergütung. Zuweilen werden Kunden oder Geschäftspartner jedoch säumig. Wenn auch wiederholte Zahlungserinnerungen nicht zum Erfolg führen, können Sie ein Inkassobüro einschalten. Dieses bietet Ihnen viele Vorteile im Vergleich zum unternehmensinternen Mahnwesen. Sehen Sie den Inkasso-Dienstleister dabei aber unbedingt als wohlwollende, vermittelnde Instanz zwischen Ihnen und Ihrer Kundschaft, das schafft von vornherein ein positiveres Bild. Welche Vor- und Nachteile Inkasso für Ihr Unternehmen genau hat, lesen Sie im Folgenden.
Kurz zusammengefasst: Was ist Inkasso?
Kommen Sie mit Ihrem unternehmensinternen Mahnwesen bei einem Kunden oder Geschäftspartner nicht zum Ziel, können Sie das Einholen der überfälligen Forderung an ein spezialisiertes Inkassobüro übergeben. Für die Einleitung eines Inkassoverfahrens sind verschiedene Voraussetzungen zu erfüllen. So muss selbstverständlich eine berechtigte Forderung bestehen und Sie müssen ausreichend Gelegenheit zum Begleichen eben dieser gegeben haben. Der Dienstleister prüft Ihren Fall und kümmert sich dann um das Eintreiben der offenen Summe. Dies tut er entweder in Ihrem Namen oder aber in seinem eigenen, wenn Sie die offene Forderung an das Inkassobüro verkauft haben.
Alternativen zum Inkasso
Während das Inkassoverfahren das Einholen überfälliger Forderungen umfasst, ist das sogenannte Factoring eine Form der Rechnungsvorfinanzierung. Details zu den Unterschieden und den Anwendungsbereichen finden Sie in unserem Artikel „Inkasso oder Factoring: Was lohnt sich für Ihr Unternehmen?”
Sie sind international tätig? Auf der Website der IHK Offenbach am Main finden Sie eine Zusammenfassung über Möglichkeiten für das Forderungsmanagement gegenüber säumiger Kundschaft im Ausland.
Welche Vorteile bietet das Inkassobüro?
Gerade in kleinen Unternehmen bindet jeder zusätzliche Aufwand im Mahnwesen unnötig Kapazitäten, die dringend an anderer Stelle gebraucht würden. Erledigt ein Angestellter das Mahnwesen quasi nebenbei mit? Dann ist er mit zahlungsunwilligen Kunden womöglich auch fachlich überfordert. Hier zeigen sich klar die Vorteile des Inkasso für Unternehmen:
- Ihr Unternehmen spart Zeit und Arbeitskraft, indem das Forderungsmanagement ausgelagert wird.
- Das Inkassobüro ist auf diese Aufgaben spezialisiert und kann daher effizienter arbeiten.
- Aufgrund seiner Erfahrungen hat ein Inkasso-Dienstleister eine höhere Erfolgschance als Ihre unternehmenseigene Buchhaltung.
- Ein professionelles Forderungsmanagement hilft Ihnen dabei, die Liquidität Ihres Unternehmens zu bewahren. Gerade kleine Betriebe und Selbstständige sind darauf angewiesen, dass Zahlungen zeitnah erfolgen.
- Das Inkassobüro bietet gegebenenfalls weitere Serviceleistungen an, wie etwa Bonitätsprüfungen, die Adressermittlung oder die sogenannte Schuldenüberwachung.
Diese Nachteile kann ein Inkassoverfahren haben
Unter Umständen leidet die Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrer Kundschaft beziehungsweise Ihren Geschäftskontakten. Daher sollte ein Inkassoverfahren nach Möglichkeit der letzte Schritt sein. Zwei weitere Nachteile von Inkasso sind diese:
- Der Erfolg des Inkassoverfahrens ist nicht garantiert. Manche Forderungen sind „uneinbringlich”, etwa wenn der Schuldner oder die Schuldnerin Insolvenz anmeldet, unbekannt verzogen oder aber verstorben ist und kein sogenannter Rechtsnachfolger ermittelt werden kann.
- Für die Dienstleistung entstehen Kosten, etwa in Form einer Erfolgsprovision oder eines Mitgliedsbeitrags für Mitglieder im Verein der Creditreform. Wie genau die Vergütung des Inkassobüros aussieht, variiert nach Anbieter und geschlossenem Vertrag.
Rechtsvertretung beim gerichtlichen Klageverfahren
Anders als beim gerichtlichen Mahnverfahren, kann Ihr Inkasso-Dienstleister Ihren Fall nicht weiter betreuen, sollte ein Klageverfahren notwendig werden. Vielmehr müssen Sie dann einen spezialiserten Rechtsanwalt hinzuziehen, der Sie vor Gericht vertritt. Besteht also Grund zur Annahme, dass ein Streitfall vor Gericht enden könnte (etwa wenn der Schuldner das Bestehen einer Forderung bestreitet), sollten Sie lieber gleich mit einem Rechtsanwalt statt mit einem Inkassobüro sprechen. Eine Ausnahme sind Inkasso-Unternehmen mit entsprechendem Fachpersonal.
Das richtige Inkasso-Unternehmen finden
Inkassobüros müssen als solche amtlich angemeldet sein und sind daher in einem Rechtsregistrierungsregister zu finden. Eine gute Anlaufstelle sind auch die Mitgliedsverzeichnisse der Branchenverbände. Der Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU) etwa hat einen Verhaltenskodex für faires Forderungsmanagement entwickelt, nach welchem seine Mitgliedsunternehmen arbeiten. Es geht vorrangig um einen verantwortungsvollen Umgang mit dem Instrument Inkasso sowie um eine nachvollziehbare Kommunikation mit den Schuldnern und Schuldnerinnen. Für Sie als Gläubiger bietet das folgende Vorteile:
- Ihre Kundschaft wird auf seriöse Art und Weise angesprochen, was die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit bildet und außerdem die Erfolgschancen erhöht.
- Im Streitfall kümmert sich die Ombudsstelle des Verbandes um Schlichtung zwischen Inkassobüro und Schuldner.
Sie können zudem nach der Erfolgsbilanz des Dienstleisters fragen. Wie hoch ist der Prozentsatz erfolgreicher außergerichtlicher Maßnahmen? Je nachdem, ob Ihre Kundschaft lokal, bundesweit oder gar im Ausland sitzt, sollte das Inkassobüro über entsprechende Außenstellen beziehungsweise Außendienstmitarbeiter und -mitarbeiterinnen verfügen oder auf Auslandsinkasso spezialisiert sein.
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Zahlungsausfällen möglichst vorbeugen
Sie können nicht gänzlich verhindern, dass einzelne Zahlungen unbeglichen bleiben. Jedoch können Sie das Risiko für Zahlungsausfälle vermindern. Die Industrie- und Handelskammern geben hierzu folgende Tipps:
- Setzen Sie auf ein vertrauensvolles Verhältnis zu Ihrer Kundschaft sowie zu Ihren Geschäftspartnern. Bleiben Sie in Ihrer Kommunikation stets seriös und personalisieren Sie diese, wo es geht.
- Verschicken Sie Rechnungen zeitnah nach der Auslieferung einer Bestellung oder nach der Ausführung einer Dienstleistung.
- Erstellen Sie die Rechnungen sorgfältig und detailliert. Nennen Sie darauf immer eine Zahlungsfrist beziehungsweise ein konkretes Datum.
- Machen Sie Ihrer Kundschaft den Bezahlvorgang mithilfe verschiedener Zahlungsmöglichkeiten möglichst einfach.
- Bieten Sie zeitlich begrenzte Rabatte an („Gilt bei Zahlung bis …“) und machen Sie zeitnahe Zahlungen so besonders attraktiv.
- Nutzen Sie freundliche Zahlungserinnerungen bei Fristüberschreitungen und geben Sie Ihrer Kundschaft Gelegenheit, Versäumnisse auszugleichen, bevor Sie weitere Maßnahmen einleiten.
- Bei größeren Summen können Sie im Vorfeld Bonitätsprüfungen durchführen.
Fazit
Ein gutes Forderungsmanagement ist essentiell zur Erhaltung der Liquidität Ihres Unternehmens. Im Idealfall bewahren vorbeugende Maßnahmen Sie vor Zahlungsausfällen. Sollten doch einmal offene Forderungen bestehen bleiben, können Sie diese an ein Inkassounternehmen weitergeben. Der Vorteil dabei liegt für Sie vor allem darin, dass Sie Arbeitszeit- und aufwand sparen, während die fachliche Erfahrung des Dienstleisters gleichzeitig die Erfolgschancen erhöht. Zu den Einzelheiten eines Inkassoverfahrens sowie zum professionellen Forderungsmanagement allgemein beraten Sie unsere Partner gern individuell.