Smart Office: Das Büro der Zukunft!?
Ein Großteil der Bevölkerung nutzt mittlerweile smarte Geräte wie intelligente Steckdosen oder über das Smartphone steuerbare Staubsauger-Roboter. Werden Sprachassistenten zwischengeschaltet, sind die Geräte sogar mit Sprachbefehl bedienbar. Dabei begrenzt sich das Internet der Dinge (IoT) nicht nur auf den privaten Bereich. Es gibt bereits einige Unternehmen, die smarte Lösungen für Büros und ganze Gebäude anbieten. Das so genannte Smart Office integriert sich immer mehr in unsere Gesellschaft. Das bringt viele Vorteile, aber auch einige neue Herausforderungen mit sich. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was sie über das Smart Office wissen müssen. Das soll Ihnen die Entscheidung erleichtern, ob sich die Einrichtung für Ihr Unternehmen eignet und lohnt.
Was ist ein Smart Office eigentlich?
Die Bezeichnung „Smart Office” beschreibt den modernen und digitalisierten Arbeitsplatz. Hierbei werden verschiedene Technologien verwendet, um intelligenteres und schnelleres Arbeiten möglich zu machen. Dazu gehören zum Beispiel Sitz-Steh-Tische, die an den Haltungswechsel erinnern, wenn ein solcher ausbleibt. Aber durch das Verbinden von Büros und Geräten entsteht auch eine effiziente Vernetzung von Angestellten – Zum Beispiel durch smarte Konferenzräume und Collaboration-Tools, die einem Arbeitswege ersparen.
Außerdem spielt die Automation von Gebäudemanagementsystemen wie Heizung und Klimaanlage sowie von Sicherheitssystemen eine wichtige Rolle. Dabei werden diese Systeme aufeinander abgestimmt und effizient und kostengünstig betrieben. Ein praktisches Beispiel: Verlassen die letzten Angestellten am Freitag das Büro und vergessen, die Türe abzuschließen, so springt das intelligente Sicherheitssystem ein. Sensoren registrieren, dass sich kein Personal mehr im Gebäude befindet, und melden dem smarten Schloss, dass es die Türe verriegeln soll. So ist das Büro über das Wochenende sicher verschlossen.
Warum ist ein Smart Office für Ihr Unternehmen sinnvoll?
Unsere Arbeitswelt ist im Umbruch. Die Anforderungen der Nutzer und Nutzerinnen an Büroräume haben sich verändert und auch die Corona-Pandemie hat neue Herausforderungen mit sich gebracht. Die Nachfrage nach Büroimmobilien mit guter digitaler Infrastruktur, die flexibel, reaktionsschnell und anpassungsfähig sind, wird immer größer. Unternehmen, die bisher in ihrer Infrastruktur eher schlecht aufgestellt waren, haben das spätestens durch die Corona-Krise zu spüren bekommen.
So ist es nicht verwunderlich, dass die Nachfrage nach intelligenten Lösungen steigt. Diese vereinfachen das Leben und gestalten Abläufe effizienter. Unternehmen, selbst kleine Unternehmen, investieren mehr in die Digitalisierung. Gleichzeitig hat die Skepsis der Büronutzer gegenüber smarten Office-Konzepten in den letzten Jahren stark abgenommen. Vor allem jüngere Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sind der Digitalisierung gegenüber sehr offen.
Da Ihre Angestellten 90 Prozent ihres Lebens in Gebäuden und die meiste Zeit davon an ihrem Arbeitsplatz verbringen, müssen Sie hier das Angebot optimieren. Der Wunsch nach einem modernen und flexiblen Arbeitsplatz mit innovativer Technologie steigt. Insbesondere mit Blick auf die jüngere Generation und die Start-Up-Szene wird diese Nachfrage in den kommenden Jahren weiter zunehmen. Dabei werden auch nicht nur Smart Offices, sondern vermehrt auch intelligente Gebäude eine Rolle spielen. Wer sich hier nicht anpasst, wird ganz schnell zurückgelassen.
Das momentan intelligenteste Bürogebäude Europas steht in Berlin. Im Frühjahr 2020 wurde das im Zentrum Berlins eröffnet. Dieses setzt neue Maßstäbe im Blick auf Design und fortschrittlicher Technologie. Außen erinnert das Smart Building mit seinem Aussehen, das einem gigantischen Würfel mit Spiegelfassade gleicht, an moderne Kunst. Innen ist es mit der modernsten Gebäudetechnik ausgestattet. Rund 3800 Sensoren messen hier das Verhalten der Nutzer und Nutzerinnen, erkennen deren Bedürfnisse und passen sich diesen an. Außerdem ist das Cube dank intelligenter Sensorik und einer selbstlernenden Software komplett ressourcenschonend und energieeffizient. Gesteuert wird das Smart Building über eine App!
Letzten Endes legen Smart-Office Konzepte den Grundstein für eine vielversprechende Zukunft. Smart Buildings wie der Cube in Berlin geben bereits einen ersten Einblick in diese Zukunft. Doch dort wird die Entwicklung der Smart Offices lange nicht an ihrem Ende sein.
Sicherheit + Komfort: Vorteile eines Smart Office
Smart-Office Konzepte steigern die Attraktivität und damit gleichzeitig den Wert der Immobilie. Mit einem Blick in die Zukunft ist Ihr Unternehmen mit einem Smart Office somit auf dem richtigen Weg. Für den Arbeitsalltag liegen die konkreten Vorteile in folgenden Bereichen:
- Förderung von Komfort & Produktivität
- Zeiteinsparung
- Sparen von Ressourcen dank hoher Energieeffizienz
- Steigerung von Sicherheit & Datenschutz
Was das für Unternehmen und Personal im Einzelnen bedeutet, beleuchten wir in den weiteren Abschnitten.
Individuelles Arbeitsumfeld fördert Komfort und Produktivität
Smart Offices umfassen flexible Arbeitsbereiche, die offene und geschlossene Raumelemente vereinen. So wird auf die variierenden Bedürfnisse der Nutzerschaft eingegangen: Stillarbeit und Konzentrationsphasen auf der einen Seite; kommunikativer Austausch und Raum für Kreativität auf der anderen Seite.
Neben den allgemeinen Einstellungen für das komplette Bürogebäude, sind individuelle Konfigurationen sowie Buchungen von Arbeitsplätzen per App möglich. So zieht das Konzept des “Hot Desking und Desk Sharing” in die Offices ein. Ihre Mitarbeiter haben nicht mehr einen festen Arbeitsplatz an dem sie jeden Tag sitzen, sondern können per App einen Arbeitsplatz buchen und sich sogar per Indoor-Navigation an Ihren Arbeitsplatz leiten lassen. Dadurch werden die festen Arbeitsplätze durch unterschiedliche Arbeitsumgebungen ersetzt, welche die bestmögliche Atmosphäre für verschiedene Aufgaben bieten. Außerdem ist es durch smarte Sensorik möglich, dass einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen beispielsweise Helligkeit und Temperatur für ihr persönliches Wohlbefinden anpassen. Das steigert die Zufriedenheit und Lebensqualität.
Rund um zufriedene Mitarbeiter sind stärker ans Unternehmen gebunden, neigen seltener dazu, dieses zu wechseln und sind erwiesenermaßen produktiver.
Für ein höheres Wohlbefinden und gesunde Mitarbeiter empfehlen wir Ihnen auch das Bereitstellen von Mitarbeiterverpflegung zum Beispiel durch kostenlose Getränke oder das Anschaffen eines Snackautomaten. Verpflegungsautomaten sowie Kaffeevollautomaten mit moderner Telemetrie sind im übrigen ebenfalls smarte Technik und mit dem Smart Office vereinbar.
Snackautomat für rundum zufriedene Mitarbeiter!
Doch den größten Vorteil ziehen Sie aus den Bereichen Kommunikation und Mitarbeit. Denn häufig ist ein unzureichender Informationsfluss die Ursache für Leistungsschwächen und schlechte Organisation im Unternehmen. Aber durch den Einsatz integrierter moderner Systeme kann eine problemlose Kommunikation zwischen Ihren Angestellten hergestellt werden. Dadurch entsteht nicht nur ein sauberer Informationsfluss, sondern auch eine positive Arbeitsstruktur, die Arbeitsmoral und Harmonie fördert.
Cloudtelefonie als erster Schritt zum Smart Office!
Smart Office steigert Sicherheit & Datenschutz
Die Kommunikation zwischen Sensoren und Geräten im Smart Office läuft über verschlüsselte IP-Netzwerkprotokolle. Also dieselben, über welche die sichere VoIP- beziehungsweise Cloud-Telefonie funktioniert. Auf diese Weise sind auch Sicherheitssysteme problemlos ins Smart Office integrierbar:
- So ertönt bei einem Brand nicht nur der Feuermelder. Auch die Beleuchtung der Fluchtwege geht automatisch an und die Belüftung im Büro stoppt, um ein weiteres Anfachen der Flammen zu vermeiden.
- Dank Gesichtserkennungssoftware ist es möglich, nicht-autorisierten Personen den Zutritt zu verwehren und Türen ferngesteuert abzuriegeln.
- Des Weiteren können smarte Sensoren die Auslastung der Büroflächen sowie die Zugänge zum Office messen und bei einer Überbelegung Warnsignale absetzten. Dies könnte Ihnen zum Beispiel beim Einhalten von Corona-Richtlinien eine Hilfe sein. Auch den Luftaustausch können Sie ferngesteuert regulieren.
- Außerdem hilft das Smart Office beispielsweise dabei, Datenschutzbestimmungen besser durchzusetzen. So startet der Druckauftrag in einem Gemeinschaftsbüro erst, wenn sich der entsprechende Mitarbeiter in unmittelbarer Nähe befindet.
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Ressourcen sparen dank hoher Energieeffizienz im Smart Office
Auch Nachhaltigkeit spielt im Smart Office eine große Rolle. Durch intelligente Technologien können Energie- und Kosteneinsparungen erzielt werden. Moderne Sensoren gewährleisten, dass nur so viel Energie verbraucht wird, wie wirklich notwendig ist:
- Sind Räume eine längere Zeit nicht besetzt, registrieren Bewegungsmeldern dieses und die Lichter werden ausgeschaltet. Im nächsten Schritt wird die Lüftung gedrosselt, bis der Raum wieder genutzt wird.
- Ebenso werden die Lichtverhältnisse im Office durch Sensoren effizient reguliert. Bei schlechten Wetterverhältnissen wird mehr Licht benötigt, sodass die Lampen stärker leuchten. Scheint die Sonne wieder, werden die Lampen gedimmt. In beiden Fällen ist immer eine optimale Helligkeit zum Arbeiten gewährleistet. Selbst der gewünschte Farbton kann angegeben werden.
- Einen noch größeren Effekt auf die Energiebilanz hat jedoch die Heizungsanlage. Wenn abends oder über das Wochenende niemand mehr im Büro ist, fährt die Heizungsanlage von alleine runter.
Auf höchster Stufe aufgedrehte Heizkörper sind Energieverschwendung, insbesondere Nachts und am Wochenende, wenn niemand mehr im Büro ist. Durch das Smart Office können Heizungen automatisch reguliert werden. Vergessene Heizkörper auf höchster Stufe gehören somit der Vergangenheit an. Dadurch wird auch die Umweltbilanz Ihres Unternehmens aufgewertet, während Sie gleichzeitig deutlich Kosten in Ihrem Büro einsparen.
Smart Office Konzepte sparen Zeit
Zeitmanagement ist ein wesentliches Element, welches über die Erfolge oder Misserfolge Ihres Unternehmens entscheiden kann. Der Einsatz moderner Geräte im Smart Office, macht es Ihnen möglich, Fortschritte effizienter zu messen, um anstehende Geschäftsziele schneller zu erreichen. Damit stellen Sie auch sicher, dass Ihre Kundschaft nicht warten muss und sich dann aufgrund der zeitlichen Verzögerung an den Konkurrenten wendet.
Herausforderungen eines Smart Office
Trotz der Vielzahl an Vorteilen bringt ein Smart Office natürlich auch einige neuer Herausforderungen mit sich, die es zu überwinden gilt. Wir schildern Ihnen im Folgenden, was Sie beachten müssen und wie Sie diese Herausforderungen überwinden.
Totale Überwachung?
Die Vernetzung von Technologien kann bei einigen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ein Gefühl der Überwachung auslösen. Hier ist es wichtig, dass zwischen Angestellten und Vorgesetzten ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis besteht. Daher sollte Sie die geplante Integration von Smart-Office-Lösungen vorab offen im Team kommunizieren. Auch sollte Ihr Personal die Möglichkeit haben, selbst zu entscheiden, welche persönlichen Informationen preisgegeben werden und welche nicht. Ein Beispiel hierfür wäre die Tracking-Funktion: Ermöglichen Sie Ihren Angestellten, diese Funktion eigenständig an- oder auszuschalten.
Datenschutz
Die zweite offensichtliche Herausforderungen ist natürlich der Datenschutz. Denn im Zuge des Smart Office werden auch im Team persönliche Daten gesammelt und gespeichert. In unserem digitalen Zeitalter steht der Schutz dieser Daten an höchster Stelle. Daher sollte Ihr Unternehmen gewährleisten, dass Sie nur mit zertifizierten Partnern und Technikern zusammenarbeiten.
Umgang mit ungewohnter Technik
Des Weiteren kann Ihr Unternehmen nicht davon ausgehen, dass jeder Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen technikaffin ist. Daher sollten Sie diesen über Schulungen ermöglichen, sich mit den intelligenten Lösungen vertraut zu machen. Denn Systeme, die von Ihren Mitarbeitern nicht verstanden werden, werden nicht oder nur unzureichend angewandt. So sind für den Digitalisierungsprozess nicht förderlich!
Insgesamt ist es zur Lösung dieser Herausforderungen also wichtig, bei der Planung und Implementierung smarter Office-Konzepte die Bedürfnisse des gesamten Teams mit einzubeziehen. Sie sollten nicht an Ihren Angestellten vorbeiplanen, sondern stets auf Transparenz und offene Kommunikation achten.
Fazit
Insgesamt sind Smart-Office-Konzepte also auf dem Vormarsch. Das „Arbeiten von morgen” können Sie bereits heute in Ihr Unternehmen integrieren. Damit steigern Sie nicht nur Energieeffizienz, Sicherheit und Produktivität, sondern auch den Wert Ihrer Büroimmobilien. Natürlich bringt eine solche Veränderung auch Herausforderungen mit sich. Diese könne jedoch mit offener Kommunikation und Schulungen gelöst werden. Die Existenz von Smart Buildings wie dem Cube in Berlin gibt bereits einen ersten Blick in die Zukunft der smarten Lösungen, die nun auch im Büro ihren Platz finden.