5 Tipps & Empfehlungen für Ihr Unternehmen, um Kosten im Büro zu sparen
Ein Unternehmen profitiert davon, kostensparende und umweltbewusste Denkweisen auch auf ihren Arbeitsplatz zu übertragen. Denn schnell entwickeln sich Betriebs- und Bürokosten zu einer zweiten Miete. Gerade die laufenden Kosten sollten Sie regelmäßig optimieren, da diese im Laufe der Zeit stetig ansteigen. Daher sollten Sie einige Kostenstellen genauer ins Auge fassen, um die Ausgaben dort zu reduzieren. Hier erhalten Sie Tipps und Ratschläge, wie Sie Kosten im Büro sparen und nebenbei von den Vorteilen profitieren.
Welche Vorteile hat das Kostensparen für Ihr Büro?
Der Aspekt von reduzierten Kosten gilt nicht als einzige Punkt, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Indem Sie Ihre Prozesse optimieren, um Bürokosten zu senken, bringen Sie die für KMU wichtige Digitalisierung ins Rollen. Dadurch verbessern Sie auch viele Ihrer Arbeitsprozesse und entwickeln Ihren Betrieb stetig weiter.
- Finanzielle Ressourcen freisetzen
Wenn Sie die Kosten in Ihrem Büro senken, stehen Ihnen freie Ressourcen zur Verfügung, um Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln. Dadurch können Sie Ihre Budgets optimal einsetzen und dem Wettbewerb vor allem als neu gegründete Firma standhalten.
- Wirtschaftlichkeit fördern
Durch die eingesparten Budgets können Sie Ihre eigenen Verkaufspreise besser koordinieren und leichter anpassen. So steht es Ihnen frei, keine höheren Verkaufspreise einzusetzen, nur um Ihren Betrieb am Laufen zu halten. Dadurch können Sie Ihr Produkt besser an die Kundschaft bringen.
- Umweltschutz unterstützen
Mit den verschiedenen Maßnahmen sparen Sie nicht nur Geld, sondern schonen auch die Umwelt und natürliche Ressourcen. Andersherum fördern Sie mit Nachhaltigkeit im Büro nicht nur ressourcensparendes Verhalten, sondern reduzieren auch bestimmte Kostenstellen. Die Aspekte der Kosteneinsparung und des Umweltschutzes schließen sich also nicht gegenseitig aus, sondern bedingen sich sogar.
- Positives Unternehmensbild
Indem Sie an den richtigen Stellen clever sparen, kriegt auch die Kundschaft und Geschäftskontakte einen guten Eindruck von Ihnen. Ein Bewusstsein für die Balance zwischen ökologischen und ökonomischen Aspekten prägt ein Unternehmen nach außen und innen. So erscheinen Sie etwa attraktiver für potenzielle Fachkräfte.
Tipp 1: Energie- und Wasserkosten sparen
Laut der Deutschen-Energie-Agentur (DENA) verbrauchten Büro- und Verwaltungsgebäuden 2018 rund 65 Terawattstunden im Jahr für laufende Nebenkosten wie Heizung und 136 Kilowattstunden pro Quadratmeter für Energiequellen. Im Hinblick auf die aktuelle Energiekrise ist es also nicht nur aus Kostensicht wichtig, Energie im Büro einzusparen.
Achten Sie bereits bei der Bürosuche nicht nur auf die Grundmiete, sondern auch auf die Nebenkosten. Viele Gewerbeverträge beinhalten etwa zusätzliche Kosten für Reinigungs-, Sicherheits- oder Empfangsdienste. Sie können außerdem Betriebskosten sparen, indem Sie sich gemeinsam mit anderen Unternehmen ein Büro teilen. Das sogenannte Shared-Office liegt derzeit im Trend und bietet viele Vorteile für die teilnehmenden Betriebe.
Raumtemperatur sparsam regulieren – Heizung und Kühlung
Die optimale Raumtemperatur liegt in einem Büro etwa zwischen 18 bis 22 Grad. Vor allem im Winter sollten Sie es nicht mit der Temperierung der Räumlichkeiten übertreiben. Darüber hinaus empfiehlt es sich, regelmäßig und kurz mit weit geöffneten Fenstern durchzulüften. Innerhalb von 10 bis 15 Minuten sorgt das Stoßlüften für einen optimalen Austausch der Raumluft. Dabei sollten Sie die Heizung unbedingt ausschalten, um nicht unnötige Hitzeenergie zu verbrauchen.
Generell sparen Sie schon 10 Prozent Heizkosten ein, wenn Sie die Raumtemperatur um gerade einmal einen Grad senken. Dies gilt umgekehrt auch für Klimaanlagen im Sommer. Fragen Sie sich hier vor allem, ob Sie wirklich ein solches Klimasystem für Ihr gesamtes Büro benötigen. In manchen Fällen reicht es auch schon, ein Bürofenster im Sommer zu verdecken, einzelne Ventilatoren aufzustellen oder bestimmte Räume mit mobilen Klimaanlagen zu kühlen. Falls Sie eine Klimaanlage nutzen, betreiben Sie diese ausschließlich mit geschlossenen Fenstern.
Übrigens: Vergleichen Sie regelmäßig unterschiedliche Anbieter für die Energieversorgung. Mittlerweile bieten Firmen lohnenswerte Verträge für kostengünstigen Öko-Tarif im Büro.
Sparsamer Umgang mit Beleuchtung
Der banalste, aber wichtigste Tipp bei der Beleuchtung liegt darin, das Licht in denjenigen Bereichen auszuschalten, die Sie nicht nutzen. Dafür gibt es unterschiedliche Hilfsmittel und Produkte der Leuchttechnik:
- Bewegungsmelder für Gänge oder Waschräume
- Energiesparlampen und LED-Leuchtmittel
- Zeitschaltuhren oder Lichtdimmer
- Deckenleuchten mit elektronischen Vorschaltgeräten
- Gezielte Beleuchtung der Arbeitsplätze und reduzierte Allgemeinbeleuchtung
Setzen Sie neben den technischen Lichtmitteln auch auf das Tageslicht als natürliche Lichtquelle. Ersetzen Sie etwa zu stark verdunkelnde Rollladen durch lichtdurchlässige, aber abblendende Jalousien.
Warmwasser sparen
Besonders die Bereitstellung von Warmwasser verbraucht viel Energie in nur kurzzeitig genutzten Räumen wie Toilette, Flur oder Betriebsküche. Hier reicht eine etwas geringere Wassertemperatur aus und spart schon einen großen Teil der Energie ein. Vor allem in der Betriebsküche profitieren Sie von Sparmaßnahmen für Wasser. Füllen Sie zum Beispiel den Wasserkocher nur so viel, wie Sie auch wirklich benötigen. Denn auch das Erhitzen von zusätzlichem Wasser, was nicht gebraucht wird, verbraucht Energie. Nutzen Sie für Ihre Betriebsküche außerdem eine zuverlässige Bürospülmaschine. Denn im Büro verbraucht vor allem das Handspülen im Vergleich zur Spülmaschine besonders viel Wasser und Energie.
Tipp für energiesparende Nutzung der Spülmaschine
Schalten Sie die Spülmaschine nur ein, sobald diese voll ist. Im Büro empfehlen wir etwa, dass alle Kolleginnen und Kollegen das Gerät den Tag über beladen und es am Ende des Tages einschalten. Nutzen Sie außerdem je nach Möglichkeit das Energiesparprogramm. Dieses dauert zwar etwas länger, spart aber viel Energie ein und ist dabei genauso effektiv.
Tipp 2: Stromkosten für IT-Infrastruktur sparen
Egal ob Computer, Drucker, Aktenvernichter oder Frankiermaschine: Im Büro gilt allgemein der Ratschlag, in die Jahre gekommene Geräte austauschen. Denn alte Technik verbraucht dreimal so viel Strom wie Produkte mit besserer Energieeffizienz. Achten Sie daher bei neuen Geräten vor allem auf die Energieklasse und Energie-Spar-Siegel. Um zusätzlich Strom im Büro zu sparen, halten Sie außerdem Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu an, alle Geräte auszuschalten, sobald sie den Arbeitsplatz verlassen. Besonders Sammelsteckdosen mit Kippschalter bieten hier eine gute Möglichkeit um diese Maßnahme umzusetzen.
Auch wenn moderne Drucker, Scanner, Aktenvernichter über Energiesparfunktionen verfügen, verzichten Sie bei längeren Betriebspausen auf den Stand-by-Modus und schalten Sie die Geräte lieber vollständig ab.
Sparen bei der Telefonanlage
Auch bei der Telefonanlage können Sie in Ihrem Büro sparen. Prüfen Sie zum einen regelmäßig Ihre Verträge für Internet und Telefonie auf die Preis-Leistung im Vergleich zum aktuellen Markt. Falls Sie nicht unbedingt ein festes Telefon als Hardware brauchen, sparen Sie sich die Kosten mit einer virtuellen Telefonanlage – etwa mit der Cloud-Telefonie. Hier benutzen Sie das Telefon lediglich per Headset über Ihren Computer und verbrauchen keine Energie für ein zusätzliches Endgerät.
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Tipp 3: Papier und Verbrauchsmaterialien sparen
Im Zuge der Digitalisierung können Sie auch in Ihrem Büro viel Papier und andere Verbrauchsmaterialien einsparen. Falls Sie jedoch auf bestimmte ausgedruckte Unterlagen und Postsendungen zurückgreifen müssen, empfehlen wir, hochwertige und strom- sowie ressourcensparende Geräte.
Tipps für die Digitalisierung statt Papier
Im Zeitalter der digitalen Medien brauchen Sie sämtliche Informationen nicht mehr per Ausdruck bereitzustellen. Die meisten Büros funktionieren größtenteils papierlos. Um Papier in Ihrem Büro zu sparen, verschicken Sie zum Beispiel betriebsinterne Informationen sowie Präsentationsunterlagen per Mail an Ihre Kolleginnen und Kollegen. Nutzen Sie außerdem digitale Notiz-Apps statt neuer Haftnotizen oder verwenden Sie auch alte Schmierzettel.
Bei der Postbearbeitung in einem Betrieb lässt sich der Brief nicht immer durch die E-Mail ersetzen. So erhält der physische Brief vor allem bei Rechnungen oder Mahnungen höhere Aufmerksamkeit als eine E-Mail. Allerdings tut es bei vielen anderen Angelegenheiten wie internen Unternehmensabsprachen oder Lieferscheinen auch ein E-Mail-Client.
Nutzen Sie für die Postbearbeitung auch Altpapier, bereits genutzte Kartons oder Luftpolsterumschläge mit neuen Etiketten. Greifen Sie außerdem auf eine Frankiermaschine zurück: Diese druckt das Porto direkt auf den Umschlag, sodass Sie nicht nur Arbeitszeit, sondern zugunsten der Umwelt auch Briefmarken sparen.
Sparsames Drucken mit einem modernen Gerät
Falls Sie aus rechtlichen oder Gründen doch mal drucken müssen, wählen Sie einen modernen Multifunktionsdrucker mit Netzwerkanschluss. Damit drucken, kopieren, faxen und scannen Sie in einem und verbrauchen weniger Strom als bei mehreren Geräten. Um die Druckkosten zu senken, achten Sie auch auf die Druckeinstellungen: Oft genügt es, Texte in der Graustufe mit 80 Prozent zu drucken. Das schont die Patrone und ist dennoch gut lesbar. Außerdem ermöglichen moderne Geräte, Papier auch beidseitig zu bedrucken.
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Tipp 4: Kosten bei täglichen Arbeitsprozessen sparen
Neben den materiellen Sparmaßnahmen können Sie auch die täglichen Arbeits- und Verwaltungskosten Ihres Büros senken. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Optionen vor, wie Sie Ihre Budgets hier optimal planen.
Reisekosten einsparen
Versuchen Sie je nach Möglichkeit Fahrgemeinschaften mit Kolleginnen und Kollegen zu bilden, die aus derselben Region pendeln. Als Unternehmen bietet es sich ebenfalls an, Jobtickets für den Arbeitsweg mit öffentlichen Verkehrsmitteln anzubieten. Nutzen Sie für Geschäftstermine ebenfalls Sparpreise der Deutschen Bahn und ziehen Sie je nach Art des Termins auch eine Videokonferenz in Betracht. Wenn nicht unbedingt jeder aus dem Team täglich im Büro anwesend sein muss, bieten Sie eine halbwöchige Home-Office-Alternative an.
Einkauf koordinieren
Führen Sie für Büromaterialien größere Sammelbestellungen durch. Dafür eignen sich zum Beispiel Kaufgemeinschaften über mehrere Abteilungen hinweg. Dadurch sparen Sie Lieferkosten und reduzieren den CO2-Ausstoß für die Transportwege. Außerdem profitieren Sie häufig von Aktionen Ihrer Lieferanten oder von Mengenrabatten.
Verwaltungskosten einsparen
Bei den Bürokosten können Sie viele Bereiche von der Steuer absetzen. Die Regeln dafür finden Sie auf der Seite des Deutschen Bundesamtes für Justiz. Dabei können Sie etwa technische Geräte, Software und Co. sofort steuerlich absetzen, solange der Wert der Materialien einen Nettowert von 410 Euro nicht überschreitet. Hochwertigere Güter wie etwa Multifunktionsdrucker schreiben Sie entsprechend der Abschreibungstabelle (AFA) ab.
Auch bei dem Prozess der Steuer an sich können Sie durch die digitale Buchhaltung Material- und Energiekosten einsparen. Denn hier benötigen Sie viel weniger Tinte oder Toner, Papier und anderes Schreibzubehör. So vereinfacht etwa eine benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware Ihre Arbeitsprozesse. Darüber hinaus sparen Sie Kosten im Büro durch Factoring-Leistungen wie Debitorenmanagement, statt Ihre Forderungen selbst zu bearbeiten. Dabei lagern Sie nämlich diejenige energie- und kostenverbrauchenden Vorgänge aus und erhalten dafür stetige Liquidität und Entlastung Ihrer Buchhaltung.
Tipp 5: Das Personal clever verpflegen und Kosten sparen
Die Verpflegung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gehört mittlerweile nicht mehr nur zum Standard, sondern gilt als wichtiger Sachbezugswert, um neue Fachkräfte zu akquirieren. Sie sorgen außerdem für ein gesünderes Arbeitsumfeld und motivieren Ihr Team. Dabei gibt es gute Möglichkeiten, um Ihr Personal zuverlässig zu verpflegen und gleichzeitig Kosten zu sparen.
Getränke für Mitarbeiter
Viele Unternehmen bieten Ihrer Belegschaft kostenlose Getränke am Arbeitsplatz. Dabei gehören Kaffee und Wasser zu den Standardgetränken bei der Mitarbeiterverpflegung im Büro und Betrieb. Gegenüber Wasser aus Flaschen bieten moderne Wasserspender enormes Sparpotenzial. Im Vergleich ist sogar der Wasserspender mit Gallone günstiger als Wasserkisten. Deutlich nachhaltiger und langfristig kostengünstiger ist jedoch der leitungsgebundene Wasserspender. Dieser lohnt sich schon ab acht Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Beim Kaffee setzen zwar einige Büros immer noch auf Filterkaffee, viele Betriebe gehen aber schon zu einem hochwertigeren Kaffeevollautomat über. Dieses bietet nicht nur an größeres Spektrum an Getränken: Wenn Sie den Kaffeeautomaten mieten, sparen Sie sich sogar die Anschaffungs- sowie Reparaturkosten.
Verpflegung für Mitarbeiter
Auch die Verpflegung mit Snacks und Mahlzeiten gilt in Betrieben als wichtiger Sachbezugswert. Sie profitieren von vielen Vorteilen, das Mittagessen mitzufinanzieren. So sparen Sie aus steuerlicher Sicht durch den Verpflegungszuschuss Lohnsteuer ein und profitieren von gesunden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
Vor allem, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den vollen Sachbezugswert von 3,17 Euro und mehr aus eigener Tasche zahlen, gibt es auch nichts zu versteuern. Isst das Personal also über einem höheren Wert als sie bezahlen, bleibt Geld übrig, das anderweitig ausgegeben oder gespart werden kann. Das macht sich am Monatsende als indirekte Nettolohn-Erhöhung auf dem Konto bemerkbar.
Für die Personalverpflegung benötigen Sie allerdings nicht unbedingt eine Kantine. Um Kosten für die dafür nötigen Räumlichkeiten und das Personal zu sparen, können Sie die Angestellten auch mit einem Verpflegungsautomaten versorgen. Hier besteht zum Beispiel die Option, Jetons oder Karten zu verteilen, die sich mit einem Wert aufladen lassen. Im Gegensatz zu einer Betriebskantine bietet der Verpflegungsautomat Essen rund um die Uhr. Dabei müssen es nicht nur Chips oder Schokoriegel sein: Ein Frischwarenautomat lässt sich etwa auch mit Sandwiches, belegten Brötchen oder gar Fertigmahlzeiten befüllen.
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Unser Fazit
Schon mit wenigen Handgriffen sparen Sie zukünftig Kosten in Ihrem Büro ein. Dabei helfen Ihnen nicht nur optimierte Prozesse, sondern auch moderne Gerätschaften. Darüber hinaus empfehlen wir, die Belegschaft für die Kostensparmaßnahmen zu sensibilisieren. Veranstalten Sie ein Informationsmeeting zu diesem Thema, verschicken Sie eine digitale Broschüre oder Rundmail. Sie können auch entsprechende Hinweise auf die jeweiligen Geräte platzieren. Kontrollieren Sie außerdem die Abläufe regelmäßig und passen Sie gegebenenfalls bestimmte Maßnahmen neu an.