Wie pflegen Sie Ihren Aktenvernichter richtig? Tipps zur Reinigung und Ölung
Gerade im Büro bereitet ein nicht funktionstüchtiger Aktenvernichter zusätzliche Arbeit oder hält im schlimmsten Fall den Alltagsbetrieb auf. Um überlaute Betriebsgeräusche, lange Wartezeiten oder andauernden Papierstau zu vermeiden, sollten Sie den Aktenvernichter regelmäßig pflegen. Das beinhaltet vor allem, ihn zu reinigen und die Schneidemesser einzuölen. Auf diese Weise beugen Sie Verschleiß rechtzeitig vor und profitieren damit von einer langanhaltenden Funktionalität.
Die folgenden Tipps zur Reinigung eines Aktenvernichters erheben keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit für alle Modelle. Richten Sie sich daher vor allem nach der Bedienungsanleitung und den Gefahrenzettel Ihres Schredder-Gerätes. Darin finden Sie zum Beispiel auch Hinweise darauf, welche Reiniger und Öle sich für das entsprechende Modell eignen.
Bestandteile des Aktenvernichters reinigen
Wenn Sie die Aktenvernichtung in Ihrem Unternehmen selber machen, sollten Sie den dafür genutzten Schredder auch regelmäßig reinigen. Indem Sie den Aktenvernichter und dessen Zubehör pflegen, erhöhen Sie die Lebenserwartung und profitieren lange von guten Schredder-Ergebnissen. Einige moderne Aktenvernichter verfügen über Funktionen zur Selbstreinigung. Dabei handelt es sich jedoch meist um einen automatischen Ölschmierer. Dieser nimmt Ihnen zwar einen wichtigen Teil der Pflege ab, ersetzt jedoch nicht alle Reinigungsprozesse.
Trennen Sie den Aktenvernichter für die händische Reinigung in jedem Fall von der Stromzufuhr. Anderenfalls besteht Verletzungsgefahr durch die scharfen Schneidemesser!
Um den Überblick zu behalten, empfiehlt es sich ein Reinigungsplan für den Aktenvernichter mit allen Schritten sowie leeren Formularfeldern anzulegen, damit sich die verantwortlichen Personen eintragen können.
Gehäuse reinigen
Beim Aktenvernichter handelt es sich ebenso wie bei etwa Kopierern für das Büro um ein elektrisches Gerät. Das heißt, der Schredder zieht Staubpartikel statisch an. Daher empfiehlt es sich, das Gehäuse wöchentlich von außen mit einem leicht feuchten Putz- oder trockenem Mikrofasertuch abzuwischen.
Schneidewerke reinigen
Damit steckengebliebene Partikel die Schneidewerke nicht behindern, sollten Sie diese sowie den Auslaufbereich regelmäßig pflegen. Dafür eignet sich etwa ein spezielles Reinigungsspray für den Aktenvernichter. Dazu sprühen Sie einfach einige Bahnen des Mittels auf ein DINA4-Papier und führen dieses mittig in den Einzugsschacht ein. Danach schalten Sie die Schneidewalzen ein und das Gerät führt einen normalen Schredder-Prozess durch. Zusätzlich lohnt es sich, den Auslaufbereich zu säubern. Dazu müssen Sie allerdings das Gerät zunächst vom Stromnetz trennen und erst anschließend die Papierreste mithilfe eines Pinsels aus dem Auslaufbereich entfernen. Aber Achtung: Es besteht Verletzungsgefahr!
Anwendungsempfehlung: Nach 3-maligem Entleeren des Auffangbehälters
Gummieinzugsbänder bei Autofeed-Funktion
Beim Aktenvernichter mit automatischem Dokumenteneinzug sollten Sie auch die entsprechenden Gummibänder reinigen. Dadurch gewährleisten Sie, dass der Blatteinzug konstant gut funktioniert. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
- Trennen Sie das Gerät zum Stromnetz und saugen Sie Papierreste und -staub mit einem handelsüblichen Staubsauger von den Gummibändern ab.
- Dann reiben Sie die Gummizufuhrbänder mit einem Walzenreiniger und entsprechendem Walzenreinigungstuch gründlich ab.
- Anschließend schließen Sie den Schredder wieder an und vernichten ein Blatt Papier mit der Autofeed-Funktion.
- Danach trennen Sie das Gerät wieder vom Strom und reinigen die Gummibänder erneut. Diesen Zyklus wiederholen Sie so lange, bis die gesamte Bandoberfläche gereinigt wurde.
Anwendungsempfehlung: Nach einmaligem Entleeren des Auffangbehälters
Sensor reinigen
Wenn der Motor Ihres Gerätes läuft, obwohl Sie kein Papier einführen, sollten Sie den Sensor des Aktenvernichters reinigen. Denn in diesem Fall ist er verstaubt und erkennt das Papier nicht mehr automatisch. Der Sensor befindet sich meist direkt unterhalb der Sicherheitsklappe und oberhalb der Messerwellen. Für die Reinigung brauchen Sie die kleine Fläche lediglich mit einem Putztuch (im Idealfall aus Mikrofaser) abzuwischen.
Auffangbehälter des Aktenvernichters reinigen
Sorgen Sie dafür, den Auffangbehälter des Aktenvernichters immer rechtzeitig zu leeren. Ist dieser zu voll, reduziert sich die Blattleistung und es kommt schneller zum Papierstau. Letzterer entsteht etwa auch dann, wenn Sie das Schnittgut im Auffangbehälter „nachdrücken“. Größere Modelle verfügen oft eine Anzeige für den Füllstand oder schalten sich bei vollem Behälter automatisch ab. Bei kleineren Modellen müssen Sie selbst regelmäßig nachschauen, ob der Schnittgutbehälter voll ist. Wenn Sie keine zusätzlichen Auffangbeutel, Papptüten oder -kartons für Ihren Auffangbehälter nutzen, sollten Sie diesen ebenfalls regelmäßig auswischen. Denn die kleinen Papierschnipsel bleiben statisch an der Innenwand kleben.
Aktenvernichter ölen
Sie erhalten insbesondere die Leistung eines Aktenvernichters, indem Sie die Schneidewerke des Schredders regelmäßig ölen. Dies sorgt nicht nur für einen leiseren Geräuschpegel, sondern auch für einwandfreie Ergebnisse. Doch warum stumpfen die Messerwellen des Aktenvernichters ab? Nach einer gewissen Zeit saugt das durchlaufende Papier die auf den Schneidewerken befindlichen Schmierstoffe auf, wodurch diese nicht mehr sauber durchlaufen. Oft bemerken Sie dies entweder an zu lauten Schredder-Geräuschen oder häufig auftretendem Papierstau. Indem Sie den Aktenvernichter einölen, schärfen Sie gleichzeitig auch die Schneidemesser. Einige Anbieter von Ölpapier werben sogar damit, dass das Material die Schneidewerke nicht nur ölt, sondern auch schärft.
Achtung
Es wird keinesfalls empfohlen, mit schärfenden Werkzeugen an die Schneidemesser heranzugehen! Falls Ihr Aktenvernichter also trotz regelmäßiger Ölung stumpf wird, kontaktieren Sie Ihren Hersteller.
Wie oft muss ein Aktenvernichter geölt werden?
Am dringlichsten sollten Sie den Aktenvernichter ölen, sobald die Schneideleistung nachlässt. Idealerweise ölen Sie die Schneidewerke jedoch bereits nach jedem gefüllten Auffangbehälter. Grundsätzlich gilt: Je feiner die Schnittart und je höher die Sicherheitsstufe beim Schredder, umso mehr sollten Sie den Aktenvernichter pflegen. Bei einem groben Streifenschnitt reicht es aus, das Gerät einmal monatlich zu ölen. Schreddert Ihr Modell jedoch im Partikelschnitt, empfehlen Fachleute die Ölung sogar ein bis zweimal wöchentlich.
Wie ölen Sie einen Aktenvernichter?
Um einen Aktenvernichter zu ölen, gibt es zwei von herstellenden Firmen empfohlene Möglichkeiten:
Ölpapier für den Aktenvernichter
Die Schmiermittelblätter für den Aktenvernichter eignen sich vor allem für Geräte mit Partikelschnitt. Dazu lassen Sie mehrere dieser Ölpapiere durch den Einzug des Aktenvernichters laufen, um die Schneidemesser in gesamter Breite zu ölen.
- Einfache Anwendung
- Einfache Anwendung
- Kostengünstig
Spezial-Öl für den Aktenvernichter
Das speziell für Aktenvernichter geeignete Öl bindet Staub, reinigt und pflegt die Messerwellen. Dazu geben Sie das Öl entweder direkt auf die Messerwellen oder einige Bahnen auf ein Blatt Papier, welches Sie durch den Aktenvernichter laufen lassen.
- Öl muss selbst dosiert werden
- Höheres Risiko für Über- oder Unterdosierung
- Teurer in der Anschaffung
Hinweise zu Öl-Alternativen für den Aktenvernichter
Wichtig: Verwenden Sie zum Ölen Ihres Aktenvernichters keinesfalls Aerosol-Öle, Sonnenblumenöl aus der Küche oder WD-40. Diese Schmiermittel stellen durch ihre Erdölbasis eine hohe Brandgefahr dar. Vor allem das beliebte WD-40 setzt sich aus entzündlichen Teilen wie Petrolether und sogar Kohlendioxid zusammen. Dieses Gemisch kann sich durch die höheren Temperaturen beim Schredder-Prozess schnell entzünden. Maximal können Sie als Alternative zu den klassischen Schmiermitteln Rapsöl für Ihren Aktenvernichter als Ersatz nutzen. Allerdings empfehlen wir dies nur, wenn Sie einen Aktenvernichter außerhalb von Garantie oder Mietverträgen nutzen.
Achtung: Kein Öl aus Sprühdosen nutzen!
Auch wenn es manche Webseiten als Alternative aufzählen, nutzen Sie lieber kein Öl aus Sprühdosen. Denn durch den Druck und bei unzureichender Belüftung besteht Verpuffungsgefahr.
Was tun, wenn der Schredder überhitzt?
Ein Aktenvernichter überhitzt vor allem dann, wenn das Gerät die überschreitet. Diese wird von der herstellenden Firma festgelegt, um zu vermeiden, dass der Schredder zu heiß läuft. Das heißt: Auch wenn Sie Ihr Gerät auf Dauerbetrieb umschalten können, sollten Sie diese Zeit unbedingt einhalten. Denn nach einem bestimmten Zeitrahmen braucht der Aktenvernichter eine Abkühlungsphase, bevor Sie ihn wieder einsetzen. Der Zeitraum an sich variiert je nach Modell und ist in den meisten Bedienungsanleitungen angegeben.
Übrigens: Moderne Aktenvernichter verfügen mittlerweile über einen Schutz vor Überhitzung. Sie schalten sich also nach einer gewissen Zeit selbstständig ab.
Was tun, wenn der Schredder verstopft?
Ist der Aktenvernichter verstopft, ist der Grund meist ein Papierstau, der oft aus einer fehlerhaften Handhabung resultiert. Achten Sie zum Beispiel vor allem bei kleineren Modellen auf Büroklammern oder Tackernadeln, wodurch die Schneidemesser verklemmen und kaputtgehen können. Generell gibt es zwei Ursachen für Papierstau beim Aktenvernichter.
Grund 1: Zu viele Blätter oder eingeklemmte Papierpartikel
Die meisten Geräte geben eine maximale Menge an Blättern an, die Sie über den automatischen Einzug einführen sollten. Überschreiten Sie die Menge der eingelegten Blätter, führt dies unweigerlich zum Papierstau. Wenn Partikel im Schneidewerk eingeklemmt sind, dann reicht es größtenteils aus, ein Stück dünne Pappe im laufenden Einzugsbetrieb mit sanftem Druck in den Aufnahmeschacht zu drücken.
Grund 2: Überfüllter Auffangbehälter
Auch ein übervoller Auffangbehälter gilt als häufige Ursache für Papierstau. Daher sollten Sie diesen regelmäßig leeren. Moderne Aktenvernichter arbeiten mit einer Anti-Papierstau-Technologie: Hier schiebt eine automatische Rücklauffunktion das Papier so lange hin und her, bis dieses durchrutscht. Einen solchen Rücklauf können Sie jedoch auch manuell starten, falls Ihr Schredder über keine solche Funktion verfügt:
- Betätigen Sie die Rücklauftaste. Dabei befördern die Schneidewerke das eingeklemmte Papier meist bereits wieder aus dem Einfuhrschacht nach oben.
- Zusätzlich können Sie zwischen den Tasten für den Vorwärts- und Rückwärtsbetrieb wechseln, um das Schneidewerk von den eingeklemmten Zetteln zu befreien.
- Falls sich das Papier dennoch nicht löst: Nehmen Sie den Aktenvernichter vom Netz und versuchen Sie den Papierstapel vorsichtig nach unten oder nach oben aus dem Schneidewerk zu ziehen. Aber Achtung: Hier besteht Verletzungsgefahr! Achten Sie daher darauf, nicht mit den Händen in die Schneidemesser zu greifen und ziehen Sie nicht zu ruckartig an den Blättern.
Sobald Sie den Papierstau beseitigt haben, empfehlen Fachleute das Schneidewerk des Aktenvernichters unbedingt sorgfältig zu ölen.
Tritt bei einem Profi-Aktenvernichter für Großmengen Papierstau auf und das Gerät schafft es trotz Rücklauffunktion nicht, den Stau zu beseitigen, kontaktieren Sie die herstellende Firma!
Unser Fazit
Generell können Sie also viele Bestandteile wie Sensor, Auffangbehälter und Gehäuse beim Aktenvernichter selbstständig und einfach reinigen. Zu den wichtigsten Komponenten zählen jedoch die Schneidewerke. Diese sollten Sie regelmäßig von Partikeln befreien und ölen, um deren Funktionalität langfristig zu erhalten. Am Ende stellt sich nur noch die Frage, ob Sie den Aktenvernichter selbst reparieren oder warten lassen sollten? Bei kleineren Fehlern wie einem Papierstau oder zu lauten Schneidewerken können Sie den Schredder meist selbst durch eine gründliche Reinigung reparieren. Beim Aktenvernichter für große Mengen wenden Sie sich am besten an den technischen Service der herstellenden Firma.
