Was sollten Betriebe bei der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht beachten?
Für ein Unternehmen besteht die Pflicht, geschäftliche Unterlagen über eine bestimmte Frist ordnungsgemäß aufzubewahren. Dazu sind in einigen Gesetzen die jeweiligen Vorschriften zur Aufbewahrung oder Vernichtung festlegt. Diese unterscheiden sich je nach Dokumententyp: Für verschiedene Schriftstücke oder Unterlagen gelten entsprechende Fristen und Formen der Aufbewahrung. Warum legt das Gesetz für Betriebe solche Aufbewahrungspflichten fest? Das Ziel dieser Vorschriften besteht darin, dass prüfende Instanzen – etwa das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung – zu jeder Zeit auf relevante Dokumente zugreifen können. Für das Unternehmen bestehen aber auch Vorteile: Bei Uneinigkeiten mit dem Finanzamt oder im Falle eines Rechtsstreits liegt in Ihrem Archiv alles parat, um das Problem zu lösen.
Gesetzliche Regelung zur Aufbewahrungspflicht
Grundlegend ist die Aufbewahrungspflicht von Unterlagen in der Abgabenordnung (AO) im Bereich des Steuerrechts und im Handelsgesetzbuch (HGB) im Bereich des Handelsrechts verankert. Im Folgenden erhalten Sie die wichtigsten Informationen zu diesen Vorschriften im Überblick.
Wer ist verpflichtet? Steuerrechtliche & Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht
Die AO bestimmt, wie Sie Unterlagen, die zum Bereich des Steuerrechts gehören, aufbewahren sollten. Daher bestehen die darin festgelegten Vorschriften zur Aufbewahrung für alle Unternehmen, die auch zur Buchführung verpflichtet sind. Führt Ihr Betrieb die Geschäftsbücher nach anderen Gesetzen als dem Steuerrecht, gilt für Sie die Aufbewahrungspflicht nach dem HGB. Allgemein zählen zu den zur Aufbewahrung verpflichteten Unternehmen daher nicht nur GmbHs oder KGs, sondern auch Gewerbetreibende wie Land- und Forstwirte, die bestimmte Umsatzgrenzen überschreiten. Darunter fallen etwa Betriebe, die mehr als 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften. Für Land- und Forstwirte gilt eine Gewinngrenze von mehr als 100.000 Euro pro Kalenderjahr oder eine Nutzflächengrenze mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro.
Auch wenn Sie Ihr Geschäfts auflösen, besteht die Aufbewahrungspflicht der steuerlich relevanten Dokumente weiterhin. Das heißt: Sie als Geschäftsleitung müssen die Akten für 10 Jahre aufbewahren. Dabei ergibt sich oft das Problem der Lagerung, denn bei Geschäftsaufgabe stehen den Führungskräften oft auch keine Räumlichkeiten mehr zur Verfügung und die Dokumente dürfen nicht in ein externes Lager übergesiedelt werden. Die Lösung liegt daher oft in einem elektronischen Archiv. Wenn Unternehmen bereits mit einer digitalen Buchhaltung gearbeitet haben, profitieren sie nun von einer einfacheren Aufbewahrung.
Folgen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht
Wenn ein Betrieb die aufzubewahrenden Unterlagen vor Ablauf der festgelegten Fristen zerstört, beschädigt oder auch heimlich entsorgt, muss dieser mit schweren Konsequenzen rechnen. Wird das Vergehen entdeckt, schätzt das Finanzamt im ersten Schritt die Vermögensgegenstände und Umsätze anhand von Vergleichswerten innerhalb der Branche. Im milderen Fall ergeben sich darauf für die entsprechende Firma höhere Nachzahlungen. Stellt eine Untersuchung jedoch eine schwerwiegendere Verletzung der Gesetze vor, drohen im schlimmsten Fall hohe Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen.
Welche Aufbewahrungsfristen gibt es und wofür gelten sie?
Grundlegend gelten für steuerrelevante Geschäftsunterlagen Aufbewahrungsfristen von sechs oder 10 Jahren. Diese Zeiträume legt die entsprechende Abgabenordnung fest. Mit dem Schluss des letzten Kalenderjahres beginnt die Frist zur Aufbewahrung: Dabei gibt jedoch der letzte Vorgang in Bezug auf dieses Dokument die ausschlaggebende Frist vor. Im Normalfall handelt es sich dabei um die letzte Änderung, die Sie an diesem Dokument vornehmen. Da sich bei Unterlagen der Buchführung oft nichts mehr ändert, beginn die Aufbewahrungspflicht meist am Ende des Jahres, an dem Sie die Bilanz oder den Bericht erstellen. Bei den für die steuerrelevanten Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist am Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. In einigen Fällen dürfen Sie Dokumente nicht zerstören, obwohl diese nicht mehr unter die Aufbewahrungsfrist fallen. Dazu zählen zum Beispiel laufende Prüfungen des Betriebs, der Umsätze oder Lohnsteuer. Gleiches gilt für laufende strafrechtliche oder bußgeldrechtliche Ermittlungen oder bei Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren.
Aufbewahrungspflicht über 10 Jahre
Nach Paragraf 147 der Abgabenordnung gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für folgende Dokumente:
Dies meint meist das Grundbuch, welches alle geschäftlichen Vorfälle in chronologischer Reihenfolge enthält. Darüber hinaus gehören alle Haupt- und Nebenbücher zu dieser Klasse.
Hierbei handelt es sich um aufgelistete Vermögensgegenstände und Schulden einer Unternehmens.
Mit diesem schließt ein Unternehmen die Buchführung des Geschäftsjahres ab. Daher enthält die entsprechende Unterlage das Geschäftsergebnis und das Betriebsvermögen.
Dieses Dokument enthält Erläuterungen zum Jahresabschluss und Informationen sowie Analyse über den Geschäftsverlauf und die Lage der Gesellschaft.
Diese enthält neben den Bilanzen alle erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
Dazu zählen zum Beispiel Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine und Quittungen.
Bankunterlagen und Kontoauszüge, Fahrtenbücher, Steuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung
Aufbewahrungspflicht über 6 Jahre
Nach Paragraf 147 der Abgabenordnung gilt die sechsjährige Aufbewahrungsfrist für folgende Dokumente:
Egal ob Brief oder E-Mail: Alle geschäftsrelevanten Korrespondenzen fallen unter die Aufbewahrungspflicht, wenn Sie Betriebsvorgänge dokumentieren. Falls Sie sich unsicher sind, für welche Dokumente welche Frist gilt, wählen Sie im Zweifel die 10-Jahres-Frist. Damit bleiben sie für Betriebsprüfungen und Ähnliches auf der sicheren Seite.
Dokumente, die Sie ausschließlich für den internen Gebrauch nutzen, unterliegen keiner Aufbewahrungspflicht. Es steht Ihnen daher frei, diese Unterlagen aufzubewahren oder zu vernichten. Zu dieser Art von Dokumenten zählen zum Beispiel erfolglose oder nicht angenommene Angebote, statistische Berichte oder Anwesenheitslisten bei Betriebsversammlungen.
Form der Aufbewahrung: Digital oder Papier?
Neben den genannten Fristen gelten für die aufzubewahrenden Dokumente auch bestimmte Vorgaben zur Art der Aufbewahrung. Die Lesbarkeit der Unterlagen ist jedoch die oberste Priorität bei allen Formen – egal ob als Bild, auf Papier oder als digitales Dokument.
Für digital aufbewahrte Dokumente gelten die GoBD: Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese enthalten verschiedene Zusätze zur oben vorgestellten AO, wie Unternehmen digitale Dokumente aufbewahren sollten.
Original oder Bildliche oder inhaltliche Wiedergabe
Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen gilt es nach AO im Original aufzubewahren. Erstellt Ihr Unternehmen den Jahresabschluss etwa digital, zählt eben diese Form als Original. Bei Rechnungen sowie Geschäfts- oder Handelsbriefen sieht die Aufbewahrungspflicht die Wiedergabe in bildlicher Form vor. Diese Form muss mit dem ursprünglichen Dokument identisch übereinstimmen, etwa durch einen Scan als PDF oder Kopie. Eine inhaltliche Wiedergabe, wie etwa bei Handelsanweisungen, erfordert keine exakte Kopie. Sie müssen allerdings gewährleisten, dass alle Informationen richtig, vollständig und unveränderlich abgespeichert worden sind.
Digitale Wiedergabe
Viele Unternehmen gehen dazu über, Ihr Büro trotz Aufbewahrungspflicht möglichst papierlos zu führen. Mit Ausnahme von Jahresabschlüssen, Eröffnungsbilanzen und bestimmter Zolldokumente, dürfen Sie dazu alle Unterlagen auch digital abspeichern. Allerdings sollten Sie dabei gewährleisten, dass das Finanzamt die Dokumente auch nach sechs oder 10 Jahren maschinell auswerten kann. Das heißt, die auf Datenträgern gespeicherten Unterlagen sollten bildlich oder inhaltlich mit den Originalen übereinstimmen.
Am sichersten gestaltet sich dieser Vorgang, indem Sie Dokumente scannen und sie auf Festplatten, CDs oder in einem Webspace speichern. Letztere Option lässt sich etwa gut mit einer Software zur Dokumentenverwaltung realisieren und bringt viele Vorteile für ein Unternehmen, das betriebliche Vorgänge digitalisieren möchte.
Achten Sie beim Scannen der Dokumente ebenfalls darauf, den Vorgang ordnungsgemäß zu dokumentieren. Dazu versehen Sie die Dateien mit einem unveränderbaren Index und speichern dort folgende Angaben der Organisationsanweisung ab:
- Scannende Person
- Zeitpunkt des Scans
- Objekte des Scans
- Erforderlichkeit einer bildlichen oder inhaltlichen Übereinstimmung mit dem Original
- Form der Qualitätskontrolle für Lesbarkeit und Vollständigkeit
- Form der Protokollierung von Fehlern
Wenn Sie die Aufbewahrungspflicht in größtenteils digitaler Form erfüllen, sollten Sie auch auf eine der DSGVO entsprechende Aktenvernichtung achten. Denn auch wenn Sie Belege und Co. einscannen, können Sie diese meist nicht einfach so wegwerfen. Viele Unterlagen enthalten empfindliche Daten und persönliche Angaben, die es auch beim Vernichtungsprozess zu schützen gilt. Um Ihr Unternehmen trotz der Aufbewahrungspflicht größtenteils digital zu führen und gleichzeitig der Rechtslage und dem Datenschutz zu entsprechen, eignet sich ein passender Aktenvernichter oder die Aktenvernichtung als Dienstleistung.
Moderner Aktenvernichter oder Aktenvernichtung als Service?
Fazit
Alles in allem gilt: Die Aufbewahrungspflicht ist eine wichtige Verordnung für jedes Unternehmen, das dem Steuer- oder Handelsrecht unterliegt. Sie dient nicht nur dazu, dem Finanzamt den Zugang zu den geschäftlichen Vorgängen bei einer Betriebsprüfung zu erleichtern. Auch der Betrieb selbst profitiert davon, Unterlagen über den Zeitraum von sechs oder zehn Jahre ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn so sind Sie auf der sicheren Seite, falls Rechtsstreitigkeiten oder ähnliche Vorfälle auftreten. Die gute Nachricht: Sie brauchen einen großen Teil der Unterlagen nicht unbedingt in Papierform aufzubewahren. Auch mit einer organisierten digitalen Aufbewahrung können Sie der Aufbewahrungspflicht entsprechen und sparen dennoch Platz im Büro.