Coworking Spaces gründen: Herausforderungen, Möglichkeiten und Kosten
Seit im Jahr 2020 das Home-Office an Bedeutung gewonnen hat, sind große Büroflächen ein Kostenfaktor geworden, den viele Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Wenn nicht alle Angestellten gleichzeitig vor Ort sind, können Arbeitsplätze geteilt genutzt werden. Das spart Fläche und Kosten. Daher erfreuen sich auch Coworking Spaces immer größerer Beliebtheit. Während sie für viele Freelancer schon länger eine praktische Hilfe sind, ist die flexible Nutzung von Mietbüros für Start-ups und vermehrt auch für größere Unternehmen eine attraktive Alternative oder Ergänzung zu eigenen Büroräumen. Andersherum bieten sie auch neue Geschäftsmöglichkeiten. Denn trotz steigender Nachfrage hat der Markt noch Lücken. Was Sie bedenken und wissen sollten, wenn Sie einen erfolgreichen Coworking Space gründen möchten, lesen Sie im Folgenden.
Auf dem Existenzgründungsportal des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) finden Sie viele wertvolle Informationen rund um das Thema Unternehmensgründung gebündelt und verständlich aufbereitet.
Warum lohnt es sich, einen Coworking Space zu gründen?
In so machen Innenstädten herrscht ein Mangel an bezahlbaren Büroflächen. Für Unternehmen sind Coworking Spaces daher eine attraktive Alternative zu eigenen beziehungsweise allein genutzten Büroräumen. Sie sind aus Kostengründen vorteilhaft für Arbeitgeber, aber auch praktisch für Remote-Arbeitnehmer und Selbstständige, die hier komfortabler arbeiten können als im Home-Office. Trotz der Höhe des Tagessatzes, der über der üblichen Miete liegt, ist das Angebot attraktiv. Denn die Mieter können je nach Kostenmodell frei entscheiden, an welchen Tagen sie die Räumlichkeiten nutzen und auch nur für diese Zeiträume zahlen. Die Vorteile für Sie als Gründer eines Coworking Spaces sind ebenfalls vielfältig:
- Sind Ihre aktuellen Büroflächen zu groß für Ihren eigenen Bedarf? Teilen Sie sich die Kosten, statt Räume ungenutzt zu lassen.
- Die Nachfrage nach Coworking Spaces steigt. Sie können so eine langfristige Einnahmequelle aufbauen. Und das unabhängig davon, ob Sie die Räume für Ihr Unternehmen nutzen und nur teilweise untervermieten oder die gesamte Bürofläche als Coworking Space anbieten.
- Durch die Vermietung an Start-ups knüpfen Sie Kontakte, bilden Netzwerke und haben die Möglichkeit, in neue Unternehmen zu investieren.
- Sie können die Räumlichkeiten auch für Vorträge oder Veranstaltungen vermieten und einen noch größeren Kundenstamm aufbauen.
Wie profitabel ein Coworking Space tatsächlich ist, hängt von vielen Faktoren ab. Je gründlicher Sie sich im Vorfeld über Wettbewerber und Ansprüche potenzieller Kundschaft informieren, desto besser. Planen Sie auch die Fläche und Anzahl der Arbeitsplätze genau ein. Je höher die Auslastung, desto eher arbeiten Sie wirtschaftlich. Wenn Sie mit Dauermietverträgen arbeiten und viele Inklusivleistungen bieten, sind Sie weniger davon abhängig, wie oft die Arbeitsplätze tatsächlich genutzt werden. Setzen Sie dagegen auf Vor-Ort-Umsätze mit Bürogeräten und Verpflegungsangeboten, ist die Präsenz Ihrer Kundschaft umso wichtiger.
Der jährliche Global Coworking Survey untersucht unter anderem, wie profitabel Coworking Spaces sind und welche Faktoren dies mitbestimmen. Was der Report für 2023 ergeben hat, können Sie hier nachlesen.
Was ist rechtlich bei der Gründung eines Coworking Spaces zu beachten?
Wie bei jeder anderen Unternehmensgründung auch, müssen Sie für das Betreiben eines Coworking Spaces ein Gewerbe anmelden, welches im Handelsregister eingetragen wird. Welche Gewerbeform sich für Ihren Coworking Space anbietet, ist unter anderem von den Voraussetzungen abhängig, die Sie mitbringen.
- Für Personengesellschaften wie GbRs, KGs oder OHGs sind mindestens zwei Gründer nötig. Dafür brauchen Sie hier aber kein Stammkapital.
- GmbHs dagegen können auch von einem Gründer allein angemeldet werden. Hierfür benötigen Sie jedoch ein Mindestkapital von 25,000 Euro (Stand Februar 2024).
Achten Sie also auf die verschiedenen Kriterien bei der Anmeldung Ihres Gewerbes. Einen Einstieg in das Thema Rechtsformen bei der Unternehmensgründung bietet dieses Video der IHK München:
Weitere rechtliche Aspekte, um die Sie sich kümmern müssen, wenn Sie einen Coworking Space gründen, sind die folgenden:
- Erarbeiten Sie allgemeine Geschäftsbedingungen, in denen Vertragsgrundlagen wie Zahlungsmodalitäten, Eigentumsvorbehalt und Leistungsumfang Ihrer Dienste festgelegt werden.
- Erstellen Sie Nutzungsbedingungen für die Miete Ihres Coworking Spaces und der Nutzung der Ausstattung. Nicht vorgeschrieben, aber empfehlenswert ist außerdem die Erstellung einer Hausordnung. Diese legt die Rechte und Pflichten aller Mieter und Nutzenden des Coworking Spaces fest und hilft, ein für alle Beteiligten angenehmes Arbeitsklima zu schaffen.
- Prüfen Sie, an welchen Stellen Vorkehrungen zum Datenschutz getroffen werden müssen. Das beinhaltet auch Regelungen zur Wahrung des Postgeheimnisses, wenn Sie Ihren Mietern und Nutzenden ein Postfach zur Verfügung stellen beziehungsweise es ihnen ermöglichen, Post in Ihren Räumen aufzubewahren.
- Möchten Sie eine Website betreiben, achten Sie auch hier auf Rechtskonformität, etwa beim Einsatz von Cookies. Stellen Sie Ihre AGB und Datenschutzerklärung gut auffindbar zur Verfügung und hinterlegen Sie ein Impressum gemäß Telemediengesetz (TMG).
- Sie sind außerdem zur Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet. Wenn Sie sich mit dem Thema Buchführung nicht auskennen, wenden Sie sich an ein professionelles Buchhaltungsbüro. Dieses unterstützt Sie bei den täglichen Steuerfragen oder der Erstellung einer Jahresbilanz.
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist lediglich ein Informationsangebot. Der Beitrag erhebt nicht an den Anspruch einer Rechtsberatung und kann diese in individuellen Fällen auch nicht ersetzen!
Coworking Space eröffnen: Welche Kostenfaktoren gibt es?
Wenn Sie Ihr Unternehmen als Personengesellschaft gründen, ist zwar kein Stammkapital vorgeschrieben. Doch um den Coworking Space eröffnen zu können, benötigen Sie natürlich ein gewisses Startkapital für die Erstausstattung. Außerdem ist ein Überbrückungs-Kapital sinnvoll. Mit diesem können Sie arbeiten, bis Sie einen ausreichend großen Kundenstamm aufgebaut haben, um die laufenden Kosten zu decken.
Um die Kosten für den Betrieb eines Coworking Spaces kalkulieren zu können, ist grundlegend zwischen zwei Modellen zu unterscheiden: Stellen Sie nur die Räume zur Verfügung und Ihre Mieter sorgen für alles andere selbst? Oder bieten Sie einen Rundum-Service inklusive Bürogeräten und Verpflegung an? Dann haben Sie natürlich höhere Kosten, können aber auch höhere Mieten verlangen. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über Kostenfaktoren, die Sie in Ihrer Kalkulation berücksichtigen sollten.
Initiale Kosten für die Gründung eines Coworking Space
Das Startkapital brauchen Sie mindestens für die Räume, gegebenenfalls auch für Ausstattung und Einrichtung. Auch weitere Faktoren spielen eine Rolle.
- Gewerbeanmeldung: Die Kosten für die persönliche oder digitale Anmeldung des Gewerbes sind je nach Bundesland unterschiedlich hoch. In Berlin beispielsweise kostet die Gewerbeanmeldung 20 Euro beziehungsweise 15 Euro, wenn sie über das offizielle Online-Portal erfolgt. Hinzu kommen gegebenenfalls Kosten für die Ausstellung von Dokumenten wie ein polizeiliches Führungszeugnis oder ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister.
- Werbekosten: Planen Sie Kosten für Werbung und Werbematerialien ein, gegebenenfalls für Einträge in Branchenverzeichnissen oder Ähnliches.
- Der größte Punkt sind die Kaufkosten für eine eigene Immobilie beziehungsweise ****erste Monatsmieten und die Kaution für ein Mietobjekt.
- Erstanschaffungskosten für die Einrichtung: Sollen Ihre Mieter nicht selbst für die Ausstattung sorgen, so müssen Sie Arbeitsplätze schaffen und benötigen mindestens Schreibtische und Stühle sowie Lichtquellen. Aufbewahrungsmöglichkeiten, eine Telefonanlage, Druck- und Kopiergeräte sind ebenfalls empfehlenswert und steigern den Wert Ihres Coworking Space. Je nach Mietklientel kann es sich auch lohnen, zusätzliche Geräte wie Aktenvernichter oder Frankiermaschinen zur Verfügung zu stellen.
Die Ausstattung ist ein wesentlicher Faktor für die Attraktivität Ihres Coworking Spaces. Setzen Sie auf eine gemeinsame Nutzung gegen Entgelt (zum Beispiel über Geräte mit Münzeinwurf oder Chipkartenzahlung)? Oder soll die Nutzung aller Geräte im Mietpreis inbegriffen sein? Recherchieren Sie dazu, welche Angebote am gewählten Standort besonders gefragt sind. Was bieten Ihre Wettbewerber und welche Lücke können Sie womöglich schließen? Wählen Sie die Einrichtung und Ausstattung dementsprechend aus.
B2B-Produkte für Ihren Coworking Space
Laufende Kosten im Coworking Space
Wie für jede andere Bürofläche auch müssen im Coworking Space laufende Fixkosten eingeplant werden. Diese beinhalten Instandhaltungskosten für Immobilieneigentum oder Mietkosten, außerdem Kosten für Strom, Wasser, Internet und Telefon sowie gegebenenfalls für Personal und Verpflegung.
- Immobilie. Vor allem die Lage entscheidet hier über die Kosten. Je zentraler gelegen, je besser angebunden, desto höher wird die Miete. Rechnen Sie im voraus durch, ob sich das für Sie lohnt: Ist eine ausreichend große Nachfrage vorhanden, um die Kosten wieder reinzuholen?
- stabile und schnelle Internetverbindung
- Personal: Planen Sie Kosten für Verwaltungs- oder Reinigungspersonal ein. Gegebenenfalls stellen Sie auch Personal für technische Hilfestellungen oder als Büroassistenz zur Verfügung. Viele Aufgaben können Studierende aus verwandten Fachrichtungen oder Minijobber übernehmen.
- Verpflegung: Besonders beliebt sind Workspaces, die für eine kostenlose Versorgung mit Kaffee, Kaltgetränken und Snacks sorgen. Hier sind Miet- oder Leasingverträge für Kaffeevollautomaten, Wasserspender und Automaten eine praktische Lösung. Oder Sie teilen das Angebot auf und stellen zum Beispiel Kaffee und Wasser kostenfrei zur Verfügung, während Sie Snack- und Frischwaren-Automaten mit Bezahlfunktion als zusätzliche Einnahmequelle aufstellen. Mehr zum Thema Verpflegung finden Sie auch weiter unten im Artikel.
Den Coworking Space möglichst attraktiv gestalten
Ob ein Coworking Space attraktiv für mögliche Nutzer und Nutzerinnen ist, liegt an vielen Faktoren, die je nach Standort und Zielkundschaft sehr unterschiedlich sein können. Die Lage der Immobilie spielt aber in jedem Fall eine große Rolle: Möchten Sie einen ausreichend großen Kundenstamm aufbauen, achten Sie bei der Auswahl des Standortes auf eine gute Verkehrsanbindung beziehungsweise Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel. Außerdem vorteilhaft sind fußläufig erreichbare gastronomische Einrichtungen. Alternativ dazu können Sie aber auch ein eigenes Verpflegungskonzept innerhalb des Coworking Spaces aufbauen.
Abgesehen davon ist die Einrichtung und Ausstattung entscheidend. Neben Arbeitsplätzen sind Meetingräume wichtig, die für den Austausch in größeren Gruppen oder für Gespräche mit Kundschaft, Investoren oder Geschäftspartnern genutzt werden können. Moderne Bürogeräte wie Multifunktionskopierer oder eine gute Telefonanlage sind ebenfalls von Vorteil. Um erholsame Pausen zu ermöglichen, können Sie entsprechende Räume mit gemütlichen Sitzecken und vielleicht mit Kickertischen oder Tischtennisplatten ausstatten.
Abwechslungsreich gestaltete Arbeitsplätze sorgen für eine angenehme Atmosphäre, wirken inspirierend und erhöhen die Motivation. Attraktive Gemeinschaftsflächen erleichtern und fördern zudem das Networking.
Ermöglichen Sie potenziellen Nutzern und Nutzerinnen, Ihre Räume probeweise zu mieten, oder veranstalten Sie Events und Tage der offenen Tür, um auf sich aufmerksam zu machen. Sie können auch sich mit anderen Betreibern von Coworking Spaces zusammenschließen und sogenannte Coworking-Visa anbieten. Inhaber eines solchen Visums können in allen teilnehmenden Workspaces arbeiten, ohne mit jedem Anbieter einzeln einen Vertrag abschließen zu müssen. Solche Angebote, besonders wenn sie in verschiedenen Städten funktionieren, sind vor allem für Geschäftsreisende, Pendler und Selbstständige attraktiv.
Verpflegungsmöglichkeiten im Coworking Space
Je mehr Verpflegungsoptionen die Nutzer und Nutzerinnen Ihres Coworking Spaces haben, desto attraktiver ist dieser. Insbesondere wenn im näheren Umfeld keine oder nur wenige gastronomischen Angebote vorhanden sind, können Sie mit einem breiten Angebot an Getränken und Speisen punkten. Dieses können Sie kostenfrei beziehungsweise als Inklusivleistung der Miete oder aber zum Kauf anbieten. Möglich ist, wie bereits angesprochen, auch eine Mischform: Stellen Sie beispielsweise Kaffeevollautomaten und Wasserspender zur kostenfreien Grundversorgung auf und nutzen Sie Verpflegungsautomaten als zusätzliche Einnahmequelle. Beachten Sie aber, dass Sie für den Betrieb von Verpflegungsautomaten eine entsprechende Gewerbeanmeldung brauchen!
Unsere Partner haben eine Reihe von modernen Geräten im Repertoire, die Sie nach Ihrem Bedarf individuell kombinieren können:
Kaffeevollautomaten oder Heißgetränkeautomaten
Ob während der Arbeit am Computer oder in der Pause, Kaffee ist das beliebteste Heißgetränk in Büros. Sie können klassisch auf Filtermaschinen setzen oder mit modernen Geräten ein breites Angebote an verschiedenen, stets frisch aufgebrühten Kaffeespezialitäten, Tee oder Kakao bereitstellen. Ob Sie dabei Kaffeevollautomaten als Tischgeräte oder große Heißgetränkeautomaten nutzen sollten, hängt vor allem davon ab, wieviel Platz Ihnen zur Verfügung steht und wie viele Personen Sie versorgen möchten. Als Einnahmequelle sind beide Varianten möglich, denn auch Kaffeevollautomaten sind mit Bezahlsystemen erhältlich.
Kaffeevollautomaten
Heißgetränkeautomaten
Wasserspender und Kaltgetränkeautomaten
Wasserspender sind nicht nur gesundheitsfördernd, sondern auch vorteilhaft für den Arbeitsalltag. Denn die ausreichende Versorgung mit Flüssigkeit ist essentiell für die Konzentration und Leistungsfähigkeit. Je nach Standortbedingungen können Sie zwischen Modellen mit Gallone oder Festwasseranschluss wählen. Möchten Sie eine breitere Palette an Getränken anbieten, ist ein Standautomat von Vorteil.
Wasserspender
Kaltgetränkeautomaten
Snack- und Frischwarenautomaten
Snack- und Frischwarenautomaten bieten eine praktische Lösung zur Verpflegung Ihrer Angestellten und Mieter, wenn in der näheren Umgebung nur wenig gastronomische Angebote zu finden sind. Von Süßigkeiten und Knabbereien über Salate und belegte Brötchen bis hin zu fertig zubereiteten Mahlzeiten ist die Auswahl an möglichen Füllprodukten groß. Lassen Sie sich hierzu gern von unseren Partnern beraten.
Snackautomaten
Fazit
Mit dem aktuellen Umdenken in der Arbeitswelt werden Büroarbeitsplätze zunehmend flexibler genutzt. Daher lohnt es sich auch langfristig, einen Coworking Space zu eröffnen. Sie als Gründer haben es dabei in der Hand, wie erfolgreich Ihr Angebot ist. Je besser Sie im Vorfeld den Markt analysieren und je attraktiver Sie Ihren Coworking Space gestalten, desto höher sind Ihre Erfolgschancen. Die richtige Lage, eine moderne Einrichtung sowie eine praktische Ausstattung sind dabei Ihre wichtigsten Hebel.