Wie scannen Sie Dokumente richtig und welcher Scanner eignet sich?
Auch wenn Papier in vielen Bereichen weiterhin eine große Rolle spielt, schreitet die Digitalisierung von Dokumenten immer weiter voran. Um Unterlagen effizient einzuscannen und die Qualität auch in der digitalen Version zu erhalten, brauchen Sie zum einen den passenden Scanner für Ihr Büro. Zum anderen spielen aber auch die richtigen Einstellungen und die Vorgehensweise beim Scan-Vorgang eine große Rolle. Daher stellen wir Ihnen im folgenden Artikel nicht nur Modelle zum Scanner vor, sondern zeigen Ihnen am Ende auch, wie Ihnen in fünf einfachen Schritten ein perfekter Scan gelingt.

Ihr Weg zum papierlosen Büro mit dem richtigen Scanner
Der wichtigste Tipp, um problemlos Dokumente zu scannen, ist die Auswahl des richtigen Scanners für Ihr Unternehmen. Vor allem Büros, die papierlos werden wollen und Ihre Prozesse in dem Zuge zum größten Teil digitalisieren, brauchen ein verlässliches Gerät. Folgende Aspekte sollten bei der Auswahl eines professionellen Scanners für digitale Büros eine Rolle spielen:

Schnell & effizient
Achten beim Scanner im Büro auf die entsprechende Geschwindigkeit. Für Selbstständige oder kleine Büros liegt ein guter Scan-Wert bei etwa 25 Seiten pro Minute. Schnelle Scanner für größere Büros sollten bei Bedarf auch 40 und mehr Seiten pro Minute bearbeiten können.

Strom- & platzsparend
Mit einem stromsparenden Scanner reduzieren Sie nicht nur Ihre Bürokosten, sondern fördern auch die Nachhaltigkeit im Betrieb. Achten Sie zudem darauf, welche Geräte zum Raumkonzept Ihres Unternehmens passen und möglichst wenig Arbeitsplatz einnehmen.

Nutzerfreundlich
Achten Sie beim Scanner für KMU auf die entsprechende Lautstärke, um den Lärm am Arbeitsplatz zu reduzieren. Außerdem sollte sich das Gerät einfach bedienen lassen und je nach Bedarf neben Papier auch Kassenzettel oder Quittungen sowie Visitenkarten problemlos scannen.
Auf dem Markt finden Sie heutzutage eine breite Palette an unterschiedlichen Scanner-Modellen und jeweiligen Funktionen. Wir empfehlen daher, schon im Vorhinein eine Bedarfsanalyse vorzunehmen und mit eben diesen Notizen nach Angeboten zu suchen. So können Sie sich gezielt auf bestimmte gewünschte Funktionen und Eigenschaften fokussieren, die Sie auch wirklich brauchen.
Dokumentenscanner mit Flachbett oder Einzug?
Generell finden Sie häufig Dokumentenscanner als Flachbett- oder Einzugsscanner. Bei der ersteren Version legen Sie die Originaldokumente auf eine Glasplatte, von der es der Scanner scannt und in digitaler Form abspeichert. Diese sind meist sehr kompakt und kostengünstig. Allerdings können Sie hier nur Seite für Seite einlegen, was mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Dokumentenscanner mit Einzug eignen sich vor allem für kleine und mittelgroße Büros, um mehrere Schriftstücke gleichzeitig einzuscannen. Sie kommen vor allem auch in öffentlichen Einrichtungen und Arztpraxen zum Einsatz. Als PDF-Scanner überführen die Geräte den Scan sogar direkt ins PDF-Format, um das Dokument dann nach Bedarf zu bearbeiten.
Wann brauchen Sie einen Trommelscanner?
Der Scanner mit einer rotierenden Trommel erfasst ein Bild auf einer Walze, wodurch Sie eine unglaublich detaillierte Kopie erhalten. Allerdings sind diese Geräte sehr kostspielig und eignen sich nur für Grafikstudios, um Vorlagen für große Wandgrafiken und Co. einzuscannen.
Multifunktionsdrucker inklusive Scanner
Der Multifunktionsdrucker inklusive Scanner-Einheit gilt als die beste Alternative zum Flachbettscanner für Unternehmen. Diese scannen nicht nur, sondern drucken, kopieren oder faxen Dokumente an nur einem Gerät. Wenn Sie diese Funktionen zusätzlich benötigen, dann sparen Sie mit dem Multifunktionsdrucker Strom, da Sie nur ein Gerät an das Stromnetz anschließen müssen.

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Zusätzliche Funktionen beim Scanner
Je nachdem welche Menge und Art der Dokumente Sie scannen, erleichtern Ihnen zusätzliche Funktionen den Scanprozess:
- OCR-Texterkennung
Die OCR-Technologie ist eine optische Zeichenerkennung, mit der handschriftliche Dokumente in maschinenlesbare Zeichen umgewandelt werden. Dies ist beispielsweise besonders wichtig bei Geschäftsbriefen, Rechnungen, Lieferscheinen oder Broschüren. Nach dem Scannen können Sie die Unterlagen dann digital durchsuchen, bearbeiten und archivieren. Passende OCR-Softwares gibt es für PC, Smartphones und Tablets.
- Verbindungen & Schnittstellen
Wenn Sie einen Scanner egal welcher Art im Büro nutzen, sollte sich das Gerät mit dem Internetnetzwerk vor Ort verbinden lassen. Dadurch können verschiedene Nutzende auf den Scanner vom Computer aus oder einem mobilen Endgerät zugreifen. Darüber hinaus empfehlen sich mehrere USB-Anschlüsse als Standardausstattung.
- Duplex-Funktion
Die Duplex-Funktion finden Sie meist als zusätzliches Feature beim Dokumentenscanner mit Einzug. Dabei zieht das Gerät die Seite nicht nur automatisch ein, sondern erfasst Vorder- und Rückseite des Blattes gleichzeitig. Dadurch brauchen Sie die Seite nicht mehr händisch drehen oder nochmal einzulegen.
- Transparentmaterial-Adapter
Mit einem zusätzlichen Adapter für fotografische Materialien können Sie problemlos auch Dias, Negative, Filme und Fotos scannen. Dieses Zubehör eignet sich vor allem für Fotostudios oder Designbranchen.
Scan-Tipps zum Format, Einstellungen & Co.
Mit entsprechenden Einstellungen und Programmen können Sie Bilder und Dokumente einfach scannen. Im folgenden Kapitel finden Sie daher nicht nur Tipps zum Format und zur Auflösung, sondern auch Hinweise zur elektronischen Archivierung und zu Scan-Apps.
Dokumente scannen im richtigen Dateiformat
Um Textdokumente zu scannen braucht es nicht viel Speicherplatz und Sie büßen keine Qualität ein. Bei Bildern oder Fotos gestaltet sich der Scann jedoch schwieriger. Um Bilder ohne Qualitätsverluste zu scannen, sollten Sie auf das richtige Dateiformat achten. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- JPEG: Dieses Format arbeitet pixelbasiert und wird für grafische Darstellungen im Internet genutzt. Es ist sehr kompatibel und leicht zu nutzen, weswegen fast alle Programme das Format öffnen oder eine andere Datei in JPEG umwandeln können. Letzteres bringt allerdings Verluste bei der Qualität des Scans mit sich.
- PNG: Wenn es darum geht, Bilddateien zu komprimieren, eignet sich vor allem PNG. So können Sie zum Beispiel Bilder als PNG mit transparentem Hintergrund speichern und die Datei als Icon verwenden.
- Tiff: Der größte Vorteil dieses Formats liegt darin, dass keine Information verloren geht, wenn Sie diese Datei umwandeln. Die Qualität des Originals bleibt erhalten und Sie können die Bilder des Formats gut mit Grafikprogrammen bearbeiten. Einziger Nachteil: Die Datei ist am Ende sehr groß und benötigt daher viel Speicherplatz.
- PDF: Das PDF gilt heutzutage als Standard-Format eines Scans. Um dieses zu lesen oder zu bearbeiten, brauchen Sie allerdings ein entsprechendes Programm – zum Beispiel Acrobat DC von Adobe. Es unterstützt sowohl Mac als auch Windows. Allgemein eignet sich dieses Format aber eher für textbasierte Dokumente statt für Fotos oder Grafiken.
Tipps für die Auflösung
Der Scanner wandelt analoge Vorlagen in eine digitale Form um. Anschließend speichert das Programm die Bildinformationen in verschiedenen Dateiformaten ab. Daher ist die richtige Auflösung des Dokuments für die spätere Verwendung so wichtig. Denn sonst wird die Schrift unscharf und der Text nicht lesbar. Stellen Sie für Textdokumente eine Auflösung von 300 dpi ein. Bei Texten auf farbigem Papier erhöhen Sie die Helligkeit um circa zehn Prozent.
Was bedeutet eigentlich dpi?
Die Bezeichnung Dots per Inch kommt aus dem Englischen und ist eine Maßeinheit für die Bildauflösung beim Drucken. Übersetzt heißt dpi „Punkte pro Zoll“ oder auch Punktdichte.
Richtige Farbeinstellung
Dokumente mit vielen Grafiken sind aufgrund der großen Datei schwierig zu scannen oder per E-Mail zu verschicken. Wenn Sie Grafiken in Schwarz-Weiß abspeichern, sparen Sie Speicherplatz und Zeit beim Scannen. Wählen Sie hierfür beim Scannen die Einstellung „schwarz-weiß“ und „ein Bit“ aus. Generell gilt: Je höher die Auflösung und je mehr Farbinformationen mit gescannt werden müssen, desto größer ist die Datei.
Elektronische Archivierung
Das elektronische Archiv ist die neue Art, um Akten aufzubewahren. Ihre Daten archivieren Sie am PC und verzichten damit auf alte Ordner und Schränke. Durch die elektronische Akte ist Ihr Alltag im Büro nachhaltiger und Sie sparen kostbare Bürofläche ein. Damit Sie alle Dateien finden, sortieren Sie die Scans am besten nach Jahr, Monat, Tag und Name. Die Auflösung der Dateien sollte 150 bis 320 dpi betragen.
Apps um Dokumente zu scannen
Mit der Hilfe von Scan-Apps scannen Sie Dokumente per Handy oder Tablet. Dafür brauchen Sie nicht einmal ein entsprechendes Gerät. Die Dokumente speichern Sie direkt oder bearbeiten diese weiter. Aber Achtung: Nicht jede App ist mit jedem Drucker kompatibel! Entscheidend ist das Betriebssystem und, ob Sie dafür eine spezielle App des Druckherstellers benötigen. Alternativ gibt es aber auch Apps, mit denen Sie unabhängig vom Hersteller scannen und drucken können.
In fünf einfachen Schritten zum perfekten Scan
Die folgende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie ein Dokument in fünf Schritten mit einem Flachbettmodell scannen. Grundlegend unterscheidet sich dieser Vorgang beim Einzug lediglich darin, dass Sie das Dokument in den Einzug und nicht auf die Glasfläche legen.
- Bei einem Flachbettscanner ohne Vorlageneinzug legen Sie das Objekt auf die Glasfläche. Die zu scannende Seite schaut dabei nach unten. Bei einem Multifunktionsgerät mit Vorlageneinzug legen Sie die Dokumente einfach gerade in den Einzug.
- Drücken Sie jetzt die Scan-Taste. Das von Ihnen verwendete Programm öffnet sich am Rechner nach Abschluss des Scans automatisch.
- Ist alles in Ordnung, speichern Sie das Dokument. Möchten Sie etwas verändern, passen Sie die Einstellungen im Programm an und führen den Scan erneut durch.
- Weitere Anpassungen, die im Scan-Programm nicht möglich sind, bearbeiten Sie falls erforderlich mit weiteren Programmen.
- Am Ende archivieren oder verschicken Sie das gescannte Dokument.
Unser Fazit
Um Dokumente zu scannen, brauchen Sie insbesondere das passende Gerät. Je nach Unternehmensgröße und Bedarf empfehlen wir entweder einen Einzugsscanner oder direkt ein Multifunktionsdrucker inklusive Scanner. Achten Sie zudem auf die richtigen Einstellungen bezüglich Dateiformaten sowie Bildauflösungen je nach zu scannendem Objekt. In Verbindung mit dem richtigen Modell gestalten Sie Ihre Scan-Vorgänge effizient und profitieren von der Digitalisierung Ihrer Unterlagen, statt die Maßnahme als zusätzliche Arbeitslast zu sehen.