Wie fördern Sie die Teamkommunikation in der digitalen Zusammenarbeit?
Die Kommunikation im Betrieb gilt als wichtiger Grundstein für den unternehmerischen Erfolg. Wenn der persönliche Kontakt jedoch durch Modelle wie flexibles Hybrid-Working oder Home-Office wegfällt, muss die Kommunikation über digitale Wege stattfinden. Ein reiner E-Mail-Verkehr reicht hier oft nicht aus und provoziert sogar Missverständnisse. Im schlechtesten Fall stagnieren Arbeitsvorgänge und Projekte. Mit verschiedenen Kommunikationsstrategien und technischen Tools können Sie den Austausch zwischen Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützen. Wir empfehlen allerdings, zunächst alle nötigen Wege der Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu identifizieren und erst im zweiten Schritt dazu passende organisatorische Leitlinien und Regeln aufzustellen.
Was unterscheidet mobiles Arbeiten vom Home-Office?
Beim Home-Office erbringen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Leistung von einem fest eingerichteten Arbeitsplatz aus. Zumeist handelt es sich dabei um das Zuhause der entsprechenden Arbeitskraft. Dabei trägt die arbeitgebende Instanz trotzdem die Verantwortung, dass dieser Arbeitsplatz denselben gesetzlichen Anforderungen genügt wie ein betriebliches Büro.
Das mobile Arbeiten hingegen kann an wechselnden Orten außerhalb des Betriebs oder der eigenen vier Wände stattfinden – etwa im Zug oder im Hotel. Das Personal muss dabei lediglich seine Erreichbarkeit sicherstellen. Deshalb findet die Arbeitsstättenverordnung (kurz: ArbStättV) hier keine Anwendung. Allerdings gilt es für beide Optionen, den Datenschutz einzuhalten. Dafür muss die arbeitgebende Firma geeignete Schutzvorkehrungen treffen.
So verbessert die digitale Zusammenarbeit Abläufe am Arbeitsplatz!
Mit einem guten Konzept und passenden Tools können Sie von der digitalen Zusammenarbeit durchaus profitieren. Folgende Vorteile bringen Anwendungen und Co. für Ihre Firma:
- Gesteigerte Motivation und Effizienz: Digitale Kommunikationswege fördern die Zusammenarbeit und sorgen etwa für einen zielgerichteten Abschluss von Projekten und Aufgaben. Das stärkt die Leistung Ihres Unternehmens und sorgt für motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
- Erhöhte Produktivität: Digitale Zusammenarbeit ermöglicht Home-Office und führt dadurch zu weniger unnötigen Ablenkungen. Dem Personal steht mehr fokussierte Zeit zur Verfügung, um Aufgaben konzentriert abzuschließen.
- Gutes Employer Branding: Das Angebot verschiedener Tools und die Option zu flexiblen Arbeitsmodellen bringt Ihnen bessere Chancen auf dem Bewerbermarkt. Sie profitieren von einer größeren Anzahl qualifizierter Kandidatinnen und Kandidaten.
- Geringere Kosten: Setzen Sie digitale Zusammenarbeit zusätzlich als Hilfsmittel ein, um Home-Office und mobiles Arbei zu ermöglichen, haben Sie einen geringeren Bedarf an Büroräumlichkeiten. Statt einer eigenen Büroetage können Sie Ihr Smart Office zum Beispiel in einen geteilten Co-Working-Space verlagern. Dadurch sparen Sie einige Betriebskosten ein.
Herausforderungen der digitalen Zusammenarbeit
Je nach Stand Ihres Unternehmens birgt die Zusammenarbeit über digitale Wege einige Herausforderungen. Viele Betriebe sehen die Problematik insbesondere in der fehlenden Teamarbeit. Daher ist es wichtig, die Zusammenarbeit im Team zu stärken, auch wenn sich die Kolleginnen und Kollegen nicht täglich sehen. Schaffen Sie dafür bestimmte Zeiträume, um Ihrer Belegschaft den außerberuflichen Austausch zu ermöglichen.
Regelmäßige gemeinsame Pausen verbessern das Betriebsklima in Ihrer Firma. Von den Vorteilen des Austausches profitieren Sie und Ihr Team übrigens auch, wenn Sie die Kaffeepause virtuell abhalten. In unserem Artikel zur gesunden Kaffeepause lesen Sie, wie diese die Produktivität und Motivation im Büro und Betrieb steigert.
Ein weiterer Aspekt der Digitalität, der die Arbeit erschwert, ist eine asynchrone und weniger spontane Kommunikation. Dadurch kann es schnell zu Schwierigkeiten und Missverständnissen kommen. Außerdem führt dies auch manchmal dazu, dass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter isoliert und einsam fühlen. Darüber hinaus brauchen Abläufe, die aus dem Analogen in eine digitale Umgebung übertragen wurden, eine gute Einarbeitung. Diesen Problemen können Sie mit einer ausführlichen Schulung, den richtigen Tools sowie klaren Regeln entgegenwirken.
Nicht zuletzt liegt die große Herausforderung für Führungskräfte darin, ihre Mitarbeitenden auch digital erfolgreich anzuleiten. Dazu gilt es, das Personal nicht mehr nach Präsenz, sondern nach Leistung zu beurteilen. Das gelingt nur bei einem Führungsstil, der den Beschäftigten Autonomie und Selbstbestimmung zugesteht.
Teambuilding über Digitalität hinaus
Um den Teamgedanken ausreichend zu stärken, reicht ein täglicher Austausch über Chats, E-Mails oder Telekommunikation langfristig nicht aus. Wir empfehlen daher, regelmäßige Maßnahmen zum Teambuilding wie Events oder Aktivitäten durchzuführen. Im entsprechenden B2B-Artikel finden Sie weitere Tipps, wie Sie das Betriebsklima in Ihrem Unternehmen verbessern.
5 Tipps für die digitale Teamkommunikation
Die digitale Teamkommunikation funktioniert nur, wenn Sie vorher entsprechende Leitlinien und Regelungen festlegen. Im Folgenden geben wir Ihnen Ratschläge und Hinweise an die Hand – für ein erfolgreiches digitales Teamwork, egal ob von Zuhause oder unterwegs.
1. Verfügbarkeit schaffen
Um eine gute digitale Zusammenarbeit zu gewährleisten ist es wichtig, konkrete Ansprechpersonen zu benennen und auch den Einzelkontakt untereinander zu pflegen. Dies gilt insbesondere für Führungskräfte: Schaffen Sie möglichst eine gute Balance zwischen „Leistungskontrolle“ und „genügend Freiraum und Vertrauen“. Es ist bereits eine große Hilfe, wenn Sie mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einzeln kommunizieren und auf deren Leistungen und Potenziale regelmäßig eingehen.
Legen Sie außerdem Ansprechpersonen fest – zum Beispiel innerhalb einer Abteilungsleitung – die bei Fragen weiterhelfen und als Instanz zwischen Personal und Geschäftsführung fungieren. So findet ein direkter Kontaktweg statt und verläuft sich nicht über mehrere Positionen. Willigen alle im Team ein, können Sie zum Beispiel eine vollständige Kontaktliste anfertigen und das gesamte Personal aushändigen.
2. Konkrete Vorgaben aufstellen
Sobald Sie sich auf Führungsebene für bestimmte Richtlinien festlegen, kommunizieren Sie diese auch direkt im Team. Klären Sie zum Beispiel Themen wie Gleitzeitregelungen, Pausenzeiten, Datenschutzbestimmungen oder Urlaubszeiten. Die digitale Zusammenarbeit erfordert eine größere Selbstbestimmung bei der Arbeit und ein höheres Maß an Selbstständigkeit. Coachen Sie daher Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinsichtlich Eigenverantwortung, Prioritäten setzen und transparenter Kommunikation.
3. Gute Kommunikations-Balance finden
Werden sensible Informationen ausgetauscht, ist es wichtig, dass das Personal darüber Bescheid weiß, wer in welche Kanäle involviert ist. Stellen Sie konkrete Regeln auf, welche Arten von Daten über welche Kanäle geteilt werden:
- Komplexe und dringende Angelegenheiten: Direkte Kommunikation per Videokonferenz oder Telefon und abschließendes Protokoll der Absprachen.
- Dringende, aber nicht sehr komplexe Angelegenheiten: Kommunikation über Unternehmens-Chat und falls wichtige Inhalte für andere Abteilungen auch hier ein abschließendes Protokoll anlegen oder Information im Projekt-Tool vermerken.
- Komplexe, aber nicht dringende Themen: Auf direktem Wege über Feedback-Funktionen oder Kommentarbereiche.
4. Auch digital auf wertschätzende Kommunikation im Team setzen
Auch auf digitalem Wege sollte die Kommunikation im Betrieb wertschätzend, respektvoll und konstruktiv bleiben. Denn bei geschriebenen Nachrichten entstehen schneller Missverständnisse und die fehlende Gestik und Mimik bietet einen größeren Spielraum zur Interpretation. Eine wertschätzende Kommunikation mit Ihren Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern sollte also bei sensiblem Feedback oder Kritikäußerung immer im direkten Gespräch stattfinden. Schicken Sie der entsprechenden Person dafür eine Nachricht und vereinbaren Sie einen Gesprächstermin.
Meist kommt das positive Feedback bei der digitalen Zusammenarbeit eher zu kurz. Nutzen Sie dafür entweder direkt die Kommentar-Funktionen der Tools oder verfassen Sie eine dankende Nachricht im Chat. Für größere Projektabschlüsse bietet es sich auch an, den verantwortlichen Personen in einer Telefonkonferenz des gesamten Teams oder der Abteilung zu danken. Bieten Sie übrigens auch Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Möglichkeit zum digitalen Feedback-Gespräch an.
5. Das Team auf dem Laufenden halten
Wenn Sie wichtige Informationen oder Hinweise für Ihr Personal haben, warten Sie nicht lange und teilen Sie diese schnellstmöglich mit dem Team. Dazu zählt zum Beispiel die Bekanntgabe von Maßnahmen, Entscheidungen und wichtigen Terminen. Je nach Situation reicht eine unternehmensinterne E-Mail aus, die Sie rund schicken, mit dem Vermerk, dass sich Ihr Personal bei Rückfragen gern an Sie wenden soll. Alternativ können Sie auch die Teammeetings dafür nutzen. Dies fördert zusätzlich die Mitarbeitermotivation, wenn Sie etwa in einem Monatsmeeting das nächste Teamevent ankündigen oder ein erreichtes Umsatzziel bekannt geben.
Erfolgreiche Telekommunikation im Team
Die Telefonkonferenz ist heutzutage ein fester Bestandteil des Büroalltags. Sie ist besonders im Hinblick auf die Kommunikation im Home-Office die einfachste und effizienteste Form, um sich über laufende Projekte, Wochen- oder Monatsergebnisse und betriebsinterne Themen auszutauschen. Tauchen dabei Probleme auf, bremst das allerdings die gewünschte Produktivität. Für eine gelungene Telko braucht es daher eine gute Organisation sowie passende und funktionierende Technik. Mit den folgenden Tipps steht einer gelungenen Telefonkonferenz nichts mehr im Wege.
Passende Telefonanlage für digitale Zusammenarbeit auswählen
Die moderne Telefonanlage bringt für die digitale Zusammenarbeit weitere nützliche Funktionen wie Videokonferenzen oder Screensharing mit sich. So schaffen Sie für die Meetings realitätsnahe Bedingungen und reduzieren gleichzeitig die Ausgaben. Per Screensharing können Sie und Ihr Team Inhalte unkompliziert auf den Bildschirmen teilen, um ein besseres Verständnis zu gewährleisten.
Angebote für virtuelle Telefonanlage
Telko richtig vorbereiten
Als Meeting-Moderatorin oder Moderator sollten Sie dafür sorgen, die richtigen Einwähldaten bereitzustellen. Viele Programme – wie zum Beispiel Anwendungen der Cloud-Telefonie – verschicken die PIN für das Meeting automatisch in der Einladungsmail. Diese lassen sich dann ganz einfach kopieren und in das entsprechende Softphone übertragen.
Im Folgenden haben wir weitere Tipps für Sie zusammengestellt, um eine Telefonkonferenz wirksam vorzubereiten:
- Die richtige Umgebung
Äußere Geräuscheinflüsse wie Straßenverkehr durch offene Fenster oder Gespräche anderer Kolleginnen und Kollegen verhindern die einwandfreie Kommunikation während einer Telko. Überlegen Sie daher vorab, wie Sie eine passende Umgebung für das Meeting schaffen. Ziehen Sie sich am besten an einen Ort zurück, an dem Sie die Gesprächsteilnehmenden gut verstehen und von Ihnen ebenso gut verstanden werden. Organisieren Sie sich im Großraumbüro zum Beispiel lieber einen Meetingraum oder weisen Sie im Home-Office Ihre Familienmitglieder oder Mitwohnenden darauf hin, Sie nicht zu stören. Geben Sie diese Hinweise auch an das Team weiter.
- Verbindungscheck durchführen
Prüfen Sie im Vorfeld des Meetings, ob die Ihnen zur Verfügung stehende Bandbreite ausreicht. Als Faustregel gilt, dass Sie für ein Telefonat etwa 150 Kilobits pro Sekunde im Up- und Downstream benötigen.
Telko richtig durchführen
Auch zur Durchführung einer erfolgreichen Telko gehören einige Maßnahmen und Organisationseinheiten. Tipps und Hinweise haben wir in den folgenden Ratschlägen für Sie zusammengestellt:
- Rechtzeitig beginnen
Wählen Sie sich vor allem als Host der Telefonkonferenz frühzeitig ein. Prüfen Sie dabei, ob alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind. Im Fall von Störungen, besteht dann noch ausreichend Zeit, um vor dem Meeting auf Probleme zu reagieren. Wenn alles klappt, dann können Sie bis zum Beginn der Telko andere Aufgaben bearbeiten oder sich vorbereiten.
- Struktur und Organisation
Achten Sie schon bei der Einleitung zum Meeting darauf, welche Teammitglieder Sie für das Thema wirklich brauchen. Verschicken Sie außerdem im Vorfeld eine Agenda mit den wichtigsten Stichpunkten zum Ablauf. Dadurch können sich alle teilnehmenden Personen vorbereiten. Als moderierende Person beginnen Sie auch die Eröffnung des Gesprächs – je nach Telko-Art – mit einer kurzen Vorstellung oder einer Einleitung ins Thema. Als Gesprächsleiterin oder -leiter besteht Ihre Aufgabe darin, die Agenda so strukturiert wie möglich abzuarbeiten. Dafür erteilen Sie relevanten Personen das Wort oder entziehen dieses wieder, wenn das Gespräch zu sehr vom Thema abweicht. Behalten Sie zudem die Zeit im Blick und fassen Sie am Ende alle Kernergebnisse zusammen.
- Kommunikation während der Telko
Nonverbale Signale wie Gestik und Mimik fallen vor allem bei einer Telefonkonferenz ohne Video weg. Trotzdem wirkt sich ein Lächeln etwa auf den Klang der Stimme aus und kommt bei den Gesprächspartnern auch an. Achten Sie daher auch bei Telefonaten darauf, so zu reden, als wären die Personen mit Ihnen im Raum. Geben Sie außerdem Hörerrückmeldung im richtigen Maße, um zu signalisieren, dass Sie dem Gespräch folgen.
Welche Technologien sind Voraussetzung für die digitale Zusammenarbeit am Arbeitsplatz?
Im normalen Büroalltag geben die Personen viele Informationen scheinbar nebenbei weiter, wie etwa Hinweise zu wichtigen Aufgaben und Projekten. In der digitalen Zusammenarbeit entfällt dieser Punkt allerdings oft. Für eine gute Kommunikation im Team sollten Sie die Arbeit daher transparent machen. Dabei helfen Ihnen Tools und digitale Workflows, die Fortschritte Ihres Teams festzuhalten und für alle sichtbar darzustellen.
Einige der Anwendungen erleichtern Ihnen die Kommunikation, wieder andere helfen Ihnen dabei, Termine zu finden und an Projekten zusammenzuarbeiten. Wenn Sie ein neues Tool integrieren, ist es besonders wichtig, dies mit den Datenschutzbeauftragten abzusprechen. Allgemein gilt es bei digitaler Telekommunikation und Tools alles Art, auf die Verschlüsselung der Daten innerhalb der Programme zu achten. Vergeben Sie außerdem personalisierte PINs und Zugänge und schulen Sie Ihr Personal hinsichtlich der Sicherheitsstandards. Da sich die meisten Unternehmen für Anwendungen externer Server entscheiden, spielt das entsprechende Rechenzentrum eine große Rolle. Werfen Sie daher besonderen Augenmerk auf den Standort sowie den Schutz der jeweiligen Server.
Übrigens: Auch hinsichtlich der Nachhaltigkeit ist es wichtig, auf die Gegebenheiten des Rechenzentrums zu achten. In diesem Artikel geben wir Ihnen Tipps, wie Sie digitale Maßnahmen energieschonend und damit umweltfreundlich umsetzen können.
Tools als Cloudservices
Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf das Cloud-Computing – also den dezentralen Zugriff auf digitale Ressourcen. Besonders für Teams mit übergreifen Aufgaben bietet diese Technik viele Möglichkeiten. Denn anstatt Dateien und Programme lokal abzuspeichern, lagern Sie diese auf einem externen Server. Von dort aus werden sie über das Internet zur Verfügung gestellt. Dadurch kann jedes Teammitglied auf die für ihn freigegebenen Daten und Anwendungen zugreifen – zu jeder Zeit, an jedem Ort und mit jedem internetfähigen Endgerät.
Chatkommunikation mit Slack
Besonders im Home-Office braucht es zuverlässige Kommunikationstools für die Teamarbeit. Als vorreitende Anwendung gilt hier Slack mit vielen nützlichen Eigenschaften. So können Sie etwa Gruppendiskussionen führen, Channels zu verschiedenen Themen erstellen und andere Apps wie Google Drive einbinden. Im persönlichen Chat ist auch ein direkter Austausch zwischen Kolleginnen und Kollegen möglich und das Tool dient auch als Notizplattform für schnelle Gedanken. Darüber hinaus speichert die Anwendung Konversationen ab und verfügt über eine Suchfunktion, um bestimmte Ideen oder Themen wiederzufinden.
Organisationssoftwares
Mit den passenden Anwendungen können Sie die Arbeit in Ihrem Team effizient organisieren. Außerdem stehen Ihnen Optionen offen, um Projekte individuell anzulegen, zu messen, Wissen breitflächig zu kommuniziere oder Termine besser zu planen.
Im Folgenden bieten wir Ihnen eine kleine Übersicht verschiedener Tools zur digitalen Zusammenarbeit. In unserem Artikel zur Digitalisierung von KMU stellen wir Ihnen weitere Anwendungen vor und geben auch Ratschläge zur effizienten E-Mail-Kommunikation. Außerdem erfahren Sie im Beitrag zum digitalen Personalmanagement, mit welchen Hilfsmitteln Sie Ihr Unternehmen und Personal am effizientesten verwalten.
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Trello
Mit der Organisationssoftware Trello verteilen Sie Aufgaben und teilen diese verschiedenen Kategorien zu. Auf der benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie etwa auch Listen wie „To-do“, „In Arbeit“ oder „Done“ anlegen und entsprechende Aufgabenkarten zuweisen. Diese lassen sich dann auch bestimmten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern oder sogar ganzen Teams zuordnen und je nach Status verschieben. Außerdem steht Ihnen Kommentar- und Bewertungsfunktionen zur Verfügung.
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Toggl
Bei Toggl handelt es sich um eine Anwendung zur Zeiterfassung. Hier können Sie und Ihr Team Arbeits- und Bearbeitungszeit zu jedem Projekt individuell messen, grafisch darstellen und auch verschicken. Insbesondere lohnt sich das Toll, wenn Arbeit intern oder extern für externe Firmen zeitlich bemessen werden muss.
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Confluence
Confluence ist eine webbasierte Software für Wissensansammlung. Sie können die Einträge individuell nach Kategorien, Themen und weiteren Aspekten gliedern. Außerdem gibt es Such- und Markierfunktionen sowie Möglichkeiten, die Inhalte mit dem Team zu teilen.
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Doodle
Das Tool Doodle bietet eine Lösung für die Teamabstimmung bei der Suche nach einem gemeinsamen Termin für Events oder Ähnliches. Hier können Sie Terminvorschläge festlegen und anschließend Einladung an alle betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per Mail versenden, die an der Umfrage teilnehmen sollen. Diese kreuzen dann einen passenden Termin an oder benennen ein alternatives Datum. Der Vorteil? Sie brauchen auch für die Terminerstellung nicht unbedingt ein Doodle-Konto.
Unser Fazit
Für die digitale Zusammenarbeit gibt es eine Reihe an Tools und Anwendungen auf dem Markt. Wichtig ist es dabei, interne Ansprüche und Bedingungen zu berücksichtigen und sich über die einzelnen Funktionen der Softwares im Vorfeld zu informieren. Wir empfehlen, Testphasen bei bestimmten Anwendungen wahrzunehmen. Viele anbietende Firmen stellen Ihnen dafür zum Beispiel Demoversionen zur Verfügung. Dadurch testen Sie das Tool erstmal im ausgewählten Kreis und schauen, ob es die Erwartungen erfüllt. Neben den Anwendungen sollten Sie außerdem Richtlinien einführen, um die digitale Kommunikation auch effizient zu gestalten.