Funktionsweise, Vor- & Nachteile der Cloud-Telefonie für Unternehmen
Die Cloud können Sie nicht nur als Speicherplatz, sondern auch für Telefonate nutzen. Dabei bietet die Cloud-Telefonie für Unternehmen besonders günstige und vorteilhafte Konditionen. Sie ist im Gegensatz zur klassischen VoIP-Anlage per Ethernet-Kabel flexibler und passt sich dem Bedarf besser an. Doch gibt es auch Nachteile? Und wie genau funktioniert diese Art der Telekommunikation? Wir beantworten die wichtigsten Fragen und bieten eine Hilfestellung für die Auswahl der passenden TK-Anlage für Ihren Betrieb.
Was ist Cloud-Telefonie?
Die Telefonanlage aus der Cloud basiert auf einer Software und bietet damit eine Alternative zur klassischen VoIP-Anlage. Statt also eine eigene Anlage zu kaufen und vor Ort einrichten zu lassen, brauchen Sie hier lediglich die Software sowie die entsprechenden Zugangsdaten. Die gesamte Telefonie hostet die anbietende Firma jedoch über ein externes Rechenzentrum.
Die Cloud-Telefonie existiert nur dank Cloud-Computing, genauer gesagt dank Software-as-a-Service (SaaS). Genauso wie alle anderen Anwendungen aus der Cloud mieten Sie die Telefonie lediglich als Dienst statt die IT-Infrastruktur über lokale Rechner laufen zu lassen. So können Sie die Anwendung Ihrem Bedarf entsprechend nutzen, während der Cloud-Anbieter die Softwareanwendungen und die nötige Infrastruktur hostet und verwaltet sowie deren Wartung übernimmt.
Wie funktioniert eine Cloud-Telefonanlage?
Weitestgehend brauchen Sie für die Cloud-Telefonie lediglich eine stabile Internetverbindung. Als Endgerät reicht dann ein Computer oder ein anderes Endgerät Ihrer Wahl aus. Um die Telefonie aus der Cloud zu ermöglichen, nutzt die betreibende Firme Server und das IP-Netzwerk. Im Gegensatz zur VoIP-Anlage müssen Sie also kein Ethernet-Kabel an einen Router anschließen oder gar einen neuen Router anschaffen. Sie richten lediglich das Softphone – also die Telefonie-Anwendung als Software – über das Web an Ihrem Computer, Handy oder Tablet ein.
Cloud-Telefonie mit oder ohne SIP-Trunk
Ob Sie die TK-Anlage aus der Cloud, mit oder ohne SIP-Trunk brauchen, hängt von Ihrer bisherigen Telekommunikation ab. Einfach gesagt, handelt es sich beim SIP-Trunking um einen modernen VoIP-Telefonanschluss. Falls Sie Ihre Anlage bereits eine ortsunabhängige Telefonanlage nutzen, reicht die Telefonie aus der Cloud ohne zusätzlichen SIP-Trunk. Falls Sie aber eine Komplettlösung aus einer Hand wünschen, dann suchen Sie sich einen Anbieter für eine cloudbasierte TK-Anlage inklusive SIP-Trunk. Achten Sie hier lediglich darauf, dass Ihr derzeitiger Vertrag rechtzeitig aufgelöst wird. Oft bietet Ihr neuer Dienst diesen Service zusätzlich an und zieht ebenfalls alle Rufnummern um.
Durch die modernen Algorithmen der Cloud-Anbieter erreicht die Telefonanlage bei stabilem Netz eine hohe Gesprächsqualität. Die Benutzeroberfläche der Telefonie können Sie dann bequem vom Computer aus oder von einem anderen mobilen Endgerät steuern. Diese gleicht meist dem Layout eines normalen Telefons und ist damit intuitiv bedienbar. Zusätzlich können Sie die Software der Cloud-Telefonie für Ihr Unternehmen nach Bedarf einrichten. So definieren Sie auf Wunsch etwa Geschäftszeiten und Administratorenrechte, bestimmen eigene Rufnummern oder integrieren Tools und CRM-Systeme. Des Weiteren buchen Sie über die Oberfläche der Anwendung weitere Nebenstellen hinzu oder kündigen diese wieder.
Welche Bandbreite brauche ich für ein Cloud Telefon?
Fest steht: Um die Cloud-Telefonie nutzen zu können, brauchen Sie stabiles Internet für Ihr Unternehmen mit einer ausreichenden Bandbreite. Im Idealfall liegt die Rate der Übertragung bei mindestens 64 kbit/s, besser noch bei ca. 100 kbit/s pro Sprachkanal. Für weniger als 20 Nebenstellen reicht oft eine SDSL-Leitung aus. Bei einer höheren Anzahl an Nutzerinnen und Nutzer beziehungsweise Endgeräten brauchen Sie eine VDSL-Leitung. Vor allem Smart-Offices nutzen jedoch außerhalb der Telefonie weitere Geräte und Anwendungen mit einer Wifi-Verbindung. Beziehen Sie daher alle Faktoren Ihrer IT-Umgebung mit ein und gehen Sie mit einer schnelleren Internet-Technik auf nochmal sicher.
Was sind die Vor- und Nachteile der Cloud-Telefonie für Unternehmen?
Besonders im Zuge der Digitalisierung in KMU interessieren sich Betriebe vermehrt für die Telefonie aus der Cloud. Meist überwiegen die Vorteile der Cloud-Telefonie. Dennoch lohnt es sich, einen Blick auf die kritischen Punkte zu werfen, um möglichen Risiken vorzubeugen.
Nachteile der Cloud-Telefonanlage
Kritische Stimmen gegen die Cloud-Telefonie benennen zuvorderst die Abhängigkeit der Telefonanlage von der Bandbreite. Besonders in ländlichen Gebieten ist das Internet nicht dauerhaft stabil, was die Sprachqualität der TK-Anlage reduziert oder dafür sorgt, dass diese ganz ausfällt. Doch viele moderne Firmen reagieren bereits auf diese Sorgen und integrieren eine sogenannte Fallback-Option. Sie sorgt dafür, dass die Anrufe weiterhin über das Mobilfunknetz umgeleitet werden. Einige Cloud-Dienste verfügen sogar über ein eigenes Notfall-Netz. Dieses und das Mobilfunknetz dienen etwa auch bei Stromausfällen als Überbrückungsmöglichkeit. Wer auf nochmal sicher gehen möchte, statten den Betrieb mit USV-Systemen aus. Dabei handelt es sich um Reserve-Akkus, mit denen Sie die Geräte trotzdem über eine Zeit lang weiter nutzen können.
Falls in Ihrer Region ebenfalls Probleme beim Mobilfunknetz bestehen, informieren Sie sich bei den örtlichen Anbietern über schnelle Internetmöglichkeiten und Leistungssteigerung der Leitungen. Setzen Sie außerdem lieber auf ein LAN-Kabel als auf WLAN: Dadurch ist die Verbindung nicht nur schneller, sondern gleichzeitig auch noch stabiler.
Des Weiteren äußern Cloud-kritische Positionen Bedenken bezüglich der Datensicherheit bei der Cloud-Telefonie. Doch vor allem bei Cloud-Diensten mit deutschem Serverstandort besteht hier kaum Gefahr: Diese führen regelmäßige Updates durch, um die Systeme zu sichern und halten sich an die gesetzlichen Richtlinien zum Datenschutz.
Auch wenn Sie nun keine telefonischen Endgeräte und elektronische Teile für die Telefonie benötigen, verbraucht die Cloud-Telefonie dennoch Strom und damit wertvolle Energieressourcen. Im B2B-Magazin erhalten Tipps, wie Sie Energie sparen und nachhaltiger digitalisieren.
Vorteile der Cloud-Telefonie
Trotz der Hürden birgt die Cloud-Telefonie für Unternehmen verschiedener Größen großes Potenzial. So sparen Sie etwa hinsichtlich Datenmengen und Arbeitsfläche Platz ein. Denn zum einen müssen Sie auf Ihrem Rechner keine Software installieren und sparen so Speicherplatz. Zum anderen fällt die Hardware generell weg und Sie benötigen keinen Platz für Telefone oder Kabel. Letzteres sorgt auch dafür, dass die Cloud-Telefonie im Vergleich zur festen Telefonanlage kostengünstiger ausfällt. Denn Sie brauchen nicht unbedingt Hardware-Telefone anzuschaffen und es gibt keine aufwendigen Installationskosten. Darüber hinaus zahlen Sie nur genau diejenigen Nebenstellen und Funktionen, die Sie auch wirklich brauchen.
Aus diesem Grund gilt diese Art der Telefonie auch als besonders flexibel: Je nach Bedarf buchen Sie Nebenstellen einfach hinzu, wenn sich Ihr Team etwa vergrößert. Genauso gut können Sie einzelne Positionen jedoch auch wieder abbestellen. Dadurch passt sich die Cloud-Telefonie variabel an Ihr Unternehmen an. Dazu zählt etwa auch, dass die Telefonie nicht von einem bestimmten Standort abhängt. So können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch von unterwegs oder aus dem Home-Office miteinander und mit der Kundschaft kommunizieren.
Nicht zuletzt bietet Ihnen die Telefonanlage aus der Cloud viele Funktionen und Features an: So können Sie die Anlage je nach Bedarf durch zusätzliche Tools für die digitale Zusammenarbeit erweitern.
Was kostet das Cloud-Telefon für Betriebe?
Der Preis für die Cloud-Telefonie setzt sich überwiegend aus monatlichen Kosten zusammen. Sie zahlen also zunächst pro benötigte Nebenstelle. Die Kosten für eine solche Position starten bei etwa vier Euro. Darüber hinaus fallen Gebühren für die Telefonverbindung an sich an. Diese unterscheiden sich je nach Anbieter und Art der Verbindung. Telefonate ins Mobilfunknetz und ins Ausland fallen teurere aus als ins deutsche Festnetz. Oftmals ist die interne Telefonie innerhalb eines Betriebes jedoch kostenlos. Viele Unternehmen nehmen eine Flatrate in Anspruch, wodurch sie nicht auf einzelne Gesprächsminuten und ihre Entgelte achten brauchen.
Einmalige Kosten kommen nur hinzu, wenn Sie zusätzliche Geräte zur Kommunikation anschaffen, wie Telefonendgeräte oder Headsets. Sie können übrigens auch alte analoge Telefone mittels IP-Adapter nutzen, solange sich diese dafür eignen.
Kosten-Check zur Cloud-Telefonie
In unserer Übersicht zu den Kosten einer Telefonanlage finden Sie die Anschaffungskosten sowie laufende Gebühren. Dort informieren wir Sie auch zu den möglichen Preisen für die Cloud-Telefonie und stellen Ihnen einzelne Kostenaspekte vor.
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Preis pro Nebenstelle ab 4 € monatlich
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Cloud-TK Headset ab 30 €
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Verbindungskosten einzeln oder Flatrate
Cloud-Telefonie vs. VoIP – Was ist die bessere Lösung für Ihren Einsatzbereich?
Grundsätzlich gilt die Telefonanlage per VoIP als Mindestvoraussetzung, um heutzutage zu telefonieren. Aufgrund der erfolgten ISDN-Abschaltung sind nur noch IP-basierte TK-Anlagen möglich. Dafür benötigen Sie beim VoIP-Telefon ein Ethernet-Kabel, das Sie mit dem Firmennetzwerk und dem Router verbinden. Beim IP-Telefon an sich handelt es sich lediglich um ein normales Tischtischtelefon mit aufgespielter VoIP-Software. Obwohl Sie natürlich auch mit der VoIP-Anlage die Telefonie gut nutzen können, richtet sich der Trend jedoch eher in Richtung Cloud aus.
Wichtigste Punkte bei der Anbieter-Auswahl:
- Welche Funktionen erhalten Sie?
- Sind die Nebenstellen flexibel zu- und abbuchbar?
- Hält die anbietende Firma die Datenschutzrichtlinien ein? Welche ISO-Zertifizierungen sind gegeben?
- Führt der Anbieter regelmäßige Software-Updates durch?
- Gibt es eine Backup-Struktur für eventuelle Störungsfälle?
- Welche Art des technischen Service bietet die Firma an? Wer hilft bei Problemen?
- Welche Vertragslaufzeiten gibt es?
- Wie ist das Preis-Leistungs-Verhältnis? Wie hoch liegen die Kosten pro Nebenstelle und Verbindungskosten?
- Können Sie anderweitige IT und Anwendungen integrieren und Branchensoftwares verknüpfen?
Der Grund für die beliebtere Cloud liegt darin, dass diese Art der Telefonie die Anforderungen der Kommunikation in Unternehmen gezielter erfüllt. Um in Bezug auf Kundenkontakt und Personalmanagement wettbewerbsfähig zu bleiben, arbeiten immer mehr Betriebe mit hybriden Arbeitsformen und digitalisieren ihre Prozesse. Deshalb eignet sich die Cloud-Telefonie als Lösung vor allem da, wo viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Home-Office oder von unterwegs aus arbeiten.
Ferner profitieren kleine und mittelständische Unternehmen von dieser Option, da sie nicht direkt zu Anfang eine hohe Summe in die Telekommunikation investieren müssen. Außerdem arbeiten bereits viele Betriebe mit Cloud-basierten Softwares. Da sich die Programme miteinander verbinden lassen, liegt es nahe, die Telefonie ebenfalls in die Cloud auszulagern.
Kostenlose Angebote für die Cloud-Telefonanlage
Wie lassen Sie ein IP-Telefon aus der Cloud einrichten?
Die virtuelle Telefonanlage müssen Sie nicht aufwendig einrichten lassen. Im Grunde melden Sie sich lediglich mit den erhaltenen Daten über die Web-Anwendung an. Dort können Sie auch zentral alle Funktionen nach Ihren Wünschen einstellen. Im Gegensatz zum Anschluss einer VoIP-Anlage brauchen Sie hier auch keine Schritte an Ihrem Router vorzunehmen und benötigen auch keinen Termin vor Ort. Falls Wartungen oder Updates anstehen, kümmert sich der Provider darum. Nutzen Sie für die Cloud-Telefonie ein zusätzliches Headset, brauchen Sie dieses nur noch mit dem Endgerät Ihrer Wahl zu verbinden.
Welches Headset passt zu Ihrem Bedarf?
Je nachdem wie und wo Sie die Cloud-Telefonie einrichten und nutzen, empfiehl sich ein passendes Headset. Dieses ist keine generelle Bedingung dafür, um über die Cloud zu telefonieren. Vielmehr handelt es sich hierbei um ein gutes Hilfsmittel, um bessere und ungestörtere Gespräche zu führen. Vor allem in Büros mit mehreren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder von unterwegs lohnt es sich, in gute Kopfhörer-Sets inklusive Mikrofon zu investieren. Damit können Sie gleichzeitig sprechen und hören, ohne die Hände zu benutzen. Im Folgenden listen wir Ihnen die gängigsten Headset-Varianten auf:
- LAN-Headset
Für Telefonkonferenzen innerhalb eines Büros bevorzugen einige Betriebe ein Headset mit Kabelverbindung. Diese garantiert eine dauerhafte Verbindung, stören jedoch vor allem, wenn Sie zeitgleich Daten eintippen wollen.
- Wireless / Bluetooth-Headset
Mit diesem Headset steht es Ihnen frei, sich vom Stuhl zu erheben und im Büro herumzulaufen. Durch die Bluetooth-Verbindung können Sie diese Kopfhörer mit jedem kompatiblen Endgerät Ihrer Wahl nutzen. Lediglich die Distanz ist eingeschränkt, wenn Sie sich etwa zu weit vom Bürotisch entfernen.
- Mobile- / Bluetooth-Headset
Dieses Headset eignet sich besonders gut für den Außendienst. Es ist Handy-portabel und in der Distanz nicht eingeschränkt. Insbesondere telefonieren Sie mit diesem Headset ordnungsgemäß und sicher während einer Autofahrt in einem Fahrzeug ohne Freisprechanlage.
- On-Ear / Over-Ear-Headsets
Diese Kopfhörer legen Sie sich auf oder um die Ohren. Sie bieten hervorragendes Noise Cancelling – blenden also sämtliche Umgebungsgeräusche aus. Achten Sie hierbei auf die Akkulaufzeit sowie die Verbindungsmöglichkeiten.
- In-Ear Headset
Das In-Ear-Headset platzieren Sie direkt im Ohr. Je nach Hersteller bieten sie optimalen Klang und schotten andere Geräusche ab. Falls Sie sich für diese Art des Headsets interessieren, wählen Sie das Modell vor allem nach persönlichen Tragekomfort aus. Außerdem stellt es eine gute Alternative dar, wenn Sie Kopfhörer auf den Ohren oder auf dem Kopf zu sehr stören.
Achten Sie insgesamt bei der Auswahl des geeigneten Headsets nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf Aspekte wie:
- Ergonomische Passform
- Geplanter Einsatzort
- Lautstärke, Klang und Geräuschunterdrückung
- Mikrofonqualität
- Komfortable Bedienung
- Akkulaufzeit
- Verbindungsqualität mit ausreichender Reichweite
Unser Fazit
Die Cloud-Telefonie bietet für Moderne viele Vorteile: So erhalten Sie nicht nur eine kostengünstige Lösung für die Telekommunikation, sondern fördern auch hybride und flexible Arbeitsmodelle. Zusätzlich tragen Sie dazu bei, die Telefonie in Ihrem Betrieb einfacher und qualitativ hochwertiger zu gestalten. Stellen Sie trotz der positiven Resonanz die Sicherheit und den Datenschutz bei der Auswahl eines Cloud-Dienstes in den Fokus. Dadurch verringern Sie Sicherheitsrisiken wie Datenklau und rüsten sich für mögliche technische Störungen und Ausfälle. Egal ob Sie Ihr Unternehmen gerade neu gründen oder Preise für eine neue Telefonanlage vergleichen: Informieren Sie sich weitläufig zu verschiedenen Angeboten für die Cloud-Telefonie.