Digitales Dokumentenmanagement mit der elektronischen Akte
Im Zuge der Digitalisierung erkennen mittlerweile viele Betriebe das Potenzial im digitalen Dokumentenmanagement. Die elektronische Akte ersetzt dabei analoge Unterlagen auf Papier und bringt viele Vorteile mit sich. Unter anderem deswegen gelten in der Verwaltung, Justiz und in Gesundheitswesen Gesetze, die die Nutzung der digitalen Akte bereits vorgeben. Dabei steht jede Branche bei der Digitalisierung des Dokumentenmanagements vor verschiedenen Herausforderungen: Wie führen Betriebe die E-Akte besonders effizient ein? Wer nutzt die digitale Akte und wie funktioniert sie? Welche branchenspezifische Besonderheiten gibt es? Diese und weitere Fragen beantworten wir im folgenden Text.
Was ist die elektronische Akte?
An sich handelt es sich bei der digitalen Akte um gesammelte Dokumente und Informationen in einer Einheit. Dies gilt für alle relevanten Unterlagen, egal ob im Verwaltungs- und Gesundheitswesen oder im Bürobetrieb. Je nach Inhalt unterscheiden die verschiedenen Branchen Akten für Personal, Kundschaft, Patientenschaft, Projekte, Gerichtsprozesse, Verwaltung oder Verträge. Für jedes Schriftgut und die Akte selbst werden Metadaten hinterlegt, die dafür sorgen, dass die nutzenden Personen gesuchte Unterlagen schnell wiederfinden. Dazu zählen zum Beispiel Angaben wie Aktenzeichen, Aktentitel, Laufzeit, Dokumentennummer oder Betreff. Die elektronische Akte befindet sich meist innerhalb eines digitalen Systems für das Dokumentenmanagement. Mehr zum Thema Verwaltungssoftware finden Sie im Kapitel zur Einführung der elektronischen Akte.
Übrigens: Auch bei der elektronischen Akte gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel zur Aufbewahrungspflicht von Dokumenten.
Je nach Branche unterscheidet sich die E-Akte lediglich in den gesetzlichen Bestimmungen oder der Nutzungsweise. So erhalten betroffene Personen bei der Patientenakte Zugriff auf Gesundheitsdaten und Medikationsbestellungen, bei der Justizakte sehen Sie Gerichtsprotokolle und Verläufe ein oder fördern die Bindung zur Kundschaft über eine entsprechende Kundenakte.
Gesetzliche Lage zur elektronischen Akte
Per Gesetz gilt die elektronische Akte vor allem in der öffentlichen Verwaltung, Justiz oder im Gesundheitswesen in unterschiedlichem Umfang als Pflicht für das Dokumentenmanagement. Diese Auflagen bilden einen wesentlichen Bestandsteil der Digitalisierungsstrategie in diesen Branchen.
Die E-Akte in der öffentlichen Verwaltung
Durch das 2013 in Kraft getretene E-Government-Gesetz besteht für Bundesbehörden eine Pflicht zur elektronischen Akte. Die Grundlage um aktenrelevantes Schriftgut zu registrieren und zu verwalten liegt im IT-Basisdienst „E-Akte-Bund”. Seit Ende 2018 führten öffentliche Verwaltungen die E-Akte in fünf Pilotbehörden ein und seit 2020 verwalten weitere Bundesbehörden ihre Akten digital. Bis 2022 konnten Bund, Länder und Kommunen auf die flächendeckende und digitale Ablage umsteigen. Ab dem 1. Januar 2026 besteht dann eine feste Pflicht zur E-Akte für Behörden und öffentliche Verwaltungsstellen.
Elektronischer Rechtsverkehr in der Justiz
Aus dem 2018 eingeführte Gesetz zur Modernisierung der Justiz durch die elektronische Straf- und Ermittlungsakte ergibt sich auch hier eine Pflicht zur flächendeckenden Nutzung der digitalen Akte bis Januar 2026. Je nach Bundesland setzen die entsprechenden Institutionen die digitalen Maßnahmen schrittweise um. So eröffnete die Justiz von Nordrhein-Westfalen bereits 2018 den elektronischen Rechtsverkehr flächendeckend. In der Hamburger Justiz erfolgt die Einführung hingegen schrittweise und manche Institutionen arbeiten erst seit Anfang 2024 mit der digitalen Akte.
Patientenakte im Gesundheitswesen
Seit 2021 besteht für gesetzlich krankenversicherte Personen die Option, eine elektronische Patientenakte (kurz ePA) zu erhalten. Darin befinden sich Informationen wie medizinische Befunde, Untersuchungen und Behandlungen gesammelt auf einen Blick. Die aktuelle Grundlage dafür bildet das Digital-Gesetz (DigiG) des Bundesgesundheitsministeriums. Ab dem 15. Januar 2025 soll flächendeckend jede gesetzlich versicherte Person, eine ePA erhalten, die der digitalen Akte nicht widerspricht. Außerdem bestimmten Patientinnen und Patienten selbst, in welchem Umfang sie die ePA nutzen und welche medizinische Instanz Einsicht erhält.
Die Krankenkassen stehen in der Pflicht, die Versicherten zur ePA zu informieren, bevor sie diese bereitstellen. Daraufhin können Versicherte innerhalb von sechs Wochen widersprechen, wenn sie keine Patientenakte wünschen. Doch auch wenn eine E-Akte bereits existiert, besteht noch die Option, diese wieder löschen zu lassen.
Einführung und Funktionsweise der elektronischen Akte
Die Einführung der elektronischen Akte erfordert eine detaillierte Planung und definierte Abläufe. Zunächst gilt es die Mengen an Papierunterlagen zu digitalisieren: Rechnungen, E-Mails, Protokolle und weitere Dokumente müssen eingescannt, erfasst, klassifiziert und archiviert werden.
Für die E-Akte in Bundesbehörden steht ein Vorgehensmodell zur Verfügung, dass die Einführung der digitalen Akte in Phasen aufzeigt. Das Ziel liegt darin, die Behörden aus organisatorischer Sicht durch das Projekt zu navigieren.
Unabhängig von der Branche sollten Sie folgende Fragen zur Einführung der elektronischen Akte klären:
- In welchen Arbeitsschritten digitalisiert der Betrieb die Papierakten?
- Welche Personen / Positionen / Abteilungen sind für die Digitalisierung verantwortlich?
- Brauchen Sie externe Dienstleister?
- Welche Software soll genutzt werden?
Wichtig ist auch, Bildungsangebote rund um die Maßnahmen zur Digitalisierung der Akten anzubieten. Dies gibt Ihrem Team mehr Sicherheit im Umgang mit den digitalen Tools und sorgt für eine höhere Akzeptanz gegenüber der neuen Arbeitsweise. Stärken Sie als Führungsebene ebenso das Interesse, indem sie Ihrem Team die Vorteile der digitalen Ablage näher bringen.
Mehr Tipps zu den Maßnahmen der Digitalisierung in KMU finden Sie im entsprechenden Artikel.
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem bildet die Grundlage einer Software für die elektronische Akte. Darin sind die digitalen Unterlagen nicht nur strukturiert gespeichert: Das System bietet auch Funktionen, um die Akten zu organisieren, recherchieren und unter Berücksichtigung von Zugriffsrechten zu verteilen. Je nach Branche lassen sich weitere Features und Tools in der Software integrieren – etwa zur Kommunikation oder Teamarbeit.
Datenschutz bei der elektronischen Akte
Bei allen Gesetzen und Maßnahmen für die elektronische Akte sollte der Datenschutz eine große Rolle spielen. Es gilt, alle Dokumenteinhalte so zu verschlüsseln, dass sie ohne Zugriffsberechtigung nicht lesbar sind. Die Softwares und DM-Systeme müssen technisch ebenfalls vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Jüngst stellen etwa Cyberangriffe ein erhöhtes Risiko für Gesundheitseinrichtungen dar. Bei E-Akten in Bundesbehörden oder Gesundheitseinrichtungen liegt die Verantwortlichkeit für den Datenschutz letztendlich bei der nutzenden Institution. Die die Anwendungen bereitstellenden IT-Firmen beraten jedoch Behörden sowie Praxen dabei, ein individuelles Sicherheitskonzept zu erstellen.
Vorteile der elektronischen Akte gegenüber Papier
Bei der analogen Akte unterliegt die Vollständig der Sorgfalt bei der verantwortlichen Person. Dadurch ist das Risiko für Flüchtigkeitsfehler höher. Ferner lagern Betriebe wie Praxen oder Verwaltungsstätten die Akten nicht immer in einem sicher abgeschlossenen Raum. Dadurch sind die Daten nicht vor Manipulation, Beschädigung oder Verlust geschützt. Auch wenn Sie für abteilungsinterne Prozesse Kopien anfertigen, erfordert dies einen höheren Zeitaufwand. Manchmal landet die aktuellste Fassung des entsprechenden Dokuments nicht in der eigentlichen Akte, weswegen die dort vorliegenden Informationen veralten. Deshalb bringt die E-Akte im Gegensatz zur Papierversion folgende Vorteile mit sich:
Platzsparend
Die digitale Akte braucht keinen Lagerplatz und der Betrieb spart wertvolle Bürofläche.
Kostensparend
Durch die elektronische Aktenführung sparen Betriebe vor allem Personalkosten ein.
Zeitsparend
Die passenden Dokumente stehen schneller zur Verfügung und lassen sich effizienter an passende Vorgänge knüpfen.
Stetige Verfügbarkeit & Flexibilität
Das Personal greift auch von Unterwegs oder aus dem Home-Office auf die Informationen zu. Dies gewährleistet flexibles Arbeiten bei Prozessen rund um die Daten.
Sicher & Gesetzeskonform:
Detaillierte Zugriffsrechte, Unabänderlichkeit der Unterlagen & automatisierte Aufbewahrungsfristen schützen die Daten.
Erleichterte Zusammenarbeit
Verschiedene Features wie Dokumente zu teilen oder verschiedene Schnittstellen zu anderen Softwares erleichtern die Teamarbeit.
Besonderheiten & Features der E-Akte in verschiedenen Branchen
Je nach Branche ergeben sich für die Nutzerinnen und Nutzer verschiedene Nutzungsoptionen der elektronischen Akte. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Besonderheiten der digitalen Akte in verschiedenen Bereichen.
Öffentliche Verwaltung und elektronischer Rechtsverkehr
Die elektronische Akte für die öffentliche Verwaltung schließt nicht nur das Dokumentenmanagement ein. Zusätzlich gibt es Optionen, Schnittstellen zu gängigen Office-Anwendungen zu integrieren. Darüber hinaus können Verwaltungen Plattformen zur kollaborativen Zusammenarbeit einbinden. Dazu zählen zum Beispiel Projektmanagement-Softwares oder Tools zur Kommunikation innerhalb der Behörde. Auch aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger ergeben sich Vorteile: Seit 2021 können diese bereits einen großen Teil der Verwaltungsangelegenheiten online regeln. Folgende Schnittstellen sind darüber hinaus möglich:
- E-Rechnungen
- Formular-Management-System (FMS)
- Schnittstellen Interface (Anbindung zu Fachverfahren)
- Digitales Zwischenarchiv (für Beweiswerterhalt)
Auch mit der elektronischen Akte in der Justiz können alle am Prozess beteiligten Personen, Klagen, Anträge oder sonstige Schriftsätze digital einreichen.
Elektronische Patientenakte für das Gesundheitswesen
Die elektronische Patientenakte sorgt dafür, dass Instanzen der Gesundheitsbranche wie Arztpraxen, Apotheken oder Krankenhäuser Patientendaten untereinander teilen können. Die durch die Digitalisierung im Gesundheitswesen vorangetriebene Telematik soll vor allem die gesundheitliche Versorgung effizienter gestalten. Dabei verwalten die Patientinnen oder Patienten ihre Akten selbstständig: Sie entscheiden allein, welche Daten in der ePA sie speichern wollen und wer Zugriff darauf erhält. Generell handelt es sich beim Inhalt um Informationen zum Gesundheitszustand und Krankengeschichte. Die Vorteile liegen vor allem darin, unnötige Mehrfachuntersuchungen und Doppelbehandlungen zu vermeiden.
Alle gesetzlichen Krankenkassen bieten ihren Versicherten eine App für die ePA zum Download auf das eigene Smartphone oder Tablet an. Dort brauchen sich die Nutzerinnen und Nutzer nur noch zu registrieren und der Datenverarbeitung zuzustimmen. Danach können sie die ePA selbst mit Daten befüllen oder das Arztpersonal darum bitten, Daten dort einzutragen. Generell können Versicherte die ePA aber auch ohne App nutzen. Das funktioniert über die elektronische Gesundheitskarte und eine persönliche PIN: Diese lässt sich ebenfalls in der Praxis etwa mit Daten zur aktuellen Behandlung befüllen. Auch Medikamente lassen sich dadurch einfach ohne Papierrezept bestellen und bei der entsprechenden Apotheke abholen.
Arztpraxen, Apotheken und Co. brauchen für die elektronische Akte ein entsprechendes Praxisverwaltungssystem.
Digitale Akte in Betrieben
Ein Gesetz und damit eine Pflicht zur Nutzung einer digitalen Akte in Unternehmen oder Schulbetrieben gibt es grundsätzlich nicht. Aufgrund der genannten Vorteile lohnt es sich für Betriebe jedoch, auf die elektronische Akte umzusteigen. Denn sie bewegen täglich verschiedene ein- und ausgehende Informationen wie Mails, Briefe, Verträge, Rechnungen, Reklamationen, Anfragen und Belege. Besonders für Unternehmen die mit Kundinnen und Kunden arbeiten, schafft die elektronische Akte eine hohe Transparenz und einen einheitlichen Kenntnisstand aller Beteiligten.
Die digitale Kundenakte etwa sammelt sämtliche Informationen zu der entsprechenden Person. Meist ist sie in ein entsprechendes Customer-Relationship-Management-System (CRM) eingebunden. Das CRM-System speichert besonders Kontaktinformationen sowie Berichte über Bestellungen, gekaufte Produkte und Aktivitäten wie Mail- und Telefonverkehr zwischen dem Unternehmen und der Kundschaft. Dadurch nutzen Betriebe die Kundenakte vor allem gezielt für das Kundenmanagement, um die Beziehung zu pflegen und Bindung zu festigen. Nach einem ähnlichen Prinzip funktionieren digitale Vertragsakten. Sie helfen vor allem dabei Fristen, vereinbarte Konditionen und Lieferbedingungen im Überblick zu behalten.
Eine große Erleichterung für fast jede Branche bildet die digitale Personalakte. Sie sorgt für zeitgemäße HR-Prozesse und entlastet damit die Personalabteilung. Die E-Akte für das Personal enthält die wichtigsten Informationen zu einer Arbeitnehmerin oder einem Arbeitnehmer. Diese können ihre Dokumente ebenso eigenverantwortlich in die Software der Personalakte hochladen. Die Personalsoftware kann weitere Features wie Zeiterfassung, Schichtplanung, Urlaubs- und Abwesenheitsanträge beinhalten.
Immer mehr Schulen verzichten ebenso auf Papier und digitalisieren die Akten der Schulkinder. In unserem Artikel zur Digitalisierung in Bildungsstätten finden Sie weitere Maßnahmen und Tipps für digitale Tools für den Unterricht.
Fazit
Mit der elektronischen Akte lassen sich Verwaltungsprozesse in allen vorgestellten Bereichen und Branchen vereinfachen. Achten Sie lediglich darauf, die Einführung sorgfältig zu planen und den Datenschutz ernst zu nehmen. Schulen Sie ebenso Ihr Team bezüglich der Arbeitsweise mit der digitalen Akte, um von einer effizienteren Zusammenarbeit zu profitieren.