Vorteile personalisierter Geschäftspost & Tipps zur Gestaltung
Je nach Branche und Postanlass brauchen Briefe im gewerblichen Rahmen nicht nur aus weißem Briefpapier und -umschlag zu bestehen. Im richtigen Rahmen können Sie mit personalisierter Geschäftskorrespondenz einen guten Eindruck bei Ihrer Kundschaft oder bei Geschäftskontakten hinterlassen. Im Folgenden lesen Sie, warum es sich lohnt, die Geschäftspost dem Corporate Design anzupassen. Außerdem erhalten Sie Tipps und Ratschläge zur Gestaltung des eigentlichen Briefs sowie der Versandmaterialien.
Was versteht man unter Geschäftspost?
Bei der Geschäftspost handelt es sich um die schriftliche oder digitale Korrespondenz Ihrer Firma mit Kundinnen oder Kunden, Lieferfirmen oder anderen geschäftlichen Kontakten. Durch das entsprechende Schriftstück bereiten Sie entweder ein konkretes Geschäft vor, führen es durch, schließen es ab oder stornieren dieses wieder.
Die verschiedenen Arten von Geschäftsbriefen umfassen zum Beispiel Anfragen zur Informationsbeschaffung über Produkte und Dienstleistungen, Angebote, Aufträge, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen, Bescheide oder Reklamationen. Für den Großteil dieser Geschäftsbriefe gelten im Übrigen handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von mindestens sechs Jahren.
In unserem Artikel „Brief oder E-Mail“ stellen wir die Vor- und Nachteile der digitalen und schriftlichen Kommunikationswege gegenüber. Außerdem erhalten Sie Tipps und weitergehende Verknüpfungen zur optimalen Postbearbeitung in Ihrem Unternehmen.
Warum Geschäftskorrespondenz personalisieren?
Personalisierte Geschäftspost entsprechend des Corporate Designs bringt viele Vorteile für Ihren Betrieb. Generell spiegelt das Corporate Design ein einheitliches Erscheinungsbild wider. Damit ist es ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensidentität und eines erfolgreichen Markenauftritts. Üblicherweise zeichnet sich dies entweder durch ein Firmenlogo, eine individuelle Farbgebung, Bildsprache oder Schriftart ab. Im Idealfall handelt es sich um ein möglichst breit nutzbares Konzept. Dadurch können Sie das Corporate Design auch für Briefe und andere Kommunikationswege sowie Werbemittel aller Art einsetzen. So profitieren Sie davon, Ihre Geschäftskorrespondenz zu personalisieren:
- Professioneller Markenauftritt
- Gewinnung neuer Kundschaft und Kundenbindung
- Hoher Wiederkennungswert am Markt
- Abgrenzbarkeit vom Wettbewerb
- Erhöhung der Sichtbarkeit
- Stärkung des Employer Brandings auf dem Jobmarkt
- Kosteneinsparung statt ständiger Neugestaltung der Kommunikationsmittel
Tipps zur Gestaltung Ihrer Geschäftspost
Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, unterliegt dieser je nach Anlass unterschiedlichen Richtlinien und Vorgaben. Diese ergeben sich je nach Art der Korrespondenz aus dem Handelsgesetzbuch oder Steuerrecht. Viele Bestandteile der Geschäftspost können und sollten Sie trotzdem individuell gestalten.
Ein Geschäftsbrief nach DIN 5008 entspricht allen Gestaltungsregeln eben dieser Norm. Die darin festgehaltenen Vorgaben zum Aufbau oder zur Schrift dienen Ihnen als Orientierung.
Mit eigenem Layout abheben
Wie oben erwähnt sind die meisten Normen, abgesehen von bestimmten Pflichtangaben, nicht rechtsverbindlich. Allerdings lassen sie den Brief professionell wirken und dienen als gute Vorlage für die Strukturierung. Doch generell kann es auch von Vorteil sein, die eigene Geschäftskorrespondenz über die Standard-Struktur hinaus zu gestalterisch zu personalisieren.
So können Sie zum Beispiel den Briefkopf Ihrer Geschäftskorrespondenz selbst gestalten oder gestalten lassen. Dazu dienen Ihnen verschiedene Layout-Programme wie die Vorlagen von Microsoft Word oder Adobe InDesign. Auch die Schriftarten können Sie je nach Anlass kombinieren. Im Idealfall haben sie eine feste Typografie, die Sie in allen Print- und Online-Medien verwenden. Achten Sie lediglich darauf, dass die Lesbarkeit erhalten bleibt und beschränken Sie sich auf maximal zwei bis drei Schriftarten für unterschiedliche Bestandteile.
Personalisierte Formulierungen & passende Ansprache
Viele standardisierte Formulierungen wirken heutzutage steif und bewirken je nach Anlass nicht mehr den gewünschten Effekt bei den Empfängerinnen und Empfängern. Persönlich formulierte und der Situation entsprechende Geschäftspost bleibt hingegen eher in Erinnerung.
Vor allem beim Einstieg in die Geschäftskorrespondenz kommen Phrase, die nach Massenanschreiben klingen, nicht gut an. Es empfiehlt sich daher, direkt bei der Einleitung auf das Wesentliche zu kommen. Für den Hauptteil gilt: Mit fehlerfreien Sätzen und einer sinnvollen Struktur sorgen Sie dafür, dass die Empfängerinnen und Empfänger den Inhalt gut nachvollziehen können. Achten Sie vor allem bei Geschäftsbriefen, mit denen Sie ein Angebot unterbreiten, auf eine kundenorientierte Formulierung. Nutzen Sie zwar positive Sätze, aber verfallen Sie nicht in einen aufgesetzten Werbejargon. Überlegen Sie sich eher, was für einen Mehrwert der Inhalt Ihren Kundinnen oder Kunden bieten könnte.
Da gerade der Schlusssatz besonders im Gedächtnis bleibt, nutzen Sie diesen als Ausblick oder kreativen Abschluss. So können Sie zum Beispiel branchen-passende Abschiedsphrasen wie „Mit kreativen / sportlichen / kulinarischen Grüßen“ nutzen. Bieten Sie außerdem verschiedene Kontaktmöglichkeiten am Ende Ihres Schreibens an.
Individuelles Briefpapier und -umschläge
Auch das Material für Ihre Geschäftskorrespondenz transportiert Ihr Image als Unternehmen und vermittelt Firmenwerte an die Empfängerinnen und Empfänger. Generell hängt es aber an Ihren Anforderungen sowie dem Corporate Design und der Art der Post, welches Briefpapier Sie nutzen oder wie Sie die Briefumschläge gestalten sollten.
- Briefpapier
Die Grammatur – also die Papierstärke – hängt ganz von Ihrer Präferenz ab. Wählen Sie hier dasjenige Material, das dem Anlass entspricht und zu Ihrem Corporate Design passt. Die meisten Unternehmen nutzen für Standardbriefe sogenannte Offset-Papier mit einer Stärke von 80 bis 90 Gramm pro Quadratmeter. Für offizielle Dokumente, Zeugnisse oder Urkunden gibt es aber auch besonderes Image-Papier, Leinenstrukturpapier oder Naturkarton. Wichtig ist, dass das Papier sich für den Kopierer eignet und sich mit Laser- oder Tintenstrahldruckern bearbeiten lässt.
- Briefumschläge
Auch über Briefumschläge können Sie Ihre Geschäftskorrespondenz personalisieren. Dadurch wirken Sie professionell und stechen aus der Masse an Postsendungen heraus. Vor allem bietet es sich hier an, die Umschläge mit dem Corporate Design Ihres Unternehmens zu bedrucken. Dazu können Sie zum Beispiel die Absenderzone nutzen, um Ihr Firmenlogo zu integrieren. Oder Sie bedrucken die Rückseite des Umschlags mit einem individuellen Design.
Logodruck und Firmenbriefmarken
Das Logo gilt als Aushängeschild Ihres Unternehmens. Achten Sie daher bei der Gestaltung darauf, dass die Symbolik und Farbgebung zu Ihrer Firmenphilosophie passt und sich von denen anderer Unternehmen abhebt. Das schafft besonders auf der Geschäftspost einen hohen Wiedererkennungswert. Denn ein gut sichtbares und einprägsames Logo sorgt dafür, dass die Empfängerinnen und Empfänger gleich erkennen, womit sie es bei der Korrespondenz zu tun haben. Das Logo auf dem Geschäftsbrief können Sie entweder direkt auf dem Umschlag drucken oder als Aufkleber oder Stempel integrieren. Letzteres kostet aber bei einer größerer Postmenge Zeit und Geld. Das funktioniert auch bei modernen Frankiermaschinen.
Mit einer eigenen Briefmarke können Sie auf Ihrer Geschäftspost wirkungsvoll werben. Damit zeigen Sie eine besondere Wertschätzung innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens. Außerdem erzeugen Sie damit ebenso wie mit dem Logo Aufmerksamkeit für Ihre Firma. Besonders gut eignet sich ein Event wie etwa das Firmenjubiläum dafür, eine eigene Briefmarke zu gestalten. Diese können Sie dann neben der klassischen Frankatur auch als Geschenk zu Anlässen oder als Giveaway an Messen verteilen.
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Unser Fazit
Es zeigt sich: Trotz Richtlinien und Normen gibt es ausreichend Möglichkeiten, Ihre Geschäftskorrespondenz zu personalisieren. Dabei empfehlen wir Ihnen, die Geschäftspost dem Anlass entsprechend zu gestalten, aber auch das eigene Corporate Design einzusetzen. Letzteres sorgt vor allem dafür, dass Kundschaft oder auch wichtige Geschäftskontakte Ihre Firma auf den ersten Blick wiedererkennen und als seriös einstufen. Mit einem personalisierten Layout, einer individuellen Ansprache und gekennzeichnetem Briefmaterial hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck.